¿ Cómo elegir un proveedor de servicios ?

1. ¿ Cómo elegir un proveedor de servicios ?

2. Consideraciones generales • Ante la tesitura de elección de un proveedor de servicios o de aplicaciones hay varias áreas que deben considerarse: • Aspectos técnicos • Aspectos operativos • Condiciones de contratación • Monitorización del servicio • Consideraciones sobre el entorno • Más alternativas... • Veamos estas áreas por separado y en detalle...

3. Aspectos técnicos • Verifique los requisitos técnicos que requiere la aplicación o el servicio que desea contratar. • Compatibilidad de su “hardware” • Compatibilidad de sus comunicaciones y adecuación al volumen de información que prevé intercambiar (siempre con visión a futuro). • Compatibilidad del “software” y de la plataforma (sistema operativo y aplicaciones con las que pretende integrar el EDI, verifique que soporta las últimas versiones). • Considere la evolución futura: • No comience su implantación con sistemas obsoletos o de bajas prestaciones. • No elija soluciones basadas en tecnologías obsoletas.

4. Aspectos operativos • Analice los requerimientos materiales y de personal que exigirá la implantación del EDI en su empresa. • Costes materiales (equipos e instalaciones) • Coste extra de personal, si no va a reciclar empleados. • Coste de formación de personal sobre la utilización de las aplicaciones EDI: • Estudie cuidadosamente las ofertas de formación que haga el proveedor del servicio o las aplicaciones. • Negocie la formación de personal desde el principio, no vaya a ser un extra no asumible “a posteriori”. • Analice los “plazos de tiempo” para la implantación operativa y realice planes cumplibles y precisos. • Considere cuidadosamente el “personal de suplencia”.

5. Condiciones de contratación • Estudie detenidamente las condiciones de contratación: • Detalles de las prestaciones del servicio o aplicación y de los criterios de facturación, hasta el nivel de detalle que precise, procure no obviar ningún aspecto en este apartado. • Servicios mínimos y garantías de cumplimiento. • Servicios de mantenimiento de aplicaciones y entorno. • Sistemas de monitorización del servicio. • Servicios especiales (back-up, seguridad, comunicaciones alternativas, etc.), compruebe que puedan resolver todas las posibles incidencias e irregularidades del servicio, sin causarle perjuicios. • Cláusulas de contratación impuestas por el proveedor. • Considere añadir sus propias cláusulas, si estima que el contrato estándar del proveedor no garantiza sus exigencias.

6. Monitorización del servicio • Utilice las “herramientas de monitorización del servicio” que haya contratado con su proveedor de servicio y efectúe mediciones periódicamente para comprobar la calidad del servicio. • Solicite a su proveedor de servicio de telecomunicaciones que le proporcione estadísticas detalladas sobre los volúmenes de información intercambiados en ambas direcciones y las posibles incidencias o caídas del servicio. • Compruebe la facturación de su proveedor de servicios y exija cualquier aclaración sobre la misma que pueda precisar. • Manténgase informado sobre otros productos y tarifas que puedan surgir en el mercado, la evolución en este terreno es muy rápida y las tarifas deberían descender progresivamente.

7. Consideraciones sobre el entorno • No debe olvidar que el entorno sectorial en el que actúa su empresa puede estar ofreciéndole ventajas adicionales a la hora de elegir el proveedor de servicio más adecuado. • Consulte a sus clientes, proveedores e incluso competidores, la solidaridad “profesional” suele ser mayor que la insolidaridad “comercial”, puede obtener referencias muy válidas. • Busque en las asociaciones de su sector Grupos o Foros de Usuarios de aplicaciones o soluciones EDI. • Consulte con los Centros de Difusión Tecnológica de su entorno.

8. Más alternativas... • Recurra a Revistas/Webs especializadas, busque en Internet (hay mucha información sobre EDI, XML, B2B y soluciones). • Pida catálogos de producto que incluyan especificaciones detalladas. • Concierte demostraciones de producto personalizadas. • Visite alguna instalación operativa del producto que está analizando. • Solicite presupuestos personalizados a los proveedores de servicio y de aplicaciones. • Y, en definitiva, utilice todas las opciones a su alcance para: asegurar la correcta elección del proveedor de servicio o de aplicaciones.