MODELACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS

1. SC 1635 – Otoño 2010 MODELACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEPROCESOS DE NEGOCIOS Alma E. Palacios Aquino

2. .agenda. Introducción al BPM Administración de procesos Mejora continua

3. La administración de procesos de negocios ha ido evolucionando a lo largo del tiempo 1 1980s – Total Quality Management (TQM - Gestión de calidad total) Existía un enfoque orientado a la gestión de calidad total, que consiste en sensibilizar a las organizaciones de la importancia de tener calidad en las empresas. 2 1990s – Business ProcessReenginering (BPR – Reingeniería) La reingeniería de procesos se trata más de una reinvención, más que un mejoramiento. Podemos decir que es la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez (Hammer y Champy). 3 Mediados de 1990s – Enterprise ResourcePlanning (ERP) Son los sistemas que ayudan a las empresas a administrar y planificar los recursos que están detrás del negocio: producción, logística, contabilidad, inventarios y más. 4 Finales de 1990s – CustomerRelationship Management (CRM) El CRM se trata de sistemas de información que apoyan la administración de las organizaciones con un enfoque centrado en el cliente. Su principal propósito es ayudar a recopilar la mayor cantidad posible de información para mejorar la calidad de los servicios.

4. ¿Y cuándo aparece en la escena el BPM?

5. Primero es importante que sepas que estas tendencias están marcadas por un ciclo y que usualmente se forman en cuatro fases Los vendedores y empresas analistas promueven un tema con promociones, publicidad, investigaciones y casos de éxito. Estos vendedores tienden a desprestigiar las tendencias anteriores y se enfocan en promover “lo nuevo” como la mejor opción. La siguiente fase es hacer que lo nuevo sea simple, como para que los ejecutivos puedan entenderlo y que es fácil de implementar Finalmente los promotores o vendedores en particular ofrecen sus productos nuevos o existentes bajo el sello de la nueva marca (en este caso BPM). 1 2 3 4 BPM

6. Actualmente BPM es el tema más importante que se maneja en las empresas para mejorar los procesos de negocio

7. Los mitos del BPM son variados, principalmente que es algo sencillo y fácil de implementar Implementar tecnología es un factor que puede ayudar en mucho a las organizaciones, sin embargo BPM no siempre requiere de su implementación para ser un éxito. Lo más importante es asegurarse primero que los procesos son eficientes antes de considerar la implementación de tecnología.

8. Los mitos del BPM son variados, principalmente que es algo sencillo y fácil de implementar (continuación) BPM es mejor que las opciones antiguas de mejora de procesos. BPM utiliza mejor y nueva tecnología. Existen metodologías poderosas para soportar al BPM. BPM es sencillo. Se necesita gente externa para implementar BPM.

9. El BPM se parece en mucho a un iceberg, las personas y organizaciones tienden a ver solo lo que está en la superficie Las personas se concentran en sus áreas o intereses Percepción Si la realidad se considera en la implementación de BPM los riesgos disminuyen Realidad

10. El componente más importante para la implementación del proyecto es la administración del cambio organizacional ¿Ya conoces los nuevos procesos? Primero los ejecutivos y altos mandos deben estar comprometidos. El personal necesita ser incluido, escuchado, capacitado y mantenerlo informado. Deben entender los procesos y el por qué del cambio. Finalmente la gente necesita tener claro qué es lo que se espera de ellos y cómo encajan en la nueva estructura.

11. Son las personas quienes determinan el éxito de un proyecto BPM, se pueden tener los mejores procesos en el mundo, pero si no tienes convencida a la gente de usarlos es como si no existieran Incentivos Estrategia Metas

12. ¿Y… qué es BPM?

13. Estas son algunas de las definiciones de varios expertos • Davenport & Short (1990): ”un proceso es un orden específico de actividades a través del tiempo y lugar, con un comienzo y fin, entradas y salidas: una estructura para la acción” • Hammer& Champy (1993): “un proceso de negocios es un conjunto de actividades que toman uno o más tipos de entradas y crean una salida que es de valor para un cliente” • Jeston y Nelis (2008): BPM is the achievement of an organization´s objectives through the improvement, management and control of essential business process. BPM is the management of businessprocess. • Paul Harmon (2005) “a management discipline focusedonimproving corporate performance by managing a company´s business process”.

14. Acorde a Jeston y Nelis podemos decir que BPM es: • más que un software. • más que solo mejorar o hacer reingeniería de procesos • no es solo una moda, es parte integral del proceso de administración • más que sólo la modelación – es también la implementación y ejecución de esos procesos, los cuales requieren análisis. BPM

15. ¿Por qué es tan importante mejorar los procesos de negocio antes de automatizarlos?

16. “Thefirst rule of anytechnologyisthatautomationappliedtoanefficientoperationwillmagnifytheefficiency.Thesecondisthatautomationappliedtoaninefficientoperationwillmagnifytheinnefficiency.”Bill Gates

17. La automatización no arregla los problemas, sólo ayuda a que las cosas sucedan más rápidamente ¿Entonces por qué las organizaciones no arreglan sus procesos antes?

18. Las dos razones más comunes son: Síndrome de la caja negra Los ejecutivos no conocen los detalles, sólo tienen idea de que tal vez los procesos no sean eficientes o efectivos. Muy comúnmente la calidad y el retrabajo no es medido. Síndrome de verlo desde afuera Los procesos son tratados como objetos sagrados, los ejecutivos no pueden o no quieren discutir temas de eficiencia o efectividad. Ven sólo la parte de afuera y no el corazón. Típicamente resuelven los síntomas, en lugar de tratar el problema desde la raíz.

19. Es importante mejorar las operaciones en forma continua. Tener los procesos eficaces automatizados permite contar con indicadores para tomar decisiones para prevenir los problemas, así como también identificar las mejoras fundamentales a los procesos del negocio.

20. Actividad de clase • Reunirse por equipos • Tienen cinco minutos para discutir y elaborar una respuesta por equipo: • ¿Qué es para ustedes BPM? • Menciona dos aspectos que consideren más importante de cómo la administración de procesos de negocios puede ayudar a las organizaciones • Seleccionen a un representante para compartir su respuesta

21. anexo

22. ¿Qué equipo te pareció que expuso y se preparó mejor? • Equipo 1 • Equipo 2 • Equipo 3 • Equipo 4 • Equipo 5 • Equipo 6 19 de 30

23. ¿Qué es BPM? • Es un software • Es una tecnología • Es una nueva moda • Son procesos de negocio 22 de 30

24. ¿En qué año empezó el proceso de Reingeniería? • Durante los años 90 • En los 80 • Finales de los 90 • En los 70 22 de 30

25. ¿Cuántas actividades había para la primer semana de trabajo? • Dos • Tres • Una • Ninguna 22 de 30