Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado de Sonora SIA

1. Gobierno del Estado de Sonora Secretaría de la Contraloría General SIR Sistema de Información de Recursos Gubernamentales Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado de Sonora SIA Hermosillo, Sonora, Octubre de 2009.

2. Contenido del curso • Objetivo de la capacitación. • Alcance de la capacitación. • Resultados esperados de la sesión. • Inducción al SIA. • Definición y productos del sistema SIR. • Estructura de la información en el SIR. • Flujo de operación del sistema SIR. • Funcionalidades del sistema SIR.

3. Objetivo de la capacitación Capacitar a Titulares de Unidades Administrativas de la APE, en el uso adecuado del Sistema de Información de Recursos Gubernamentales (SIR).

4. Alcance de la capacitación Proporcionar al usuario el panorama global del funcionamiento del SIR, así como losconocimientos básicos necesarios para su operación, identificando sus responsabilidades en el mismo.

5. Al finalizar el curso…  Los titulares de unidades administrativas conocerán como distribuir las cargas de trabajo. El personal encargado de la captura de la información (Usuarios Limitados) tendrá acceso a las plantillas asignadas. El Titular de las dependencia o entidad conocerá los pasos necesarios para el adecuado seguimiento de la integración de la información. Los usuarios tendrán conocimiento de cómo generar los reportes previstos por el sistema. Los usuarios conocerán como realizar el proceso de E-R en sus diferentes modalidades.    

6. SIA Sistema Información de Acciones de Gobierno del Estado de Sonora Sistema de Evidencias (SEVI) Libros Blancos Sistema de Información de Recursos Gubernamentales (SIR) • Marco de Actuación. • Informe de Gestión. • Recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales del Gobierno Estatal. • Obra Pública y Programas de Gobierno • Adquisiciones y Servicios • Sistema de Evidencias • Control e integración gradual de expedientes de obra pública, adquisiciones y programas de gobierno.

7. Coordinador Ejecutivo del SIA • 81 Titulares de Dependencias y Entidades • Coordinadores Internos • Titulares de Unidades Administrativas • Encargados de Archivo • Usuarios Limitados Esquema de operación

8. Dependencia/Entidad Contraloría Integra y valida información 1 Monitorea trimestralmente la información integrada 2 Ejecutivo del Estado Evalúa el avance en la integración de la información 3 Operación

9. Áreas acondicionadas y ordenadas. Información consolidada y permanentemente actualizada. Entregas–recepciones institucionalizadas. Productos entregables

10. Formas de Comunicación • La Administración del SIR utiliza los siguientes medios de información: • Oficio dirigido al coordinador interno o a falta de nombramiento del coordinador, se dirige al Titular de la Instancia y/o Titular de la unidad de administración. • 2. Circulares dirigidas al coordinador Interno. • 3. Correo electrónico dirigido al coordinador interno y a las personas autorizadas por el mismo coordinador. • 4. Avisos en la página de acceso del SIR.

11. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS GUBERNAMENTALES SIR http://sia.esonora.gob.mx/sirg

12. SIR Es una herramienta que consolida información actualizada de los recursos gubernamentales y apoya en el proceso de entrega-recepción ante los cambios de titulares en cualquier momento de la gestión gubernamental. • Reportes de información consolidada. • Proporciona indicadores de gestión. • Genera los informes y el acta para la entrega-recepción. Productos

13. Estructura de la Información El SIR contiene 49 plantillas, las cuales pueden tener la característica de formatos para ser alimentados directamente en el sistema ó para adjuntar archivos, así también se permite la importación de información de bases de datos ya existentes, con ciertas características, la información contemplada en dichos anexos atiende a los siguientes rubros: • Marco de Actuación. (4 plantillas) • Informe de Gestión (12 plantillas) • Recursos Humanos (1 plantilla) • Recursos Materiales (11 plantillas) • Recursos Financieros (16 plantillas) • Obra Pública (3 plantillas) • Adquisiciones (1 plantilla) • Sistema de Evidencias (1 plantilla) 49 plantillas

14. Plantillas y su temporalidad

15. Plantillas y su temporalidad

16. Descripción del contenido de plantillas Marco Normativo y Descargas http://www.cgeson.gob.mx/servicios/sia/downloads/downloads.html

17. SIR Ud. 1 Ud. Concentradora Ud. 2 Las plantillas pueden asignarse a cada unidad de dos diferentes formas ESPECIAL O CAPTURA. Ud. 3 Unidad a la que se le asigna la plantilla Ud. 4 CAPTURA es para que cada unidad ponga la información propia en la plantilla, por lo que se espera que todas las unidades que cuenten con ese recurso tengan asignada como captura esa plantilla. La asignación ESPECIAL es para que una misma unidad (CONCENTRADORA) integre la información de todas las unidades de la instancia. Ud. 1 Ud. 2 Ud. 3 Ud. 4

18. Plantillas de actualización y Entrega-Recepción El sistema cuenta con 49 plantillas de las cuales 36 son para actualización TRIMESTRAL y las 13 restantes se utilizan únicamente en caso de Entrega-Recepción (las que apliquen). Ver clasificación en Marco Normativo y descarga/Requerimientos de información del SIA.

19. Inicio 2. Recibe claves de acceso al SIR 4. Accede al SIR 1. Asigna y Entrega Claves 3. Asigna plantillas a cada UA 5. Da de alta Usuarios Limitados 6. Captura o Edita y autoriza información. R R A 8. Autoriza y valida o Rechaza la información. 7. Autoriza y valida o Rechaza la información. R 9. Autoriza y valida o Rechaza la información. A A 11 Revisa y recibe la información. 10. Genera el paquete de información (E-R) 12.Edita el Acta de E-R 13. Recaba firma de titular saliente 14. Firma Acta E-R 15. Finaliza la E-R y graba en CD Fin Flujo de operación del sistema * Cuando el Titular de la Instancia autoriza el 100% de plantillas asignadas se ha cumplido con la Actualización Trimestral y para los casos de Entrega-Recepción continua en la actividad 10.

20. Inicio • Los diferentes tipos de usuarios son: • UF Usuario Funcionario (Titular) • UFE Usuario Funcionario Entrante (Titular Entrante) • UE Enlace (Coordinador Interno) • UA Usuario U.A. (Titulares de Unidades Administrativas) • UAE Usuario U.A.E (Titular Entrante de Unidades Administrativas) • UL Usuario Limitado (Capturistas en cada U.A.)

21. Asignación de plantillas 1. Accede al sistema con nombre de usuario y contraseña de Coordinador interno 2. Entra a la pestaña de “Administración” 3. Selecciona la opción “Plantillas UA”. 4. Elige la Unidad Administrativa a la que se le asignarán las plantillas. El Coordinador Interno asigna las plantillas correspondientes a cada titular de UA. En caso de detectar diferencia en la estructura vigente a la estructura de la instancia en el SIR. Deberá solicitar la actualización por medio de oficio a la CEGTAD adjuntando copia de la Normatividad aplicable en la que se muestra la estructura vigente.

22. 5. Las plantillas que se asignarán a solamente UNA unidad administrativa que integrará la información solicitada en la plantilla para toda la INSTANCIA (desagregada por unidad) deberá marcarse como Las plantillas que se asignen de manera independiente a cada unidad administrativa de la instancia se marcarán 6. Oprime para guardar las asignaciones. “especial”. “captura”

23. Clasificación de unidades Unidades Administrativas “Concentradoras” y “Normales” MUY IMPORTANTE Una vez asignadas las plantillas, selecciona la opción editar U.A`s, donde cada unidad es clasificada en concentradora ó normal, si a la unidad se la asignaron plantillas en la modalidad de especial se convierte en una unidad concentradora.

24. Creación de usuarios limitados Previo a la asignación de plantillas a los usuarios limitados, el titular de la unidad administrativa (UA) deberá crear a los Usuarios Limitados (UL) encargados de la captura de la información. 1. Accede al sistema con la clave de Titular de UA 2. Entra a la pestaña de “Administración” 3. Selecciona la opción “Usuarios”. 4. Selecciona el botón de “Nuevo Usuario” 5. Vacía información correspondiente. En la contraseña deberán ser mínimo 7 caracteres que incluyan caracteres alfanuméricos, y caracteres especiales(.,-).

25. Eliminar Usuarios Limitados 1. Accede al sistema con la clave de Titular de UA 2. Entra a la pestaña de “Administración” 3. Selecciona la opción “Usuarios”. 4. Localiza al usuario a eliminar y presiona el icono “Borrar” 5. Por último confirmará la intención de eliminarlo.

26. Asignación de Plantillas 1. Accede al sistema con el nombre de usuario y contraseña de Titular de UA. 2. Entra a la pestaña de “Administración”. 3. Selecciona la opción “Plantillas para UL”. 4. Para cada plantilla selecciona la opción de “Editar”. 5. Selecciona al UL que se encargará del llenado de dicha plantilla. El Titular de UA asigna las plantillas a cada Usuario Limitado que será responsable de la captura de la información.

27. Captura de Información A. Captura • Accede al sistema como Usuario Limitado. • Entra a la pestaña de “Pendientes”. • Selecciona la plantilla que capturará. • Captura la información correspondiente. • Una vez concluida la integración de la información, selecciona el botón “autorizar”. En caso de que no sea posible capturar el total de la información, presione el botón “guardar” lo que da la oportunidad de acceder a la plantilla posteriormente.

28. Accede al sistema como Usuario Limitado Entra a la pestaña de “Pendientes” Selecciona la plantilla que capturará. Presiona el icono importar Aparecerá la ventana del Importador. Seleccione el tipo de importación: Agregar para añadir los datos del archivo a los datos actuales. Sustituir, para borrar los datos actuales y sustituirlos con los datos del archivo. Presione el botón "Browse...". Aparecerá una ventana de selección de archivo. Seleccione el archivo a importar buscando el disco y ruta donde se encuentre guardado. Presione el botón "Aceptar" para subir hacer la importación. Para cancelar la operación, presione el botón "Cerrar". En caso de que la operación haya sido un éxito, la ventana del importador se cerrará y la plantilla actualizará la información. B. Importar información

29. Importar Información Para importar la información esta deberá cubrir algunos requisitos de inicio estar en formato excel. Estos están señalados en el documento Guía para la importación de información, ubicada en la página de la Contraloría www.cgeson.gob.mx, apartado SIA, sección “marco normativo y descargas”.

30. Integración de Información Para integrar la información (captura o importación), si la plantilla se asignó como “es especial”, deberá de irse seleccionando conforme se va integrando la información a que unidad administrativa pertenece la información integrada.

31. Accede al sistema como Usuario Limitado. Entra a la pestaña de “Pendientes”. Selecciona la plantilla. Selecciona la opción “agregar”. Presione el botón para agregar archivos de Office no mayores a 4 MB. Seleccione “Examinar” e indique la ruta del archivo para agregar. Una vez hecho lo anterior seleccione “Aceptar”. Nota: La opción de adjuntar archivos solo aplica para las siguientes plantillas . II.1 Actividades Emprendidas y Resultados obtenidos durante su gestión. II.2 Informe de término o retiro. II.8 Documentación inherente al puesto del Servidor Público Saliente. V.I b) Reporte de control presupuestal. VIII Informe del Estado de Integración de Expedientes únicos. Archivos anexos

33. Una vez que el usuario UL concluye la captura de la información y presiona el botón “Autorizar” ésta deberá seguir un flujo de autorización por parte de los distintos roles: Flujos de Autorización UA UE UF UL En el momento que el UA acceda al sistema, le aparecerá en la pestaña de “pendientes” en un recuadro rojo, las plantillas que tiene por autorizar. Selecciona la plantilla, revisa la información y acepta o rechaza según sea el caso. Para todos los rechazos deberá justificar el motivo en el apartado de observaciones. Una vez autorizada o rechazada, la plantilla desaparece de la pestaña de pendientes del usuario UA. Para el caso de haber sido autorizada el usuario UE la podrá ver en su pestaña de pendientes, o bien si la plantilla fue rechazada por el UA se regresará a la pestaña de pendientes del UL. Nota: Lo anterior también aplica para los roles UE y UF.

34. Seguimiento Para dar seguimiento a la captura de la información, todos los tipos de usuarios cuentan con la pestaña de “pendientes” en la cual se localiza el iconos “General”. La plantilla esta al 100% una vez que ha sido autorizada por todos los niveles de usuario.

35. Autorización de la información Se puede monitorear el estatus de cada plantilla (en que usuario se encuentra), haciendo uso de la función “detalle”. De igual manera se obtiene información más detallada como fecha y hora de autorización y rechazo de plantillas, mediante la función “bitácora de actualizaciones”.

36. Generación de Reportes La pestaña “Reportes PL” es utilizada para la generación de reportes, especificando los campos deseados de la plantilla, así como los distintos filtros aplicables a la misma; desde aquí se accederá también a la exportación de los reportes. Además los usuarios UE, UF y US según sus privilegios pueden especificar el alcance del reporte.

37. Utilidad de los Indicadores Los usuarios UE, UF y Supervisor, pueden obtener del SIR la información de los indicadores de la Administración Pública Estatal. • Accesa al SIR • b) Selecciona la carpeta “Indicadores” • c) Selecciona la carpeta del indicador a obtener • f) Presiona “Buscar”

38. Entrega-Recepción • El Coordinador Interno. • Solicita por medio de oficio ó del correo sir@esonora.gob.mx datos de acceso de titular entrante; indicando la unidad o instancia de la que se hará cambio de titular. • Una vez actualizada la información del corte a realizar y habiendo recibido la respuesta de Contraloría, accesa al SIR como UE. • En la carpeta “Administración”, opción cierres asigna nombre al cierre (se recomienda utilizar las iníciales de la Unidad o Instancia); activa el tipo de entrega: Individual (Entrega de Unidad) ó General (Entrega de Instancia). Para el caso de entregas individuales en el menú inferior seleccionará la unidad que corresponda. • Crea cierre

39. Entrega-Recepción El Titular Entrante a) (UFE/UUAE). Accesa al SIR, selecciona el cierre a recibir. b) Consulta la información en el apartado de pendientes desplegando cada una de las plantillas. En caso de haber observaciones deberá capturarlo en el recuadro “Addendums” .

40. Entrega-Recepción c) En caso de no haber ninguna observación, deberá poner algún comentario alusivo en por lo menos una plantilla. Después se deberá marcar como recibida la entrega en la pestaña de “Administración”.

41. Entrega-Recepción El Coordinador Interno, accesa al SIR a) Selecciona el cierre correspondiente. b) Edita el Acta de Entrega-Recepción

42. Entrega-Recepción c) Finaliza el cierre. En este momento los datos de acceso del saliente dejan de funcionar. d) c) d) Una vez finalizado el cierre, crea el paquete de información, lo guarda en el equipo de computo, para proceder a guardarlo en CD. e) Envía a la CEGTAD copia del acta con las firmas correspondientes.

43. Productos CD Información Consolidada de los Recursos Gubernamentales 1 Firma del Acta de Entrega- Recepción 2 3 Nombre de usuario y contraseña Titular Entrante.

44. Asesoría SIR Resolución de dudas y atención a usuarios del sistema Envío de duda (s) al correo sir@esonora.gob.mx Consultar material de apoyo Consulta con otros usuarios del SIR OCDA • Presentaciones • Manual del usuario • Portal de Internet de la Contraloría • Previa cita. • Puntualidad. • Respeto a los horarios establecidos Asesoría personal c/SECOG. Asesoría telefónica c/SECOG.

45. ¿Para que nos sirve el SIR? • Rendición de Cuentas: • Genera paquetes de información utilizados para la entrega recepción de servidores públicos durante ó al término de la Administración Estatal. • Elemento de apoyo a la toma de decisiones: • Los funcionario públicos pueden consultar la información contenida en el sistema obteniendo un panorama general del estado que guardan los recurso gubernamentales a su cargo, siendo un punto de partida para la toma de decisiones. • Proporciona un panorama general: • Ya que integra y consolida (suma) información de dependencias y entidades, se constituye como una fuente de información que considera a la APE en su totalidad..

46. Pendientes • Desasignar plantillas de E-R (Coordinador Interno). • Eliminar usuarios limitados que ya no laboren en la instancia y crear los nuevos usuarios (Titular de UA). • Replicar la información a los usuarios restantes (Coordinar Interno). • Coordinar la integración en tiempo y forma de la información correspondiente al 3er. Corte para el 30 de Noviembre.

47. Gracias por su atención Secretaría de la Contraloría General. Coordinación Ejecutiva de Gestión de Tecnología Administrativa y Digital. Centro de Gobierno, Edificio Hermosillo, nivel 2. Tel(s): 212-11-84 ó 47.