Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere A til Å

1. Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledereA til Å Lean som arbeidsmetode Gran kommune Revidert aug 2013 leankaol

2. Velg ut forbedringsområde/problemstilling og prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring Få fram detaljert nåsituasjon. Fokuser på prosessen i egen enhet. Vurder behov for å trekke inn representanter fra event. andre berørte enhet(er)/fagområder allerede her Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Fokuser på prosesser i egen enhet. Planlegg 5S tiltak Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S Vurder tjenestestandard Daglig drift. Følg opp planer. Velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne. Tavlemøter. LEANPRINSIPPENE 1-6 • Planlegg… • Kartlegg…. • Forbedre… • Implementere…. • Styre- produksjonsstyring… • Kontinuerlig forbedring

3. Prosjektgruppe (PG): Et utvalg ansatte, som har god kjennskap til det forbedringsområdet. • Leder/stedlig leder (L): Er prosjektleder og holder prosjektet på skinnene organiserer møterom, prosjektor og innkaller. Bør ha personal- og /eller fagansvar. • Alle: = alle på avdelingen som berøres. Deltar på informasjonsmøte ved oppstart og får informasjon underveis. Skal ha tilgang til informasjon og status. Bidrar underveis på kvalitetssikring og med forbedringsforslag. • Tillitsvalgte (TV) har en rolle.. • Veileder: Holder prosjektet på skinner Roller i innføringsprosjekt Deltakelse i innføringsprosjektene er arbeidstid

4. Leanprinsipp 1Planlegg og organiser • Fastsett tidspunkt for gjennomføring (prosjektplanen) • Avklar roller og ansvar. Prosjektplanen gir føringer. SL = prosjektleder • Avtal med tillitsvalgtes (TV) deltakelse ivaretas av SL • VE* = veileder skal delta • TV* = bør delta. TV er velkommen til å droppe innom underveis utenom disse punktene. TV skal ha informasjon når tidspunkt i prosjektperioden endres *

5. «En sum av aktiviteter som finner sted for å levere en tjeneste/vare» Store prosesser må brytes ned i mindre prosesser Noen eksempler: • Saksbehandling, alle aktiviteter fra søknad til vedtak.. • Et pasientforløp fra sykehus > vedtak i tildelingsenheten > ny hjemmesituasjon… • Samhandling skole > barnehage > barnevern • Flere eksempler..? Garderobesituasjonen… Hva er en prosess? Enkelt: Ta et bilde Kjøp en radio Bruk et bankkort Omfattende: Balansere et kommunebudsjett Husbygging

6. Leanprinsipp 2 KARTLEGG NÅSITUASJONENDeltakere: PL og PG (veileder)Neste bilde viser eksempel på kartlegging av arbeidsprosess = verdistrømsanalyse

7. Idé Idé Idé Idé Idé Idé Idé Idé Idé ARBEIDSPROSESSANALYSE VERDISTRØMSANALYSE Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på:  Finn og fjern tidstyvene ARBEIDSPROSESSEN KUNDEVERDI MÅL Inn / journalføring Kontroll / fordeling Saksbehandling Ekspedering Ajourhold av systemer PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AVVIK 3 AVVIK 3 AKTIVITET 3 PROBLEM 3 AVVIK 4 PROBLEM 4 AKTIVITET 4 AKTIVITET 5

8. KOM RASKT I GANG MED KARTLEGGING Anbefaler denne metoden A) Del ut blanke ark til alle deltakerne i prosjektgruppa B) Individuell jobbing i 5-10 min: Alle skriver oppgaver/aktiviteter som hører til tema C) Samkjøre til ei liste: En deltaker får i oppgave å skrive. Runde rundt bordet. Den som skriver skal starte. Alle leser opp oppgaver som ikke har vært nevnt før. Samordningspersonen tar utgangpunkt i egen liste og føyer til det som mangler. Alle følger med på sine lister og stryker ord som kommer på felleslista. Det betyr at sistemann ut sannsynligvis har færre oppgaver å lese opp en førstemann. Underveis på runden vil de nok komme på flere oppgaver. Kartleggingsprosessen er nå i gang! Gjenta fra A til C men nå med tema problemer/forstyrrelser. Resultat: Ei liste med oppgaver og ei liste med problemer/forstyrrelser. Del gruppa i to: Den ene gruppa skriver oppgaver over på gule postit og den andre gruppa skriver problemer/forstyrrelser/aktiviteter på post it med avvikende farge/alternativt på gule postit men merk da med stor P. Festes på gråpapiret etter hvert som de er klare. Sorteres i riktig rekkefølge. Alle jobber sammen.

9. KARTLEGGING alternativ 2 Deltakere: Stedlig leder/ prosjektleder Prosjektgruppe • Gjennomgå og besvar kartleggingsskjema • Skriftlig eller mentalt? Det er opp til gruppa • Dette er grunnlaget for kartlegging på gråpapir med post it

10. KARTLEGG NÅSITUASJONEN Verktøy Post it ulike farger Fargekoderkartlegging forbedring bestem fargekodene ut fra tilgengelige postit Gråpapir Saks Tusjer Tape Forbedringsforslag: Egen plass utenfor nåkartet Alle kan henge opp ideér Alle forslag er lov * * Visualisèrarbeidsflyt • Beskriv oppgaver • En gul lapp pr oppgave • Heng opp gråpapiret tilgjengelig for alle Forankring i enheten PL orienterer underveis. Motiverer for at alle i enheten som er berørt og som har kjennskap til tema kan komme med innspill

13. KVALITETSSIKRE NÅSITUASJONEN Let etter variasjonene Ventetid Køer Møter Avbrudd / forstyrrelser Rekkefølge Tidsestimat pr oppgave* Deltakere: PL og PG (veileder) • Den reelle nåsituasjonen (ikke en ønskesituasjon) • PL vurderer behov for egen økt til kvalitetssikring • Ta med prosjektgruppa på råd

14. Leanprinsipp 3LUK UT SLØSERIER ARBEID INN FORBEDRINGENE

15. Denne rekkefølge • Introduksjon sløsing • Intro problemløsningsmetodikk • Arbeidsøkt forbedring* Formål: Legge grunnlaget for en ny og forbedret prosess

16. Ingen tradisjon for synlig driftsledelse • Manglende planlegging • Manglende standarder • Store restanser • Store prosesser • Uoversiktlig mellom prosesser • Forstyrrelser / avbrytelser • Feil fører til omarbeiding • Spesialisering Hvordan oppstår sløsing?

17. Ulike former for sløsing

18. Overproduksjonn Uutnyttet Kompetanse/ feil eller uutnyttet Transport/ Berøring Bevegelse Venting Reparere feil Overprosessering

20. Hvordan klarer vi å finne sløsingen… • Still deg spørsmål hvorfor gjør vi det sånn… • Søke og finn forbedringsområdene • Ikke alle prosesser er ineffektive • ….det er alltids rom for forbedring • Ville brukeren vært til å betale for dette • «Privatpraksis.. (jeg gjør det på denne måten jeg fordi…») • Hvordan bruker vi arbeidstida til fordel for bruker *

21. SLØSING Eksempel: forbedringsområde: Gjennomføring av kontormøte/fagmøter • Møtehyppighet • Møteledelse • Agenda • Deltakere; må alle delta hele tiden • Vente på noen Eksempel: 6 personer venter 15 minutter = 90 min =1.5 time skjer hver uke i en mnd. =ca 6,5 t/mnd

22. ProblemløsningMetode «5 hvorfor» Eksempel Problem: Vi har for dårlig møtedisiplin • Hvorfor? Mange kommer for seint til møtet Dette er symptomet men ikke svar på den egentlige årsaken…? • Hvorfor? De vet ikke at møtet starter kl 0815 • Hvorfor? Nytt møtetidspunkt er ikke kommunisert godt nok til alle • Hvorfor? Vi mangler rutiner på møtinnkalling • Hvorfor?...etc. kjerneårsaken?* Formuler problemstillingen så presist som mulig. Spør hvorfor til vi finner kjerneårsaken til problemet 5 hvorfor er ikke noen absolutt grense men holder normalt

23. -Luk ut «plunder og heft» Start med gjennomgang av «nåkartet» SKAP FLYT

24. Forbedringstiltakene vegen videre

25. TILTAKSPLAN Forbedringstiltakene inn i tiltaksplan Fokus på mål og gevinstrealisering Kvalitetssikre Ansvarsfest Tidfest Tidsestimat og målsetting* Verktøy: • Mal tiltaksplan • Prosjektor, lerret / hvit vegg • Prioriteringsmatrise

27. VE tar kort briefing med SL Neste trinn

28. Leanprinsipp4ImplementereDeltakere: PL og PG (veileder)

29. ImplementeringHvordan får vi på plass ny løsning:5S gjennomføringNye rutiner / metoder som danner ny standard *

30. Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring Få fram detaljert nåsituasjon Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S Vurder tjenestestandard Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne LEANPRINSIPPENE 1-6 • Planlegg… • Kartlegging…. • Forbedre… • Implementere…. • Styre- produksjonsstyring… • Kontinuerlig forbedring

31. Deløkt 5 S – et forbedringstiltak Introduksjon 5 S -hvorfor -hvilken nytte 5 S

32. Sorter (tag som hjelpemiddel) • Ta vare på • Usikker • Kast Systematiser • Alt du brukerdaglignærdeg • Merkhyllerpermerdører, mapper kasser • Tegngjerneopprommet/lageret/hyllene Skinne • Rengjørarbeidsplassen Standardiser • Beslutt standard • Ta bilde av ny standard hengopp i rommet / veddøra.. SIKRE standard (OBS ..vi faller letttilbake til tidligerepraksis) • Følgopp– fasterevisjoner • Revisoroppdrag på rundgang • Tavlemøter (fast tema) 5 S Fellesareal (lager skap kjøkken garderober…) Egne arbeidsplasser PC filstruktur bli enige

33. 5 S • Legg en plan og beslutt tidspunkt for gjennomføring av 5 S • Fastsett 5 S områder i avdelingen • Beslutt standard • Fordel oppgaver på team/enkeltpersoner • Gjennomfør 5 S arbeidsøkter • Sikre vedlikehold av standard • Gjennomfør revisjon ukentlig / månedlig • Synliggjør revisjonsresultat på tavle fast tema i tavlemøtene

36. Arbeidsstandarder

37. Hvordan får vi på plass ny løsning Nye arbeidsstandarder/rutiner basert på framtidig arbeidsprosess…… • Gjennomføring av vedtatte forbedringstiltak – noen forslag vil være aktuelle å teste ut.. Andre tiltak kan iverksettes nå (lavthengende frukter) • Nye arbeidsstandarder -beskrivelse steg for steg… • Identifiser områder som trenger arbeidsstandarder og lag en plan for ferdigstillelse • Maler på verktøykassa. Både framdriftsplan og handlingsplan opp på tavla *

38. Hvorfor skal vi ha standarder? • Reduserer variasjoner i arbeidet • Letter forbedringsarbeidet • Oversiktlig arbeidsprosess • Mindre sårbar organisasjon • Letter overganger eksempel nyansettelser, vikarer

40. Arbeidsøkt uten veileder til stede • Bli enige om standard (måten vi gjør det på) i avdelingen • Etabler handlingsplan for ferdigstillelse • Tidfest og ansvarsfest • Handlingsplan opp på tavla

41. Leanprinsipp5TJENESTESTANDARDVurder om innføring av forbedringstiltakene berører tjenestestandarden

42. Leanprinsipp 6KONTINUERLIG FORBEDRINGTAVLEMØTER

43. Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring Få fram detaljert nåsituasjon Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S. Vurder tjenestestandard Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne LEANPRINSIPPENE 1-6 • Planlegg… • Kartlegging…. • Forbedre… • Implementere…. • Styre- produksjonsstyring… • Kontinuerlig forbedring

44. Kontinuerlig forbedring Klare til å ta i bruk lean om arbeidsmetode …?*

45. Fra problem til idè til… Forbedringshjulet = leanmetoden • Planlegg • Kartlegg nåsituasjonen • Framtidig arbeidsprosess • Implementering • Produksjonsstyring • Kontinuerlig forbedring

46. P D C A • Definer problemet • Årsak- effektanalyse • Samle fakta / Hvor er vi.. • Informer i tavlemøte Planlegg

47. P D C A • Er tiltaket omfattende? • Test innenfor et avgrenset område • Informer i tavlemøte Do

48. P D C A • Analyser • Har vi oppnådd ønsket resultat • Hvis nei; korriger og test ut på nytt • Hvis ja; iverksett • Informer i tavlemøte Check

49. P D C A • Nye arbeidsrutiner / standarder • Informer i tavlemøte • Innfør i hele området • Sikre at praksis følger ny standard Act

50. Hva er tavlemøter • Synlig driftsledelse • Sjekkpunkt.. går alt som det skal.. • se resultater opp mot måla • Forbedringsforslag behandles der og da…*