Computadores para Educar Noviembre de 2005

1. Computadores para Educar Noviembre de 2005 Proyecto de Mantenimiento de Equipos

2. OBJETIVO GENERAL Alargar la vida útil de los computadores de las instituciones educativas públicas, para que los pueden usar y aprovechar significativamente el mayor tiempo posible para incorporar las TICs en los procesos de enseñanza y aprendizaje. Esto se pretende lograr mediante la implementación de estrategias de mantenimiento y fortalecimiento de las capacidades locales. Objetivo del proyecto

3. Mantenimiento a Qué? / Equipos • PCs e impresoras reacondicionados? • PCs e impresoras adquiridos? • PCs para uso pedagógico solamente o también para uso administrativo? • Scanners? • Red eléctrica y de datos? (servidores, switches, cableado, etc) • Con quién? / Actores • Qué entidades se encargarán de la operación de la estrategia de mantenimiento? • Quiénes de la financiación? • Que aliados estratégicos se deberían unir al proyecto? • Involucrar a la comunidad? • Cómo fortalecer las capacidades locales? Preguntas clave • Como hacer que sea sostenible? • Capacitación en mantenimiento? • Como complementarlo con otras estrategias de soporte técnico, garantía y renovación de equipos? • Una sola vez o varias veces? • Cada cuanto tiempo? • Se cobra o no se cobra por el mtto? • Qué tipo de mantenimiento? • Mantenimiento correctivo y preventivo • En zona vs. mantenimiento en los centros de reacondicionamiento? • Suministro de partes a las escuelas desde los centros? • Complemento con otras estrategias? (ej. Garantía, soporte telefónico, manuales, asesoría en compras) Alargar la Vida Util Dónde? Solo en instituciones educativas beneficiadas por CPE? O también en otras instituciones educativas publicas?

4. Para desarrollar la propuesta de la estrategia de mantenimiento se analizó la base de datos de la prueba piloto de evaluación técnica (305 equipos de cómputo en 20 escuelas (3 del 2001, 4 del 2002, 5 del 2003 y 8 del 2004) en 20 municipios de 12 departamentos). • Si bien no es una muestra estadísticamente representativa, arroja resultados que son lógicos y que pueden ser cercanos a la realidad dada su similitud con resultados de la mesa de ayuda técnica en cuatro años y además es la única información sobre la cual se pueden hacer proyecciones considerando el detalle de sus instrumentos. • Se va a tener información más representativa cuando se termine de analizar los resultados de la evaluación técnica a 260 escuelas la cual se implementó a finales de octubre de 2005. • Con base en la prueba piloto se obtuvieron las siguientes conclusiones entre otras: • El 77% de los equipos están buenos y el 23% no estaban operables por fallas de SW y HW • El 44% de las fallas se presenta en CPUs, el 16% en monitores, el 19% en teclados, el 19% en mouse y el 2% en impresoras. • Al interior de las CPUs que fallan, el 28% se debe a fallas o no existencia de discos duros, el 14% por batería, el 10% por software, el 10% por fuente de poder, el 9% por memoria, el 8% por tarjetas de puertos, el 7% por motherboards, el 4% por floppy y el 3% por procesador. Resultados de la Prueba Piloto

5. Los equipos que fallan tienen problemas en promedio en dos de sus partes. • El 46% de las fallas se presentan en los estándar 3, el 31% en estándar 2, el 18% en estándar 4 y el 4% en estándar 1. • De los equipos dañados, el 39% fueron donados o adquiridos en el 2004, el 25% en el 2003, el 22% en el 2002 y el 8% en el 2001. • De cada 4 donados por CPE la escuela adquiere 1 en promedio. El 80% de las escuelas evaluadas había adquirido por lo menos un equipo. • En promedio hay 3,6 equipos dañados por escuela (2,7 dañados por escuela de los de CPE y 1 dañado por escuela de los adquiridos por la escuela) • No había ningún aula con todos los equipos dañados. El aula que más equipos dañados tenía era con el 50% de equipos dañados. • En las escuelas se dejó funcionando aprox. el 85% del total de equipos. Sin incluirle partes nuevas compradas o donadas. • El 30% aprox. de los equipos dañados se pudieron reparar sin incluirle ninguna parte nueva comprada o donada. • El 15% de los equipos dañados cuesta repararlos más de 400.000 pesos si se le incluyen partes nuevas. Es decir que este porcentaje no se recomienda realizar mantenimiento correctivo porque resulta muy costoso. Resultados de la Prueba Piloto

6. Con base en los resultados de la prueba piloto se cuantificaron los costos de acuerdo a los siguientes supuestos soportados por dicha prueba piloto: • Todos los costos los asume CPE (esto permite que hayan economías de escala en compra de partes, los técnicos conocen los equipos, ya se tienen diseñados formatos de diagnóstico, etc). Esto quiere decir que si lo hace otra entidad puede llegar a resultar más costoso. • Se les hace mantenimiento a todos los equipos de las escuelas (incluyendo donados por CPE, por el MEN y adquiridos por la escuela) una sola vez. • Se tienen en cuenta los costos para escuelas beneficiadas 2001-2005 (5.088 escuelas) con aprox. más de 60.000 equipos (incluyendo CPE y adquiridos) • Se supuso beneficiar 1.018 escuelas anuales durante nueve meses con 7 grupos de dos técnicos cada uno • Se incluye el total de costo de herramientas para los grupos aunque hay algunas que ya tiene CPE • Todas las cifras son basadas en la prueba piloto realizada por CPE Conclusiones y supuestos para el cálculo de costos

7. Para los costos de personal se tomó el perfil de las escuelas mayor a 10 PCs por escuela y menor a 10 PCs por escuela, para lo cual en promedio por municipio se haría mantenimiento a 2 escuelas pequeñas de menos de 10 equipos y 3 escuelas de más de 10 equipos • Se consideró también para costos de personal que se llegan a 5 escuelas por municipio, y se demora el grupo 1 día por escuela grande y mediodía por escuela pequeña y mediodía en transporte entre municipios. • En mantenimiento correctivo se considera: el 30% de los equipos dañados se pueden reparar sin incluir partes adicionales, el 15% de los equipos cuesta más de 400.000 pesos la reparación por lo que no se reparan (incluyendo más de 3 partes en promedio por equipo) y el resto de equipos son reparados con partes compradas • El costo de los técnicos está basado en el sueldo de los técnicos senior incluyendo prestaciones. Podría bajar si se considera sueldo de los novatos • Las partes nuevas como monitores que no caben los kits se envían a las escuelas desde el centro de reacondicionamiento a la institución educativa. Conclusiones y supuestos para el cálculo de costos

8. TIPO DE COSTO Costo Mantenimiento 5.088 escuelas CPE Costo Mantenimiento anual (1.018 escuelas/año) % Inversión Costo Herramientas y Elementos Necesarios de los Kits 11.082.506 11.082.506 2% SUBTOTAL INVERSION 11.082.506 11.082.506 2% Operación Partes compradas 414.406.039 82.881.208 14% Costo envío de partes que no caben en maletines (ej. Monitores) 24.135.358 4.827.072 1% Personal Técnico 748.896.394 149.779.279 25% Transporte Personal (Aéreo e intermunicipal) 152.172.800 30.434.560 5% Viáticos 1.377.747.360 275.549.472 46% Personal Administrativo (Supervisor + Digitador) 240.229.992 48.045.998 8% Seguros 2.127.443 469.819 0% SUBTOTAL OPERACIÓN 2.959.715.386 591.987.407 98% TOTAL 2.970.797.891 603.069.913 100% • Los costos de mantenimiento se dividen en inversión y operación. Los de inversión incluyen los costos de herramientas y elementos necesarios a llevar en los kits. Los de Operación incluyen partes compradas, personal técnico y administrativo necesario, transporte, viáticos y seguros. Costos • El costo más alto es el de viáticos con el 46%, luego el del salario de los técnicos con el 25%, después el de partes compradas con el 14%.

9. Costos Unitarios • Con base en los anteriores costos sería más económico el costo de mantenimiento de CPE que los costos de mantenimiento del mercado. • Si se va a realizar mtto preventivo vale la pena de una vez realizar mantenimiento correctivo. • El hecho de reparar 4 equipos en promedio por escuela y hacer mtto preventivo a todos los equipos equivale a reacondicionar y entregar dos equipos adicionales a la escuela y no realizar mantenimiento preventivo a ninguna escuela. Eso implica que es mejor hacer mantenimiento preventivo y correctivo en las escuelas que enviar equipos para reponer los que están dañados.

10. Para implementar la estrategia de mantenimiento es importante definir y desarrollar las actividades y estrategias clave vinculadas al mantenimiento y a su sostenibilidad en el largo plazo. Para saber cuándo y qué tipo de estrategias adoptar es importante definir por lo menos tres periodos en el tiempo: corto, mediano y largo plazo. • Corto plazo: primer año, contado a partir de la entrega de los equipos, período durante el cual se vienen realizando actividades relacionadas con el tema de mantenimiento durante la fase inicial y comienzos de la fase de profundización. • Mediano plazo: de uno a tres años, período durante el cual se supone empiezan a fallar los equipos en mayor proporción, hasta que se termina la vida útil estimada del PC reacondicionado. • Largo plazo: mayor a tres años, período posterior a la vida útil de los equipos reacondicionados, período en el que se espera haber creado una cultura de mantenimiento y renovación de equipos. Estrategia de operación

11. Mantenimiento Preventivo Capacitación en Mantenimiento Preventivo, Correctivo y en Redes Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las siguientes: Mantenimiento Correctivo Mantenimiento en Redes Actividades Entrega de Manuales y Materiales MANTENIMIENTO Asesoría en Compra de Equipos Garantía de equipos y de mantenimiento Soporte Técnico Telefónico

12. Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las siguientes: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Limpieza física externa de los componentes (CPU, Monitor, Teclado, Mouse, Parlantes e Impresora), limpieza física al interior de la CPU (soplado y remoción de polvo), limpieza y lubricación de partes, diagnóstico y revisión general de los equipos, organización de archivos, eliminación de archivos temporales, defragmentación del disco duro, se corre el scandisk, actualización e instalación de software antivirus. Actividades MANTENIMIENTO CORRECTIVO Configuración de software, formateo de disco duro y reinstalación de software (sistema operativo y suite de oficina) de ser necesario, destapar la CPU y reparar alguna parte o ajustar conexión de elementos, incluir partes nuevas a los equipos dañados para repararlos, reparación especializada de alguna parte. MANTENIMIENTO EN REDES Configuración del protocolo de red, revisión y limpieza del hub o switch, pruebas y revisión de los cables, revisión y sugerencias para mejorar conexión red eléctrica y de datos, revisión polo a tierra, revisión iluminación del aula CAPACITACION EN MTTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y REDES Capacitaciones básicas en zona cuando se realizan los mantenimientos. Ej. Cómo destapar CPU, cómo soplar y limpiar equipos, ajuste de tarjetas, cambio de memoria, configuración e instalación de software, configuración de la red. Cursos de capacitación en mantenimiento de computadores y mantenimiento de redes por el SENA. Ver posibilidad de certificación a maestros y comunidad en zona para que luego ellos puedan ser contratados por CPE o por la escuela para generar capacidad instalada y realizar mantenimiento de equipos en zona.

13. Las actividades generales a desarrollar en el proyecto de mantenimiento son las siguientes: MANUALES Y MATERIALES Entrega de manuales y materiales sobre cómo realizar mantenimiento preventivo, correctivo básico y a redes. Actividades GARANTIA EQUIPOS Y PARTES Ejecución de la garantía de los equipos reacondicionados por un año y garantía del mantenimiento proporcionado. SOPORTE TECNICO TELEFONICO De por vida a través de los centros de reacondicionamiento de Computadores para Educar ASESORIA COMPRA DE EQUIPOS Asesoría técnica a escuelas de qué equipos y partes comprar y las especificaciones técnicas que ofrece el mercado PROMOCION DEL MANTENIMIENTO PARA COBRARLO LA PROXIMA VEZ Una vez se hace el primer mantenimiento gratuito se promociona directamente a las escuelas para cotizar y contratar el próximo mantenimiento con Computadores para Educar

14. 1er Año de Operación FASE INICIAL • Delegados de CPE realizan mantenimiento preventivo de los equipos y mantenimiento en redes • Delegados de CPE realizan mantenimiento correctivo asesorado por las mesas de ayuda técnica de los centros de reacondicionamiento • Delegados de CPE realizan capacitación a través de talleres de mantenimiento y ayudan a la escuela a hacer planes de mantenimiento y renovación de equipos para la sostenibilidad del aula • CPE entrega cartilla de solución de problemas frecuentes, software multimedial de solución de problemas frecuentes y promociona el uso de la línea de soporte técnica • Operador de conectividad realiza mantenimiento a servidores y redes Estrategia de operación – corto plazo • Durante la Fase de profundización las universidades realizan mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo básico a los equipos • Las universidades refuerzan la capacitación sobre el mantenimiento de los equipos • Operador de conectividad realiza mantenimiento a servidores y redes FASE DE PROFUNDIZACION GARANTIA y SOPORTE TECNICO • CPE asesora permanentemente y de por vida a la institución educativa para solucionar las fallas presentadas en los equipos a través de las líneas de soporte técnico en los centros de reacondicionamiento • CPE otorga garantía de seis meses actualmente a los equipos reacondicionados y lo va a ampliar a un año. Los equipos son enviados a los centros de reacondicionamiento y CPE los repara y si es necesario les da otro equipo reacondicionado. • Garantía y soporte técnico de servidor y redes por parte de operador de conectividad

15. De 1 a 3 años • Brigadas de técnicos de CPE proporcionan mantenimiento preventivo, correctivo y de redes gratuito una sola vez por institución y promociona el servicio a escuelas para cobrar el mantenimiento las próximas veces. • Instalación de las 50.000 licencias de software antivirus que donará Computer Associates. • Durante la visita los técnicos de CPE realizan refuerzo en capacitación en mantenimiento preventivo, correctivo y en redes. • El SENA puede apoyar en realizar mantenimiento preventivo y correctivo a través de los SENAs regionales. • El SENA puede brindar cursos de capacitación en mantenimiento de computadores y redes a maestros y a la comunidad. • CPE asesora telefónicamente a las instituciones educativas en la solución de fallas y en compra y renovación de equipos • 54% de las instituciones educativas ya están realizando algún tipo de mantenimiento a los equipos. Estrategia de operación – mediano plazo

16. De 3 a 4 años • Brigadas de técnicos de CPE proporcionan mantenimiento preventivo, correctivo y de redes cobrando según demanda de las instituciones educativas. Se buscará que estas demandas sean para grupos significativos de escuelas de un mismo municipio y/o departamento para lograr economías de escala. • El SENA puede apoyar en realizar mantenimiento preventivo y correctivo a través de los SENAs regionales. • El SENA puede brindar cursos de capacitación en mantenimiento de computadores y redes a maestros y a la comunidad. • CPE asesora telefónicamente a las instituciones educativas en la solución de fallas y en compra y renovación de equipos Estrategia de operación – largo plazo

17. OPERACIÓN - MANTENIMIENTO Actores / Participantes COMUNIDAD ENTIDADES EJECUTORAS FASE INICIAL / FASE PROFUNDIZACION FINANCIACION - MANTENIMIENTO ENTES TERRITORIALES COMUNIDAD INSTITUCIONES EDUCATIVAS PUBLICAS

18. Año Escuelas a Beneficiar con proyecto de mtto Costo Mantenimiento (en pesos) Entidad Financiadora 2005 280 (prueba piloto) $ 165.873.846 Computadores para Educar 2006 • 4.000 • 3.000 Compartel - Fase I Proyecto de Conectividad • 1.000 CPE 2001-2003 no incluidas en proyecto de Conectividad Fase I $ 2.369.626.377 Por definir Cronograma y Financiación 2007 • 2.700 • 1.000 Opción Fase I – Proyecto de Conectividad • 1.700 CPE 2004-2005 no incluidas en Opción Fase I del proyecto de Conectividad $ 1.599.497.804 Por definir Empezar a cobrar mantenimiento a las que se les dio mantenimiento gratuito en el 2005 y 2006 Según cotizaciones por demanda Secretarías de Educación y Alcaldías 2008 3.754 (Compartel Fase II – Proyecto de Conectividad) $ 2.223.894.355 Por definir Cobrar mantenimiento a las que se les dio mantenimiento gratuito en el 2005, 2006, 2007 Según cotizaciones por demanda Secretarías de Educación y Alcaldías TOTAL 10.734 $ 6.193.018.536

19. Computadores para Educar FIN