Délégation Côte d’Azur

1. Délégation Côte d’Azur Journée gestionnaires Avril 2007 Recommandations dans le traitement des opérations de gestion en liaison avec la BFC

2. Ressources Propres La gestionnaire du laboratoire doit avoir en sa possession les copies des contrats à justifier afin : • De suivre l’échéancier de notification de crédits • d’envoyer à la délégation la justification à la date prévue dans le contrat (de recherche – CEE) Cette copie est envoyée par mail à l’administrateur du laboratoire par le SPV

3. Marchés http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/docs/memos_guides/commande_4etapes.pdf

4. Contrat de maintenance • Les contrats enregistrés dans BFC commencent par 2XXXXXX • Rejets : valeur cible ou date de fin de contrat dépassée contacter Lysiane • Saisie : afin de suivre vos contrats Saisir une ligne de commande par échéance

5. Attention : une fois que vous avez un n° de BFC dans donnée / fournisseur, il ne faut plus modifier le n° d’identifiant, la modification n’est pas transmise, il faut créer un nouveau fournisseur avec le bon n° SIRET Le n° SIRET est obligatoire 14 CHIFFRES

6. Création d’un fournisseur Avant d’établir une commande : • Pour un nouveau fournisseur, il faut d’abord envoyer les informations à votre gestionnaire DR : nom/adresse/SIRET/RIB 2 jours après vous pourrez saisir la commande, conseil : attendre le retour du n° BFC pour saisir le service fait et la facture • Pour un fournisseur existant : vérifier que le n° SIRET est correct dès la commande

7. Code famille Code dont la correspondance comptable commence par 6  fonctionnement Code dont la correspondance comptable commence par 2  équipement Code dont la correspondance comptable commence par 2 ou 6  équipement ou fonctionnement

8. Quelques codes familles usuels •  Les transporteurs sans dédouanement type chronopost / UPS / TNT : B121 •  Les frais de réception : SERVICES RESTAURANTS EXTERIEURS OU TRAITEURS : B522

9. A réception de la facture • Si commande non prévisionnelle : vérifier que le service fait est saisi • Saisie : modifier les montants des lignes engagés au niveau de la commande pour qu’ils correspondent aux montants des lignes factures

10. En vrac • TVA : le n° de TVA intracom du fournisseur ainsi que celui du CNRS doit apparaître sur les factures intracom • Le papillon de TVA n’est plus à envoyer à la DR • Vérifier que le n° SIRET (14 chiffres) de la commande est le même que celui de la facture • Ecart de 30% par ligne (modifier le montant sur les lignes de commandes avant de saisir la facture, ajouter les lignes de port … sur la commande / engagement comptable) • Equipement : joindre le bon de commande (et devis si la commande n’est pas détaillée) • Commande non prévisionnelle : ne pas oublier de saisir le service fait, indiquer fin de livraison sur la dernière livraison

11. Saisie d’un avoir 1/ L’avoir concerne la facture que vous saisissez : Appelez dans la facture le n° de ligne commande concerné par l’avoir et saisissez le montant de l’avoir précédé d’un moins 2/ L’avoir concerne une facture déjà réglée : Cet avoir doit être transmis à votre gestionnaire DR sans être saisi dans xlab avec la copie de la facture payée par le CNRS + n°CDP ou OTP + n° de commande

12. Les statuts • De la commande • Du service fait • De la facture • Ce que l’on peut modifier ?

13. Statuts de la commande • Enregistrée : la commande est créée et doit être imprimée, l’engagement est enregistré. • Complète : la commande est créée et éditée. Elle peut être expédiée au fournisseur et l’engagement envoyé à la délégation • Transmise : l’engagement a été extrait afin d'être transmis à la délégation. • A retransmettre : l’engagement a été modifié depuis son dernier transfert, ou il a été marqué.

14. Statuts de la facture • Enregistrée: la facture est enregistrée dans Xlab. • Transmise : la facture a été extraiteafin d'être transmise à la délégation. • Retournée : la facture est revenue de la délégation avec des informations complémentaires, date de prise en charge, numéro de prise en charge ou date de règlement • A retransmettre : la facture a été modifiée au labo après avoir été transmise à la délégation, ou elle a été marquée. • Hors labo : la facture a été créée à la délégation.

15. Statut du service fait • E : Enregistré • T : transmis • A : à retransmettre

16. Les rejets • Toutes les commandes peuvent faire l'objet d'un rejet si le mouvement comporte une anomalie ou un champ mal renseigné. • Les factures et les missions ne peuvent pas être rejetées par le DR, - Les factures sont supprimées (arrivent à 0 dans le labo) - Les missions doivent être modifiées ou supprimées dans xlab • Le rejet vers Xlab peut être automatique ou à l'initiative du gestionnaire de la délégation, selon le problème rencontré.

17. Traitement des rejets • Il ne faut intégrer un rejet que lorsque l’on connaît le traitement à apporter derrière • Ne pas détruire un rejet, l’information ne repart pas en BFC, il vaut mieux intégrer le rejet et détruire la commande, facture ou mission

18. Remboursement frais d’inscription au colloque • RAPPEL : privilégier le paiement direct par le CNRS NOUVELLE PROCEDURE : pour les paiements en ligne à l’étranger Afin de rembourser l’agent dès son inscription au colloque et pour éviter les doubles paiements : • Le remboursement se fait uniquement par la procédure de remboursement au comptant • Ne plus indiquer le montant des frais d’inscription sur les états de frais • Conserver un double avec la mission et n’oubliez pas dans l’état de frais de retenir les repas ou nuits incluses dans les FI

19. Avances sur mission • Si le séjour comporte des retenues : - Indiquer le montant total des indemnités journalière à payer dans la zone forfait (BFC calcul 75% des indemnités journalières sans tenir compte des retenues) ou - 75% du forfait Attention : aucune avance n’est accordée pour les détenteur de carte affaire et pour les agents prenant leur billet sans passer par le marché FRAM • Cocher la case avance ATTENTION cela prépare automatiquement le paiement (compta)sans passer par la/le gestionnaire DR • Envoyer à votre gestionnaire DR un mail avec n° commande/code division/montant de l’avance demandée • Avance payée au plus tôt 15 jours avant le départ de l’agent • la saisie de l’avance doit être faite dans xlab 30 jours avant le départ

20. Convocation Administration Centrale (CAC) • Vérifier que les frais sont à payer par la DR20 (indication en bas de la convocation) • Pour les réservations FRAM : envoyer la copie de la convocation avant de demander à Lysiane de valider le voyage • Sur le BT : ne rien indiquer dans les zones code labintel et n° de commande • Favoriser le voyage en ligne pour les trajets simples • Pour les nouveaux agents : pensez à demander en plus des informations habituelles la date de naissance

21. Convocations Formation Permanente • Vérifier que les frais sont pris en charge par la formation permanente (indiqué sur la convocation ) • Pour les réservations FRAM : envoyer la copie de la convocation avant de demander à Jocelyne Gosselin de valider le voyage • Sur le BT : ne rien indiquer dans les zones « code labintel » et « n° de commande » • Favoriser la réservation en ligne pour les trajets simples en choisissant le valideur « VALIDFPDRVINGT » • Pour les nouveaux agents, joindre la « fiche de renseignements » accessible sur le site de la formation • Une convocation Formation permanente n’est pas une CAC

22. Ne pas établir de mission sans frais si la mission de l’agent est payée par une autre DR • Chercheur étranger : envoyer à votre gestionnaire décision + état de frais + demande de prise en charge + passeport + billet

23. Création d’un agent A l’arrivée dans BFC un contrôle est fait entre : • n°sécurité sociale • date de naissance • qualité de l’agent • Type de missionnaire • Pour les nouveaux agents étrangers N° INSEE : Ne rien indiquer

24. En vrac mission • Ne pas remplir de code postal pour les agents étranger • Utiliser le nouvel état de frais

25. Statut de la mission • Enregistrée : la mission est enregistrée dans Xlab, mais n'a pas encore été imputée sur les crédits du laboratoire. • Imputée : une commande liée à la mission a été créée, mais le total de la commande est différent du montant de la mission • Complète : la commande liée à la mission a été créée et son total est égal au montant de la mission. La demande de mission est prête à être transmise à la délégation et l'ordre de mission peut être imprimé. • Transmise : la mission et la commande associée ont été extraites afin d'être transmises à la délégation. • A retransmettre : la mission et sa commande associée doivent être retransmises à la délégation