Noviembre de 2005

1. Noviembre de 2005

2. Seguridad social en Colombia • Está a cargo de entidades tanto oficiales como privadas, las cuales se clasifican así: • EPS Entidades Promotoras de Salud, que se encargan del aseguramiento de la salud de los afiliados. • AFP Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías. • ARP Administradoras de Riesgos Profesionales. • CCF Cajas de Compensación Familiar. • Sena Servicio Nacional de Aprendizaje. • ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

4. Compensar. “ Caja de Compensación Familiar” Compensar actúa dentro del marco del subsidio familiar en Colombia y ofrece a sus empresas, trabajadores y familias servicios de salud (EPS, IPS), subsidio familiar, vivienda, recreación, crédito, educación, cultura, turismo y eventos empresariales.

5. Qué es Transar: “ Transacciones en Línea Compensar ” Transar es el resultado de la estrategia de Compensar de acercar los servicios a sus afiliados, prestando un mejor servicio a sus empresas y aprovechando las ventajas que brinda la tecnología.

6. Módulo administrativo • Módulo afiliaciones • Módulo liquidación de aportes • Consultas • Domiciliación del recaudo • Aporte único a la seguridad social

7. Módulo administrativo: Este módulo permite la creación y modificación de usuarios para las empresas y generar los correos electrónicos con las claves. Se genera una clave por empresa y ésta hace las veces de administrador dentro de ella. A las empresas les permite generar nuevos usuarios y crearles diferentes perfiles con subconjuntos de funcionalidades de las otorgadas por Compensar.

8. Módulo de afiliaciones: Se diseñó un formato único de afiliación, donde el empleador podrá realizar la afiliación de sus empleados (cotizantes) así como la de sus beneficiarios de forma simultánea a Caja y EPS en línea con el sistema central de Compensar. Allí mismo se podrán registrar las novedades (modificación/retiro) de Caja y EPS tanto de trabajadores como de sus beneficiarios. Podrá imprimir la carta de radicación correspondiente a la afiliación y la carta de autorización de servicios provisional para sus trabajadores.

10. Módulo de liquidación de aportes Transar cuenta con el módulo de autoliquidación de aportes EPS, donde el empleador puede diligenciar la planilla correspondiente al mes de aporte de una de las tres formas: • Digitando uno a uno los datos de los trabajadores. • Tomando la última planilla enviada y haciendo las modificaciones respectivas. • Cargando un archivo plano generado por su sistema de nómina. Una que vez el archivo está validado, el sistema le da 2 opciones de pago: • Pago electrónico a través del botón de pagos. • Pago en bancos, para lo cual le genera un comprobante con el cual el empleador realiza el pago en la entidad financiera.

11. Módulo de liquidación de aportes Igualmente, se desarrolló el módulo de aportes parafiscales, donde el empleador podrá liquidar el monto a pagar correspondiente a Caja, SENA, ICBF, ESAP, Institutos técnicos sobre la base del valor mensual de su nómina . En este módulo, el empleador podrá realizar ajustes a periodos anteriores en cualquiera de los conceptos de aportes parafiscales. Asimismo puede efectuar estos pagos vía electrónica.

15. Consultas El sistema le permite la realización de consultas relacionadas con la información de su empresa. Grupo familiar del afiliado cotizante. Autorizaciones asociadas con incapacidades, licencias, notas débito y notas crédito disponibles. Consultas específicas asociadas a una planilla en particular o a un grupo de planillas dentro de un rango de fechas.

16. Domiciliación Es un sistema que permite programar pagos automáticos, con débito en cuenta de ahorro o corriente de cualquier banco, y realizarlos mes a mes sin que el afiliado se mueva de su casa u oficina. Este sistema incluye, igualmente ,el envío periódico de certificación de pagos de aportes exigida por la ley de contratación vigente.

17. Aporte único a la seguridad social El Gobierno nacional, mediante decreto, estableció un formato único para los aportes a la seguridad social, por medios electrónicos, sistema que empezó a operar a partir del 1° de agosto de 2005. El decreto contempla varios elementos tendientes a garantizar el ambiente en el cual el sistema pueda operar. • Unificación de las fechas de aportes a todos los subsistemas de la seguridad social. • En un solo formato se efectúan los aportes a salud, pensiones, ARP y Cajas de Compensación. • Estableció las validaciones mínimas que se debe hacer a la información enviada por los aportantes.

20. Compensar se asoció como un proveedor está participando en este sistema como operador de información y, por ende, está ofreciendo este servicio a sus empresas afiliadas. Como operador ,entre otras funciones, debe garantizar: • Diligenciamiento automático de plantilla. • Múltiples fuentes (empleadores). • Múltiples destinos (administradores). • Copia de seguridad de transacciones. • Trazabilidad de las transacciones. • Soporte al operador financiero. • Confirmación de las transacciones vía sitio Web y vía electrónica. • Bases de datos. • Histórico de las transacciones. • Integración con el Ministerio de la Protección Social. • Soporte técnico y comercial.

21. Ventajas: Para la empresa aportante: • Ahorro de tiempo de los funcionarios de nómina que diligencian actualmente las planillas para cada administradora. • Disminución de costos por la utilización de varios cheques (uno para cada administradora). • Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios en cada una de las administradoras y de realizar las filas en los bancos para realizar el pago. • Seguridad y confidencialidad en la información de la empresa y sus empleados .

22. Ventajas: Para la Administradora: • Eliminación de papelería. • Facilitar el trámite mensual de la recepción de información. • Evitar la digitalización y cuadre manual de planillas. • Administrar automáticamente sus cuentas de recaudo. • Seleccionar el método de abono a sus cuentas, de forma unificada o detallada. • Garantizar que la información enviada corresponde a los pagos realizados exitosamente. • Seguridad y confidencialidad en la información de sus aportantes.

23. Un factor crítico de éxito es el acompañamiento permanente a la empresa. • Las ayudas que se deben proporcionar, tales como demos y documentación sobre los errores más frecuentes. • Modificación de las normas gubernamentales que eliminen la necesidad de tener documentos en papel. • Acercar la tecnología a las empresas afiliadas.