การถอดบทเรียน : เครื่องมือเพื่อการเรียนรู้ใน การทำงานของทีม เฝ้าระวังสอบสวนเคลื่อนที่เร็ว (SRRT)

1. การถอดบทเรียน: เครื่องมือเพื่อการเรียนรู้ในการทำงานของทีมเฝ้าระวังสอบสวนเคลื่อนที่เร็ว(SRRT) ประภาพรรณ อุ่นอบ คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล เอกสารประกอบการประชุมถอดบทเรียนและแลกเปลี่ยนเรียนรู้การสอบสวนการป้องกันควบคุมโรคติดต่อ วันที่ ๑๐ พฤษภาคม ๒๕๕๕ ณ วังยาวรีสอร์ท จังหวัดนครนายก

2. การถอดบทเรียนและสังเคราะห์องค์ความรู้คืออะไร ? 1 มีวิธีการอะไรบ้างที่ใช้ในการถอดบทเรียน ? 2 กระบวนการถอดบทเรียน มีกี่ขั้นตอน ? 3 ตัวละครที่สำคัญในการถอดบทเรียนมีใครบ้าง ? 4 ประเด็นการพูดคุย

3. การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม เป้าหมายของโครงการพัฒนา (การป้องกันควบคุมโรคติดต่อ) การเปลี่ยนแปลงวิธีคิด การเปลี่ยนแปลงระบบคุณค่า

4. การเรียนรู้ (Learning) “การศึกษาเพื่อหาหนทางสำหรับปรับปรุงเปลี่ยนแปลง และพัฒนาต่อไปข้างหน้าเรื่อยๆ ไม่มีที่สิ้นสุด และเป็นกระบวนการค้นหาไปสู่อนาคตที่พึงปรารถนา โดยการทบทวนตนเองและภูมิปัญญาในอดีต (การทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ) ”

5. ความเข้าใจ (Comprehension) การปรับเปลี่ยน พฤติกรรม (Transformation) การรับรู้ (Reception) ระดับการเรียนรู้

6. cognitive change action change ระดับของการเปลี่ยนแปลงทางสังคม (พฤติกรรมของคนในสังคม) behavior change value change Kotlor, (1982)

8. การเรียนรู้

9. เครื่องมือเพื่อสร้างการเรียนรู้เครื่องมือเพื่อสร้างการเรียนรู้ ในแผนงาน/โครงการพัฒนา/โครงการวิจัย กระบวนการถอดบทเรียน (Lesson-Learned) “ A Lesson is not learned unless something changed”

11. สรุปบทเรียน (Lesson Learned) คือ??? “ความรู้ที่เป็นข้อค้นพบใหม่ หรือบทสรุป ที่ได้เรียนรู้จากประสบการณ์กระบวนการทำงาน” • บทเรียนจะอธิบายเหตุการณ์และเงื่อนไขที่เกิดขึ้น • บทเรียนจะมิใช่เพียงการเล่าเรื่องในอดีต แต่ต้องมีคำอธิบายที่มีคุณค่าที่จะนำไป ปฏิบัติต่อ • บทเรียนจะช่วยไม่ให้กระทำผิดซ้ำ • “เกิดการเรียนรู้”

12. ขยายความบทเรียน • บทเรียนจากการทำงาน จะเขียนในลักษณะอธิบายผลที่เกิดขึ้น และสาเหตุหรือเงื่อนไขของผลนั้น (ถ้า... แล้ว ....) เช่น • ถ้ามีคนหมุนเวียนมาในโครงการบ่อยๆ และไม่มีการทำให้คนใหม่ตามโครงการทันแล้ว งานก็จะสะดุดและไม่เป็นไปตามแผน • ถ้าแกนนำของจังหวัดชัดเจนในโครงการตั้งแต่ต้นแล้ว โครงการจะรุดหน้าไปได้รวดเร็วมาก • การนำภาคีในจังหวัดมาทำงานโครงการนี้ จำเป็นต้องให้ภาคีแต่ละส่วนได้มีตัวตน หรือนำเอาศักยภาพของแต่ละคนมาใช้ในโครงการนี้ด้วย โครงการจึงจะได้รับความร่วมมืออย่างดี • บทเรียนในลักษณะดังกล่าว ถือเป็นความรู้เชิงกลไกที่เป็นแบบแผน นำไปทดลองใช้หรือไปทดสอบได้ • บทเรียนมีลักษณะเป็นกลาง ไม่ใช่เรื่องดีหรือปัญหา หากแต่เป็นข้อค้นพบซึ่งเกิดขึ้นใหม่ในงานของเรา

13. การถอดบทเรียน คือ อะไร? • วิธีการจัดการความรู้รูปแบบหนึ่งที่เน้นเสริมสร้างการเรียนรู้ในกลุ่มที่เป็นระบบเพื่อสกัดความรู้ฝังลึกในตัวคนและองค์ความรู้ของท้องถิ่นออกมาเป็นบทเรียนที่สามารถนำไปสรุปและสังเคราะห์เป็นชุดความรู้ คู่มือ สื่อรูปแบบต่างๆ โดยผลที่ได้จากการถอดบทเรียนนอกจากสื่อชุดความรู้แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ผู้ร่วมกระบวนการถอดบทเรียนจะต้องเกิดการเรียนรู้ร่วมกัน อันนำมาซึ่งการปรับวิธีคิด และวิธีการทำงานที่สร้างสรรค์ และมีคุณภาพยิ่งขึ้น

16. จริงหรือไม่ ??? • “เมื่อเราแข่งขัน การแบ่งปันจะหายไป” • “เราจะแบ่งปัน แก่คนที่เรารัก” • “เราจะบอกความจริง กับคนที่เราไว้ใจ” ความเชื่อพื้นฐานของการถอดบทเรียน

17. วงจรของโครงการพัฒนา ระหว่าง ดำเนินการ เป้าหมาย ผลลัพธ์ การใช้ความรู้ ก่อนดำเนินการ หลังดำเนินการ **Taken from Learning to Fly by Chris Collison & Geoff Parcell, 2001

18. เทคนิคการถอดบทเรียนกับวงจรของโครงการเทคนิคการถอดบทเรียนกับวงจรของโครงการ การถอดบทเรียน หลังปฏิบัติการ ระหว่างดำเนินการ เป้าหมาย ผลลัพธ์ การใช้ความรู้ ก่อนดำเนินการ หลังดำเนินการ ระดมความคิด จากเพื่อนพ้อง ถอดบทเรียน หลังการดำเนินงาน **Taken from Learning to Fly by Chris Collison & Geoff Parcell, 2001

19. 1.การเรียนรู้จากเพื่อน (Peer Assist – PA) • : การเรียนรู้จากเพื่อน (Peer Assist) เป็นการเรียนรู้ก่อนทำกิจกรรมหรือ Learning Before Doingโดยคำว่า “เพื่อน” ในที่นี้หมายถึง ทีมผู้ช่วยกับ ทีมปรึกษาภายนอกมาเป็นเพื่อนร่วมอุดมการณ์

20. อะไรที่ท่านรู้ ในบริบท ของท่าน อะไรที่ เราทั้งสองรู้ สิ่งที่เรียนรู้ในการดำเนินการในอนาคต อะไรที่เราร่วมกันสร้าง อะไรที่ฉันรู้ ในบริบทของฉัน

21. 2. การเรียนรู้หลังปฏิบัติการ(After Action Review)การเรียนรู้หลังปฏิบัติการ/การวิเคราะห์หลังปฏิบัติการ(After Action Review) หรือ AAR“เป็นการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นระหว่างดำเนินกิจกรรมในโครงการ”“ตีเหล็กเมื่อกำลังร้อน”

22. การวิเคราะห์หลังปฏิบัติการคือ???การวิเคราะห์หลังปฏิบัติการคือ??? • การจับความรู้ที่เกิดขึ้นสั้นๆ ภายหลังการทำกิจกรรมของทีมทำงาน รวมทั้งทบทวนและสะท้อนบทเรียน เพื่อนำไปสู่การวางแผนต่อไป • เป็นการให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างเป็นระบบ ต่อทีมทำงาน ในเรื่องผลการปฏิบัติที่ได้ทำไปแล้ว ทำให้ทีมงานมีความตื่นตัวและมีความรู้สึกติดพัน (involve) อยู่กับงาน • เป็นการอภิปรายร่วมกันในหมู่ “นักวิชาชีพ” ต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยเน้นที่ผลการปฏิบัติว่าเป็นไปตาม “สิ่งที่ควรจะเป็น” อย่างไร ทำให้ผู้ปฏิบัติได้รู้จักและทบทวนตนเอง

23. AARควรมีองค์ประกอบอย่างไรAARควรมีองค์ประกอบอย่างไร • ผู้อำนวยการเรียนรู้ (Facilitators) • ทีมงานทุกคนที่ได้ทำกิจกรรมร่วมกัน • คำถามหลักเพื่อการอภิปราย เพื่อนำไปสู่ข้อเสนอที่เฉพาะเจาะจงและปฏิบัติได้ (SARs) • ความเป็นทางการ (รูปแบบ, สถานที่) • การรักษาความลับและการสร้างความไว้วางใจซึ่งกัน

24. ข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้(Specific Actionable Recommendations:SARs) • หมายถึง ชุดข้อความที่แสดงถึงการที่ทีมงานได้นำสิ่งที่เรียนรู้ มาพัฒนากิจกรรม เพื่อใช้ในการปฏิบัติครั้งต่อไป • ควรเป็นข้อเสนอแนะที่ระบุลักษณะที่ต้องแก้ไข และวิธีการแก้ไขที่เป็นรูปธรรม • ทีมงานทุกคนต้องเข้าใจตรงกันต่อข้อเสนอแนะนั้น ๆ • ข้อเสนอแนะเหล่านี้จะถูกนำไปบรรจุไว้ในแผนปฏิบัติการในครั้งต่อไป

25. ตัวอย่าง SARs ควรมีการปรับเปลี่ยนกิจกรรมกลุ่ม เพื่อให้เอื้อต่อการเข้าใจภาพรวมของโครงการให้มากกว่านี้ และควรให้กิจกรรมใช้เวลาน้อยกว่านี้ • ในกิจกรรมกลุ่มย่อย ควรมีวิทยากรกระบวนการที่มีความรู้และเข้าใจโครงการ รวมทั้งมีทักษะในการดำเนินการประชุมเป็นอย่างดี • ควรปรับเปลี่ยนกิจกรรมบรรยายเนื้อหา ไปไว้ในช่วงก่อนรับประทานอาหารเย็น เนื่องจากตอนหัวค่ำ ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะหมดความสนใจ

26. ชุดคำถามหลักในการวิเคราะห์หลังปฏิบัติการชุดคำถามหลักในการวิเคราะห์หลังปฏิบัติการ ชุดที่ 1 ชุดที่ 2 ชุดที่ 3 • ทำไม สิ่งที่เกิดขึ้นจริงจึงแตกต่างไป จากสิ่งที่คาดหวัง ??? • (วิเคราะห์ถึงเงื่อนไข/ปัจจัยที่ทำให้เกิดเช่นนั้น) • ในการทำกิจกรรมครั้งต่อไป เราจะทำสิ่งใดให้ดีขึ้น หรือแตกต่างไปจากเดิมบ้าง ??? • สิ่งที่เรากำหนด/คาดหวังไว้ว่าจะให้เกิดขึ้น/หรือว่าจะทำ?? • สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคืออะไรบ้าง

27. 3. การเรียนรู้หลังดำเนินการ : Retrospect โดยสรุป วิธีวิทยาการเรียนรู้หลังดำเนินการ มีลักษณะดังนี้ • 1.ทำอะไร • การรวบรวมความรู้ในระยะยาวสำหรับ • คณะทำงานหรือชุมชน • - ดำเนินในช่วงเวลาที่จบโครงการ • - เป็นการประชุมคณะทำงานเพื่อมองอนาคต

28. 2 .ใคร ? • - คณะทำงาน • - ผู้อำนวยความสะดวก • - ผู้ที่ใช้ความรู้ในอนาคต • 3.เมื่อไร ? • ทันทีที่เสร็จสิ้นโครงการ • “เมื่อจบสงคราม มิใช่ เมื่อสิ้นสุดการโจมตีแต่ละครั้ง” • 4.ทำทำไม ? • - ปรัชญาของการทำงานที่ว่า • “ทุกครั้งเราทำอะไรซ้ำ เราควรทำให้ดีกว่าครั้งสุดท้าย” • - ช่วยผู้อื่นให้ทำงานของเขาให้ดีขึ้น • - สร้างความตระหนักในการเรียนรู้

29. 5.ทำอย่างไร ? • คล้ายๆกับ AAR แต่ลงลึก (indepth) กว่า • - เป็นการทบทวนแผนและกระบวนการทั้งหมด • ตั้งคำถามว่าเราจะดำเนินการต่อไปให้ดีขึ้น • อย่างไร ด้วยวิธีใด ทำให้เป็นที่พอใจได้อย่างไร • บันทึกข้อเสนอที่เจาะจงนำไปปฏิบัติได • (Specific Actionable Recommendations -SARS)

30. การวิเคราะห์หลังดำเนินการคือ??การวิเคราะห์หลังดำเนินการคือ?? @ เป็นการรวบรวมความรู้ในระยะยาวสำหรับทีมงาน @ดำเนินการในช่วงเวลาที่เสร็จสิ้นโครงการแล้ว @ เป็นการประชุมทีมงานเพื่อมองอนาคต บทเรียนที่ได้จะนำใช้ในโครงการต่อไป มิใช่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการเดิม @ การถอดบทเรียนเน้นให้ผู้ร่วมกระบวนการสกัดบทเรียนการทำงานโครงการทั้งระบบตั้งแต่ช่วงเตรียมการ , ช่วงดำเนินการ และผลลัพธ์หรือผลผลิตที่ได้จากโครงการ @ เป็นกระบวนการที่ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการนาน ปกติใช้เวลา 1-2 วันขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ

31. ขั้นตอนที่สำคัญของ Retrospect • กิจกรรมอุ่นเครื่อง • กระบวนการถอดบทเรียน

32. กิจกรรมอุ่นเครื่อง 1.เตรียมพร้อมความทรงจำและข้อมูลเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา และผลการดำเนินโครงการ • วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้ร่วมกระบวนการได้ทบทวนที่มาที่ไปของโครงการ กระบวนการดำเนินงาน และผลสำเร็จของโครงการร่วมกันก่อน ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการวิเคราะห์เหตุปัจจัยต่างๆในกิจกรรมขั้นต่อไป • เป็นการให้ผู้ที่เกี่ยวข้องมาร่วม “ย้อนอดีต” • อาจดำเนินการล่วงหน้าก่อนวันที่จะจัดเวทีถอดบทเรียน 2-3 วันได้

33. ประเด็นสำหรับใช้ในกิจกรรมอุ่นเครื่องประเด็นสำหรับใช้ในกิจกรรมอุ่นเครื่อง  ทบทวนวัตถุประสงค์ของโครงการและผลงานที่ต้องส่งมอบของโครงการ  ทบทวนแผนงานและกระบวนการดำเนินโครงการ

34. กิจกรรมอุ่นเครื่อง 2.เตรียมความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับกระบวนการถอดบทเรียน • วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้ร่วมกระบวนการได้เข้าใจเกี่ยวกับหลักการ เป้าหมาย และกระบวนการถอดบทเรียนที่จะทำร่วมกัน • เป็นสิ่งสำคัญต่อบรรยากาศและคุณภาพของกระบวนการถอดบทเรียน • ควรย้ำถึงหัวใจของการถอดบทเรียนจนเป็นคุณค่าร่วมที่ทุกคนยึดถือตรงกัน

35. กระบวนการถอดบทเรียน • กระบวนการระดมความคิดจากกลุ่ม • มีคำถามช่วยคิด 4 ข้อ

36. คำถามข้อที่ 1 • ท่านเข้ามาเกี่ยวข้องกับโครงการนี้อย่างไร ? • อะไรเป็นแรงจูงใจที่ทำให้ท่านเข้ามาร่วมในโครงการนี้ ?

37. คำถามข้อที่ 2 • โครงการนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร? • สภาพความสำเร็จของโครงการนี้เป็นอย่างไร ? • และสภาพที่เกิดขึ้นจริงเป็นอย่างไร ?

38. คำถามข้อที่ 3 • ทำไมจึงเป็น เช่นนั้น ? (ควรวิเคราะห์เงื่อนไขปัจจัยให้ครอบคลุมตั้งแต่ เริ่ม ระหว่าง และเมื่อสิ้นสุดโครงการ)

39. คำถามข้อที่ 4 • ท่านได้เรียนรู้อะไรจากการทำโครงการนี้ ? • ท่านมีข้อเสนอแนะอะไร หากต้องทำโครงการนี้อีกในอนาคต ?

40. ข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้ (Specific Actionable Recommendations:SARs)

41. ตัวอย่าง SARs ในการวางแผนโครงการ ต้องมีความรู้ที่เกี่ยวข้องให้พร้อมและเพียงพอต่อการออกแบบโครงการ • ต้องมีการศึกษาบริบทของชุมชนโดยใช้เทคนิคแผนที่เดินดิน รวมทั้งเชิญคนที่เคยทำโครงการในลักษณะเดียวกันนี้มาก่อนเพื่อมาพูดคุยเกี่ยวกับบทเรียนการทำงาน เพื่อให้ได้ความรู้มาประกอบการวางแผนโครงการ • ต้องกำหนดระบบการติดตามประเมินผลภายใน (ตัวชี้วัด เครื่องมือ กลไกการติดตามประเมินผล และการนำผลการประเมิน ไปใช้) ไว้ในแผนงานโครงการเพื่อเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการโครงการ

42. ความสัมพันธ์ระหว่าง AAR และ Retrospect สิ้นสุด เริ่มต้น โครงการ กิจกรรมหลัก 1 กิจกรรมหลัก 2 กิจกรรมย่อย 1.1 กิจกรรมย่อย 1.2 กิจกรรมย่อย 1.3 กิจกรรมย่อย 2.1 กิจกรรมย่อย 2.2 กิจกรรมย่อย 2.3 AAR1.1 AAR1.2 AAR1.3 AAR2.1 AAR2.2 AAR2.3 SARs SARs SARs SARs SARs SARs การถอดบทเรียนหลังการดำเนินงาน

43. การถอดบทเรียนแบบเล่าเรื่อง (Story telling) • เป็นการปลดปล่อยความรู้ที่ฝังลึก(tacit knowledge) โดยมีเป้าหมายให้ผู้มีความรู้จากการปฏิบัติปลดปล่อยความรู้ที่ซ่อนในตัวตน ทั้งในสภาพจิตใต้สำนึกและจิตสำนึก ภายใต้บริบทที่เฉพาะเจาะจงทั้งในเชิงประเด็น เนื้อหา และตัวละครที่เกี่ยวข้อง • กระบวนการดำเนินงานที่ได้จากการเล่าเรื่องจะมีความจำเพาะสูง จึงควรเป็นบทเรียนสำหรับการคิดต่อมากกว่ากระทำซ้ำในทันที • มีวัตถุประสงค์ (7 ประเภท) วิธีการ และผลที่ได้รับแตกต่างกัน (ศึกษาเพิ่มเติมได้จากหนังสือ บริษัทกระรอกน้อยจำกัดฯ โดยพูนลาภ อุทัยเลิศอรุณ)

44. การถอดบทเรียนแบบเล่าเรื่อง(Story telling) • เงื่อนไขการเล่าเรื่อง ผู้เล่า “ต้องมีความสุขในการเล่า” “บรรยากาศดี มีความเท่าเทียมกัน” “เป็นอิสระ” “เป็นเรื่องที่ประสบความสำเร็จ” “มีการซักถามด้วยความชื่นชม” (appreciative inquiry) • “การเล่าเรื่อง” และ “การถอดบทเรียนจากการเล่าเรื่อง” มิใช่สิ่งเดียวกัน • สิ่งสำคัญในการถอดบทเรียนจากการเล่าเรื่อง คือ “การสกัดความรู้จากเรื่องที่เล่า ตรวจสอบคุณค่า และสำรวจทางเลือกสู่การปฏิบัติในโอกาสต่อไป”

45. การถอดบทเรียนจากการประเมินผลโครงการการถอดบทเรียนจากการประเมินผลโครงการ • การถอดบทเรียนจากแผนที่ผลลัพธ์ (outcome mapping: OM) • การถอดบทเรียนจากการประเมินแบบเสริมพลัง (empowerment evaluation: EE) • การถอดบทเรียนจากการประเมินสรุปผลโครงการ (summative evaluation)

46. จุดอ่อนของการถอดบทเรียนและการประยุกต์ใช้ • เป็นการดำเนินโดยไม่มีระบบ ไม่มีโครงสร้าง จึงได้ความรู้เป็นส่วนๆไม่สามารถเชื่อมโยงในเชิงระบบได้ มีสำนึกของการ “หวงวิชา” ไม่ยอมถ่ายทอด รวมทั้งกลุ่มก็ไม่เห็นความสำคัญของการแลกเปลี่ยนเพิ่มพูนความรู้ซึ่งกันและกัน เกิดภาวะ “ความรู้ท่วมหัวเอาตัวไม่รอด” ไม่สามารถสังเคราะห์องค์ความรู้ที่ท่วมท้นมาใช้ประโยชน์ได้ ระบบคิดจึงเป็นสิ่งสำคัญ ขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ที่ได้ จึงทำให้มีการทำงานซ้ำ (ผิดซ้ำ) การตัดสินใจดำเนินการมิได้ใช้ความรู้ที่ได้จากการถอดบทเรียนต้องเกิดการเรียนรู้จากบทเรียน มิใช่“เลียนแบบ”

47. จุดร่วมของการถอดบทเรียนการเรียนรู้ที่สำคัญ คือ • ความเรียบง่าย • ช่วงเวลาที่เหมาะสม • สร้างบรรยากาศการเรียนรู้ที่ดี • การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งมีเงื่อนไขสำคัญคือ เลือก คนที่ถูกต้องเหมาะสม(Get the right people talking)หาผู้ที่รู้ดีที่สุด แบ่งปันความรู้กับเครือข่าย • สร้างองค์ความรู้จากบทเรียนที่ดี (BestPractice) • สิ่งสำคัญคือ การนำความรู้ที่ได้นั้นไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนาสร้างสรรค์ในอนาคต จึงจะเป็นการจัดการความรู้โดยสมบูรณ์

48. กระบวนการถอดบทเรียน มีกี่ขั้นตอน ? • การออกแบบแผนการถอดบทเรียน ขั้นที่ 1 การกำหนดรูปแบบในการถอดบทเรียน ขั้นที่ 2 การเลือกเทคนิคการถอดบทเรียน ขั้นที่ 3 การกำหนดปฏิทินการถอดบทเรียน • การดำเนินการถอดบทเรียน ขั้นที่ 4 การถอดบทเรียนเฉพาะประเด็น ขั้นที่ 5 การถอดบทเรียนทั้งโครงการ • การสื่อสารผลการถอดบทเรียน ขั้นที่ 6 การบันทึกบทเรียน ขั้นที่ 7 การพัฒนาชุดความรู้ • การติดตามการนำบทเรียนไปใช้ ขั้นที่ 8 การติดตามการใช้บทเรียน

49. ตัวละครที่สำคัญในการถอดบทเรียนมีใครบ้าง ? • ผู้จัดงาน / ผู้ประสานงาน • ผู้ร่วมถอดบทเรียน • ผู้อำนวยความสะดวก • ผู้ช่วยผู้อำนวยความสะดวก • ผู้บันทึกบทเรียน

50. ผู้จัดงาน / ผู้ประสานงาน • มีบทบาทสำคัญในการประสานงาน และสร้างความชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ และประโยชน์ รวมถึงวัน เวลา สถานที่ของการจัดกิจกรรมถอดบทเรียนให้กับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง