PLAN DE CALIDAD EN LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS UNIVERSIDAD DE MURCIA 2006-2010

1. U C

2. U C PLAN DE CALIDAD EN LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS UNIVERSIDAD DE MURCIA 2006-2010 JORNADA SOBRE ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS 12 Diciembre 2006 - 9 Enero 2007

3. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C PLAN DE CALIDAD EN LOS SERVICIOS: CARTAS DE SERVICIOS EVALUACIÓN: PLAN DE MEJORAS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD PARA LA CALIDAD

4. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Mejorar Concepto de calidad Necesidades Expectativas Sociedad Identificar Analizar Planificar Diseño de sus procesos Organización Definir Realizar Desarrollo del producto/servicio Objetivos Calidad: Grado en que las características del producto o servicio satisfacen las necesidades de clientes, empresa y sociedad UNIDAD PARA LA CALIDAD

5. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U Check: Compruebe los resultados de su acción C P Do: Desarrolle lo que planificó A D C Act: Actúe para modificar lo que hace o para asegurar los resultados con mayor calidad Plan: Planifique lo que va a realizar Identifique los grupos de interés Analice sus necesidades o expectativas Defina características para satisfacerlas Diseñe un proceso adecuado MEJORA CONTINUA Ciclo PDCA o PHVA (rueda de Shewhart o de Deming) nivel de calidad tiempo UNIDAD PARA LA CALIDAD

6. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Calidad en un servicio: “entrega personal del producto a los clientes” amplia variedad de puntos de contacto Cuestiones generales: ¿Cómo somos de accesible para ese servicio puntual?, ¿cómo nos aseguramos que verdaderamente damos el servicio de manera accesible?, ¿qué componentes técnicos se deberían cumplir para ese servicio o producto?, ¿utilizamos los recursos justos y de manera adecuada?, ¿están satisfechos nuestros clientes?, ¿cómo actúa nuestro personal de primera línea –conserjes, telefonistas,...-?, ¿qué formación damos a nuestro personal atendiendo a su puesto de trabajo y la relación que tienen con los usuarios?, etc. UNIDAD PARA LA CALIDAD

7. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C PERCEPCIÓN SATISFACCIÓN EXPECTATIVAS UNIDAD PARA LA CALIDAD

8. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Las cartas de servicios son documentos que constituyen el instrumento a través del cual los diferentes servicios de la Universidad de Murcia informan a sus grupos de interés, en general y a sus usuarios, en particular, sobre los servicios que tienen encomendados, sobre los derechos que les asisten en relación con aquellos y sobre los compromisos de calidad en su prestación. UNIDAD PARA LA CALIDAD

9. U C Diagnóstico Identificación de puntos fuertes Identificación de puntos débiles Establecimiento de áreas de mejora Plan de Mejoras Consolidar Mejorar

10. U C Aplicación de los conceptos de Gestión de la Calidad Diagnóstico (autoevaluación) Encuestas de satisfacción de los interesados Evaluación externa, reconocimiento Aplicación de modelos de evaluación Planes de Mejoras

11. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U MODELO EFQM Personas Gestión Sistema Proceso Producto C ISO 9000:2000 Modelos de calidad EXCELENCIA CALIDAD TOTAL GESTIÓN DE LA CALIDAD ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD CONTROL DE LA CALIDAD INSPECCIÓN UNIDAD PARA LA CALIDAD

12. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Sistema de gestión de la calidad UNE-EN ISO 9000:2000 UNIDAD PARA LA CALIDAD

13. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C MODELO EFQM DE EXCELENCIA AGENTES FACILITADORES RESULTADOS Liderazgo 10% Procesos 14% Resultados clave 15% Personas 9% Resultados en personal 9% Planificación y Estrategia 8% Resultados en usuarios 20% Colaboradores y Recursos 9% Resultados en entorno 6% I N N O V A C I Ó N Y A P R E N D I Z A J E UNIDAD PARA LA CALIDAD

14. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C La calidad se basa en la buena gestión de los procesos Propietario Guías Actuaciones Medidas Etapas del proceso: Transformaciones, adiciones,... Entradas Salidas Beneficiario Proveedor Recursos, personas UNIDAD PARA LA CALIDAD

15. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Forma parte del sistema de calidad (ISO 9001 o EFQM) Sintetiza de forma clara, precisa y sin ambigüedades los procesos que lleva a cabo un Servicio. Refleja las responsabilidades y forma de actuación de todas las personas del Servicio, así como los recursos necesarios y las medidas que facilitan su seguimiento y análisis final. UNIDAD PARA LA CALIDAD

16. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Objetivos concretos de la Jornada: Ofrecer formación sobre la normativa vigente sobre la elaboración de Cartas de Servicios y su aplicación práctica. Al acabar la sesión, debemos estar en disposición de elaborar la Carta de Servicios de nuestra Unidad. UNIDAD PARA LA CALIDAD

17. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C Contenido: - Estructura y contenido de las Cartas de Servicios. - Seguimiento de las Cartas de Servicios. - Ejercicio práctico. UNIDAD PARA LA CALIDAD

18. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C DEFINICIONES COMUNES EN SISTEMAS DE CALIDAD UNIDAD PARA LA CALIDAD

19. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C CRITERIO: Condición que deben cumplir una determinada actividad, actuación o proceso para ser considerada de calidad. REQUISITOS: • Debe estar expresado con claridad y objetividad • Debe ser aceptado por los diferentes interesados • Debe elaborarse de forma participativa • Debe ser comprensible, todos deben entender sin lugar a dudas lo mismo • Debe ser fácilmente cuantificable para saber si lo alcanzamos • Debe ser flexible, capaz de adaptarse a cambios • Debe ser aceptable por el cliente, es él el que juzga lo acertado de los criterios de calidad. UNIDAD PARA LA CALIDAD

20. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C INDICADOR: Medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es la forma (normalmente numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios. REQUISITOS: • Deben ser fáciles de obtener • Deben enunciarse objetiva y sencillamente • Deben resultar relevantes para la toma de decisiones • Los términos usados en el indicador que puedan inducir a dudas, o sean susceptibles de diferentes interpretaciones, deben ser definidos para que todos los profesionales entiendan y midan lo mismo y de idéntica forma UNIDAD PARA LA CALIDAD

21. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C ESTANDAR: Grado de cumplimiento exigible a un criterio de calidad. REQUISITOS: • Normalmente se describirán en rangos, determinando el nivel mínimo y máximo aceptable para un indicador • Deben establecerse de manera objetiva y teniendo en cuenta los recursos personales y materiales • Una vez descritos, se consideran como compromisos con nuestros clientes –internos o externos-. UNIDAD PARA LA CALIDAD

22. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C LAS CARTAS DE SERVICIOS UNIDAD PARA LA CALIDAD

23. CONCEPTO: DEFINICIONES LEGALES Documentos que constituyen el instrumento a través del cual los órganos de la AGE informan a los ciudadanos y usuarios sobre los servicios que tienen encomendados, sobre los derechos que les asisten en relación con aquellos y sobre los compromisos de calidad en su prestación ( R.D. 915/2005, de 29 de julio) Instrumentos de mejora de la calidad de los servicios públicos mediante los cuales, los distintos órganos de la Administración Pública de la C.A.R.M. y las entidades de ellas dependientes, explicitan y difunden los servicios que se prestan, los derechos de los ciudadanos y usuarios en relación con los mismos, los compromisos de eficacia, eficiencia y calidad asumidos por la organización en su prestación y se hace partícipes a los ciudadanos de la mejora y transparencia de la gestión que en ésta se desarrolla (Orden 6-3-2003 C. Economía y Hacienda)

24. CONCEPTO Documento que informa al cliente de la razón de ser de un Servicio, de qué hace, cómo, cuándo, dónde y a qué se compromete, todo ello derivado de la reflexión que hacen las personas del Servicio sobre lo que son capaces de hacer.

25. LAS CARTAS DE SERVICIO: OBJETIVOS Hace explícita la responsabilidad del Servicio en las tareas que son la razón de su actividad diaria. Facilita a los clientes el ejercicio efectivo de sus derechos y que realicen un adecuado uso de los recursos públicos disponibles. Ahorran tiempo, limitan expectativas irreales, informan de cuándo y cómo acudir a las instalaciones o de las alternativas que existen para realizar la gestión que desea. Simplifica la burocracia Ayuda a poner la Administración al servicio del cliente. Incrementa la accesibilidad. Potencia los servicios telemáticos. Incrementa la satisfacción del cliente y del profesional.

26. LAS CARTAS DE SERVICIO: CONTENIDOS

27. CONTENIDOS: A) DE CARÁCTER GENERAL Y LEGAL: Datos identificativos y fines de la unidad (misión) Principales servicios que presta Derechos concretos de los ciudadanos y usuarios en relación con los servicios que presta la Unidad Fórmulas de colaboración o participación de los usuarios en la mejora de los servicios Relación sucinta y actualizada de la normativa reguladora de las principales prestaciones y servicios

28. CONTENIDOS: B) DE COMPROMISOS DE CALIDAD: Niveles y estándares de calidad que se ofrecen – compromisos- entre los que necesariamente deben estar: plazos previstos para la tramitación de procedimientos y, en su caso, para la prestación de los servicios Mecanismos de información y comunicación disponibles, ya sea general o personalizada. Horarios, lugares y canales de atención al público Compromisos a cumplir Sistemas de garantías, supervisión y control de compromisos Modalidades de participación de los ciudadanos y usuarios en la mejora de la prestación del servicio. Disponibilidad y facilidades para la presentación de quejas y sugerencias. Indicadores utilizados para la evaluación de la calidad y específicamente para el seguimiento de los compromisos

29. CONTENIDOS: C) MEDIDAS DE CARÁCTER COMPLEMENTARIO: Direcciones postales, telefónicas y telemáticas de las unidades, centros u oficinas donde se prestan los servicios y, en su caso, plano de situación. Direcciones postales, telefónicas y telemáticas de la Unidad responsable de la Carta de Servicios y de la unidad que ejerza el control de los compromisos establecidos. Otros datos de interés sobre los servicios prestados.

30. CONTENIDOS MÍNIMOS DE LAS CARTAS DE SERVICIO: Apartado A: Datos identificativos y fines de la Unidad (misión) Principales Servicios que presta Apartado B: Todos Apartado C: Direcciones postales, telefónicas y telemáticas de las unidades, centros u oficinas donde se prestan los servicios y, en su caso, plano de situación. Direcciones postales, telefónicas y telemáticas de la Unidad responsable de la Carta de Servicios y de la unidad que ejerza el control de los compromisos establecidos.

31. RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIÓN 1º Consultar otras Cartas de Servicio 2º Identificar la misión de la Unidad 3º Identificar los procesos clave 4º Reflexión acerca de nuestros clientes/usuarios Qué necesita Qué espera Qué podemos ofrecerle Cómo accede a nosotros ¿Otras alternativas? Dónde suelen equivocarse (para anticiparnos y ofrecer esa información) 5º Establecer indicadores y estándares de resultados

32. ESQUEMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN 1º Constitución del equipo de trabajo 2º Identificación datos generales y legales 3º Establecimiento de compromisos de calidad 4º Especificación de medidas de subsanación 5º Identificación de datos complementarios 6º Redacción de la Carta 7º Plan de Comunicación 8º Seguimiento de la Carta 9º Actualización y Programas de Mejora

33. APROBACIÓN Las Cartas de Servicio y sus actualizaciones serán aprobadas por la Gerencia de la UMU, previo informe favorable de la Unidad para la Calidad. DIFUSIÓN Cada Unidad llevará a cabo las acciones divulgativas de su Carta de Servicios, así como la información y difusión por los sistemas de carácter corporativo que estimen más eficaces y garantizarán que puedan ser conocidas por los usuarios en todas sus dependencias administrativas en las que exista atención directa al ciudadano.

34. SEGUIMIENTO Las Unidades realizarán un control continuo del grado de cumplimiento de los compromisos declarados en su Carta de Servicios, a través de los indicadores establecidos al efecto, del análisis de las reclamaciones por incumplimiento de aquellos y de evaluaciones de satisfacción de los usuarios. El Servicio o Unidad establecido por la Gerencia podrá verificar el grado de cumplimiento de los compromisos de calidad declarados en las Cartas por los procedimientos que estime convenientes. La Inspección de Servicios realizará el seguimiento global de todas la Cartas de Servicio y emitirá un informe anual sobre los indicadores contenidos en las mismas, las propuestas de actualización y las medidas correctoras que correspondan, el cual, se remitirá al Delegado del Rector para la Calidad.

35. ACTUALIZACIÓN La Carta de Servicios deberá ser actualizada cada vez que se produzcan modificaciones en el contenido de las mismas, cualquiera que sea la causa que las origine. Con la periodicidad que la Unidad considere necesaria se procederá a la revisión y, en su caso, rediseño de la Carta como consecuencia de cambios significativos en la organización y estructura de la Unidad, modificación de sus procesos internos, variación de las expectativas de los clientes, superación de los compromisos adquiridos, etc. En cualquier caso se revisarán cada tres años

36. PCSUMU 2006-2010 ELABORACIÓN DE CARTAS DE SERVICIOS U C UNIDAD PARA LA CALIDAD

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