Nouveau système de courriel à la FMSS

1. Nouveau système de courriel à la FMSS David Labelle, STIC 26 janvier 2011

2. Plan de la rencontre • Processus de migration • Détails du transfert • Période de questions

3. Processus de migration • Début des migrations au retour de la relâche • Un département à la fois • Exception : Saguenay et Moncton (personnel administratif)

4. Détails du processus • Liste des membres du département envoyé à la secrétaire du département pour validation • Courriel envoyé aux membres du département avec un raccourci vers le formulaire de migration • Configuration des postes de travail en fonction des dates entrées sur le formulaire. • Visite du technicien : mise en route seulement.

5. Assistance à distance • Transfert des fichiers d’archives • Boîtes de réception génériques/plusieurs comptes configurés dans Lotus • Configuration des téléphones intelligents • Partage d’agenda

6. Formation • Des séances de formation sur Outlook seront organisées par le STIC: • Début du mois de mars • Courant du mois d’avril • Formation de base • Auto-formation : liens intéressants sur notre site Web (http://www.usherbrooke.ca/stic)

7. Détails du transfert

8. Formulaire « accéléré » • Sera disponible sur notre site Web • Destiné à ceux qui souhaitent se débrouiller eux-mêmes et qui n’ont aucune configuration personnalisée • Demandes traitées une fois par semaine, chaque lundi

9. Questions & réponses • Pourra-t-on continuer à utiliser Lotus Notes après avoir été migré? • Lotus Notes ne sera pas automatiquement désinstallé de votre ordinateur; il sera donc toujours accessible pour consultation. Cependant, dès la création de votre boîte Outlook, vous n’y recevrez plus aucun courriel.

10. Questions & réponses • Pourra-t-on toujours accéder à nos courriels via le Web? • Oui, il sera toujours possible de prendre vos courriels à distance avec une interface améliorée. Un raccourci pour y accéder est déjà publié sur l’intranet de la Faculté, dans la section « Vos courriels ». Lien direct : https://messagerie.med.usherbrooke.ca

11. Questions & réponses • La taille maximale de ma boîte de courriels sera-t-elle la même? • Nous nous baserons sur les nouveaux quotas au campus Ouest. La taille maximale des boîtes courriel pour les employés passera de 800 Mo à 2 Gb. Par contre, des règles seront mises en place afin d’économiser l’espace disque : les éléments supprimés datant de plus de 2 jours seront automatiquement supprimés, tout comme les éléments envoyés datant de plus de 6 mois. • Transfert de fichiers : privilégier les lecteurs réseaux partagés ou l’application d’envoi de fichiers de l’Université plutôt que les courriels.

12. Questions & réponses • Qu’en est-il des intranets départementaux (Lotus Quickr ou MS Frontpage) ? • Les intranets seront graduellement migrés vers Microsoft Sharepoint. Nous contacterons les responsables d’intranets personnellement pour évaluer les besoins et coordonner les transferts le moment venu.

13. Questions & réponses • Qu’arrivera-t-il avec mon calendrier départemental? • Les calendriers partagés accessibles en ligne seront migrés progressivement, mais demeureront inchangés dans un premier temps. Les responsables seront contactés individuellement afin de planifier la migration.

14. Questions & réponses • Où puis-je trouver de l’information sur Outlook? • Consultez régulièrement notre site Web (http://www.usherbrooke.ca/stic) afin de vous tenir informés des derniers développements concernant la migration, ou pour y retrouver quantité d’information complémentaire.

15. Besoin d’assistance? L’équipe de support technique du STIC est là pour vous aider. • Par téléphone : poste 72500 • Par internet : http://support.med.usherbrooke.ca Consultez régulièrement notre site Web: http://www.usherbrooke.ca/stic