BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

1. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012

2. BİLGİ VE İLETİŞİMİN İÇ KONTROL SİSTEMİNDEKİ YERİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI GENEL ŞARTLAR ÖRNEKLER Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Sunum Planı

3. İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» Bilgi ve İletişim; Kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma yolunda gerekli yöntem, süreç ve araçları sunaniç kontrol sisteminin işlerliğini destekler.

4. İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» • YÖNETİM DÖNGÜSÜ AMAÇLAR HEDEFLER FAALİYETLER

5. İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» İdarede; • Kontrol Ortamı gereklilikleri • Risk Değerlendirme • Kontrol Faaliyetleri • İzleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluylasağlanır.

6. İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»

7. Bilgi ve İletişim Standartları Neleri Kapsar?

8. Bilgi ihtiyacının planlanması Bilginin oluşturulması ve toplanması BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİ Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı Bilginin Organizasyonu Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması Bilgi Yönetimi

9. Örnek: Bilginin oluşturulması ve toplanması Bilginin toplanacağı başlıca kaynaklar: • Talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri, dilekçeler • Bütçe teklifleri, çalışma planları, teknik ve mühendislik tasarımlar • Taslaklar, bilgi mimarisi şemaları • Raporlar, özet notlar, gerekçe ve faaliyetleri destekleyen diğer dokümanlar, • Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar • Komisyon dokümanları, görev tanımı, üyelerin listesi • Bilgi talepleri ve cevaplar, e- postalar, cevap formları • Yararlanıcı kayıtları, başvurular, değerlendirmeler, telefon görüşmeleri • Bilgisayar ortamındaki her tür veri

10. Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri

11. Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri

12. Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı/Standart 13: Bilgi ve İletişim

13. İLETİŞİM • Kurum içi ve kurum dışı iletişim (genel ilkeler, örnekler) • Raporlama- temel gereklilikler, örnekler

14. Örnek:

15. Örnek:

16. Örnek:

17. Örnek: Birleşik Krallık (K.İrlanda) Kurumsal Risk Kaydı (Corporate Risk Register) İdarelerin hizmet birimlerince hazırlanan Yönetim Raporları (Stewardship Reports) Kurumsal Performans Bilgi Sistemi- Risk kaydı ile entegre edilmiştir. İyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiştir.

18. Standart 14: Raporlama Raporlama: Amaç, hedef, faaliyet ve projelere ilişkin mali ve mali olmayan bilgi ve sonuçların yazılı veya sözlü olarak ilgili kişi ve mercilere, belirli zamanlarda bildirilmesidir.

19. Standart 14: Raporlama Stratejik Üst Yönetim KURUMİÇİ DİKEY RAPORLAMA Program Orta Düzey Yöneticiler Operasyonel Diğer Personel KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA KURUM DIŞI RAPORLAMA

20. Standart 14: Raporlama İdarelerde raporların, • Türü • Kim tarafından • Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı • Kime sunulacağı • Dayanağı • Raporlama ilkeleri açıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.

21. Örnek: BÜMKO Rapor Tespit Tablosu Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı BİS 14.4 uyarınca hazırlanmıştır.

22. Standart14: Raporlama (COSO) Dış Mali Raporlama Aylık Bütçe Uygulama Sonuçları Mali Olmayan Dış Raporlama İdare Faaliyet Raporu Mevzuat gereklilikleri karşılanır. Uluslararası standartlar çerçevesinde hazırlanır İç Mali Raporlama Birim bütçe uygulama sonuçları Kamu İç Denetim Genel Raporu Mali Olmayan İç Raporlama Personel memnuniyet Anketleri Yurtdışı staj raporları Karar alma ve faaliyetlerin yönetilmesinde kullanılır Yönetim tarafından belirlenir.

23. Standart 13.5: Bilgi ve İletişim/ Yönetim Bilgi Sistemleri

24. Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdare içerisindeki yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemler hakkında, bilgi sahibi kişilerin (çalışanlar veya paydaşlar) bildirimde bulunabilmelerini sağlayacak yöntemler belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

25. Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

26. Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

27. Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet (4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun) Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet (5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik) Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı yapacakları şikâyet. (Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik) Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

28. Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi • Nelerin ihbar edilebileceği, • İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve gizliliğinin nasıl sağlanacağı, • İhbarın idare içinde hangi aşamalardan geçilerek yapılabileceği, • Yapılan ihbarların idarece nasıl değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya soruşturma gibi), • İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin, onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin, değerlendirme ve/veya sonuçların bildirilmesi

29. TEŞEKKÜRLER  sibel@bumko.gov.tr