COORDENADORIA DE GESTÃO Coordenadora: IARA ICÓ Bolsistas: TALITA ARGOLO TATIANA ALBERTAZZI

1. COORDENADORIA DE GESTÃO Coordenadora: IARA ICÓ Bolsistas: TALITA ARGOLO TATIANA ALBERTAZZI SIMAIA BARRETO

2. De que forma o Marsol foi avaliado? • Integração com a equipe Marsol Há integração satisfatória intra coordenadorias. Contudo, não está sendo verificada integração suficiente entre as três coordenadorias de execução. Não há troca de informações sobre as atividades realizadas por cada bolsista. Uma integração satisfatória depende de um melhor funcionamento conjunto em campo. O projeto ainda não conseguiu um afinamento das atividades, principalmente, entre as Coordenadorias de Produção e RI. A Coordenadoria de Gestão, por não ter sido executada nenhuma atividade de campo, ainda não teve esse tipo de integração. Foi apontada que a comunicação é mais via email do que presencial, além disso, não há compatibilidade nos horários de atividades • Cumprimento das atividades As atividades estão sendo cumpridas, mas atrasos foram identificados por conta da burocracia da UFBa, da gestão da Fundação ADM e do acúmulo de demandas • Identificação com as atividades realizadas A identificação com as atividades realizadas é apontada como um aspecto extremamente positivo entre os integrantes

3. De que forma o Marsol foi avaliado? • Satisfação com as atividades do projeto A satisfação com as atividades do projeto é grande, contudo, alguns elementos precisam ser observados: tramites burocráticos que impedem uma melhor estruturação e organização das atividades; adaptação e alguns contratempos e; falta de integração entre as coordenadorias • Satisfação com as atividades de campo A participação das comunidades é um ponto positivo, mas outros elementos fazem com que a satisfação seja parcial, tais como: pouco (nenhum) contato com o campo, atraso na compra de material, tramites burocráticos, etc. • Integração com a comunidade Aqueles que possuem maior contato com o campo estão totalmente integrados, por outro lado, parte da equipe ainda carece de contato e integração.

4. O que a Coordenadoria de Gestão está fazendo para melhorar? Referência: Avaliação maio (30/05/08) • “Não executou nenhuma atividade em campo”. A primeira viagem da coordenadoria de gestão está marcada para esse sábado, dia 28. A partir disso, haverá uma melhor integração com o projeto no campo, o que aumentará com posteriores viagens. • “Pouca integração entre as bolsistas da coordenadoria e muito uso do email” Foi estabelecido um turno de trabalho presencial por semana (terça-feira) e também uma reunião semanal da coordenadoria (quinta-feira), o que irá melhorar a integração entre as bolsistas e a coordenadora. Será intensificado o uso da intranet do site do Marsol para organizar melhor suas atividades e reduzir o uso dos emails.

5. O que a Coordenadoria de Gestão está fazendo para melhorar? Referência: Avaliação maio (30/05/08) • "Pouca integração entre as coordenadorias“ • "Pouco conhecimento das atividades realizadas pela coordenadoria de gestão“ a) Estaremos colocando no site os resultados do nosso trabalho (como materiais de comunicação, avaliações, etc); b) Estaremos mais presentes em campo, conseqüentemente, com mais contato com os membros das Coordenadorias de RI e Produção; c) Teremos como ponto de pauta na reunião dos coordenadores a apresentação/aprovação dos produtos de comunicação (para que haja uma maior interação e acompanhamento por parte dos outros coordenadores, ao mesmo tempo, será um momento em que os outros membros poderão opinar sobre os produtos, o que vai evitar as modificações constantes).

6. Coordenadoria de Avaliação Bolsista referência: Simaia Barreto Objetivo: elaborar instrumentos e metodologias de avaliação do andamento do Projeto Marsol, realizar avaliações periódicas, abordando as seguintes dimensões: Equipe Marsol, agentes diretos (comunidade) e agente financiador (Petrobrás). Realizar sistematização das avaliações desempenhadas. Atividades realizadas: • Elaboração do calendário de atividades para as comunidades; • Sistematização das avaliações de 30/05; • Reelaboração da ferramenta de avaliação do trabalho realizado na comunidade; • Continuação do relatório trimestral para Petrobrás; • Organização da parte de avaliação no site do Marsol. • Organização da pasta da coordenadoria de avaliação no espaço físico do Ecomar; • Viagem de campo para avaliação das comunidades (28/06).

7. Coordenadoria de Comunicação Bolsista referência: Tatiana Albertazzi Objetivo: Manter e contribuir para a comunicação interna e externa do projeto, através da confecção e viabilização de materiais de divulgação, técnicas de comunicação, organização interna e controle de comunicação. Atividades realizadas: • Alteração de todos os materiais de comunicação: a) Adição de logomarca b) Alteração de textos c) Reorganização de elementos visuais d) Alteração de cores e) Redimensionamento • Criação do modelo das camisas e bonés • Finalização do banner • Elaboração do questionário da missão canadense • Esclarecimentos prestação de contas Marsol/CNPq Atividades em andamento: • Impressão das camisas, banner, faixa e folder.

13. Coordenadoria de Gerência Bolsista referência: Talita Argolo Objetivo: criar instrumentos de comunicação gerencial para a equipe e parceiros do projeto. Manter/aperfeiçoar constantemente a rotina do fluxo de comunicação. Atividades realizadas: • Pagamento adiantado da equipe e imóvel; • Concretização do envio dos formulários do seguro para Angélica; • Ajuste do espaço em disco através do help desk; • Pagamento da marina (ser refeito); • Somatório dos gastos através das autorizações de despesas arquivadas e baseado em um relatório da FADM(até abril/08); • Presença na reunião com Adriano da FADM;

14. Solicitação de conserto dos equipamentos; • Compra/recebimento de materiais; • Transposição dos documentos das pastas para as pastas A-Z (em andamento); • Criação de pastas para cada integrante da equipe (em andamento); • Elaboração das atas de 30/05/08 (equipe) e 10/06/08 (coordenadores); • Elaboração do termo de doação junto a Lícius; • Solicitações de verbas para viagens; • Reunião da coordenadoria (20/06); • Checagem do material recebido e solicitação dos que não foram comprados (em andamento); • Elaboração de planilha de gastos (em andamento).

15. PRODUTOS DA COORDENADORIA DE GESTÃO • Camisas e bonés; • Faixa e banner; • Capacitação para utilização do site (Twiki); • Organização constante do laboratório e documentos; • Elaboração do instrumento do relatório de viagem; • Elaboração de ficha para coleta de dados nas comunidades; • Elaboração de instrumento de avaliação do trabalho na comunidade; • Reelaboração de instrumento de avaliação do trabalho interno; • Realização da Avaliação Mensal do Projeto; • Sistematização das avaliações; • Realização da Avaliação Mensal das comunidades (em 28/06); • Preenchimento do relatório Petrobrás; • Proposta para o Projeto Brasil-Canadá (questionário missão canadense).

16. PRINCIPAIS DIFICULDADES ENCONTRADAS Constantes pedidos de alteração nos materiais de comunicação; Dificuldade de conseguir o orçamento das camisas; Dificuldade de integrar as atividades das 3 frentes da coordenadoria; Acúmulo de demandas por conta do atraso na liberação dos recursos: organização do ambiente de trabalho (atividade que não pode ser parcial) e materiais de comunicação; Burocracia da UFBa (demora no atendimento do Helpdesk); Relação com a Fundação ADM: lentidão no processo de autorização de despesas e na liberação de adiantamentos; falta de informação antecipada do recesso da FADM; Falta de entendimento da equipe sobre o preenchimento dos documentos para a FADM (relativo ao pagamento da marina); Não arquivamento de todas as autorizações de despesas (somatório não completo).