Pertemuan 2 Komunikasi Bisnis

1. Pertemuan 2 Komunikasi Bisnis Matakuliah : J0012/Komunikasi Bisnis I Tahun : 2005 Versi : 00

2. Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa akan mampu : • Menyebutkan fungsi dan bentuk komunikasi bisnis

3. Outline Materi • Komunikasi di dunia bisnis • Hambatan komunikasi bisnis • Saluran komunikasi formal dan informal

4. Fungsi Komunikasi Bisnis Fungsi internal dan external komunikasi bisnis secara umum : 1. Menginformasikan (to inform) 2. Membujuk (to persuade) 3. Mempromosikan (to promote goodwill)

5. Komunikasi Bisnis Internal • Internal : atasan, bawahan dan rekan kerja • Fungsi : • Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur • Menginformasikan progres perusahaan • Mendorong pegawai melakukan perbaikan • Evaluasi, memberi penghargaan dan menegur pegawai

6. Komunikasi Bisnis External • Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik • Fungsi : • Membujuk konsumen membeli produk • Menjelaskan produk atau layanan • Mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan • Mempromosikan image positif perusahaan • Memberikan kredit dan menagih piutang

7. Bentuk Komunikasi Bisnis • Komunikasi tertulis : • Pengumuman, memo, e-mail, surat, laporan, proposal dll. • Keuntungan : • Catatan permanen • Pesan yang terencana • Ekonomis • Distrubusi lebih mudah.

8. Bentuk Komunikasi Bisnis • Komunikasi lisan : • Pembicaraan, telepon, wawancara, rapat, konfrensi • Keuntungan : • Feedback langsung • Bisa menangkap nonverbal • Mudah

9. Saluran Komunikasi • Komunikasi formal : • mengikuti garis hirarki atau jabatan • Tiga arah komunikasi formal : • Downward : dari pengambil keputusan ke karyawan; Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur • Upward : dari pekerja kepada pimpinan; Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan • Horizontal : sesama karyawan/level yang sama; Contoh : Meeting, e-mail, dan memo

10. Saluran Komunikasi • Komunikasi informal (grapevine) : • berdasarkan hubungan sosial • karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor. • bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif • Keuntungan : • informasinya lebih cepat dan efektif • bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu

11. Hambatan Komunikasi Bisnis • Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin. • Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda. • Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.

12. Hambatan Komunikasi Bisnis • Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil. • Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain. • Status dan power.

13. Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis • Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan • Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat • Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide. • Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang • Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan