Gestion des données

1. Gestion des données Session 2: Qualité et sécurité des données

2. Objectifs • Identifier les étapes nécessaires afin d’assurer la qualité des données à chaque étape de la collecte et de la gestion des données  • Différencier les données fiables des données peu fiables  • Identifier les stratégies afin d’assurer la confidentialité des données dans le système DME • Comprendre comment utiliser les données pour améliorer les soins du patient et la fonctionnalité du programme • Identifier les problèmes potentiels de la mise en place d’un DME

3. Eléments de la qualité des données • Exactitude/validité : les données représentent le statut véritable du patient • Normes de base, meilleurs soins médicaux pratiqués • Terminologie de base • Mesure correcte des résultats (instrumentation, règles correctement suivies, etc.) • Intégralité : données manquantes minimisées

4. Eléments de la qualité des données • Rapidité:les données sont enregistrées lors ou immédiatement après la visite du patient, puis saisies électroniquement sous quelques jours • Intégrité:pas de brouillon ou corrections non autorisées des données des patients • Fiabilité:tous les membres de l’équipe médicale suivent les mêmes procédures afin d’enregistrer et documenter les données des patients • Confidentialité:les mesures visant à protéger la confidentialité des patients sont respectées

5. Utilité des données:clé de la qualité Utilisation possible des données: • Décrit le type d’individus utilisant les services et le type de services qu’ils reçoivent • Mesure l’efficacité du contact, du traitement, des recommandations et interactions de l’équipe médicale • Aide à la coordination des soins et des services; • Apporte des statistiques importantes sur l’état de statut de santé de la communauté; • Mesure la qualité des soins au niveau du patient et du prestataire • Conforme au niveau des responsabilités attendu des prestataires Source: WHO, Improving Data Quality: A Guide for Developing Countries, 2003.

6. Importance de données fiables: Cas 1 Clinique A • Utilisation de TAR depuis 16 mois • Données des patients inscrites sur des dossiers papier en utilisant des notes traditionnelles • Rupture de stock de test biologiques CD4 depuis 3 mois Lorsque le stock a été renouvelé, le personnel médical a été forcé de revoir tous les dossiers des patients VIH positifs afin de déterminer ceux qui auraient dû faire un test CD4 durant la période de rupture de stock.

7. Importance de données fiables: Cas 1 Clinique B • Similaire à la clinique A, mais les données des patients sont écrites dans des dossiers papier ainsi que enregistrées électroniquement (DME) • Même rupture de stock de tests biologiques CD4 3 mois auparavant Lorsque le stock a été renouvelé, la clinique B a rapidement retrouvé, à l’aide de la fonction “Rapports”, tous les patients n’ayant pas effectué de test CD4 durant les 6 derniers mois et qui auraient dû le faire.

8. Importance de données fiables: Cas 2 Un site ART a établi un comité qui assure la qualité des soins apportés aux patients VIH. Les données EMR ont été utilisées pour la vérification. Par exemple : • Les régimes ART correspondent-ils aux normes nationales ? • Les patients dont le compte CD4 est faible reçoivent-ils un traitement prophylactique de cotrimoxizole  ? Le comité a détecté que les équipes médicales omettaient souvent de noter des informations clé dans les dossiers de patients (données manquantes), limitant ainsi les conclusions qu’ils pouvaient émettre sur la qualité des données.

9. Importance de données fiables: Cas 2 (suite) Après avoir travaillé avec les équipes médicales sur l’importance de l’intégralité et de l’exactitude des données, le comité a pu surveiller les indicateurs de qualité clés. Il a été déterminé que les patients avec un faible compte CD4 étant sous prophylaxie au cotrimoxizole éprouvaient une amélioration de 40% à 85% sur une période de 1 an.

10. Importance de données fiables: Cas 3 Hôpital X, le plus grand hôpital du département, a commencé à traiter les PVVIH il y a 2 ans. Il y a maintenant plus de 2000 patients en soins palliatifs ou sous TAR. La plupart parcourent une grande distance pour obtenir leurs soins. La Direction Départementale veut analyser les sites où des annexes de soins sont les plus nécessaires.

11. Importance de données fiables: Cas 3 (suite) Les chargés d’admission dans l’hôpital X avaient rigoureusement suivi les consignes afin de mettre les fiches d’enregistrement à jour. Une analyse d’adresses de patients indique qu’un grand nombre de patients viennent de 2 villes différentes à l’intérieur du département. La Direction commence la plannification de l’extension des services VIH/SIDA au niveau de ces 2 villes.

12. Processus de collecte de données: nouveau patient Le chargé d’admission crée un nouveau dossier et remplit la fiche d’enregistrement avec les informations démographiques Le chargé d’admission insère des fiches vierges (première visite, analyses de laboratoire, ordonnance) dans le dossier Arrivée du patient Le patient apporte son dossier au médecin qui complète les antécédents, l’examen clinique, les traitements, les ordonnances de médicaments et d’analyses de laboratoire Le patient apporte son dossier à l’infirmière qui remplit les signes vitaux et la section infirmière Le patient apporte la fiche d’analyses au laboratoire Le laboratoire recueille les spécimens et garde la fiche d’analyses jusqu’à l’enregistrement des résultats La pharmacie dispense les médicaments et complète la fiche d’ordonnance Le patient apporte la fiche d’ordonnance à la pharmacie Dossier complété révisé par l’équipe médicale et transmis à l’opérateur de saisie pour traitement de données La pharmacie renvoie la fiche d’ordonnance au chargé d’admission Le laboratoire renvoie la fiche d’analyses au chargé d’admission afin de compléter le dossier

13. Procedures pour standards de qualité: responsables des cliniques VIH • Garder les fiches de visite jusqu’à ce que toutes les informations soient complètes pour la visite • Quand les informations sont dans le dossier (par exemple, les résultats des analyses de laboratoire), l’équipe clinique peut revoir le dossier et le passer au personnel de la saisie des données. • Tous les jours, revoir rapidement tous les dossiers de la journée • Noter les données manquantes. • Fournir le feedback aux équipes cliniques le lendemain avant de voir les nouveaux patients, et corriger immédiatement, si nécessaire.

14. Procédures pour standards de qualité: opérateurs de saisie • Faire une recherche ordinateur des patients déjà enregistrés au DME avant de créer un nouveau No. de code de patient. • Faire la saisie des fiches dans les 2-3 jours suivant la visite du patient • Transcrire mot pour mot les données écrites sur les fiches

15. Procédures pour standards de qualité: toute l’ équipe • Documenter quotidiennement sur papier le nombre de visites cliniques des PVVIH et le nombre de fiches saisies. • Faire une comparaison entre le total manuel et le total électronique (disponible dans les rapports du DME) • Investiguer les journées où il n’y a pas concordance • Assurer une coopération régulière entre l’équipe clinique et l’équipe de gestion des données afin de: • Corriger les erreurs • Compléter les dossiers • Revoir les rapports de programme

16. Audit de qualité • Audit régulier des données afin de comparer les données sur papier aux données sur le DME • Rechercher: • Les erreurs dues au hasard (problème de qualité du personnel et facilité d’utilisation de l’interface du logiciel) • Erreurs systématiques (problèmes avec certaines données dû à une incompréhension du processus de collection des données ou dû à de mauvaises procédures) • Feedback régulier à l’équipe clinique sur la qualité des données Source: Adapté de Partners in Health

17. Sécurité des données du patient • Les Administrateurs du DME peuvent ajouter ou retirer la permission d’accèsau système en donnant des « system accounts » • Sans « system account » avec mot de passe unique, l’utilisateur ne peut pas accéder au système DME • Le « system account » donne accès uniquement aux données des patients du site de l’utilisateur • Si une personne travaille avec plusieurs sites (par exemple, un Disease Reporting Officer/DRO), il lui faut un « system account » pour chaque site • Le mot de passe peut être le même

18. Niveaux d’accès • Saisie: • Rechercher des patients existants, ajouter des patients • Saisir les données nouvelles et mettre à jour ou corriger les fiches déjà saisies • Supprimer des fiches (dans des limites préalablement définies) • Visualiser et utiliser les rapports automatisés • Consultation: • Visualiser les fiches des patients sans les modifier • Visualiser et utiliser les rapports automatisés • Administration: • Toutes les fonctions de saisie et consultation • Suppression des fiches • Suppression des patients en cas d’enregistrement double • Accord ou suppression des permissions des « system accounts »

19. Transmission des données du patient • Pour la transmission des données du patient hors de la clinique ou les patients reçoivent les soins (par exemple vers le registre national), les informations sont transmises en utilisant les codes du patient, mais sans leurs noms et prénoms • La transmission utilise un « protocole d’encryption » pour toute transmission électronique • Méthode de codification d'un message ou d'une information, de telle sorte qu'il n'y ait que le destinataire légitime qui puisse le décoder • Les technologies d'encryption reposent sur des algorithmes mathématiques et sont très complexes à décoder

20. Autres protections • Registre de « system account » de chaque utilisateur qui a créé ou modifié un dossier du patient • Le registre des « system accounts » facilite une correction des utilisateurs qui ne respectent pas les protocoles de sécurité des données • Protocole national pour les personnes ayant accès aux données du patient, en accord avec les lois nationales et les normes internationales

21. Gestion des ordinateurs • Normes de pratique pour la gestion des ordinateurs dans le site • Procédures protégeant les mots de passe personnels • Accès restreint dans le temps (time out) au logiciel lorsque le clavier n’a pas été utilisé/actif • Utilisation de « screensaver » pour cacher les informations sensibles • Emplacement judicieux des ordinateurs afin que les écrans ne puissent pas être vus par les personnes non autorisées • Formation du personnel sur les problèmes de protection de la vie privée

22. Procédures à considérer • Accord de confidentialité devant être signé par toute personne ayant accès aux données des patients dans le système DME • Contrat de confidentialité signé par les patients qui explique les protections et qui donne la permission au MSPP d’utiliser les données du patient pour évaluer l’impact du programme ARV

23. Points à retenir • La qualité des données dépend de leur validité, de leur intégralité, de la rapidité de la saisie, de leur intégrité, de leur fiabilité, de leur confidentialité, et surtout de leur utilité. • Le processus de la collecte des données inclut plusieurs étapes et des acteurs divers. Toute l’équipe de soins est impliquée dans la collecte des données de qualité. • Il est nécessaire d’avoir une approche consistante de revue et de « nettoyage » des données du patient, selon les procédures standards. • Le DME a des fonctionnalités pour protéger la confidentialité des patients. Enfin, les procédures de confidentialité dépendent des actions des êtres humains (l’équipe des soins).