Instrument Finansowy LIFE+ Formularze finansowe F

1. Instrument Finansowy LIFE+Formularze finansowe F Justyna Koźbiał Wydział ds. Projektów UE

2. W formularzach finansowych należy zamieścić wszystkie koszty, jakie planowane są do poniesienia w ramach realizacji projektu. Każdy koszt musi być dokładnie opisany w Części C wniosku (Szczegółowy opis proponowanych działań), tak aby łatwo było powiązać proponowane koszty z konkretnymi działaniami. Informacje ogólne

3. Żaden z beneficjentów, a także żadna z firm powiązanych z uczestnikami projektu w ramach grup, konsorcjów itp., nie mogą występować w roli podwykonawców projektu. Fakturowanie wewnętrzne nie jest dozwolone, chyba że możliwe będzie wykazanie, że takie transakcje odpowiadają najbardziej opłacalnej ofercie i wykluczają wszystkie elementy zysku, podatek VAT i koszty ogólne. Informacje ogólne

4. Koszty kwalifikowane • Budżet projektu może zawierać wyłącznie koszty zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w Art. 25 Postanowień Wspólnych dla LIFE+. • Lista kosztów nie kwalifikujących się do współfinansowania w ramach LIFE+ zawarta została w Art. 26 Postanowień Wspólnych.

5. Koszty będą uznane za kwalifikowane kiedy: zostaną przewidziane w budżecie projektu, są bezpośrednio związane i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową, są rozsądne i odpowiadają zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztowej, odpowiadają zasadom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych, zostaną rzeczywiście poniesione w ciągu trwania projektu, będą odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz będą możliwe do określenia i zweryfikowania. Koszty kwalifikowane

6. Podatek VAT Podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym wyłącznie w momencie, gdy beneficjent koordynujący lub dowolny z jego Współbeneficjentów nie jest w stanie odzyskać podatku VAT zapłaconego w ramach projektu (Art. 30 CP). Należy przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające.

7. Formularze finansowe

8. Formularz FA Podsumowuje strukturę finansową projektu, przedstawia podział budżetu oraz zarys planu finansowego. Formularz wypełni się automatycznie, w oparciu o dane z innych formularzy.

9. Formularz FB Podział kosztów działań Formularz ten wypełnia się automatycznie, w oparciu o dane wpisane w innych formularzach w tej sekcji. Formularz ten jest bardzo przydatny dla łączenia wyników technicznych oraz kosztów.

10. Formularz FC Struktura finansowania projektu • Beneficjent koordynujący • Współbeneficjenci(każdy osobno) • Współfinansujący np. NFOŚiGW

11. Formularz FC Struktura finansowania projektu Wkład własny każdego z Beneficjentów. Kwota ta nie może obejmować finansowania uzyskanego z innych publicznych lub prywatnych źródeł przeznaczonych konkretnie na projekt lub jego część.

12. Formularz FC Struktura finansowania projektu Oczekiwany poziom współfinansowania ze strony UE - dla Beneficjenta koordynującego i Beneficjentów towarzyszących Zgodny z Art. 24 i 25.2 Common Provisions Należy podać kwoty z uwzględnieniem Overheads dla każdego z Beneficjentów

13. Bezpośrednie koszty osobowe. Koszty wynagrodzeń pracowników „public body” mogą być finansowane jedynie w zakresie działań, które nie byłyby podjęte bez realizacji projektu LIFE+. Oddelegowanie w aktach osobowych/ umowie, Wkład własny musi przekroczyć o 2% koszt wynagrodzeń ww. pracowników. Formularz F1

14. Rodzaj umowy Należy wskazać kategorię prawną rodzaju umowy: umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony, Należy także zaznaczyć czy pracownik jest zatrudniany w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin. Formularz F1

15. Kategoria/ Funkcja w projekcie Należy określić, jaką rolę w realizacji projektu pełnił będzie dany pracownik. Należy wskazać stopień lub stanowisko w sposób pozwalający Komisji ocenić strukturę personelu i podział zasobów kadrowych. Formularz F1

16. Stawka dzienna dla każdego członka personelu jest obliczana na podstawie pensji brutto wraz z obowiązkowymi świadczeniami społecznymi. Tworząc propozycję budżetu, można się oprzeć na średnich stawkach obowiązujących w kraju dla danego zawodu, stanowiska, rodzaju organizacji itp. Formularz F1

17. Liczba osobodni potrzebnych dla realizacji projektu Formularz F1

18. Należy zwrócić uwagę, że kwalifikowalność kosztów osobowych będzie określana na podstawie: Wypłacone wynagrodzenie brutto danego pracownika w roku/ liczba godzin roboczych w roku = stawka godzinowa Stawka godzinowa * rzeczywista liczba godzin przepracowanych w projekcie w danym roku Formularz F1

19. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Formularz ten dotyczy wyłącznie kosztów podróży i utrzymania. Koszty związane z obecnością na konferencjach, np. opłaty konferencyjne, powinny być zakwalifikowane do kategorii „Inne”. Koszt uczestnictwa w konferencji może być zwrócony tylko w przypadku, gdy projekt jest prezentowany na konferencji. Uczestnictwo w konferencjach jest ograniczone do osób, których obecność jest uzasadniona merytorycznie.

20. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Należy przewidzieć koszty podróży i utrzymania dla 2 osób uczestniczących w realizacji projektu w celu udziału w spotkaniu inauguracyjnym (tzw. Kick-off meeting) z przedstawicielami KE

21. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Cel podróży (Z/Do) – należy określić państwo i miasto, jeśli są one już znane. W przypadku cyklicznych przejazdów na obszar realizacji projektu, należy wpisać „Obszar realizacji projektu” Poza teren Europy - należy wpisać „TAK” w przypadku podróżowania poza UE

22. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Cel podróży Należy precyzyjnie opisać cel podróży, w porządku pozwalającym na ocenę zasadności kosztów w kontekście planowanych celów projektu (przykłady: „rozpowszechnianie informacji”, „zebranie specjalne w sprawie koordynacji projektu”, „wizyta na obszarze koordynacji projektu”). Koszty należy pogrupować np. wszystkie spotkania koordynacyjne. Prosimy podać przewidywaną liczbę podróży oraz liczbę podróżujących osób.

23. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Koszty podróży - obliczane zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera. Beneficjenci powinni dążyć do wyboru jak najbardziej oszczędnych i przyjaznych środowisku metod komunikacji – korzystanie z wideokonferencji powinno zostać każdorazowo rozpatrzone jako rozwiązanie alternatywne dla odbycia podróży.

24. Formularz F2 Koszty podróży i utrzymania Koszty utrzymania obliczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera (diety lub bezpośredni zwrot z tytułu wyżywienia, koszty hotelu, transport lokalny itp.) Należy upewnić się, że koszty posiłków dla uczestników projektu związane z podróżą/spotkaniem nie będą uwzględnione w sytuacji gdy jako diety zostały już wliczone w budżet.

25. Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Wsparcie zewnętrzne Pozycja ta dotyczy zarówno usług/prac wykonanych przez firmy podwykonawcze lub osoby trzecie, jak i wynajmu sprzętu lub infrastruktury Koszty tego rodzaju nie powinny przekroczyć 35% wartości ogólnego budżetu projektu chyba, że ich podwyższenie zostanie uzasadnione we wniosku.

26. Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Przykłady: Audyt zewnętrzny – wyłącznie Beneficjent koordynujący, Zlecenie wykonania planu rozpowszechniania informacji, Projektowanie materiałów informacyjnych, Usługi tłumaczeniowe, Publikacja wydawnictw, Strona internetowa przedsięwzięcia – projekt i prowadzenie, Wykonanie tablic informacyjnych, Wynajem sali, Ekspertyza ornitologiczna.

27. Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne • Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zlecenia prac innym podmiotom, przykładowo: • „przetarg publiczny”, • „zamówienie z wolnej ręki”, • „dialog konkurencyjny”. • Opis – należy w syntetyczny sposób opisać, czego dokładnie dotyczyć będą usługi wykonywane przez podwykonawców. • Wynagrodzenie podwykonawców musi być przyznawane zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi znajdującymi się w Art. 8.4 Postanowień Wspólnych.

28. Formularz F3 Wszelkie usługi wykonywane przez podwykonawców, lecz związane z wykonaniem prototypów powinny być wyszczególnione w części dotyczącej prototypów, a nie finansowania podwykonawców. Koszty związane z zakupem lub dzierżawą (w przeciwieństwie do najmu) sprzętu lub infrastruktury, przewidziane w ramach umowy, powinny być zawarte w tych kategoriach, a nie w dziale dotyczącym finansowania podwykonawców. Koszty wykorzystywania prawa użytkowania gruntu (dzierżawy), powinny być uwzględnione w dziale dotyczącym wsparcia zewnętrznego jedynie w przypadku, gdy dotyczą krótkoterminowego wykorzystywania powyższego prawa, które wygasa przed datą zakończenia projektu. Dzierżawy długoterminowe powinny być uwzględnione w formularzu dotyczącym zakupu gruntu F5.

29. Kwalifikowalność kosztów zakupu „Środków trwałych” Do współfinansowania kwalifikują się jedynie koszty związane z amortyzacją dóbr trwałych, pod warunkiem spełnienia zapisów zawartych w Art. 25.5-25.9 Postanowień Wspólnych. Maksymalny poziom odpisów amortyzacyjnych: Infrastruktura – 25% kosztu rzeczywistego Wyposażenie (urządzenia) – 50% kosztu rzeczywistego Formularze F4 a-c Środki trwałe

30. Kwalifikowalność kosztów zakupu „Środków trwałych”WYJĄTKI Koszty wykonania prototypów są kosztami kwalifikowanymi w 100% tylko w przypadku projektów z komponentu II Polityka i zarządzanie w zakresie środowiska oraz komponentu I Różnorodność biologiczna (Art. 25.7 PW), Formularze F4 a-c Środki trwałe

31. Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura Należy tutaj uwzględnić wszystkie koszty związane z infrastrukturą, nawet w przypadku, gdy praca jest wykonywana na mocy umowy o podwykonawstwo zawartej z podmiotem zewnętrznym. Inwestycje na infrastrukturę wielkoskalową nie kwalifikują się.

32. Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura • Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zlecenia prac innym podmiotom, przykładowo: • „przetarg publiczny”, • „zamówienie z wolnej ręki”, • „dialog konkurencyjny”. • Opis – należy przedstawić jasny opis oraz podział elementów infrastruktury w zależności od nakładów np.: „wspierająca konstrukcja stalowa”, „podstawa instalacji”, „ogrodzenie”. • Wynagrodzenie podwykonawców musi być przyznawane zgodnie z Art. 8.4 PW.

33. Formularze F3 i 4a-c Podwykonawcy muszą być wynagradzani zgodnie z Art. 8.4 Common Provisions: „Każdy publiczny beneficjent koordynujący/ współbeneficjent musi udzielać zamówień na podwykonawstwo stosownie do obowiązujących zasad dotyczących zamówień publicznych, zgodnie ze wspólnotowymi dyrektywami dotyczącymi procedur zamówień publicznych. W przypadku zamówień o wartości przekraczającej 125 000 euro, każdy prywatny beneficjent koordynujący / współbeneficjent zbiera konkurencyjne oferty od potencjalnych podwykonawców i udziela zamówienia oferentowi zapewniającemu najlepszy stosunek ceny do jakości; musi on przy tym przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych podwykonawców oraz unikać sprzeczności interesów. Zasady dotyczące udzielania zamówień, o których mowa w poprzednich dwóch akapitach, obowiązują również w przypadku dóbr trwałych.”

34. Formularz F4b Środki trwałe: Wyposażenie • Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: • „przetarg publiczny”, • „zamówienie z wolnej ręki”, • „dialog konkurencyjny”. • Opis – należy w sposób zrozumiały opisać każdą rzecz np.: • „laptop”, • „oprogramowanie bazy danych”, • „sprzęt pomiarowy”, • „kosiarka”.

35. Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy • Prototyp to infrastruktura i/ lub urządzenie, które zostało stworzone specjalnie na potrzeby realizacji projektu, i które nigdy nie było wprowadzone do obrotu handlowego i/ lub nie jest dostępne jako seryjny produkt. • Prototyp musi odgrywać zasadniczą rolę w działaniach demonstracyjnych związanych z projektem. Wykazywane mogą być tylko komponenty zakupione i używane tylko w czasie trwania projektu. • Prototyp nie może być używany do celów komercyjnych w czasie trwania projektu i przez pięć lat po jego zakończeniu. Gdyby prototyp lub dowolna jego część miały być użyte do celów komercyjnych w ww. okresie, musi to zostać zgłoszone. Art. 25.7 PW

36. Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy • Procedura - należy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: • „przetarg publiczny”, • „zamówienie z wolnej ręki”, • „dialog konkurencyjny”. • Opis – należy podać jasny opis prototypu. Wszelkie prace związane z prototypem, nawet jeżeli praca jest prowadzona w ramach umowy podwykonawstwa, powinny być zgłaszane w ramach tej kategorii.

37. Formularz F6 Materiały eksploatacyjne Materiały uwzględnione w tej części formularza muszą być związane z zakupem, wytwarzaniem, naprawą lub użytkowaniem obiektów, które nie należą do środków trwałych beneficjentów. Przykłady: Materiały do eksperymentów, Zapasy pokarmu dla zwierząt, Materiały informacyjne, Koszty związane z upowszechnianiem informacji o projekcie, Naprawa sprzętu zakupionego na potrzeby projektu lub w 100% użytkowanego na rzecz projektu.

38. Formularz F6 Materiały eksploatacyjne Jeśli projekt przewiduje działalność informacyjną, podczas której wykorzystywane będą na dużą skalę: wysyłka, kopiowanie lub inne formy komunikacji, odpowiadające im koszty także mogą zostać zadeklarowane w tym formularzu. Jednakże ogólne produkty zaopatrzenia (w odróżnieniu od kosztów bezpośrednich), takie jak koszty połączeń telefonicznych, komunikacji oraz fotokopiowanie itp., powinny być uwzględnione w kosztach ogólnych (overheads) projektu.

39. Formularz F6 Materiały eksploatacyjne W tym formularzu należy również zawrzeć wszelkie koszty z tytułu cateringu, powiązane z działaniami mającymi na celu rozpowszechnianie informacji, takie jak: prezentacja projektu, warsztaty lub konferencje. W przypadku gdy beneficjent w całości korzysta z usług podwykonawcy np. zlecając organizację konferencji, odpowiednie koszty powinny być umieszczone w formularzu „Wsparcie zewnętrzne”

40. Formularz F7 Pozostałe koszty • Koszty bezpośrednie, których nie daje się zakwalifikować do żadnej z poprzednich kategorii, należy wpisywać w tym formularzu. • Przykłady: • Gwarancja bankowa, • Koszty z tytułu opłat bankowych, • Koszty z tytułu opłat konferencyjnych, • Koszty ubezpieczenia.

41. Formularz F7 Pozostałe koszty W tym formularzu powinien być wykazany koszt gwarancji bankowej. W zależności od kondycji finansowej beneficjenta koordynującego, ocenionej podczas fazy selekcji, na etapie rewizji KE może zażądać gwarancji wydanej przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe. Gwarancja ta będzie równa kwocie pierwszej płatności zaliczkowej i obejmie okres trwania projektu plus sześć miesięcy. W przypadku przedłużenia projektu jej ważność zostanie przedłużona. W wyjątkowych przypadkach gwarancja ta może zostać zastąpiona kilkoma wspólnymi gwarancjami osoby trzeciej.

42. Formularz F8 OVERHEADS (KOSZTY OPERACYJNE) są określane jako ryczałt do 7% sumy kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, wyłączając koszty zakupu gruntów. Należy wskazać ogólne koszty pośrednie (koszty ogólne) dla każdego beneficjenta.

43. Sprawdzanie poprawności wypełnienia formularzy

44. Departament Ochrony Przyrody Wydział ds. Projektów UE NFOŚiGW Tel. (22) 459 04 35/543 fax. (22) 459 01 93 life@nfosigw.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy www.nfosigw.gov.pl/life Jesienna aleja kolo Swignajna http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html 44