1.līmeņa kontrole Latvijas – Lietuvas pārrobežu sadarbības programmas ietvaros

1. 1.līmeņa kontroleLatvijas – Lietuvas pārrobežu sadarbības programmas ietvaros Valsts reģionālās attīstības aģentūraTeritoriālās sadarbības projektu kontroles departamentsGunta Bērziņa03.12.2010.

2. Izdevumu veidi sadalījumā pa BL 1. Personāla izmaksas 2. Tiešās administratīvās izmaksas 3. Netiešās administratīvās izmaksas 4. Ārpakalpojumi 5. Ceļa un uzturēšanās izmaksas 6. Iekārtas un infrastruktūra 7. Ieguldījuma natūrā izmaksas 8. Projektu sagatavošanas izmaksas 2

3. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (1) Administratīvās izmaksas attiecas uz Vadošā partnera (VP) /Projekta partnera (PP)biroja izmaksām Administratīvajām izmaksām ir jābūt tieši saistītām ar projekta ieviešanu un jāatbilst sekojošiem nosacījumiem: tām jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā tām jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem vai citiem atbilstošiem grāmatvedības dokumentiem 3

4. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (2) Izdevumus pamatojošie dokumenti: noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi apstiprināta projekta netiešo administratīvo izmaksu aprēķināšanas metodika rīkojumi par: materiāli atbildīgajām personām resursu patēriņa limitiem pamatlīdzekļu izmantošanu projekta vajadzībām maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti 4

5. BL2 Tiešās administratīvās izmaksas (1) Administratīvajām izmaksām jābūt samērojamām ar projekta aktivitātēm Jāspēj pamatot, ka administratīvās izmaksas ir saistītas tikai un vienīgi ar projektā nodarbināto personālu Telefona izmaksām nav attiecināmi paaugstinātas maksas pakalpojumi Pēdējā/os atskaites periodā/os nevar iegādāties lielus daudzumus kancelejas preču – jāpamato to izmantošana projekta īstenošanas laikā 5

6. BL2 Tiešās administratīvās izmaksas (2) Nolietojuma izmaksas ir attiecināmas pie šādiem nosacījumiem: aprīkojumam ir tieša saistība ar projekta realizāciju aprīkojums nav iegādāts par EK vai valsts finansējumu nolietojums ir aprēķināts atbilstoši nacionālai likumdošanai nolietojuma izmaksas ir attiecinātas tikai par projekta ieviešanas periodu 6

7. BL3 Netiešās administratīvās izmaksas Netiešām administratīvām izmaksām: jābūt aprēķinātām proporcionāli saskaņā ar skaidru un pamatotu netiešo izmaksu aprēķina metodi par aprēķina bāzi tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla darba laiku un projektam izmantoto biroja telpu platību aprēķiniem jābūt pamatotiem ar attaisnojuma dokumentiem Netiešās administratīvās izmaksas nedrīkst pārsniegt 5% no kopējām projekta attaisnotajām izmaksām 7

8. BL4 Ārpakalpojumi (1) Ārpakalpojumos tiek iekļautas pakalpojumu sniegšanas izmaksas, kas ir nepieciešamas projekta ieviešanai un ir saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu Nedrīkst “pārklāties” darba līgumos un uzņēmuma līgumos noteiktie darba uzdevumi Projekta ietvaros nav atļauts slēgt ārpakalpojumu līgumus: ar projekta partneriem un PP darbiniekiem ar saviem darbiniekiem, kuri strādā Projektā 8

9. BL4 Ārpakalpojumi (2) Izdevumus pamatojošie dokumenti: iepirkuma dokumenti uzņēmuma (pakalpojuma) līgumi līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) sertifikāti, izglītību apliecinoši dokumenti, CV, u.c. maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti pieņemšanas – nodošanas akti par līguma saistību izpildi gala rezultātu un starpposmu rezultātu apliecinoši dokumenti (izstrādātie pētījumi, pasākumu fotogrāfijas, u.c.) 9

10. BL4 Ārpakalpojumi (3) Sanāksmju un pasākumu izmaksām vienmēr ir jāpievieno sanāksmes programmas, sanāksmes protokoli un dalībnieku reģistrācijas saraksti ar dalībnieku parakstiem Ja sanāksme vai pasākums ietver ēdināšanu, tam jābūt paredzētam arī pasākuma darba kārtībā Sanāksmju izklaides izmaksas nav attiecināmas 10

11. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (1) Uz projekta izdevumiem var attiecināt šādus izdevumus: dienas naudu transporta izdevumus ceļojuma apdrošināšanu naktsmītņu izdevumus 11

12. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (2) Ceļa un uzturēšanās izmaksas ir attiecināmas uz projektu, ievērojot MK noteikumu Nr.219 vai Nr.969 (pēc 12.10.2010.) prasības Ceļa un uzturēšanās izmaksas sedz tikai tām personām, kuras ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm Ceļa un uzturēšanās izmaksas ārpus programmas teritorijas uz Programmas vadības iestāžu rīkotajiem pasākumiem un uz tikšanos ar 1.līmeņa kontroli ir attiecināmas bez Vadošās iestādes apstiprinājuma 12

13. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (3) Izdevumus pamatojošiedokumenti: rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā apmācību, pasākumu programmas avansa aprēķini un komandējuma izdevumu beigu bilance pakalpojumu sniedzēju izrakstīti rēķini samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes, u.c.) maršruta lapas darbinieka komandējuma atskaite 13

14. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (1) Investīcijām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta Pieteikuma formu un ir jānodrošina projekta mērķa sasniegšana Īpašumtiesību veids un investīciju lietošanas mērķis nevar tikt mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc projekta pabeigšanas Aprīkojums projekta vadības nodrošināšanai jāiegādājas projekta sākuma posmā 14

15. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (2) Izdevumus pamatojošie dokumenti: iepirkuma dokumenti būvatļaujas, u.c. ar būvniecību saistītie dokumenti, kas netika iesniegti kopā ar Pieteikuma formu noslēgtie līgumi līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti pieņemšanas – nodošanas akti par līguma saistību izpildi akti par būves pieņemšanu ekspluatācijā gala rezultātu un starpposmu rezultātu apliecinoši dokumenti (fotogrāfijas, u.c.) 15

16. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (3) Būvdarbi jāveic atbilstoši apstiprinātajam Projekta pieteikumam (t.sk. Tehniski ekonomiskajam pamatojumam (Feasibility study) unATS iesniegtajai būvdarbu tāmei) Projekta pieteikums = = publiskā iepirkuma tehniskā specifikācija = = noslēgto būvdarbu līguma tāmes = = darbu nodošanas–pieņemšanas akti 16

17. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (4) • !!! Tāmes un tehniskā projekta izmaiņām jābūt saskaņotām ar ATS pirms darbu veikšanas • !!! Darbu nodošanas – pieņemšanas aktiem jāsakrīt ar faktiski objektā veiktajiem darbiem (apjomiem, daudzumiem, izmantotajiem materiāliem), pretējā gadījumā tiks veiktas finanšu korekcijas un samazināti projekta attiecinātie izdevumi

18. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (5) Lietotas iekārtas iegāde ir pieļaujama ar nosacījumu, ka: pārdevējs ir uzrādījis deklarāciju, kas apliecina tās izcelsmi, un apstiprinājumu, ka iepriekšējo 7 gadu laikā iekārta nav bijusi iepirkta ar valsts vai Kopienas finansējuma atbalstu lietotas iekārtas cena nepārsniedz tirgus cenu un ir mazāka nekā līdzīgas jaunas iekārtas vērtība iekārtas tehniskie parametri ir atbilstoši attiecīgajiem standartiem, kā arī projektā paredzētajam 18

19. BL7 Ieguldījuma natūrā izmaksas (1) Ieguldījumiem natūrā jābūt veiktiem atbilstoši apstiprinātajai Projekta pieteikuma formai Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas par pamatu jābūt ņemtai LR normatīvajos aktos noteiktai minimālai stundas tarifa likmei Ar brīvprātīgā darba veicēju jābūt noslēgtam līgumam Jāpilda darba laika uzskaites lapa (Time sheet) 19

20. BL7 Ieguldījuma natūrā izmaksas (2) • Darbinieks, kurš strādā projektā, pamatojoties uz darba līgumu, nevar veikt līdzīgu darbu bez atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta ietvaros • Ieguldījumi natūrā nedrīkst pārsniegt projekta partnera ieguldījuma summu

21. BL8 Projekta sagatavošanas izmaksas Projekta sagatavošanās izmaksām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu Par projekta sagatavošanās izmaksām jāatskaitās kopā ar 1.projekta progresa pārskatu Sagatavošanas izmaksas var būt attiecināmas, ja maksājumi ir veikti ne agrāk kā 24 mēnešus pirms un ne vēlāk kā 1 dienu pirms Uzraudzības komitejas lēmuma Sagatavošanas izmaksas nedrīkst būt lielākas par 5% no projekta kopējām attaisnotajām izmaksām un nedrīkst pārsniegt 50 000 EUR 21

22. BL 1 Personāla izmaksas (1) Ietilpst VP/PP darbinieku izmaksas, kuri strādā iestādē, pamatojoties uz noslēgtajiem darba līgumiem Personāla izmaksām jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto projekta pieteikumu Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas uzņēmuma līgumu izmaksas 22

23. BL1 Personāla izmaksas (2) Izdevumus pamatojošie dokumenti: darba līgumi, papildvienošanās vadības rīkojumi, lēmumi darba laika uzskaites lapas (Time sheet) iestādes kopējā darba laika uzskaites lapas (nepilna darba laika projektā nodarbinātajiem) stundas likmes kalkulācijas (ja piemērojams) maksājumus apliecinošie dokumenti darbinieka personīgo kontu izdrukas (Algas kartiņas) 23

24. BL1 Personāla izmaksas (3) 24

25. BL1 Personāla izmaksas (4) Attiecināmās izmaksas: ! Piemaksas un prēmijas tiek uzskatītas par neattiecināmām izmaksām 25

26. BL1 Personāla izmaksas (5) Nepilna darba laika projektā nodarbinātajam personālam: jāizvairās no dažādu stundas likmju piemērošanas viena darba līguma līdzīga amata ietvaros darba līgumā jābūt skaidri nodalītiem darba pienākumiem pamatdarbā un uz projektu vai vairākiem projektiem uz projektu nedrīkst attiecināt pamatdarba izmaksas 26

27. BL1 Personāla izmaksas (6) Darba laika uzskaites lapā (Time sheet) detalizēti jāatspoguļo Projekta ietvaros nostrādātās stundas un paveiktās aktivitātes Jānodrošina, ka: projekta ietvaros nostrādātās stundas ir samērojamas ar projekta aktivitātēm attiecīgajā periodā “nepārklājas” darbinieku veiktie pienākumi projekta ietvaros ar ārpakalpojumiem 27

28. Dalītās izmaksas (1) Projekta dalītajām izmaksām (cost sharing) ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu un Dalīto izmaksu līgumu Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris: veic iepirkumu atbilstoši savas valsts iepirkumu regulējošajiem normatīvajiem aktiem veic maksājumu piegādātājam/pakalpojumu sniedzējam izraksta rēķinus maksājošiem partneriem, kurus tie apmaksā 28

29. Dalītās izmaksas (2) • Gan atbildīgais partneris, gan maksājošie partneri maksājumus veic un atskaitē iekļauj vienā atskaites periodā • !!! Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris savā projekta progresa pārskatā iekļauj tikai savu daļu atbilstoši Dalīto izmaksu līgumam • Atbildīgā partnera 1.līmeņa kontrolieris izsniedz Atzinumu par dalītajām izmaksām

30. Publiskais iepirkums Iepirkums jāveic saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu Arī zem publisko iepirkumu regulējošos LR normatīvajos aktos noteiktā sliekšņa jāievēro ekonomiskuma princips un jāveic tirgus izpēte Iesniedzamie dokumenti: Iepirkumu komisijas lēmumi, protokoli Konkursa nolikums, tehniskā specifikācija Publikācijas IUB mājas lapā Uzvarējušā pretendenta piedāvājums 30 30

31. Vispārīgi jautājumi (1) !!! Visas izmaiņas, kas rodas projekta īstenošanas laikā, pirms to rašanās jāsaskaņo ar VP un ATS Jānodrošina atsevišķa grāmatvedības uzskaite ar projektu saistītajiem izdevumiem un ieņēmumiem, t.i. Projekta ieņēmumu un izdevumu pārskatā iekļautajiem izdevumiem un ieņēmumiem ir jāsakrīt ar Partera progresa pārskatā iekļautajiem izdevumiem un ieņēmumiem 31

32. Vispārīgi jautājumi (2) Uz visas ar projektu saistītās dokumentācijas jābūt norādītam VP/PP nosaukumam, projekta nosaukumam, projekta identifikācijas numuram, BL un DP Ja nav ievērotas programmas publicitātes prasības, izdevumi nav attiecināmi 32

33. 1.līmeņa kontroles dokumentācija VRAA pēc veiktās 1.līmeņa kontroles VP/PP nosūta sekojošus dokumentus: 1.līmeņa kontroles atzinumu (Konsolidētā projekta progresa pārskata pārbaudes gadījumā atzinums ir pārskata sastāvdaļa) Atzinumu par dalītajām izmaksām (gadījumā, ja projektā ir dalītās izmaksas) 1.līmeņa kontroliera atbilstības sertifikātu (kopā ar 1.atzinumu un gadījumā, ja mainās kontrolieris) 33

34. Paldies par uzmanību!