” Budowanie projektu dla organizacji pozarządowych

1. ”Budowanie projektu dla organizacji pozarządowych Paweł Antoniewicz Ząbkowice Śląskie, 5-6 grudnia 2011

2. Zadanie realizowane przez LGD „QWsi” w ramach działania 4.31 Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i aktywizacja PROW 2007-2013 dofinansowany z krajowych środków publicznych i środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach PROW 2007-2013

3. Pytanie! Czym jest projekt?

4. Podstawowe pojęcia i definicje SEKWENCJA NIEPOWTARZALNYCH ZŁOŻONYCH I ZWIĄZANYCH ZE SOBĄ DZIAŁAŃ MAJĄCYCH WSPÓLNY CEL PRZEZNACZONYCH DO WYKONANIA W WYZNACZONYM TERMINIE BEZ PRRZEKRACZANIA USTALONEGO BUDŻETU ZGODNIE Z ZAŁOŻONYMI WYMAGANIAMI Źródło: R. Wysocki, R. Mcgary Efektywne zarządzanie projektami Helion 2005

5. Podstawowe pojęcia i definicje • Wniosek – dokument przedkładany przez projektodawcę/wnioskodawcę do sponsora/grantodawcy celem uzyskania środków finansowych na realizację. • Wniosek - zawiera informacje, które posłużą z jednej strony jako kryterium przy wyborze projektu do finansowania, z drugiej stanowią podstawę umowy zawieranej pomiędzy sponsorem a projektodawcą.

6. Przykłady projektów: • zajęcia dla dzieci w świetlicy wiejskiej, • modernizacja Biblioteki, • przegląd filmowy, • koncert, • cykl szkoleń, • warsztaty komputerowe dla seniorów, • badanie stowarzyszeń – analiza potrzeb szkoleniowych, • budowa budynku świetlicy wiejskiej, budowa skweru, placu zabaw, • festyn dla mieszkańców, • impreza sportowa,

8. Dlaczego warto planować: • Robienie błędów na papierze a nie w realnych działaniach (mniej bolesne) • Zmusza do myślenia o przyszłości (sytuacje rzadziej nas zaskakują) • Pomaga ustalić następny krok (wiemy co nas czeka) • Lepiej kontrolujemy własne działania (są bardziej spójne i konsekwentne) • Chroni nas przed katastrofą (reagujemy na pierwsze symptomy trudności) • Ułatwia współpracę (wszyscy wiedzą czego się powinni trzymać) • Pozwala efektywnie gospodarować energią ludzi i innymi zasobami

9. Analiza problemów

10. ANALIZA PROBLEMÓW/POTRZEB • Analiza problemów polega na identyfikacji negatywnych aspektów bieżącej sytuacji oraz ustaleniu związków przyczynowo - skutkowych pomiędzy istniejącymi problemami. 2. Wszystkie projekty zaczynają się od problemu/potrzeby Nie ma problemu/potrzeby - nie ma projektu. 3. Analiza problemów jest pierwszym etapem tworzenia projektu, w wyniku którego otrzymujemy analizę istniejącej sytuacji problemowej.

12. POTENCJALNE BŁĘDY W ANALIZIE PROBLEMÓW 1. Nieumiejętne wyznaczenie głównego problemu. 2. Opisywanie braków (określenie „niedostępnych rozwiązań”). 3. Brak związków przyczynowo-skutkowych. 4. Problem nie dotyczy mieszkańców lub regionu. 5. Brak wskaźników do zmierzenia problemu. 6. Opisywanie problemów nierealnych lub nieistniejących. 7. Brak związku pomiędzy problemem a konkretnym programem/sponsorem. 8. Problemy są sztucznie wygenerowane.

13. Precyzyjne wskazanie problemu stanowi jeden z krytycznych czynników powodzenia projektu. Jest punktem wyjścia do formułowania celu, który ma być pozytywnym obrazem problemu, działań i rezultatów. Dlatego należy zwrócić uwagę, by problem społeczny był opisany szczegółowo, z użyciem konkretnych danych i podaniem źródeł ich pochodzenia.

14. Określenie celów

15. OKREŚLENIE CELÓW Na tym etapie należy zdefiniować cele projektu – czyli pokazać konkretną pozytywną zmianę obecnej negatywnej sytuacji. Na tym etapie powinniśmy wyznaczyć cel główny (ogólny) oraz cele szczegółowe naszego projektu.

16. Cel = • stan, który chcemy osiągnąć • proces, który chcemy uruchomić • Cel to rozwiązanie problemu !!!

18. CEL powinien być: S pecific (konkretny) M easurable (mierzalny) A cceptable (akceptowalny) R ealistic (realistyczny) T imed (terminowy)

19. Dobrze zdefiniowany cel • Jest konkretny – określa tak dokładnie jak to tylko możliwe co zamierzamy osiągnąć; • Ustala efekt końcowy a nie działania; • Odpowiada oczekiwaniom grup lub organizacji; • Jest wymierny – musimy wiedzieć kiedy zostanie osiągnięty oraz ocenić postęp na drodze do celu; • Ma docelowy termin; • Jest wykonalny w czasie jakim dysponujesz; • Mieści się w obszarze naszego oddziaływania;

20. Cel ogólny projektu powinien wynikać bezpośrednio ze zdiagnozowanych problemów, jakie projektodawca chce rozwiązać dzięki realizacji przedsięwzięcia. Musi on być ściśle powiązany z diagnozą – uzasadnieniem, przedstawionym we wniosku i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zostały opisane.

21. Cele szczegółowe powinny w bezpośredni sposób wpływać na realizację projektu poprzez wyjaśnienie jak zostanie zrealizowany cel ogólny. • Opis celów szczegółowych jest rozbiciem celu ogólnego na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu ogólnego. Cele cząstkowe powinny opisywać stan docelowy a nie działania jako takie.

22. Rezultaty

23. produkty - produkty materialne i usługi, które otrzymujemy/wytwarzamy w trakcie realizacji projektu. • rezultaty – pokazuje rzeczywiste osiągnięcia efekty/zmiany jakie nastąpiły w wyniku zrealizowanego projektu. • oddziaływania – konsekwencje danego projektu wykraczające poza bezpośrednie i natychmiastowe efekty projektu. • Jak definiujemy efekty (rezultaty) „twarde” i rezultaty „miękkie”?

24. Główną funkcją rezultatów jest zmierzenie na ile cel ogólny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane (kiedy będziemy mogli powiedzieć, że problem został rozwiązany a projekt zakończył się sukcesem?).

25. Planowanie działań/zadań

26. Na tym etapie planowania należy określić zakres realizowanego projektu. Na tym etapie powinniśmy również wyznaczyć zadania, podzadania i działania stanowiące konkretne kroki przybliżające nas do osiągnięcia celów projektu

27. ZadaniaDziałania, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych celów i rezultatów projektu.

28. Przykłady działań w projekcie: • zatrudnienie trenera do realizacji warsztatów, • wynajęcie sali na warsztaty, • wynajęcie sceny na festyn dla mieszkańców, • osoba prowadząca festyn dla mieszkańców, • poczęstunek dla uczestników festynu, • druk pocztówek, • zakup zdjęć na pocztówki, • koordynacja projektu, • prowadzenie księgowości, • …..

29. Opisywane działania powinny być, zgodne z chronologią zadań wskazaną w Budżecie i w Harmonogramie realizacji projektu. Opis działań pozwala sponsorowi ocenić jest sposób osiągania celu. Projektodawca przedstawia, jakie działania podejmie, aby osiągnąć rezultaty i zrealizować nakreślony wcześniej cel projektu oraz cele szczegółowe. Powinien pamiętać o logicznym powiązaniu zidentyfikowanego problemu i wynikającego z niego celu z działaniami jakie do niego doprowadzą.

30. Zasoby

31. Opis wszystkich zasobów, które mogą być zaangażowane w projekt: • zasoby ludzkie - typ pracy do wykonania, stanowisko / funkcja, wymiar czasu pracy, doświadczenie, umiejętności, • praca własna – ile osób? Jak ją wycenić? W ramach, których zadań? • zasoby lokalowe i sprzętowe – miejsca do realizacji działań, niezbędny sprzęt – czy posiadamy? Czy możemy wynająć nieodpłatnie? Ile to będzie kosztować? • grunt, działka, etc. – kto jest właścicielem ziemi, na której chcemy realizować projekt? Jakie musimy wykonać uzgodnienia? • inne zasoby – jakie????

32. Harmonogram działań

33. Na tym etapie układamy w logiczny ciąg następstw wszystkie zadania opisane w naszym projekcie. Harmonogram możemy przedstawić w formie opisowej oraz graficznej.

34. HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - ZASADY TWORZENIA Sporządzenie listy głównych działań. Podział działań. Wszystkie spisane działania powinno się podzielić na poddziałania, a te z kolei na zadania. Ustalenie kolejności działań. Wcześniejszy podział działań na mniejsze jednostki wymaga ich ułożenia w odpowiedniej kolejności. Ważne jest przy tym określenie ich wzajemnej zależności. Przeprowadzenie jednych działań wymaga bowiem ukończenia innych. Ustalenie początku, czasu trwania i końca działań.

35. HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - ZASADY TWORZENIA Wskazanie głównych działań. Po określeniu czasu trwania mniejszych działań, można określić ramy czasowe całego projektu. Określenie kamieni milowych. Na tym etapie wskazuje się działania, które mają zasadnicze znaczenie dla całego projektu i których zrealizowanie przyczynia się do osiągnięcia konkretnych efektów projektu. Definiowanie doświadczenia. Ten etap stanowi okazję do sprawdzenia, na ile nasze doświadczenie i posiadane zasoby umożliwiają nam realizację projektu. Podział obowiązków. W ostatnim kroku konstruowania harmonogramu określamy odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu za przydzielone im obowiązki.

37. Wykres Gantt’a • Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania terminów • Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w czasie, • Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest najczęściej w wersji planowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistej nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu, • Za pomocą wykresu Gantt’a można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania.

38. Wykres Gantt’a

39. Budżet

40. W budżecie wyliczamy koszty jakie będą związane z realizacją poszczególnych zadań i działań. Budżet projektu powinien bezpośrednio wynikać z opisanych wcześniej działań, zadań i ich etapów.

46. Koszty pośrednie – to wszystkie koszty nie związane bezpośrednio z realizacją zadań merytorycznych, ale niezbędne dla zrealizowania projektu i osiągnięcia celu, • Koszty pośrednie wynikają z wytycznych sponsora,

47. Wkład własny – wykazywany jest w budżecie, • Może dotyczyć wkładu finansowego lub pozafinansowego (rzeczowego) np. udostępnienie sal, sprzętu, praca nieodpłatna wolontariuszy,

48. Finalnym etapem pracy nad budżetem jest: • zweryfikowanie poprawności obliczenia kosztów, • Zweryfikowanie kwalifikowalności kosztów, • Sprawdzenie kwoty całkowitej, • Zweryfikowaniem kompletności kosztów,

49. Zarządzanie projektem

50. DEKALOG KIEROWNIKA PROJEKTU 1. Nie masz celu? Nie masz projektu! 2. Mieć plan jest niczym. Planować jest wszystkim. 3. Każdy projekt uczy nas czegoś nowego. 4. Nie wymyślaj tego, co już wymyślono. 5. Każdy w zespole jest tak samo ważny, jak Ty. 6. Nie obwiniaj - poprawiaj. 7. Zarządzając projektem, zarządzaj jego atomami. 8. Stosuj zasadę KISS (Keep it Stupid & Simple) . 9. Stosuj zasadę „co z tego wynika?”. 10. Przyrzeknij, co zrobisz – zrób, co przyrzekłeś.