Korkeakoulujen yhteistoiminnan ( SIG-työn ) toimintamalli

1. Korkeakoulujen yhteistoiminnan(SIG-työn) toimintamalli IT-pääsihteerit RAJAUS: Kohteena FUCIO/AAPA-verkostojen yhteiset työryhmät. IT2013-päivät

2. Tavoitteet IT2013-päivät • Tehokkuutta yhteistoimintaan! • Mahdollistaa verkostojäsenen osallistumisen korkeakoulusektorin yhteistyöhön. • Jäsentää yhteistoiminnan valtuudet, vastuut, raportoinnin sekä viestintätavat. • Kuvata yhteistoimintaan osallistuvien ryhmien ja henkilöiden roolit. • Luo tukirakenteen SIGissä toimiville. • Läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaista raportointia SIGin toiminnasta. • Sopia yhteisten ryhmien nimeämisestä: • Nykymuotoinen, varsinainen toimeenpaneva ryhmä on ”SIG” (ennen esim. KA-työvaliokunta) • Organisaatioiden yhteyshenkilöistä muodostuva kohderyhmä on ”Yhteysryhmä” (ennen esim. LisenssiRinki, KA-yleiskokous)

3. Miksi muutos? SIG Yhteysryhmä Initiation Contagion Control Maturity KA SIG IT2013-päivät • Nykyisten SIGien toimintamallit ovat kaikissa erilaiset. • Viestinnän ja dokumentinhallinnan välineet ja tavat erilaiset. • Nykyisissä yhteistyöryhmissä (SIGeissa yms.) on yhteensä yli 200 osallistujaa joista n. 150 eri henkilöitä. • RAKETTI-hankkeetpäättyvät 2014 huhtikuussa.

4. Milloin SIG on SIG? SIG Yhteysryhmä Initiation Contagion Control Maturity KA SIG IT2013-päivät • SIG syntyy, kun toiminta … • saavuttaa riittävän osallistujavolyymin • on vakiintunut • edellyttää jonkin asteista koordinaatiota • alkaa tuottaa systemaattista raportointia sidosryhmille • SIG-hallintamalli tuo tässä vaiheessa tukea SIGille ilman tarpeetonta jäykistävää vaikutusta. • SIGin perustaa verkostojen työvaliokunnat.

5. Milloin SIG ei enää ole SIG? SIG Yhteysryhmä KA Initiation Contagion Control Maturity SIG IT2013-päivät • SIG kuolee, kun … • on tehnyt itsensä tarpeettomaksi ja saavuttanut sille asetetut tavoitteet. • toiminta ei ole systemaattista, ohjattua, eikä enää tuota tulosta. • SIG:n toiminnan lopettaa verkostojen työvaliokunnat.

6. SIG-kolmio puheenjohtaja sihteeri IT-johtaja(vara pj.) IT-johtaja pääsihteeri(t) SIGin muut (asiantuntija)jäsenet Yhteyshenkilöverkosto eli ”Yhteysryhmä” IT2013-päivät

7. SIG-johto ja roolit SIG Yhteysryhmä IT2013-päivät • SIG on toimeenpaneva työryhmä. • SIGin puheenjohtaja on IT-johtaja tai asiantuntija. • SIG valitsee puheenjohtajan vuoden 1. kokouksessaan. • Ohjaus tulee verkoston edustajien kautta. • IT-johtaja tai pääsihteeri raportoi säännöllisesti omalle verkostolleen. • Sihteeri viestii yhteyshenkilöille. • Pääsihteerit luovat edellytyksiä SIGin toiminnalle ja tiedottavat muille sidosryhmille tarvittaessa.

8. SIG-jäsenyys SIG TVK TVK Yhteysryhmä Luottamuksellisen aineiston käsittely ja salassapito IT2013-päivät • SIGissä on korkeintaan 10 verkostojäsentä. • Kummallakin verkostolla on oletusarvoisesti 5 SIG-jäsenpaikkaa. • SIG-jäsenyyden käsittelee verkoston työvaliokunta. • Sidosryhmän (esim. CSC) SIG-jäsenenkäsittelee kummankin verkoston työvaliokunnat. • Jäsenyys on voimassa kalenterivuoden kerrallaan ja työvaliokunta nimeää jäsenet vuoden loppuun mennessä alkavalle kalenterivuodelle. • Kaikilla SIG-jäsenillä on yhtäläinen äänioikeus. • Yhteysryhmäläisen ilmoittaa organisaation IT-johtaja.

9. SIG– viestintä ja dokumentinhallinta SIG • kalenteri • dokumenttikirjasto • keskustelualue • tehtävälista • kontaktilista YhRy IT2013-päivät • Hallintamallimuutosta tuetaan samanaikaisella viestintäratkaisumuutoksella. • Yhdenmukainen eduuni-työtila vakioprosesseineen ja käyttövaltuushallinta. • Yhteysryhmän jäsen voi … • tilata ilmoituksia kalenteri- yms. merkinnöistä, • käydä keskustelut työtilassa keskustelu dokumentoituu myös niitä varten jotka eivät ole ketjussa alusta alkaen(toisin kuin emailissa), • nähdä viimeisimmän version asiakirjoista joihin on oikeutettu sekä myös asiakirjahistorian, • seurata työlistan edistymistä.

10. SIGineduuni: Julkinen ja sisäinen näkymä SIG-jäsen: luku ja kirjoitusoikeus SIG-yhteyshenkilöt SIG-jäsenille Actionpointit keskustelu- alue dokumentit SIG-jäsen: luku- ja kirjoitusoikeus Yhteyshenkilö: lukuoikeus SIG-jäsen jaYhteyshenkilö:luku- ja kirjoitusoikeus SIG-jäsenet ja yhteyshenkilöt tiedotteet dokumentit keskustelualue kalenteri Oikeudet perustuvat käyttövaltuusryhmiin. eduuni-rekisteröinti / HAKA-kirjautuminen SIG:n esittely / julkiset verkkosivut IT2013-päivät

11. SIGit ja aihiot IT2013-päivät • SIGit nyt: • Benchmark • KA-SIG • LisenssiSIG • IT-projektinhallinta • SEC-työvaliokunta • SIG-aihioita: • päätelaite SIG • AV-SIG • IT-päivät SIG

12. SIG-aihioita IT2013-päivät • Päätelaite SIG • Laitekannan hankintapolitiikat • oppilaiden koneet • työasemavariaatiot • älypuhelinten politiikka • tulostuslaitteet ja ohjaus • BYOD • Hansel / Kunta / muu hankintayhteistyö • BM-volyymi-kyselyn toteuttaminen

13. SIG-aihioita IT2013-päivät • AV-SIG • Laitekanta • Videoneuvottelulaitteet ja -järjestelmät • Projektorit vs. 80”-näytöt • Äänentoisto • Hansel / Kunta / muu hankintayhteistyö • Verkkoneuvottelusovellukset • AV-materiaalin talletus- ja välitystavat

14. SIG-aihioita IT2013-päivät • Lähituki-SIG • Tuen sovellukset • Tuen tyypit, prosessit ja käytänteet • Puhelintuki • Videotuki • Etätuki • Tiskipalvelu • Asiakaspalvelun mittarit ja mittaamisen välineet. • ( Yritettiin 2011 )

15. SIG-aihioita IT2013-päivät • IT-päivät SIG • Muodostaa ”ohjelmatoimikunnan” • Tuo historiaosaamista mukaan • Dokumentoi tapahtuman materiaalin • Sidosryhmäkontaktien tuki

16. SIG-RoadMap 2014 Tammi Helmi MaalisHuhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu LisenssiSIG: lähes valmis, 1 IT-johtaja (YO) puuttuu koulutusjakso SEC-tv: lähes valmis, jos AMK-sektori mukana tuloa koulutusjakso KA-SIG: jäsenyydet ja kokoonpano vakiinnutettava koulutusjakso Pääsihteerit • Koulutusjakso • puoltomenettelyn toteutus/tavat • eduuni-työtilan teko • julkisen www-sivun teko: SIG toiminnan esittely • puh.joht. ja sihteerin koulutus viestintään • jäsenkunnan opastus ja ohjeistus

17. Korkeakoulujen yhteistoiminnan(SIG-työn) toimintamalli Kiitos ! • IT-pääsihteerit: • AAPA Esko Ala-Peijari • esko.ala-peijari@csc.fi • FUCIOTeemu Seesto • teemu.seesto@utu.fi IT2013-päivät