Omówienie istotnych zagadnień w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL

1. Omówienie istotnych zagadnieńw zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL Instytucja Pośrednicząca dla Priorytetu IV PO KLNarodowe Centrum Badań i Rozwoju

2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 lipca 2013 r. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r.

3. Konstruowanie budżetów projektów – istotne kwestie: • Przy konstruowaniu budżetu obowiązuje zasada należytego szacowania kosztów, z uwzględnieniem Wytycznych, w szczególności uwzględniająca stawki rynkowe. • Na etapie negocjacji projektu wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia potwierdzenia należytego szacowania kosztów.

4. 1. Zarządzanie projektem • Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: • zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; • zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; • zasadność wydatków na promocję – koszty promocji powinny być ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne); wydatki związane z działaniami informacyjno - promocyjnymi powinny być adekwatne do realizowanych działań – wydatki na gadżety promocyjne – szczególnie uzasadnione;

5. ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich.

6. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera.

7. 2. Wydatki w ramach cross-financingu – prawidłowe oznaczanie • cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań; • powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu; • zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu; • analiza potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu (np. w pełni wyposażone sale dydaktyczne a zakupy komputerów, laptopów, projektorów, ekranów, mebli w ramach cross-financingu);

8. zakup wartości niematerialnych i prawych np. oprogramowania nie stanowi cross-financingu; • dostosowanie i adaptacja budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy – cross-financing; • remont stanowi wydatek niekwalifikowalny; • zakupy banerów i roll-banerów oraz tablic informacyjnych, których wartość jednostkowa jest równa lub większa niż 350 zł stanowią wydatki w ramach cross-financingu; • w ramach cross-financingu powinien być uwzględniany sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu – uczestnik projektu nie może zbyć za uzyskaniem korzyści finansowej otrzymanego sprzętu.

9. 3. Personel projektu – stosunek pracy • określenie formy zatrudnienia - etat wraz z wymiarem, umowa cywilno-prawna wraz z godzinami; • wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w więcej niż jeden projekt są kwalifikowalne, o ile obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach: • nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie, • łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie przekracza 240 godzin miesięcznie • oraz osoba ta: • prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów, z wyłączeniem przypadków, gdy zadania w kilku projektach są wykonywane w ramach jednego stosunku pracy; • przekazuje beneficjentowi ww. ewidencję w odniesieniu do okresu realizacji zadań. w ramach projektu beneficjenta

10. wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik w projekcie lub projektach beneficjenta powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę; • wydatki związane z wynagrodzeniem personelu muszą odpowiadać stawkom, które beneficjent stosuje w przypadku angażowania personelu do zadań realizowanych przez ten podmiot poza projektem. Dotyczy to także pozostałych składników wynagrodzenia, w tym nagród i premii.; • nie są kwalifikowalnewynagrodzenia określane na podstawie stawek wynikających z regulaminów wynagradzania utworzonych wyłącznie do angażowania personelu do projektów unijnych.

11. dodatki do wynagrodzeń – są kwalifikowalne, jeżeli: • przyznane zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy; • do wysokości 40% wynagrodzenia - przekroczenie wskazanego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego; • wysokość dodatku powinna być uzależniona od zakresu dodatkowych zadań wykonywanych w projekcie; • przy wykonywaniu zadań w kilku projektach przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek.

12. 4. Personel projektu - stosunek cywilnoprawny • zgodność z prawem krajowym, • brak możliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie -zaangażowanie do nowych zadań = zmiana obowiązków w ramach stosunku pracy. • Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę - dozwolone wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i po spełnieniu przesłanek określonych w Wytycznych. • Warunki zaangażowania: • zgodne z przepisami krajowymi tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy, • zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony, • zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej, • osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. • Finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy stanowi podwójne finansowanie.

13. 5. Precyzyjność określania wydatków – wydatki niezbędne do realizacji projektu określone w sposób umożliwiający KOP ocenę ich kwalifikowalności. • 6. Zaznaczanie faktu zlecania zadań merytorycznych – zlecone zadania merytoryczne mają wpływ na wysokość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. • 7. Koszty wyposażenia stanowiska pracy – kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku zaangażowania pracownika na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.

14. 8. Koszty pośrednie - mogą być rozliczane na dwa sposoby: • ryczałtem- bez konieczności dokumentowania wydatków; • na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. • Koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie w oparciu o dwa ww. sposoby. • Rozliczenie tego samego wydatku w ramach kosztów pośrednich oraz kosztów bezpośrednich stanowi podwójne finansowanie. • Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków Programu.

15. 9. Koszty pośrednierozliczanena podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – koszty osobowe: • przyznane jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisana do projektu w oparciu o rzetelną metodologię – udział wydatku kwalifikowalnego w projekcie musi być uzasadniony i podlega kontroli; • koszty zarządu w kosztach pośrednich mogą być wykazywane wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni żadnej funkcji w projekcie, • brak możliwości zawierania dodatkowych umów. • Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków Programu.

16. 10. Projekty partnerskie Realizacja projektów w partnerstwie z innymi podmiotami stanowi odmienny sposób realizacji zadania niż zlecenie zadania publicznego innym podmiotom spoza sektora finansów publicznych, jak również zakup towarów lub usług. Przede wszystkim należy wskazać, iż beneficjent (lider) może przekazywać środki partnerom na finansowanie ponoszonych przez nich kosztów. Idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania świadczenia usług, czy zakupu towarów pomiędzy beneficjentem (liderem) a partnerami, w tym także angażowania pracowników / współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera).

17. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej – zasada wzajemności W przypadku realizacji projektu współpracy ponadnarodowej co do zasady partnerzy ponadnarodowi ponoszą koszty proporcjonalnie do uzyskanych korzyści wynikających z nawiązanej współpracy, natomiast budżet wniosku o dofinansowanie projektu uwzględnia jedynie te koszty współpracy ponadnarodowej, które są finansowane w ramach projektu. Powyższa zasada nie zakłada przepływu środków finansowych, co w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy ponadnarodowej – zasada rekomendowana przez IZ PO KL.

18. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej • W przypadku finansowania w ramach projektu PO KL zadań, za które odpowiada partner ponadnarodowy: • umowa o współpracy ponadnarodowej powinna przewidywać możliwość dokonania kontroli w siedzibie partnera ponadnarodowego. Prawo do kontroli powinno przysługiwać właściwym organom kontrolnym (np. IZ, IP, KE), jak też samemu beneficjentowi (liderowi), • partner zobowiązany jest ponosić wydatki zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, • każdy z partnerów składa odrębne oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT. Wydatki, które partner przedstawia do refundacji beneficjentowi (liderowi) mogą zawierać kwotę podatku VAT wyłącznie, jeśli partner nie ma prawa odzyskania podatku VAT. Ponadto partner powinien złożyć oświadczenie, iż poniesione przez niego wydatki nie były / nie będą refundowane z innych źródeł.

19. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej • W przypadku finansowania w ramach projektu PO KL zadań, za które odpowiada partner ponadnarodowy: • jeżeli podmiot zagraniczny nie jest zobligowany do stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych obowiązujących w jego kraju, wówczas powinien stosować Zasadę konkurencyjności, • zapisy umowy o dofinansowanie projektu dotyczące ochrony danych osobowych nie mają zastosowania do partnerów ponadnarodowych, • paragrafy dotyczące praw autorskich oraz postanowień końcowych obowiązują partnera ponadnarodowego • W przypadku kiedy partner ponosi wydatki samodzielnie, poza środkami z budżetu projektu realizowanego w ramach PO KL – wówczas nie obowiązują go zapisy dotyczące kwestii finansowych, natomiast ogólne zapisy umowy o dofinansowanie nadal maja zastosowanie.

20. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej – przekazywanie środków w ramach PO KL Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów ponadnarodowych w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków.

21. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej • W przypadku dokonywania operacji w ramach PO KL w walutach obcych beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy przeliczeniowe zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości. • Na potrzeby rozliczeń wydatków we wnioskach o płatność przyjmuje się następujące zasady: • w przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w walutach obcych do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych (dotyczy to w szczególności rozliczania płatności gotówkowych w ramach delegacji zagranicznych); w przypadku braku przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji (udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym).

22. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej W przypadku płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać na złoty według kursu, po którym waluta została zakupiona (udokumentowany dowodem zakupu waluty). Jeżeli beneficjent załącza do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs ujęcia płatności gotówkowej w księgach rachunkowych, zgodny z polityką rachunkowości określoną przez beneficjenta.

23. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej W przypadku, w którym beneficjent nie ma możliwości przedstawienia rzeczywistego kursu, po jakim została przeliczona transakcja zapłaty np. gdy transakcja ta dokonywana jest w walucie obcej poza granicami Polski w banku, który nie prowadzi tabel kursów walut przeliczanych na złoty, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży walut ogłoszony przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu dokonania transakcji zapłaty. Jeżeli beneficjent nie ma możliwości przeliczenia na złoty według kursu sprzedaży waluty obcej ogłoszonego przez NBP, gdyż NBP nie publikuje takich tabel (np. dla waluty lit litewski), należy zastosować kurs średni NBP obowiązujący w dniu dokonania transakcji zapłaty.

24. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. Rozliczenia partnerów nie mogą polegać na przedstawieniu faktury VAT, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez beneficjenta (lidera) tylko współuczestniczą w realizacji projektu.

25. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej Beneficjent (lider) składając wniosek o płatność do Instytucji Pośredniczącej przedstawia w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem poniesione przez siebie wydatki. Wydatki, które beneficjent (lider) zrefundował partnerom są wykazywane łącznie (jako jedna pozycja w odniesieniu do jednego partnera, chyba że zrefundowane wydatki dotyczą różnych zadań w ramach projektu) w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność.

26. 11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej Umowa o współpracy ponadnarodowej powinna określać język, w którym będą sporządzane przez partnerów Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. W tym zakresie dopuszcza się w szczególności język roboczy partnerstwa lub język, w którym sporządzona jest umowa o współpracę ponadnarodową. Umowa o współpracę ponadnarodową może przewidywać obowiązek załączania przez partnera dokumentów księgowych do przedkładanego przez niego Zestawienia (zalecane). Dokumentów księgowych załączanych do Zestawienia beneficjent nie tłumaczy na potrzeby rozliczeń w PLN, przy czym wymagane jest opisywanie przez partnerów dokumentów, tak aby opis ten potwierdzał związek wydatku z projektem oraz fakt jego sfinansowania w ramach projektu PO KL.

27. Dziękuję za uwagę Teresa Wacławska Narodowe Centrum Badań i Rozwoju e-mail: teresa.waclawska@ncbr.gov.pl www.ncbr.gov.pl