SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL ( Management Letter )

1. SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL (Management Letter) PENGERTIAN MANAGEMENT LETTER • Adalah : • Surat yang dibuat KAP untuk manajemen perusahaan yang di audit, mengenai pemberitahuan kelemahan pengendalian internal perusahaan (material atau immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pengauditan, disertai saran perbaikan (lihat Exhibit 20-1) • Laporan tambahan selain Audit Report • Menurut Whittington, O.Ray dan Kurt Pany (2001) : • Laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan yang diungkapkan Akuntan Publik setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan • Membantu membatasi tanggungjawab Akuntan Publik seandainya dikemudian hari kelemahan dalam pengendalian internal mengakibatkan kerugian bagi perusahaan

2. ManagementLetter • Untuk mengetahui ada/tidaknya kelemahan pengendalian internal perusahaan auditor harus memahaminya dengan mempelajari dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan, melalui : 1. Internal Control Questionnaire (ICQ) 2. Flowchart (bagan alur dokumen) yang menggambarkan alur dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan simbol 3. Narrative Memo (penjelasan/uraian tertulis dari sistem dan prosedur akuntansi) • Langkah berikutnya melakukan pembuktian/pengujian melalui  Compliance Test/Test Ketaatan (untuk memastikan bahwa transaksi perusahaan diproses sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi)

3. ManagementLetter • Dalam compliance test, dilakukan pemeriksaan transaksi : a. Pengeluaran kas (cash disbursement test) b. Penerimaan kas (cash receipt test) c. Penjualan (sales test) d. Pembelian (purchase test) e. Pembayaran gaji (payroll test) f. Koreksi/penyesuaian (journal/voucher test) Dengan memeriksa : • Kelengkapan dokumen pendukung • Otorisasi pejabat yang berwenang • Kebenaran perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan • Kebenaran pendebitan dan pengkreditan transaksi ke setiap perkiraan buku besar • Setelah melakukan Compliance Test  tarik kesimpulan tentang kebaikan dan kelemahan pengendalian internal • Kelemahan pengendalian internal disampaikan kepada top management atau pejabat perusahaan yang kedudukannya lebih tinggi dari petugas yang bagiannya dikomentari melalui  management letter

4. ManagementLetter MANAGEMENT LETTER YANG BAIK • Tepat waktu (timely) • Berisi saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan • Komentar dan saran bukan “surprise” (mengejutkan) • Menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain • Kelemahan dan saran diurut berdasarkan urutan pos neraca dan laporan laba rugi, atau menurut hal penting yang perlu perhatian khusus dari manajemen dan penanganan yang cepat • Saran dan komentar disesuaikan dengan kondisi bisnis perusahaan dan menunjukkan kemauan baik KAP untuk membantu perusahaan • Bagian akhir management letter merupakan ucapan terimakasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahaan

5. ManagementLetter MANFAAT MANAGEMENT LETTER 1. Bagi klien a. Mengetahui kelemahan pengendalian internal perusahaannya b. Melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan tersebut • Bagi KAP a. Nama KAP bertambah baik b. Keberlanjutan dan penyebarluasan jasa yang diberikan • Bagi staf KAP (anggota tim pemeriksa) a. Menambah kesejahteraan b. Memperluas pemahaman berbagai pengendalian internal perusahan c. Memahami pembuatan management letter yang baik

6. ManagementLetter TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER • Asisten Auditor (Junior Staff) • Terjun ke kantor perusahaan (klien) setiap hari • Mengumpulkan data dan informasi dalam pengendalian internal perusahaan • Mendokumentasikan data dan informasi, photocopy bukti pendukung • Senior Auditor (Pimpinan Tim Audit) • Analisis kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor (informasi kelemahan pengendlian internal perusahaan) • Mengumpulkan dan menyusun hal yang termasuk management letter • Mendiskusikan konsep management letter dengan bagian pajak dan management service dari KAP • Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/manager untuk ditelaah • Melakukan pebaikan yang diperlukan setelah dianalisis

7. ManagementLetter • Audit Supervisor (Manager) • Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan yang diperlukan kepada auditor senitor • Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki kepada audit partner untuk ditelaah • Setelah dianalisis audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit aprtner), diskusikan konsep management letter dengan manajemen perusahaan • Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan, meminta persetujuan audit partner jika ada saran perbaikan dari manajemen perusahaan • Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk definalisasi • Audit Partner a. Menelaah dan mengedit konsep management letter dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan audit senior b. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran perbaikan kepada audit manager c. Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, meminta audit manager untuk didiskusikan dengan manajemen perusahaan d. Hasil diskusi tersebut dibahas dengan audit manager e. Menandatangani management letter yang final untuk dikirim ke manajemen perusahaan

8. ManagementLetter Management Letter merupakan : • Alat komunikasi antara KAP dengan manajemen perusahaan yang diaudit mengenai pengendalian internal dan kelemahan yang ada (lihat Exhibit 20-1) • Dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian internal yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya kepada klien (auditor tidak bisa disalahkan jika ternyata ada kecurangan yang merugikan perusahaan dikemudian hari) • Bermanfaat bagi perusahaan yang diaudit, KAP dan staf • Iklan tidak langsung bagi KAP • Semua KAP harus membiasakan diri memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi klien • Dibuat setelah auditor selesai melaksanakan compliance test (sehingga klien masih sempat melakukan perbaikan) atau setelah laporan audit diserahkan kepada klien (perbaikan pengendalian internal bisa dilakukan periode berkutnya)