5 juni 2014

1. 5 juni 2014 Studiedag VVSG digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – Felixarchief Antwerpen Digitale handtekening – stad Antwerpen

2. Overzicht • uitgangspunten • chronologisch verloop: • startschot en analyse • 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking • praktijkvoorbeelden • openstaande vragen • succesfactoren

3. Uitgangspunten

4. Startschot vraag stadssecretaris: • digitaal werken  digitaal tekenen • wat kan/moet er juridisch? • waar mogelijk: afschaffen

5. Analyse • vaststellingen: • vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening • handtekening vaak niet nodig • juridisch kader: • geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal • digitaal tekenen kan met een: • gewone handtekening • geavanceerde handtekening • gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele) • weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

6. Fase 1: opstart + principes • samenwerking nodig • beslissingsmodel • houvast nodig • stadsbreed zelfde principes, uitgepuurd • beslissingsmodel: • afschaffen • enkel tekenen indien juridisch vereist • indien tekenen: digitaal

7. Beslissingsmodel

8. Fase 1: opstart + principes • technische oplossing • Stadsbreed zelfde technologie • eID = principe: • gratis (kostenbewust) • generiek • ondertekenen van Word, email, PDF, …

9. Fase 2: uitrol • implementatie: • infosessies, specifieke doelgroepen • evt pilootprojecten • nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf • intranet: • beslissingsmodel met voorbeelden • realisaties • praktische en technische FAQs • pc’s tekenklaarmaken

13. Fase 2: uitrol • technisch: • keuze tekenplatform • SLA • toepassing principes • diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel • rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken • eerst intern, dan pas extern • uittekenen digitale tekenflow

14. Fase 3: reguliere werking • overdracht naar reguliere werking • technische implementatie tekenflow

15. Praktijkvoorbeelden • hoe begin ik eraan? • opstart • uitwerking • toepassing • voorbeelddocumenten • geen handtekening • gewone digitale handtekening • gekwalificeerde digitale handtekening

16. Hoe begin ik eraan? • opstart: • directie betrekken/overtuigen • doel bepalen + planning opmaken • uitwerking: • brieven oplijsten • prioriteit bepalen • gesprekken met afdelingen • afwegen en overleggen • toepassing: • realisaties oplijsten • communicatie en overdragen naar reguliere werking

17. Hoe begin ik eraan? • uitwerking = Excel document • prioriteiten aangeven met kleuren • indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische grond, wie bewaart enz.) • toepassing = realisaties • fysieke/digitale handtekening  geen handtekening • fysieke handtekening  digitale handtekening

18. Geen handtekening interne documenten aankondigingsbrieven facturen kennisgevingen/begeleidende brieven informatieve brieven

19. Gewone dig. handtekening afrekeningsstaat dienstreis bestelbon na gunning aanvraag loopbaanonderbreking oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen

20. Gekwalificeerde dig. handtekening collegiale brief contract gunningsbrief waarderingsverslag

21. Voorbeeld: eID (MS Word)

22. Voorbeeld: eID (MS Outlook)

23. Openstaande vragen • bulktekenen • tekenen op tablet • aangetekend verzenden • weerstand bij externe instanties

24. Succesfactoren • draagvlak bij management • aanjagen door voorbeelden • functie van het document en van de handtekening staan centraal • bestaande werking permanent in vraag stellen • aankweken van reflex bij iedere medewerker

25. Meer info