La versione 18 di Aleph500: le novità

1. La versione 18 di Aleph500: le novità Sviluppi generali e nuove funzionalità Liliana Bernardis Ottobre 2007

2. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

3. La struttura generale La gestione delle password è stata rivista e arricchita con l’aggiunta di una serie di opzioni sia a livello generale (system policy) che a livello di record utente. Ogni istituzione può ora definire: -la lunghezza minima della pw [8 caratteri]; -la necessità che la pw sia o no una combinazione di caratteri alfanumerici [Y]; -la necessità che la pw sia cambiata dopo il primo login[Y]; -il blocco dell’utente dopo un certo numero di tentativi di login falliti [5]; -il blocco dell’utente nel caso che la pw non sia stata utilizzata per un periodo definito [60 gg]; -un periodo dopo il quale la pw deve essere modificata [180 gg]. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

4. Nuovi campi nel record utente NUOVO Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

5. Scadenze e blocchi • Alla scadenza della data fissata l’utente viene bloccato ma può essere riabilitato • Non sarà possibile riutilizzare le vecchie password • La data di scadenza della password (così come il blocco immediato dell’utente) possono anche essere definiti manualmente dal System Librarian nel record utente Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

6. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

7. Nuovi permessi per l’utente I privilegi a cui ci riferiamo sono quelli dell’utente STAFF (non del Borrower). Nuovi privilegi riguardano: • la possibilità di visualizzare, aggiornare, creare, cancellare Booking Request • la possibilità di visualizzare e aggiornare i log della circolazione • la possibilità di visualizzare, aggiornare, creare, cancellare record di maintenance • la possibilità di cancellare copie con prenotazioni o Booking Request • la possibilità di effettuare operazioni di gestione inventariale • la possibilità di visualizzare od operare sugli orari di apertura delle biblioteche • la possibilità di stampare la fattura comprensiva dei debiti singoli Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

8. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

9. Il nuovo client Alcune nuove configurazioni a livello di server hanno ricadute sul client e sulle sue caratteristiche • il n. massimo di nodi visualizzabili dalla funzione Overview dei vari moduli o attraverso l’albero della catalogazione passa da 99 a 750 • è possibile per il sistemista abilitare/disabilitare singoli moduli o processi (es le code di stampa) • due nuovi menu nei moduli ACQ e CIR forniscono le opzioni per configurare le modalità in cui fornitori e utenti riceveranno i messaggi di e-mail e per controllare il campo Genere nella scheda che raccoglie i dettagli dell’utente globale. L’opzione : alephcom.ini [Mail] PlainAttachment=N non è piu’ in uso Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

10. Il nuovo client Alla barra del titolo è stata aggiunta l’informazione sull’utente attualmente connesso. Dalla vs 18 la funzione di Version check non si trova piu’ nella lista dei moduli ma sotto il Menu ALEPH di qualsiasi modulo. Version check è uno strumento utilizzato per distribuire i files del Client GUI da un server centrale a una postazione di lavoro; informa della presenza di aggiornamenti e a richiesta dell’utente sostituisce i vecchi files con i nuovi. ALEPHCOM.INI [Main] … ExternalILL=N (è un parametro che viene impostato per lavorare con ILL2) [Splitter] HighlightFocusedPane=Y FocusedPaneBrokenLine=Y [Print] NewPrintType=Y (consente di utilizzare una nuova utility di stampa per personalizzare intestazioni/pie’ di pagina) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

11. Il nuovo client Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

12. Il nuovo client Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

13. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

14. Publishing Publish platform è un meccanismo che consente alle istituzioni di estrarre record dai cataloghi ALEPH ai fini del recupero da parte di altri sistemi o della loro pubblicazione su WEB. I dati contenuti nei cataloghi on line (descrittivi, amministrativi, di posseduto) non possono essere pubblicati immediatamente, devono essere preparati tenendo conto dei concetti e delle metodologie di gestione dei sistemi web Publish platform prende i record appartenenti ad un set popolato con i record catalografici e li organizza in un repository separato (una directory definita localmente) da cui i dati possono essere o direttamente recuperati da sistemi esterni (Primo) o esportati Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

15. Il processo di estrazione Presenta due differenti fasi: • processo iniziale [puo’ essere fatto su tutto il database o su distinte basi logiche creando vari set (la procedura è la p-publish-04 dal menu Servizi del modulo CAT)] • processo di continuazione (viene fatto in automatico dalla procedura ue_21 e riguarda record nuovi/aggiornati/cancellati) L’utilizzo di queste procedure richiede la parametrizzazione di alcune tabelle (per la definizione dei nomi dei set, del nome della library, dei codici delle fix o delle procedure utilizzate per la modifica dei dati) Entrambi questi processi collocano i record nel data repository (una directory definita localmente) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

16. Il processo di esportazione I record o i vari set dal repository possono essere trasferiti ad altre applicazioni L’esportazione può essere fatta in vari modi: • file tar • protocollo OAI • indicizzazione in Google Il file tar è un file creato con una procedura ALEPH (publish-06) ed è pronto per essere catturato da diverse applicazioni (Primo) o trasferito ad altre piattaforme. Quando la procedura viene nuovamente attivata, solo i record nuovi o aggiornati vengono stampati Aleph implementa il protocollo OAI (Open Archive Initiative) e può esportare i dati in questa modalità (agisce come data provider OAI). Il processo di pubblicazione infine consente l’estrazione di dati dal repository in formato HTML. Dopo aver effettuato i processi p-publish-04 e p-publish-06, utilizzando uno script fornito da Ex-Libris i dati vengono trasferiti e ristrutturati in formato adatto all’indicizzazione in Google Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

17. Library Catalog Search Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

18. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

19. Novità nei servizi Il numero complessivo dei Servizi è aumentato e molte procedure sono state riviste e arricchite. Nella p_ret_01 è stato aggiunto l’uso, tra due campi, dell’operatore booleano NOT. E’ consentito inoltre di specificare fino a 3 campi e 2 sottocampi per ogni campo. Tra le procedure di manutenzione Catalogo è stato aggiunto un Servizio per la cancellazione dei campi COR nei record d’Authority (p-manage-93) Tutti i servizi del data base bibliografico nel modulo Catalogazione contengono un’opzione (Stampa per la Lib ADM): se il check box è attivato le directory di input ed output saranno amministrative anziché bibliografiche. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

20. Novità nei servizi ACQ • Nella ricostruzione degli ordini c’è la possibilità di escludere record di ordini con specifici Status • Trasferimento ordini da un budget all’altro (p-acq-31) CIR • Booking reminders (p-cir-33) • Lista per la manutenzione (p-cir-36) • Report del Log della Circolazione (p-cir-21) • [Report per copie in transito (p-cir-80)] • Eliminazione di richieste di Booking scadute (p-cir-34) • Notifica utenti SDI (p-sdi-02) • Cancella richieste SDI scadute (p-sdi-03) • Invio messaggio atutti gli utenti SDI (p-sdi-04) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

21. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

22. La ricerca tramite GUI • Per una maggiore efficacia, nella ricerca di intestazioni lunghe, per la funzione Scorri, è possibile inserire una stringa o una parola specifica nel nuovo campo “Includi testo”. • Alla sezione Scorri è stata aggiunta una nuova opzione (Includi dati BIB/HOL): cambia la presentazione dei record. E’ un’opzione limitata a liste legate a un piccolo n. di record bibliografici. • Possibilità di trasferire al modulo Catalogazione, per l’editazione, tutti i record collegati ad un’intestazione (pulsante Cataloga). L’azione è limitata a 100 record e 20 intestazioni • Nella ricerca Find(Ricerca Multi-campo)è stato aggiunto un nuovo campo (Parole adiacenti) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

23. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

24. L’OPAC WEB • Scaffale elettronico Questa funzione rimpiazza la funzione Basket e la funzione Scaffale elettronico della precedente versione. E’ disponibile sia per utenti ospiti che per utenti che si sono identificati (i folder e i record in essi contenuti vengono persi alla fine della sessione per l’utente ospite, mantenuti per ulteriori elaborazioni per l’utente che si è identificato). Nella funzione Il mio scaffale elettronico i record, nel formato breve, possono essere ordinati utilizzando le frecce direzionali che si trovano accanto a ciascun record. Dallo Scaffale elettronico è consentito porre alcune particolari tipologie di prenotazione: • Richiesta parallela – L’utente identifica un gruppo di copie che sono ugualmente adatte ai suoi interessi. Dopo che l’utente riceverà la prima copia disponibile del gruppo, le altre copie non saranno più di interesse per lui. • Richiesta seriale - L’utente identifica un gruppo di copie che dovrebbero essergli fornite nell’ordine da lui indicato. • Richiesta - L’utente identifica un gruppo di record sulle cui copie vuole porre una richiesta. Un unica azione di richiesta basterà a porre una richiesta su ogni record. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

25. L’OPAC WEB • Booking request Il Booking potenzia e corregge l’Advance booking e differisce da quest’ultimo solo per il fatto che non è confinato a limiti temporali predefiniti. Nell’OPAC viene attivata una finestra con calendario in cui si vedono gli intervalli in cui una copia è gia prenotata, è libera, è in prestito, ecc. L’utente deve essere abilitato alla funzione di booking nel record Informazioni utente locale (vedi XXX-TEST); inoltre a livello di tavole del server va definito per quali status di copia il booking è consentito. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

26. L’OPAC WEB • Servizio SDI Si basa su un nuovo meccanismo che prende in considerazione i record di copia (in particolare il process status e l’assegnazione ad una library) per determinare se un record bibliografico debba essere o no incluso in una lista SDI. La richiesta può essere fatta anche dalla Lista dei risultati (nella vs 16 solo dalle Richieste precedenti). La notifica può riguardare anche i singoli fascicoli che arrivano in biblioteca. Un utente può ricevere i messaggi SDI attraverso RSS (Really Simple Syndication), in aggiunta o al posto del periodico messaggio via e-mail. E’ inoltre possibile filtrare la notifica per sub-library (così come il profilo utente). • Area personale (o La mia tessera della biblioteca) Le colonne Autore e Anno sono state aggiunte in tutte le viste dei record bibliografici nella Tessera della biblioteca dell’utente • Ricerca combinata sia per parole chiave che per scorrimento in un unico menu • Corrispondenza non trovata nella Ricerca Scorri E’ possibile (attivando una variabile a livello di server) far apparire nella lista di scorrimento un messaggio che informa che la stringa ricercata avrebbe dovuto trovarsi in un determinato posto della lista di scorrimento • Implementazione dei protocolli Open Search (RSS per A9) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

27. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

28. Il nuovo modulo ILL2 Il nuovo modulo ILL2 combina le funzionalità del WEB ISO ILL e del vecchio modulo ILL GUI. Tra le principali caratteristiche: • nuova grafica GUI allineata a quella degli altri moduli; • supporto di diversi formati e protocolli di comunicazione (ISO, SLNP, ARTemail,ecc.) per comunicazioni con fornitori e richiedenti ; • migliore integrazione con il modulo Circolazione e con altri moduli di ALEPH • opzioni per flussi di lavoro automatici e basati su WEB Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

29. Vecchia GUI ILL Web ILL Nuova GUI ILL Interfaccia Utenti – Evoluzione Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

30. Il nuovo modulo ILL2 Il kit di migrazione ha migrato i dati e le tabelle del database UDN20 al suo omologo sulla versione 18 e le transazioni di prestito a UDN50. NONha trasferito i dati da UDN20 alla nuova base di appoggio per ILL2 (UDN40). ILL2 introduce alcuni concetti nuovi -Unità ILL (gestisce le attività ILL a livello di sottobiblioteca o gruppo di sottobiblioteche) -Utente ILL-ADMIN (crea partner e unità) -Utente Unità ILL (gestisce le attività ILL) -Elaborazione mediata/non mediata (in relazione al metodo con cui l’unità ILL comunica con il partner ILL) Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

31. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

32. ADAM Aleph Digital Asset Module è un modulo di ALEPH che serve per legare oggetti digitali (immagini, file audio, video, full-text) a record bibliografici. Gli oggetti sono elencati in una struttura ad albero del Record manager e possono essere visti come sottoarticolazioni del record di tipo BIB o del record ADM La vs 18 consente di gestire senza la necessaria licenza fino a 100 oggetti. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

33. Agenda • La nuova procedura di gestione delle password (struttura, scadenza, blocchi) • Revisione dei privilegi • Nuove configurazioni e aggiornamento del PC client • La piattaforma publishing per l’indicizzazione in Google • Novità nei Servizi • Novità nella ricerca da GUI • Nuove funzionalità nell’OPAC WEB • GUI ILL, WEB ILL, ILL integrato • ADAM • I piani di sviluppo del software Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo

34. Tempistica migrazioni Le “Versioni Principali" saranno rilasciate ogni due anni - fra una "Versione Principale" e l'altra saranno rilasciate "Versioni Minori" finalizzate a implementare localmente parte delle nuove funzionalità previste nelle "Versioni Principali" - nel periodo fra il rilascio delle "Versioni Minori" e le "Versioni Principali“ continueranno ad essere distribuiti i Service Pack, che saranno però finalizzati alla esclusiva correzione di bugs. Università degli studi di Udine-Sistema Bibliotecario di Ateneo