RISKIT TALOUSHALLINNOSSA JA NIIDEN HALLINTA VE NÄJÄLLÄ

1. RISKIT TALOUSHALLINNOSSA JA NIIDEN HALLINTA VENÄJÄLLÄ Turvallisuus ja riskienhallinta Venäjän-kaupassa 4.10.2012 Mika Kokkonen

2. Sisältö • Awara Group / Hellevig, Klein & Usov • Johdanto • Riskit ja väärinkäytökset • Esimerkkejä • Riskien ja väärinkäytöksien ennaltaehkäisy ja valvonta

3. Awara Group: KasvuaVenäjällä

4. Awara Group

5. Awara Group

6. Johdanto

7. Taustaa • Kirjanpidon päätehtävät samat Venäjällä ja Suomessa Venäjällä lisäksi: Turvata tieto siitä, että yrityksen toiminnassa on noudatettu Venäjän Federaation lakeja sekä perustamisasiakirjojen ja sisäisten säännösten toiminnalle annettuja määräyksiä Ennaltaehkäistä epäsuotuisa taloudellinen kehitys sekä tuoda esille lisäpääoman tarve • Perusero IFRS ja RAS historiasta IFRS – Sijoittajille, yritysjohdolle, muille yrityksille RAS – Hallintoviranomaisille, tilastoviranomaisille

8. Taustaa Venäjällä kirjanpitäjät pelkäävät verottajaa ja kirjanpitolainsäädönnön mahdollisuuksia ei hyödynnetä – puutteellinen kirjanpidon ohjesääntö Kirjanpitäjät haluattomia ottamaan uusia sovelluksia käyttöön – järkyttävä muutosvastarinta Verokoodeksin ja kirjanpitolain ristiriidat Tilintarkastus: tilintarkastus Venäjällä keskittyy lainsäädännön noudattamisen tarkastamiseen, Suomessa tarjoamaan informaatiota omistajille - Venäjällä usein täysin hyödytön omistajille

9. Riskit ja väärinkäytökset

10. Riskit ja väärinkäytökset Riskit johtuvat seuraavasta: • Kontrollin puute – suoranainen välinpitämättömyys ja perusteeton luottamus • Prosessit puutteelliset • Ohjesääntöjä ei ole tehty (esim. kirjanpidon ohjesääntö on pakollinen) - Bonus ohjesääntö, matkustusohjesääntö jne. • Valtuudet konkreettisesti yksissä käsissä (vaikka paperilla prosessit olisikin kunnossa) • Ei toimivallan rajoituksia • Ei konsernitilinpäätöstä – luultua parempi tulos

11. Riskit ja väärinkäytökset Seuraamuksena: • Kickback • Olemattomien palvelujen/tuotteiden osto • Tilaus tehty ja paperit kunnossa mutta tuotteen vastaanottoa ei kontrolloitu fyysisesti • Kuolleet sielut – joskus hyvinkin eläviä • Epäselvät/toistuvat transaktiot, suuri määrä palautuksia esim öisin • Tuloksen vääristyminen – ei kirjata transaktioita jos puutteellinen dokumentaatio, luottotappiot tuloksessa • Toimitusjohtaja myy assetteja (esim tasearvoon, mikä voi tulla kalliiksi), epäedullisten sopimuksien solmiminen jne.

12. Riskit ja väärinkäytökset Esimerkkejä Tuotantolaitos: Eläkkeelle siirtyvä toimitusjohtaja sekä äitiyslomalle jääväpääkirjanpitäjälaativaterittäinanteliaan bonus policyn Tämänjälkeenyrityksentyöntekijätmuodostivatammattiliiton, jollaturvasivatasemaansaomistajaansavastaan Tuotantolaitos: Tuotos alempi kuin Suomessa vastaavan, syyksi väitettiin joidenkin koneiden tehottomuutta, raaka-aineiden huonoa laatua ja hävikkiä.

13. Riskit ja väärinkäytökset Esimerkkejä: • Ravintola • Kuolleet sielut siivoamassa • Ostoissa ei kilpailutusta ja kickback toimitusjohtajalle • Projektiyhtiö jonka sisällä toinen yhtiö • Venäläinen osapuoli perustelee tappiota ”koska olemme läpinäkyvä yhtiö, maksamme sosiaaliturvamaksut lainmukaan, joten emme pärjää tendereissä” • Käytännössä yhtiön tj antoi kaksi tarjousta tenderiin ja käytti suomalaisen yrityksen resursseja ja kalustoa • Sama malli myös konsulttipalveluissa, ainoana erona että väärinkäytöksen tekijä ainoastaan solmii itse palvelusopimuksen oman yhtiönsä lukuun

14. Riskien ja väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja valvonta

15. Kyseenalaista – ”Tämä ei ole Venäjällä mahdollista, koska...” • Ohjesäännöt • Vastuiden hajauttaminen ja selkeät prosessit eri tilanteisiin • Hankintaprosessin valvonta • Tavarantoimittajien/yhteistyökumppaneiden hyväksyminen • Valtuutetut hankinnat • Hankinnalle eri hyväksyjä/t kun alulle panija • Maksun hyväksyminen ”1. ja 2. allekirjoitus” myös käytäntöön, ei vain pääkirjanpitäjälle • Mystery suppliers • Kirjanpidon ohjesääntöön selkeät ohjeet epävarmojen saatavien ja luottotappioiden kirjaamiseen, samoin ennakoista ja muista ostoista joissa puutteellinen dokumentaatio

16. Ostojen kirjaaminen huolimatta puutteellisesta dokumentaatiosta – lisää työmäärää toisaalta • Toinen allekirjoitusoikeus emolla • Automaattinen sopimuksien ja ostolaskujen käsittelyjärjestelmä • Mielikuvitus rajana miten kontrollit järjestetään • Hinta, budjetointi, määrä, frekvenssi jne • Integroidussa järjestelmässä kontrolli helppoa ja väärinkäytöksiä voidaan tutkia helpommin myös jälkikäteen • Dokumenttien hallinta järjestelmän avulla

17. Esimerkki: Ostoprosessi

18. Purchase Manager System Esimerkki: Hyväksymisprosessi Making of approval Approval Yes Creating task for approval Choosing approval route Making of approval No Approval Starting approval process No Yes Declined Document Approved Document Return of Document

19. Kiitos! Mika Kokkonen Partner Awara Group +7 921 948 4312 mika.kokkonen@awaragroup.com www.awaragroup.com www.hkupartners.com