Quelques aspects juridiques des DME

1. Quelques aspects juridiques des DME Présentation de Me Christiane Larouche Service juridique, FMOQ 28 mai 2014

2. Plan de la présentation 1 • Situer les enjeux juridiques entourant l’implantation du DME • Ententes avec les fournisseurs de DME • Ententes entre médecins dans le cadre du PQADME

3. Enjeux juridiques • Garde et tenue du dossier Sécurité et protection du dossier ENJEUX Maintien de la confidentialité Maintien de l’intégrité du dossier Dossier médical fait partie intégrante de la pratique médicale L’implantation d’un DME est un changement majeur et complexe qui implique des changements de pratique aux niveaux : clinique, administratif, culturel et organisationnel 2

4. Cadre juridique applicable • Code de déontologie des médecins • Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin (voir également les guides d’exercices) • Code civil du Québec • Charte québécoise des droits et libertés de la personne • Lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et dans le secteur public • Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (DSQ) 3

5. Le médecin doit assumer la tenue et la garde du dossier Règlements sur les dossiers, les lieux d’exercice et La cessation d’exercice d’un médecin Un seul dossier par patient Un seul dossier partagé pour ceux qui travaillent en groupe Consignation obligatoire de certains renseignements et documents Signature des notes par le médecin Rectification des notes au dossier Classement ordonné Indexation des dossiers Adoption de mesures de sécurité Respect de la confidentialité Contrôle d’accès Délais de conservation 4

6. Le médecin doit assumer la tenue et la garde du dossier Règlements et modalités spécifiques pour les dme • Signature numérique • Conservation dans un répertoire distinct • Protection de l’accès • Logiciel de gestion de données protégeant l’intégrité • Logiciel permettant l’impression 5

7. Le médecin doit assumer la tenue et la garde du dossier Garde : obligation de conserver les dossiers pendant au moins cinq ans suivant la dernière inscription ou insertion au dossier 6

8. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier 7

9. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier Dossier inactif Conserver une liste Peut être détruit 8

10. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier Dossier actif Épurer Conserver tel quel 9

11. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier L’épuration du dossier actif permet la destruction des portions du dossier antérieures à 5 ans sauf : Rapports d’anatomopathologie Rapports d’endoscopie Comptes rendus de chirurgies ou d’anesthésies majeures 10

12. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier • Tout processus de numérisation, d’épuration ou de destruction de dossiers médicaux doit être réalisé dans le respect de la confidentialité des renseignements personnels • Obtenir des garanties des fournisseurs de services 11

13. Le médecin doit assurer la tenue et la garde du dossier • Respect des règles de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information pour garantir la valeur juridique et l’intégrité des dossiers numérisés 12

14. Le médecin doit assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels • Évaluation des risques • Adoption d’une politique de sécurité technique et informatique (ex. : réseaux sans fil sécurisés, anti-virus, vérifications périodiques, etc.) • Adoption de mesures de sécurité physique (ex. : imprimantes dans des lieux sûrs) • Procédure régissant les accès et les demandes d’accès (mot de passe, etc.) Le médecin doit prendre des mesures concrètes, exemples : 13

15. Le médecin doit protéger la confidentialité et contrôler les accès • Le dossier ne peut être divulgué que conformément aux lois et règlements • Déterminer la nature du consentement requis pour permettre la communication du dossier médical • Distinguer consentement implicite et consentement explicite • Attention : consentement au partage entre clinique privée et établissement public 14

16. Le médecin a le devoir de tenir des dossiers précis, complets et à jour • Il doit s’assurer que le dossier médical complet est accessible en tout temps • Il doit veiller au maintien de l’intégrité des renseignements consignés dans le DME et doit s’assurer que toute modification est bien documentée • Il doit s’assurer, par des tests préalables, que les interfaces externes ne vont pas corrompre les données de ses patients Le médecin doit assurer l’intégrité du dossier 15

17. Le médecin doit assurer l’intégrité du dossier • Système permettant des corrections (sans éclipser renseignements avant corrections) • Système assurant la sauvegarde quotidienne ou hebdomadaire des renseignements • Système permettant au médecin d’accéder au registre des accès (vérification du respect de la confidentialité) Il doit obtenir des garanties des fournisseurs de services, notamment : 16

18. Entente avec les fournisseurs de DME • Son objet (services visés) • Ses modalités • Les obligations et les responsabilités du fournisseur de DME, notamment quant aux niveaux de service et à l’hébergement des données • Vos obligations et vos responsabilités • Les garanties du fournisseur quant au bon fonctionnement du DME L’entente doit être claire et vous permettre d’identifier : 17

19. Entente avec les fournisseurs de DME • L’entente ne doit pas faire obstacle au respect de vos obligations déontologiques et autres • N’oubliez pas que vous êtes le gardien des dossiers médicaux de vos patients • Voir le modèle élaboré par l’ACPM 18

20. Entente entre médecins • Obligation de convenir d’une entente de répartition des sommes reçues • Mesure de prévention des litiges • Coûts assumés par les médecins eux-mêmes ou par les propriétaires de la clinique • Modèle sur le site FMOQ (section PQADME) 19

21. ? Questions