HUKUK SEKTÖRÜNDE DOKÜMAN YÖNETİMİ

1. HUKUK SEKTÖRÜNDE DOKÜMAN YÖNETİMİ

2. DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDEN BİR GEREKSİNİM HALİNE GELDİ ? ● Çağımızda bilgi (e-postalar, fakslar, taranmış dokümanlar, elektronik dokümanlar gibi) yüksek oranda dijital. Bu şekilde işler hızlandı, ancak bilgi miktarının artışı da aynı derecede hızlandı ve  bilgiyi müşteri/dava-proje bazında organize tutmak zorlaştı  doğru ve geçerli bilgiye ulaşmak zaman alıyor • ● E-postalar ağırlıklı iletişim ve bilgi değiş-tokuş ortamı, ancak •  kişilerin posta kutularında paylaşılamaz halde kalıyor • ● Dokümanın elektronik ortamda çeşitli kopyaları oluşuyor ve •  versiyon karmaşası yaşanıyor • ● Müşteri beklentileri artıyor ve •  teknolojik olanaklardan yararlanmadıkça bu beklentileri karşılamak zorlaşıyor

3. DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ İLE Doküman yönetim sistemi ile BİLGİ • Daha güvenli korunuyor • Daha hızlı paylaşılıyor • Daha kolay bulunuyor • Yeniden kullanılabilir halde oluyor • Doküman yönetim sistemi ile KURUM • Sahip olduğu içeriğin daha çok farkında oluyor • Bilgi seviyesi olarak değeri artıyor (intellectualproperty) • Doküman kaybetme riskini azaltıyor • Teknoloji kullanım oranını ve BT verimliliğini artırıyor • Fiziksel yer gereksinimini azaltıyor • Doküman yönetim sistemi ile ÇALIŞAN • Ana işine daha fazla odaklanıyor • Daha verimli çalışıyor • Doküman yönetim sistemi ile MÜŞTERİ • Daha hızlı hizmet alıyor • Dokümanına doğrudan erişebiliyor (self-service)

4. DOKÜMAN ODAKLI SÜREÇLERLE İLGİLİ İSTATİSTİK VE TESPİTLER • Kurumlarda üretilen ve kullanılan bilginin %85 i yapısal olmayan bilgi • Yapısal olmayan bilgilerin %75 i e-postalar • Bir dokümanın kurum içerisinde 9-11 kopyası oluşuyor • Kullanıcılar işlerini yaparken ihtiyaçları olan bilginin %20 sinin farkında oluyorlar • Bir dokümanı dosyalamanın maliyeti 20 $ • Yanlış dosyalanmış bir dokümanı aramanın maliyeti 120 $ • Bir dokümanı yeniden yaratmanın maliyeti 250 $ • Çalışanlar zamanlarının %40’ından fazlasını ihtiyaç duydukları bilgiyi aramakla geçiriyorlar • Yaratılan bilginin sadece %0,3 ü kağıt ortamda yaratılıyor

5. “HUKUKTA ZAMAN PARADIR” Bu istatistiklerden yola çıkarak kendi işleyişinizde oluşan kayıpları ve yaşanan verimsizlikleri tahmin edebilirsiniz. • Örneğin, gereken bilgiyi arayarak geçirilen zamanın %20 olduğunu varsayarak bir çalışanın • 1 aydaki kayıp zamanı 4 gün (yaklaşık 30 saat), • 1 yıldaki kayıp zamanı 48 gün (yaklaşık 360 saat) • olacaktır.

6. Bu kayıp ve verimsizliklerin çözümü Open Text eDOCS DM doküman yönetim sisteminde.

7. OPEN TEXT HAKKINDA • Open Text, eDOCS (Hummingbird) DM doküman yönetim sisteminin sağlayıcısı firmadır • Merkezi Kanada’dadır, Türkiye’de Mind2Biz Informatics tarafından temsil edilmektedir • AMLaw 200 %70 i, Fortune 100 %90’ı Open Text ürünlerini kullanmaktadır • Dünya’da ve Türkiye’de hukuk sektöründe en yaygın kullanılan çözümleri sunmaktadır

8. eDOCS DM DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNE Aşağıdaki uygulamaların içinden doğrudan erişebilirsiniz • Microsoft Office • Windows Explorer • Microsoft Outlook / Lotus Notes

10. eDOCS DM DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNE Aşağıdaki uygulamaların içinden doğrudan erişebilirsiniz • Microsoft Office • Windows Explorer • Microsoft Outlook / Lotus Notes • Internet Explorer

12. eDOCS DM DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNE Aşağıdaki uygulamaların içinden doğrudan erişebilirsiniz • Microsoft Office • Windows Explorer • Microsoft Outlook / Lotus Notes • Internet Explorer • Windows Desktop • Microsoft SharePointPortal

13. DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNDE • Elektronik ortamdaki tüm dokümanlarınızı yönetebilir • E-postalarınızı da birer doküman olarak değerlendirebilir • Tüm dokümanlarınızı müşteri/dava-proje bazında güvenlik ve versiyon mekanizmaları ile organize edebilir • Dokümanlarınıza çok zengin arama ve erişim seçenekleri ile kolayca ulaşabilirsiniz

14. Doküman yönetim sistemi ile ilgili daha detaylı bilgi için (0212) 232 47 20 numaralı telefondan veya www.mind2biz.com.tr adresinden bize ulaşabilirsiniz.