Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja

1. Süsteemidevaheline elektrooniline dokumendivahetus Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja 15.02.2007

2. Elektroonilise dokumendivahetuse projekt- milleks? • Asutustel on dokumendihalduse tarkvara • Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes • Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid asutuste vahel liiguvad paberid • Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad • Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista” üksteist

3. S I S I S I S S S S S I Dokumendivahetus

4. Elektroonilise dokumendivahetuse projekti eellugu • Soov vabaneda paberpõhisest kirjavahetusest • Soov parandada riigiasutuste suhtlemist • 2001 – DHP: testiti elektroonilise dokumendivahetuse võimalusi (2 sama tarkvara kasutavat asutust) • 2003 – riigisekretär püstitas ülesande elektroonilisele dokumendivahetusele üleminekuks • 2004 – alustati dokumendivahetust kindlustavate standardite loomist

5. Projekti eesmärk Automaatne ja turvaline digidokumentide vahetusdokumendihaldussüsteemide vahel • Dokumendihaldussüsteemide koostalitlus • XML-põhine dokumendivahetus • Turvaline dokumendivahetus üle X-tee • Järk-järguline üleminek (asutuste gruppide ja dokumendiliikide kaupa) • Eeldused digidokumentide säilimiseks

6. Projekti juhtimine • Dokumendivahetuse sisulised küsimused ja asutuste elektroonilisele dokumendivahetusele ülemineku koordineerimine – Riigikantselei • Infotehnoloogiline tugi - RIA

7. Projekti etapid: mis tehtud? 2005 • Lähteuuring (Riigikantselei) • Dokumendi elementide ja metaandmete ühtlustamine (Riigikantselei) • 4 ministeeriumi pilootprojekt – digidokumendi (kiri) automaatne saatmine, 2 erineva tarkvara baasil (Riigikantselei) • Dokumendivahetuskeskuse (DVK) spetsifikatsiooni koostamine (RIA) 2006 • DVK käivitamine (RIA) • Amphora kasutavate asutuste ühendamine DVK-ga (RIA)

8. Projekti etapid: mis teoksil? 2006 7) DVK liideste väljatöötamine (RIA) • Ministeeriumideühendamine DVK-ga (RIA) • Õiguslike regulatsioonide muutmine (Riigikantselei) 2007 • Ministeeriumide valitsemisalade ühendamine DVK-ga (Ministeeriumid) 11) Maavalitsuste ühendamine DVK-ga (Riigikantselei, Siseministeerium) 12)Muude dokumendiliikide XML koostamine (Riigikantselei, ministeeriumid)

9. Ministeeriumide dokumendihalduse tarkvarad

10. 4 ministeeriumi pilootprojekt Kaitseministeerium Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

11. Asutus E Asutus F Asutus D Kaitseministeerium Asutus G Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Asutus H Asutus C Asutus A Asutus B Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

12. Asutus E Asutus F Asutus D Kaitseministeerium Asutus G Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Asutus H Asutus C Asutus A Asutus B Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

13. Dokumendivahetuskeskuse loomine Asutus F Asutus E Kaitseministeerium Asutus G Asutus D DOKUMENDI- VAHETUSKESKUS Rahandus-ministeerium Siseministeerium Asutus H Asutus C Riigikantselei Asutus B Asutus A Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

14. Dokumendivahetuskeskus ja X-tee Kodanik ID-kaardi tugi Dokumendi- vahetuskeskus Andmekogude Riiklik Register Pangad Riigi keskne portaal www.riik.ee www.eesti.ee KIT EIT AIT Internet - X-tee Turvaserver Turvaserver Turvaserver Turvaserver Asutuse EDHS Asutuse EDHS Asutuse e-maili server Asutuse EDHS Suhtlemine üle X-tee

15. Dokumendivahetuskeskuse liides Asutus E Asutus F Kaitseministeerium Asutus G Asutus D DOKUMENDI- VAHETUSKESKUS Rahandus-ministeerium Siseministeerium Asutus H Asutus C Riigikantselei Asutus B Asutus A Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

16. Dokumendivahetuskeskuse toimimine Dokumendivahetuskeskus (DVK) X-tee X-tee turvaserver turvaserver Võta dokument vastu Dokumenit saadetud Dokument vastu võetud EDHS GoPro EDHS … Asutus B Riigikantselei KirjaXML Dokumendivahetus dokumendivahetuskeskuse kaudu

17. Andmete ühtlustamine Saatja isik Saatja organisatsioon Aeg ? Kuupäev Dokumendi liik Koostaja Allkirjastaja eesnimi Allkirjastaja Allkirjastaja perekonnanimi … Allkirjastaja ametinimetus Asutus A Asutus B Ühtlustamata metaandmed Asutus B

18. Andmete ühtlustamine Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Viit Viit Allkirjastaja Allkirjastaja Koostaja Koostaja Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS Ühtlustatud metaandmed

19. Dokumendivahetus e-posti teel – miks EI? E-post ei taga • turvalisust • kohalejõudmise kinnitust • metaandmete automaatset registreerimist dokumendihaldussüsteemis

20. Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Saatja Viit Viit Saaja Allkirjastaja Allkirjastaja Kuupäev Koostaja Koostaja PDF fail Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail Metaandmete ülekandmine süsteemist süsteemi (käsitsi)

21. Elektroonilise dokumendivahetuse projekt Asutuse B EDHS Asutuse A EDHS Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Viit Viit XML konteiner, veebiteenus Allkirjastaja Allkirjastaja Koostaja Koostaja Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail + Reg.number Elektrooniline dokumendivahetus süsteemist süsteemi (automaatne)

22. Dokumendihaldussüsteemide vaheline paberivaba kirjavahetus eeldab, et • asutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem • dokumendihaldussüsteem on ühendatud X-teega • dokumendihaldussüsteem on ühendatud dokumendivahetuskeskusega • dokumendid luuakse, menetletakse, vajadusel allkirjastatakse ja saadetakse välja digitaalselt • digidokumentide loomise/menetlemise/edastamise protsess hõlmab kõigi tasandite töötajaid

23. Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (1) Eesmärgiks on oluliselt kiirendada riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele Kehtestatakse kohustus minna üle automaatsele digitaalsele dokumendivahetusele dokumendihaldussüsteemide vahel: • ministeeriumid 1. maist 2007 • ministeeriumide valitsemisala asutused • ja maavalitsused 1. maist 2008 • ülejäänud asutused vastavalt vajadusele

24. Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (2) Regulatsioon digitaaldokumentide automaatseks ja turvaliseks vahetamiseks üle X-tee DVK ehk asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu Järk-järgult loobutakse paberdokumentide saatmisest Arendataksedokumendihaldussüsteemide koostalitlust: - tõstab asutuste toimimise efektiivsust, läbipaistvust - võimaldab loobuda paber-dokumendivahetusest - loob eelduse elektrooniliste teenuste arendamisele - kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste üleminekut digiasjaajamisele

25. Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (3) Dokumendihaldussüsteemide nõudeid suurendatakse Kohustus koostada digidokumendid ühtse andmestruktuuriga dokumendivormide alusel, kasutades DVK kaudu saadetavate dokumentide puhul rahvusvahelisele standardile vastavat laiendatavat märgistuskeelt XML (Extensible Markup Language) Kohustus siduda dokumendid metaandmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseni

26. Asjaajamiskorra ühtsed alused – muutmine (4) Määratletakse Riigikantselei ja ministeeriumide ülesandedavaliku sektori asutuste dokumendihalduse arendamisel: Riigikantselei ülesandeks on kavandada ja koordineerida asjaajamise arengut ja digitaalsele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning anda välja dokumendihalduse alaseid juhiseid Ministeeriumid toetavad ja abistavad oma valitsemisala asutusi ning Siseministeerium ja maavalitsused kohalikke omavalitsusi üleminekul digitaalsele dokumendihaldusele

27. Tänan!