JAK PRZYGOTOWAĆ PROJEKT FINANSOWANY Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH?

1. JAK PRZYGOTOWAĆ PROJEKT FINANSOWANY Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH? Dział Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą Biuro Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych

2. ZADANIA BIURA Pomoc przy znalezieniu źródła finansowania z zakresu funduszy strukturalnych Pomoc przy wypełnianiu formularzy aplikacyjnych Zgromadzenie części załączników do wniosku aplikacyjnego

3. ZADANIA BIURA • pozyskiwanie i przekazywanie informacji do jednostek o możliwościach uczestnictwa i pozyskiwania środków w ramach programów międzynarodowych i funduszy strukturalnych oraz terminach składania wniosków • promocja funduszy strukturalnych na Uniwersytecie Śląskim

4. PROJEKT • podstawa do opracowania wniosku o dofinansowanie z funduszy strukturalnych • zapis zrozumienia problemu, który dany projekt ma rozwiązać, wskazanie źródła finansowania dostępnego dla rozwiązania problemu

5. PROJEKT • LOGICZNY – zwięzły i spójny • PRZEJRZYSTY – zrozumiały • REALISTYCZNY – możliwy do zrealizowania • ADEKWATNY – służący rozwiązaniu problemu • INNOWACYJNY – proponujący nowe rozwiązania • EFEKTYWNY – zapewniający trwałość efektu

6. CECHY PROJEKTU: • zorientowanie na cel • koordynacja powiązanych ze sobą działań • skończony czas trwania: początek i koniec • wyjątkowość, niepowtarzalność • element niepewności i ryzyka • trwała zmiana w otoczeniu • wartość dodana

7. PLANOWANIE Projekt to zbiór połączonych i zaplanowanych działań, zmierzających do zmiany stanu istniejącego. Nie należy go mylić z wnioskiem, czyli propozycją wykorzystania środków składaną do Instytucji Wdrażającej, stanowiącej skrót projektu (składany w wersji papierowej i/lub elektronicznej)

8. Od czego zacząć? Przystępując do poszukiwania możliwości dofinansowania projektu, najpierw należy określić własne potrzeby i odpowiedzieć na pytanie dotyczące problemów, które należy rozwiązać oraz ustalić, jakie są możliwe sposoby ich rozwiązania

9. Od czego zacząć? Po znalezieniu źródła finansowania, należy zapoznać się z terminami najbliższego konkursu oraz z dostępną dokumentacją związaną z systemem wdrażania funduszy strukturalnych.

10. Od czego zacząć? Podstawowymi dokumentami są tzw. programy operacyjne. Poszczególne programy operacyjne dotyczą jednego z określonych obszarów wsparcia.

11. PROGRAMY OPERACYJNE Na lata 2007 – 2013 zostało opracowanych 7 ogólnopolskich programów operacyjnych oraz 16 regionalnych (wdrażanych na poziomie województwa).

12. PROGRAMY OPERACYJNE Właściwym dla Województwa Śląskiego programem jest Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego Informacje na stronie: www.rpo.silesia-region.pl

14. PROGRAMY OPERACYJNE Pozostałe programy operacyjne, w których jednostki lub pracownicy UŚ mogą aplikować o ośrodki to: • PO Kapitał Ludzki • PO Innowacyjna Gospodarka • PO Infrastruktura i Środowisko • Program Europejskiej Współpracy Terytorialnej

15. PROGRAMY OPERACYJNE Wiele informacji można znaleźć na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego: www.mrr.gov.pl

17. www.funduszestrukturalne.gov.pl

19. PROGRAMYOPERACYJNE Każdy z programów dzieli się na tzw. priorytety/osie priorytetowe, a te na działania wspierające konkretną dziedzinę, np.: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego: → Priorytet II: Społeczeństwo informacyjne → działanie 2.2: Rozwój elektronicznych usług publicznych

20. DOKUMENTACJA Niezwykle ważnym dokumentem jest tzw. Szczegółowy Opis Priorytetów, który określa m.in.: • kto może być beneficjentem (jednostki uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu) • ogólne cele i wymagane rezultaty projektu • inne (w zależności od programu: np. typ projektu, poziom dofinansowania, minimalna wartość projektu)

22. DOKUMENTACJA Oprócz programów operacyjnych do każdego ogłaszanego konkursu pojawiają się szczegółowe wytyczne określające warunki ubiegania się o dofinansowanie (np. termin i miejsce składania wniosku, wymagane załączniki)

23. DOKUMENTACJA Niezbędną dokumentację można znaleźć na stronach internetowych Instytucji Wdrażającej, czyli podmiotu odpowiedzialnego za realizację działania w ramach programu operacyjnego, w tym odpowiedzialnego za ogłoszenia konkursów.

24. PLANOWANIE Po zapoznaniu się z podstawową dokumentacją należy zweryfikować własny pomysł na projekt i zastanowić się: • czy możemy aplikować o środki? • czy rodzaj projektu oraz jego cele wpisują się w wytyczne z dokumentacji?

25. PLANOWANIE • Czy spełniamy inne określone w wytycznych warunki? • czy posiadamy zabezpieczenie wkładu własnego?

26. PLANOWANIE • Czy projekt przyczynia się do realizacji głównych celów programu? • Czy istnieje wyraźny związek pomiędzy tematem projektu, a priorytetami programu?

27. PROJEKTOWANIE I. Określenie problemów Punktem wyjścia jest zastanowienie się nad rzeczywistymi problemami oraz potrzebami, a także ich zdefiniowanie np: Instytut chciałby wykonywać specjalistyczne badania na rzecz przemysłu, jednak nie posiada odpowiedniego sprzętu.

28. PROJEKTOWANIE II. Określenie celów projektu Cel określa stan w przyszłości, który zostanie osiągnięty poprzez realizację projektu. Najłatwiej zdefiniować cele poprzez pozytywne zweryfikowanie problemów. przykład: Zakup specjalistycznego sprzętu, służącego wykonywaniu badań na rzecz przemysłu.

29. PROJEKTOWANIE Cel naszego projektu powinien wpisać się w cele działania i priorytetu konkretnego programu operacyjnego. przykład: Zakup sprzętu wpisuje się w cel: wzrost konkurencyjności polskiej nauki dzięki konsolidacji i modernizacji infrastruktury naukowo-badawczej i informatycznej najlepszych jednostek naukowych działających w Polsce w ramach PO Innowacyjna Gospodarka, priorytet 2: Infrastruktura sfery B+R

30. PROJEKTOWANIE III. Określenie wskaźników Nie wystarczy samo określenie celów, należy jeszcze zastanowić się nad ich wskaźnikami (wymiernymi rezultatami projektu), które pokażą, że dany cel został osiągnięty. Przykład: - zakup trzy nowoczesnych aparatów służących pomiarom hałasu - wykonanie trzystu zleceń rocznie, itp.

31. PROJEKTOWANIE IV. Określenie działań Kolejny etap, to wskazanie na konkretne działania, które posłużą do osiągnięcia celów. Często zdarza się, że jedno działanie pozwala na osiągnięcie kilku celów lub że dopiero podjęcie kilku działań pozwoli realizować jeden cel. przykład: Przeprowadzenie przetargu, zatrudnienie koordynatora projektu, zakup trzech aparatów, przeszkolenie pracowników z zakresu obsługi aparatów, itp.

32. PROJEKTOWANIE V Harmonogram Poszczególne działania muszą zostać umieszczone w harmonogramie realizacji projektu (podział zadań na miesiące, kwartały, lata). przykład: I kwartał 2008 - przetarg; II kwartał 20008 - zakup sprzętu; III kwartał 2008 – szkolenia; IV kwartał 2008 – rozliczenie projektu.

33. PROJEKTOWANIE VI. Budżet Wszystkie działania w ramach projektów powinny być uwzględnione w budżecie, przy czym należy pamiętać o przedstawieniu szczegółowej kalkulacji kosztów (np. sposób wyliczenia wynagrodzenia dla koordynatora projektu).

35. BUDŻET Nie wszystkie wydatki projektu mogą być finansowane z funduszy strukturalnych. Refundowane będą tylko tzw. koszty kwalifikowane, określone w dokumentacji. Zrefundowane zostaną jedynie te koszty, które zostały uwzględnione w budżecie projektu.

36. BUDŻET KOSZTY KWALIFIKOWALNE: • Aktualne, rzeczywiste (nie przybliżone) • Poniesione przez beneficjenta • Poniesione w trakcie trwania projektu • Zaksięgowane w księgach rachunkowych • Niezbędne dla realizacji celów projektu • Ekonomicznie uzasadnione • Przyporządkowane bezpośrednio do projektu

37. BUDŻET

38. BUDŻET KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE: • należne odsetki • rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności • opłaty sądowe, kary • długi i koszty obsługi długów • koszty nieudokumentowane • koszty nieuzasadnione z punktu widzenia realizacji projektu • wszelkie inne wydatki, które nie spełniają warunków kosztów dopuszczalnych

39. PROJEKTOWANIE Dopiero po przejściu przez wszystkie etapy projektowania należy wypełnić wniosek aplikacyjny w tzw. Generatorze Wniosków. Generator Wniosków jest narzędziem, ułatwiającym wypełnianie wniosków. Wersja do zainstalowania znajduje się na stronach internetowych instytucji wdrażających i pośredniczących.

41. WNIOSEK Musi być przygotowany w sposób: • czytelny i zrozumiały • przejrzysty • wyczerpujący temat • zgodny z pytaniami postawionymi we wniosku

42. WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE • Czy zagadnienia dotyczące projektu, celów oraz spodziewanych wyników są zdefiniowane w wyraźny i zrozumiały sposób? • Czy zagadnienia, cele oraz spodziewane wyniki są ze sobą logicznie powiązane?

43. WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE • Czy proponowane działania są zgodne z celami i oczekiwanymi rezultatami? • Czy poszczególne elementy harmonogramu prac są ze sobą logicznie powiązane? • Czy jasne jest, że poszczególne działania nie są powielane w rożnych elementach planu

44. WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE • Czy harmonogram prac jest jasny i spójny? • Czy działania i rezultaty są jasno określone w harmonogramie prac? • Czy istnieją konkretne (widoczne i wymierne) wyniki? Czy zostały one sprecyzowane także ilościowo? • Czy zaplanowano wystarczające środki informacyjne i medialne?

45. WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE • Czy istnieją wyraźne i przekonujące środki pozwalające zapewnić trwałość wyników projektu? • Czy procedury zarządzania i koordynacji zostały dogłębnie przemyślane? • Czy proponowany budżet jest uzasadniony w odniesieniu do planowanych działań oraz liczby zaangażowanych partnerów?

46. WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE • Czy ustalenia finansowe odzwierciedlają zaplanowane działania? • Czy we wniosku znajdują się odpowiedzi na wszystkie pytania? • Czy spodziewane wyniki można osiągnąć stosując zaproponowane metody?

47. PROJEKTOWANIE Wniosek aplikacyjny należy złożyć w Instytucji Wdrażającej w wersji elektronicznej i papierowej (oryginał + określona w wytycznych ilość kopii).

48. PROJEKTOWANIE Do każdego wniosku należy przedstawić odpowiednie załączniki. Rodzaje załączników podane są w wytycznych do konkursu. Należy pamiętać, iż przygotowanie niektórych załączników może wymagać czasu. Przykładowe załączniki: studium wykonalności, bilans, rachunek zysków i strat, statut, CV osoby zaangażowanej w realizację projektu.

49. PROJEKTOWANIE • Wersja elektroniczna i papierowa wniosku muszą być identyczne (tożsama suma kontrolna). • Należy pamiętać o zachowaniu kopii wniosku (elektronicznej i papierowej) przesłanego do Instytucji Wdrażającej. • Kopia złożonego wniosku musi się także znajdować w dokumentacji Biura Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych.

50. NAJCZĘSTSZE POWODY NIEPOWODZENIA PROJEKTU • niespełnienie wymagań formalnych • brak spójności projektu (wewnętrzne elementy projektu takie jak: budżet, zadania i i obowiązki nie są ze sobą spójne) • słaby związek między wynikami projektu a przewidywanym końcowym wpływem projektu • złe rozplanowanie projektu w czasie i brak określenia powiązań między zadaniami • planowanie finansowe (niedoszacowanie kosztów, kwestie związane z przepływem gotówkowym, problem kosztów nie kwalifikujących się do dofinansowania)