Ergebnisse Arbeitskreis „Ausschreibungsmanagement“ Gunnar Gburek Bereichsleiter Logistik Bundesverband Materialwirtscha

1. Ergebnisse Arbeitskreis„Ausschreibungsmanagement“ Gunnar Gburek Bereichsleiter Logistik Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)

2. Arbeitskreise in der Sektion Logistik • Auftraggeber und Auftragnehmer diskutieren gemeinsam • am Ende steht ein Ergebnis: ein Tool, ein Leitfaden oder eine Checkliste • keine wissenschaftliche Arbeit – nur der Praxisnutzen zählt!

3. Make-or-Buy- Entscheidungen in der Logistik! Excel-Tool zur strukturierten Entscheidungsfindung bei Make-or-Buy-Fragestellungen Die Arbeitskreis-Trilogie „Outsourcing“ Teil 1 [2007] Teil 2 [2008] Teil 3 [2009] Einkaufen oder Selbstmachen Ausschreibungsmanagement Vertragsgestaltung „Toolbar“ Tipps und Tricks fürdie Gestaltunglogistischer Verträge

4. Version 1.1 05/2009 Sektion Logistik TEAM Das Tool für effektives Ausschreibungsmanagement Ergebnis AK Ausschreibungsmanagement +

5. Was bedeutet „Ausschreibung“ • es müssen mindestens zwei potentielle Anbieter existieren • ein Anbieterwechsel muss ernsthaft in Erwägung gezogen werden • die Leistung muss spezifizierbar, d.h. darstellbar sein

6. Inhalte einer Ausschreibung Umfeld der Ausschreibung - Darstellung des Auftraggebers - Bonität - Zielsetzung Beschreibung der Durchführung - Ansprechpartner - Zeitplan - Art der Kommunikation Angebotsbestandteile - Preismatrix - Referenzen - Selbstauskunft Leistungsbeschreibung - Verkehrsträger - Mengen - Leistungsschnittstellen kommerzielle Rahmenbedingungen - Zahlungsziele - Haftung - Gewährleistung

7. Möglichkeiten der Zusammenarbeit Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Logistikdienstleister Standardisierte Dienstleistung Strategische Partnerschaft

8. Möglichkeiten der Zusammenarbeit Standardisierte Dienstleistung • hohe Austauschbarkeit • kurze Vertragslaufzeit • einfache Preisgestaltung • geringer Wechselaufwand • keine sachliche, personelle, räumliche Anbindung • niedrige Entscheidungsebene • … Strategische Partnerschaft • nicht kurzfristig austauschbar • lange Vertragslaufzeit • wechselseitige Abhängigkeit • Vorteils- und Nachteilsteilung • Investitionsbereitschaft • ausgeprägter Informationsfluss • …

9. gezieltes Ausschreibungsmanagement Je nach Zielsetzung muss man die Ausschreibung unterschiedlich angehen! Will man eine standardisierte Dienstleistungkann man i.d.R. eine standardisierte Ausschreibungdurchführen! Sucht man eine strategische Partnerschaft, sollte man eine offene Ausschreibungwählen!

10. Handlungsempfehlungen Standardisierte Ausschreibung To do‘s • Teilnehmer-Qualität nicht Quantität • Klare Kommunikation • Datenqualität • Kommunikation ermöglichen • Feedback geben • International / Englisch Kardinalfehler • Anonymität • zu kurze Zeiträume • Fragen nicht beantworten • pdf-Formate

11. Handlungsempfehlungen offene Ausschreibung To do‘s • ausreichenden Zeitraum wählen • Vorauswahl der Dienstleister • Qualität der Datenaufbereitung • Bewertungskriterien aufstellen • Vertraulichkeit sicher stellen Kardinalfehler • Anonymität • falsche Ausschreibungsform • Zeitdauer unterschätzen • Benchmarkverdacht

12. Handlungsempfehlungen In fast allen Fällen empfiehlt sich ein: Invitation to Tender (ITT) … er dient der gegenseitigen Einschätzung und ist Instrument zur Vorauswahl und Entscheidungshilfe

13. 6 Schritte zur Dienstleistersuche • Festlegen, welche DL, bezogen auf Equipment benötigt werden • Verschiedene Suchmöglichkeiten nutzen und eine Longlist erstellenz.B. (bewährte Stammdienstleister, Bewerber, Empfehlungen, Messekontakte, Internet, etc.) • Aus der Longlist eine erste Shortlist machen • An die Dienstleister der ersten Shortlist einen ITT senden • Aus den Rückläufen eine zweite Shortlist erstellen • Detaillierte Ausschreibungsunterlagen an diese Shortlist versenden

14. Ausschreibungsphasen

15. Konzept Invitation to Tender Verlader Request for Quotation Ver- handlung Umsetzung Ver- handlung Umsetzung Inhaltlicher Abstand der Vertragspartner Angebot Konzept Anfrage & Analyse Ent- scheidung Anbahnung Dienstleister Zeitlicher Verlauf der Ausschreibung Ausschreibungsphasen

16. *)Woche 00 Woche 03 Woche 04 Woche 05 Anfrage/RFQ Versand per e-Mail 1. Angebot Angebots- Vergleich Erste Bieter- auswahl üblich: die ~5 besten Angebote Vertrag Vervoll- ständigung Annex als Spezifikation Leistungs- beschreibg. des Bieters Fragen & Antworten Katalog kollektiv an alle Bieter Angebote der Bieter: Cost Break Down Cost Break Down Cost Break Down Preis- Blatt Preis- Blatt als Ange- botsblatt *) typische Dauer einer Ausschreibung – kann von Fall zu Fall variieren Tender Prozess für Kontraktlogistik-Projekte

17. Woche 08 • Woche 09 Woche 09 Woche 10 1. Verhandlungs- runde 2. Angebot Analyse der Angebote 2. Verhandlungs- runde Zielsetzung: die angebotene Leistung entspricht der.Spezifikation Einzelgespräche Zielsetzung: gemeinsames Verständnis der Anforderungen und Target für letztes Angebot Leistungs- beschreibung des Bieters aktualisierte Leistungs- beschreibung. ggf. aktualisierte Spezifikation Fragen & Antworten Katalog Cost Break Down Cost Break Down Preis- Blatt Preis- Blatt Tender Prozess für Kontraktlogistik-Projekte

18. Woche 10 Woche 11 Woche 12 Letztes Angebot Abschließende Verhandlungsrunde Beauftragung + Vertragsabschluss inkl.: • Komplette Leistungsbeschreibung • Akzeptanz d. Vertragsbedingungen (inkl. Haftung + Versicherung) • Komplett ausgefüllter CBD Bieter: Rang 1 bis 3 Vertrag Annex Cost Break Down inkl: • Implementierungsplan • Haftung • Notfallplanung • Regelmäßige Über- prüfungen • KPIs Tender Prozess für Kontraktlogistik-Projekte

19. Checkliste für Ausschreibungen Zielsetzung Vertraulichkeitsregelung Bestandteile der Ausschreibung Preisgestaltung IT / Systeme Equipment Kommunikation / Support Unterbeauftragung Management Reports Rechnungsstellung Kundenbetreuung Geschäftsprinzipien Detaillierte Anforderungen der Ausschreibung Produktspezifikation Verpackung Sendungsstruktur, Mengengerüst Regeln für das Ausschreibungsverfahren Format der Ausschreibung Zeitplan Anlagen Kontakte

20. Das TEAM - Tool Das Tool soll eine Unterstützung für die Wahl der am bestengeeigneten Ausschreibungsform geben Anhand einer Fragen- / Checkliste werden Informationen zum geplanten Projekt abgefragt Am Ende steht eine Empfehlung für die eine oder andere Form der Ausschreibung

21. Das TEAM - Tool • Das Tool gibt Nachwuchskräften im Einkauf oder Einkäufern, die selten Logistik-Ausschreibungen durchführen, eine Hilfestellung durch: • Beschäftigung mit den wesentlichen Entscheidungsmerkmalen • strukturierte Vorgehensweise • Möglichkeit zur permanenten Selbstkontrolle • Unterstützung bei der Herstellung präsentationsfähigen Unterlagen zur Vorlage bei Entscheidungsträgern

22. Das TEAM - Tool

23. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

24. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

25. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

26. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

27. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

28. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

29. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

30. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

31. Das TEAM - Tool Das TEAM - Tool

32. Version 1.1 05/2009 Sektion Logistik TEAM Das Tool für effektives Ausschreibungsmanagement Ergebnis AK Ausschreibungsmanagement +

33. Arbeitskreis Vertragsgestaltung 3. Teil der Arbeitskreis-Trilogie „Outsourcing“ Kick-Off Veranstaltung am: 30. Juni 2009 Zielsetzung: Erstellung eines Unterstützungs-Tools, dass: • abfragt, was der User braucht • aufzeigt, was zu beachten ist • auf potentielle Fehler hinweist • Hilfe bei offenen Fragen bietet • Beispielhafte Lösungen präsentiert • den Charakter einer Checkliste besitzt

34. Arbeitskreis Vertragsgestaltung Nächste Sitzung: 24. November 2009 Geplante Fertigstellung des Tools: 3. Quartal 2010

35. Technische Hilfsmittel • Teilnehmen kann jeder, der. . . • sich für Vertragsgestaltung interessiert • Lust hat, sein Wissen oder seine Fragen einzubringen • helfen möchte das angestrebte Ziel zu erreichen • Gleichgesinnte aus verschiedenen Branchen kennenlernen möchte • Mitglied im BME ist oder es werden will