Značaj planiranja procesa dugoročnog očuvanja e-gradiva

1. Značaj planiranja procesa dugoročnog očuvanja e-gradiva doc. dr. sc. Hrvoje Stančić Odsjek za informacijske znanosti Filozofski fakultet u Zagrebu hrvoje.stancic@zg.t-com.hr

2. Sadržaj • Uvod • Očuvanje e-baštine • Zašto planirati? • Kako planirati? • Zaključak

3. 1. Uvod • dokumentacija • arhivsko gradivo • knjige i publikacije • muzejski artefakti • ... Baština 001010010101000101 (nastaje u e-obliku)

4. 1. Uvod … • 001010010101000101 – trebamo očuvati u izvornom, e-obliku • elektroničke informacijske objekte zahtjevno je (o)čuvati u okolini u kojoj su nastali • neprestane promjene • razvoj ICT • novi oblici gradiva (hologrami) i medija za pohranu (hologrami)

5. 2. Očuvanje e-baštine • Dodatni zahtjevi prilikom očuvanja e-gradiva, e-baštine: • autentičnost • pouzdanost • inegritet • upotrebljivost (ISO 15489-1 – Information and documentation – Records management)

6. 2. Očuvanje e-baštine … • E-original? Što je to? 00101001010100010

7. 2. Očuvanje e-baštine … • OAIS RM (ISO 14721) – jedan od zadataka: • “omogućiti diseminaciju informacija kao autentificiranih kopija originala, ili onih kopija kojima se može provjeriti original (engl. traceable to the original)” • podaci s nekom vrstom autentifikacijskog mehanizma • Dodatni zahtjev prilikom dugoročnog očuvanja e-gradiva / e-baštine!

8. 2. Očuvanje e-baštine … • Elektronički potpisano arhivsko gradivo • implementacija tehnologije • stvaratelji • imatelji • korisnici • funkcionalna zakonska regulativa

9. 3. Zašto planirati? • Zašto planirati dugoročno očuvanje elektroničkog gradiva/baštine? • razvoj ICT – promjene tehnologije, standarda, formata zapisa ... • uložen (veliki) novac i trud • ugled institucije i povjerenje korisnika • planiranje razvoja institucije • planiranje financijske održivosti • složenost procesa očuvanja i nepredvidivost potrebnih rješenja

10. općenito 13 7 12 11 6 10 primjenjivost 3 9 5 2 8 4 1 specifično očuvati tehnologiju očuvati objekte cilj 3. Zašto planirati … Thibodeau, Kenneth, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years, u: The State of Digital Preservation: An International Perspective, Council on Library and Information Resources (CLIR), Washington, D.C., SAD, srpanj 2002., str. 4-31, <http://www.clir.org/pubs/reports/ pub107/pub107.pdf> 1. Očuvanje originalne tehnologije Metode migracije 8. Migracija verzije zapisa 9. Standardizacija formata 10. Prijevod po principu kamena iz Rosette 11. Konverzija prema tipu objekta 12. Format za razmjenu objekata (XML oznake) Metode za prikaz očuvanih zapisa u novoj okolini 2. Programabilni čipovi 3. Emulacija 4. Program za prikaz 5. Ponovna izrada softvera Metoda generičkog opisa svojstava 13. Postojani arhivi Metode apstrakcije osobina i funkcija očuvanih zapisa 6. Virtualni stroj 7. Univerzalno virtualno računalo + Metoda obnavljanja podataka / podatkovne arheologije (retroaktivno djelovanje)

11. 4. Kako planirati • Planiramo razvoj / još ne čuvamo e-gradivo • norme koji postavljaju zahtjeve koje bi e-repozitorij / e-arhiv / e-knjižnica trebali zadovoljavati • Čuvamo e-gradivo – što trebamo činiti? • planirati prema nekoj metodologiji očuvanja e-gradiva • provesti analizu prikladnosti korištenih normi

12. 4. Kako planirati … • TDR model – Trusted Digital Repositories, RLG, 2002.http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf • prihvatiti odgovornost za dugoročno očuvanje • imati prikladan informacijski sustav (repozitorij) • pokazati financijsku odgovornost i održivost • oblikovati sustav prema važećim normama • uspostaviti metodologiju za procjenu sustava • biti odgovorna institucija od povjerenja • imati izrađene politike i propisane prakse te provoditi ih na mjerljiv i provjerljiv način • zadovoljavati propisane odgovornosti

13. 4. Kako planirati … • An Audit Checklist for the Certification of TDR, RLG i NARA, 2005.http://worldcat.org/arcviewer/1/OCC/2007/08/08/0000070511/viewer/file2416.pdf • kriteriji za (samo)procjenu institucije • na razinama: • organizacije • funkcija, procesa i procedura u repozitoriju • ciljne korisničke skupine i iskoristivosti repozitorija • tehnologije i tehničke infrastrukture

14. An Audit Checklist …

15. 4. Kako planirati … • Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories, NESTOR (Network of Expertise in long-term STORage) Working Group on Trusted Repositories Certification, 2006.http://www.langzeitarchivierung.de/index.php?newlang=eng • usmjeren prema AKM institucijama • u obliku priručnika za izradu, planiranje i uvođenje u rad repozitorija od povjerenja namijenjenog dugotrajnom (o)čuvanju e-gradiva • tablice / lista za provjeru

16. 4. Kako planirati … • TRAC metodologija – Trustworthy RepositoriesAudit & Certification:Criteria and Checklist, OCLC i CRL, 2007.http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf • uvažava TDR model i nadovezuje se na njega • kriteriji za (samo)procjenu institucije • na razinama: • organizacijske infrastrukture • upravljanja elektroničkim objektima • tehnologije, tehničke infrastrukture i sigurnosti

17. TRAC

18. 4. Kako planirati … • DRAMBORA – Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment, Digital Curation Centre (DCC) i Digital Preservation Europe (DPE), 2007.http://www.repositoryaudit.eu/ • interaktivni DRAMBORA alat (toolkit) (besplatna registracija) + tablice za prijenos na računalo • rizik • vjerojatnost pojavljivanja (0-6) • učinak rizika (ako do njega dođe) (0-6) • veza / odnos rizika (eksplozivan, zarazan, komplementaran, domino, pojedinačni)

19. 4. Kako planirati …

20. 4. Kako planirati …

21. 4. Kako planirati … • DAF (Data Audit Framework) metodolo-gija, Humanities Advanced Technology and information Institute(HATII), University of Glasgow, rujan 2008.http://www.data-audit.eu/index.html, http://www.data-audit.eu/DAF_Methodology.pdf • pomoć institucijama u otkrivanju: • koje vrste podataka čuvaju • gdje su podaci smješteni • tko je/nije odgovoran za podatke • mogućnost upravljanja tim informacijama i njihove razmjene s drugim institucijama

22. 4. Kako planirati … DAF • Četiri dijela • Planiranje (samo)procjene • Identificiranje i klasificiranje podataka koje institucija posjeduje • Procjena upravljanja podacima • Rezultati i preporuke

23. 4. Kako planirati … DAF • Plan aktivnosti

24. 4. Kako planirati … DAF • Na kraju dokumenta • primjeri – popunjeni predlošci • razni obrasci • dokumenti s detaljnim uputama i primjerima(npr. kako izračunati ukupni uloženi trud institucije za (samo)procjenu – u satima) • lessons learned izvještaji nakon što su institucije primijenile DAF metodologiju

25. 4. Kako planirati … • PLATO – PLANETS Preservation Planning Tool, 2008. • on-line alat zaplaniranje procesaočuvanja odabiromnajbolje metodeočuvanja (migracija,emulacija ...) • besplatno, potrebnaregistracija

27. 4. Kako planirati … • PLATO • primjer izvještaja analize najbolje metode očuvanja članaka u PDF formatu • pretpostavka:

28. 5. Zaključak • Očuvanje e-gradiva • kompleksna problematika • planirani i vođeni postupak • uključenost cjelokupne institucije • institucijska potpora • u obliku izrađenih politika i propisanih praksi (norme) • financijski sigurno okruženje • pridržavanje normi u području ICT-a i sigurnosti • niz dokumenata koji mogu pomoći • usporedba s drugim institucijama

29. Značaj planiranja procesa dugoročnog očuvanja e-gradiva doc. dr. sc. Hrvoje Stančić Odsjek za informacijske znanosti Filozofski fakultet u Zagrebu hrvoje.stancic@zg.t-com.hr HVALA NA PAŽNJI!

30. The Future of Information Sciences: INFuture2009 Digital Resources and Knowledge Sharing 4.-6. studenoga 2009., Zagreb Jezik skupa: engleski