Elaboração de termos de referências em unidades de informação: parâmetros e critérios

1. Elaboração de termos de referências em unidades de informação: parâmetros e critérios José Antonio Machado do Nascimento

2. PANORAMA • Aquisição de materiais que compõem acervos dependem cada vez mais de serviços como contratação e assinatura. • Exemplos: contratação de fornecedor para aquisição de livros, contratação de empresas que fornecem S.I. contratação de empresas para encadernação etc. • Serviços e contratações necessitam de padronização das atividades envolvidas nesse processo. • Na administração pública o bibliotecário de seleção deve se pautar pelos princípios constitucionais que regem as atividades de licitação e contratos: legalidade, impessoalidade, moralidade e eficiência. • Lei direcionadora de licitações e contratos: 8.666/93 – obs.; seleção da proposta mais vantajosa para a administração. • A seleção de materiais da informação inicia-se na produção de um ermo de referência ate a fase que se atesta o recebimento dos itens constante da nota fiscal – comprovação e conferência dos produtos obtidos.

3. Termo de referência – principais critérios • Justificativa da necessidade da contratação – elementos obrigatórios • Motivação: deverão constar o amparo legal (primordialmente leis que fundamentam a manutenção da disseminação da informação, funções do órgão no governo e a lei de licitações e contratos. • Bons motivos para a compra de materiais bibliográficos: assegurar o fornecimento e acesso à informação atualizada; operacionalização de processos técnicos e gerenciais; subsídios a atividades que envolvem pesquisas, elaboração de projetos com participação da U.I. • Bons motivos para a compra de mobiliários para a organização do acervo: responsabilidade na oferta de produtos e serviços de acordo com a missão do órgão; fornecer a sociedade acesso a informações; ergonomia de bibliotecas. • Bons motivos para aquisição de sistemas de gerenciamento de bibliotecas: interfaces para tratamento da informação e formatos de intercâmbio bibliográfico • Na motivação é relevante constar a modalidade de aquisição de produtos e serviços que se pretende. No cao das U.Is: pregão eletrônico.

4. Termo de referência – principais critérios • Viabilidade • Aprimoramento dos serviços já oferecidos • Resultados esperados • Evidência de dados estatísticos que demonstrem economicidade • Apoio a reestruturação de atividades • Demonstrar problemas que ocorrem na prestação de serviços pela U.I que podem ser solucionados via o objeto do termo de referência. • Exemplos – viabilidade - compra de materiais bibliográficos: valorização do conhecimento dentro das organizações, melhoria da efetividade da gestão no órgão, seja nas atividades meio como na atividade-fim; adaptações a novas tendências em oferta de materiais de informação (ex.: base de dados); atualização de conceitos doutrinários, descarte de publicações desatualizadas etc. • Exemplos – viabilidade – mobiliários de uma biblioteca: cumprimento da norma ABNT NBR 9050 (acessibilidade edificações...equipamentos urbanos), certificação da biblioteca no CRB, adequação do espaço físico da U.I) • Exemplos – viabilidade - sistemas de gerenciamento da informação: desatualização de requisitos como pesquisa no acervo, ausência de módulos de bibliotecas digitais, obsolescência de sistemas de gerenciamento da biblioteca, atualização da tecnologia de gerenciamento de recursos, agregação de novos serviços e novas funcionalidades aos usuários e economia de recursos.

5. Termo de referência – principais critérios • Critérios ambientais • Passou a ser exigido em termos de referência por questões de desenvolvimento sustentável . • Dão forças as atividades da U.I. Reciclagem e eliminação de resíduos. • Demonstrar a relação entre pragas como ácaros a proliferação de doenças. Critério ambiental que não pode faltar em termos de referencia de compra de materiais bibliográficos e mobiliários.

6. Termo de referência – principais critérios • Referência a estudos preliminares. • Demonstrar os resultados obtidos por órgãos da administração pública em licitações anteriores. • Objetivo/objeto • O que se propõe com a contratação de serviço ou compra • Descrição detalhada do serviço • Obrigações da contratante e da contratada

7. Termo de referência – tópicos especiais • Ata de registro de preços. Quando é vantagem a utilização desse instrumento. Ex.: bibliotecas e U.Is de pequeno e médio porte • IN 04 – MP para aquisição de serviços e materiais de informática. • Itens desejáveis na analise comparativa de sistemas de gerenciamento da informação relacionados a F.D.A • Sugestões bibliográficas, sugestão de títulos para aquisição, identificação das modalidades de aquisição, integração de dados de pré-catalogação da aquisição para processamento técnico, controle de registros de baixas no acervo, encaminhamento de e-mail para usuários, informando-os das novas aquisições (D.S.I) e controle de assinatura de periódicos.