Stap 3: Uitwerking van het declaratie- / facturatieproces op hoofdlijnen

1. Stap 3:Uitwerking van het declaratie- / facturatieproces op hoofdlijnen VNG Project - Declaratie Jeugd www.vng.nl/declaratie-jeugd

2. Declaratie- / facturatieprocesProcesmodel op hoofdlijnen 8 1 2 3 4 5 6 7 8

3. Declaratieproces op hoofdlijnen 1. Opstellen factuur / declaratie door aanbieder • Informatieproducten • Voor de factuur/declaratie buiten AWBZ/ZVW is geen landelijk format. Hierover maken gemeenten en aanbieders nadere afspraken. • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • In principe kennen alle huidige AWBZ/ZVW aanbieders de vecozo structuur. • Alle overige partijen zullen op een andere wijze met gemeente willen communiceren. Als u gebruik maakt van een factuur/declaratie op cliëntniveau dan dient u te zorgen voor een beveiligde verbinding. • Lokale en regionale afstemming • Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. • Meer informatie op: • AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html

4. Declaratieproces op hoofdlijnen 2. Verbinding Vecozo en GGK • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • De Vecozo berichten worden ontsloten via het GGK. In principe sluiten gemeenten niet rechtstreeks aan op de systemen van Vecozo maar doen zij dat via het GGK. • Lokale en regionale afstemming • Het is mogelijk om het GGK ook te benaderen vanuit een regionale voorziening. • Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? • Door vertraging in de ontwikkeling van het GGK zijn de Vecozo berichten voor Jeugd niet via het GGK op te vragen op 1/1/2015 maar pas in de tweede release op 1/1/2014. Gemeenten dienen voor die periode een andere oplossing te vinden voor het versturen en ontvangen van informatie via Vecozo (aanleveren op andere wijze, zelf aansluiten bij Vecozo of uitstellen van berichtenverkeer tot release GGK) • Meer informatie op: • Factsheet gemeentelijk gegevensknooppunt

5. Declaratieproces op hoofdlijnen 3. Registratie van binnenkomende facturen / declaraties • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • De facturen en declaraties zullen moeten worden ingelezen in een betalingssysteem. • De complexiteit hiervan is afhankelijk van de mate waarin een gemeente automatische controles wil kunnen uitvoeren op de ingestuurde facturen/ declaraties. Gemeenten kiezen voor betalingssysteem of cliëntsysteem afhankelijk van ambitie. • Lokale en regionale afstemming • Als gekozen wordt voor regionale verzameling van de facturen en lokale betaling dan zal het regionale ICT systeem de facturen/declaraties moeten kunnen doorzetten naar de lokale administratie. • Meer informatie op: • GEMMA softwarecatalogus

6. Declaratieproces op hoofdlijnen 4. Match met contract • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • Overzicht met contractuele afspraken tussen gemeenten en aanbieders dat digitaal automatisch te benaderen is. • Lokale en regionale afstemming • Als gekozen wordt voor lokale uitvoering van deze controle dan is afstemming nodig met regionale inkoopteam. Eventuele tussentijdse aanpassingen moeten eenvoudig verwerkt kunnen worden. • Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? • Deze stap kan eventueel ook plaatsvinden bij de toegang als de beschikking scherp genoeg geformuleerd is dat deze bij controle ook de contractuele afspraken dekt. Mits tenminste de contracten niet tussentijds wijzigen met terugwerkende kracht.

7. Declaratieproces op hoofdlijnen5. Controle op beschikking / opdracht (1/2) • Informatieproducten • Er worden regionaal en lokaal afspraken gemaakt over de inhoud en vormgeving van een zorgopdracht. Naarmate in een regio meer wordt samengewerkt in de administratie en risicodeling is het wenselijk om de inhoud en werkwijze binnen een regio te standaardiseren. • Met de aanbieder moeten afspraken gemaakt worden in hoeverre het mogelijk is om te werken met een uniek verplichtingennummer op de opdracht én factuur. In het toewijzingsbericht Jeugd (JW301) is het mogelijk om een beschikkingnummer op te nemen. • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • Als gekozen wordt voor regionale betaling en lokale toegang dan zal vanuit het lokale domein informatie doorgezet moeten worden aan de regionale administratie. • Omdat dit cliëntinformatie betreft dienen nadere privacy waarborgen gehanteerd te worden.

8. Declaratieproces op hoofdlijnen5. Controle op beschikking / opdracht (2/2) • okaleen regionale afstemming • Gemeenten kunnen kiezen voor één regionale postbus voor het berichtenverkeer met aanbieders of inrichting van de administratie op lokaal niveau. Voor een aanbieder die via Vecozo verantwoording inlevert maakt dat in principe niet uit. • Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? • In overleg met de accountant van de gemeente is het wellicht mogelijk om controle van de opdracht steekproefsgewijs in te richten in combinatie met accoutantscontrole van de aanbieder zelf. • Meer informatie op: • XXX FAQ BESCHIKKINGEN

9. Declaratieproces op hoofdlijnen 6. Match met woonplaatsbeginsel • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • Koppeling met GBA • Toegang tot het gezagsregister is vooralsnog niet digitaal mogelijk. Er wordt nu bezien welke oplossing hiervoor op korte termijn in te regelen is. • Zorgaanbieders hebben vaak geen toegang tot het GBA. Vaak beschikken zij wel over de gegevens van de gezagsdrager van de jeugdige. Maar dat is geen geverifieerde informatie. • De gemeente is wettelijk verantwoordelijk voor doorgeleiding van de rekening naar de juiste gemeente als het woonplaatsbeginsel uitwijst dat de rekening niet door hem betaald hoeft te worden. De gemeente zal hiervoor een voorziening moeten treffen. • Lokale en regionale afstemming • In hoeverre vindt deze controle lokaal of regionaal plaats? • GBA wijzigingen worden lokaal beheerd; als gekozen wordt voor regionale inrichting dan is een koppeling noodzakelijk. Let op bevoegdheden regionaal bureau. • Welke andere inrichtingskeuzes zijn er nog te maken? • In hoeverre richt de gemeente deze controle met name in bij de toegang? • Meer informatie op: • XXX FAQ WOONPLAATSBEGINSEL

10. Declaratieproces op hoofdlijnen 7. Controle op omzetplafond • Informatieproduct • Actuele omzetplafonds per aanbieder • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • Om de uitputting van de omzetplafonds te kunnen monitoren leveren aanbieders die bevoorschot worden in de regel periodiek management informatie aan over gerealiseerde productie en een prognose over de rest van het jaar. Hier maken gemeenten apart afspraken over. • Voor aanbieders die factureren is het van belang om omzetplafonds te monitoren als daarover afspraken zijn gemaakt in de inkoopcontracten. • Hiervoor is een consolidatie noodzakelijk van de betaalde facturen. Als betaling op lokaal niveau plaatsvindt dient er een afstemmingsmechanisme ingericht te worden die voorkomt dat aanbieders meer betaald krijgen dan hun omzetplafond toe laat. • Lokale en regionale afstemming • Afhankelijk van de inrichting is informatie-uitwisseling noodzakelijk tussen regionaal en lokaal niveau. • Meer informatie op: • XXX FAQ DBC INKOOPGIDS

11. Declaratieproces op hoofdlijnen 8. Retourstroom • Informatieproduct • Vecozo heeft standaard retourberichten Jeugd • Aansluiting informatie-uitwisseling en ICT infrastructuur • Vergelijkbaar met ontvangen vecozo berichten. • Lokale en regionale afstemming • Als er sprake is van regionaal contactpunt en lokale betaling, via welk kanaal loopt dan de retourstroom terug? • Meer informatie op: • AWBZ/ ZVW format: www.istandaarden.nl/istandaarden/Jeugdwet.html