Comunicare musica: la gestione dell’ufficio stampa

1. Comunicare musica:la gestione dell’ufficio stampa

2. Il percorso requisiti, strumenti e compiti dell’addetto stampa • il comunicato stampa: cos’è/cosa non è, come si struttura, stile, linguaggio, tempistica • la conferenza stampa: come si organizza, l’invito, il lavoro prima e dopo la conferenza stampa • la cartella stampa: funzioni e contenuti • l’intervista • la sera della prima • la rassegna stampa: a cosa serve e come si presenta • risorse on line, strumenti di lavoro, bibliografia

3. Ente lirico, Associazione, festival, rassegna, stagione musicale, ensemble, etc... Stampa e mondo dell’informazione • Ufficio stampa • addetto stampa responsabile comunicazione

4. I requisiti • conoscenza dei principali canali di comunicazione (carta stampata e internet): • quotidiani, settimanali, mensili, mensili specializzati, siti internet dei mensili, siti internet che parlano di musica, siti internet dedicati alla calendarizzazione di eventi musicali • aggiornamento continuo su nuove testate, nascita di nuovi periodici, attivazione di nuovi siti internet • conoscenza approfondita degli eventi musicali che si devonocomunicare • buona capacità relazionale e capacità di persuasione • ottime capacità organizzative • ...sorriso perenne e ...tanta pazienza!

5. Funzioni e obiettivi dell’ufficio stampa • dare visibilità alle attività musicali realizzate dall’ente per cui si lavora (festival, rassegna, associazione, etc) attraverso una buona (e possibilmente costante) presenza sui media. consolidare il rapporto con il pubblico già affezionatoe tenerlo costantemente aggiornato conquistare nuove fette di pubblico acquistare credibilitàpresso gli enti che sovvenzionano l’iniziativa e suscitare interesse da parte di potenziali nuovi sponsor e/o finanziatori

6. Quali sono i compiti dell’addetto stampa? • creare e consolidare, presso il pubblico e il mondo della comunicazione, l’immagine di un festival, di una stagione concertistica, di un ensemble, di singoli artisti, etc.. • informare tempestivamente la stampa sulle attività e sui progetti dell’istituzione per cui lavora. • suscitare l’interesse di critici specializzati e ottenere visibilità su internet e sulla carta stampata. • monitorare le notizie che riguardano l’ente per cui si lavora e che vengono man mano pubblicate. piano di comunicazione comunicato stampa/conferenza stampa recensione rassegna stampa

7. Altri compiti dell’addetto stampa • pianificare una campagna pubblicitaria • prenotare gli spazi di pubblica affissione • lavorare con il grafico ai materiali promozionali (depliant, locandine, volantini) • contribuire alla redazione del programma di sala • aggiornare i contenuti del sito internet • ideare realizzare e spedire newsletter agli abbonati

8. indirizzi postali, numeri di telefono, indirizzo e-mail delle redazioni cultura-spettacoli dei quotidiani, delle riviste specializzate, di giornalisti freelance che si occupano di musica, di siti internet Attrezzi del mestiere: il Principe degli strumenti • Indirizzario e contatti • mailing list redazioni di quotidiani locali • mailing list di redazioni quotidiani nazionali • mailing list settimanali/periodici • mailing list redazioni di mensili • mailing liste radio/Tv • mailing list di freelance e critici musicali • mailing list siti internet, blog, network • mailing list di pubblico affezionato

9. Che funzione ha e quando si utilizza? Con quali mezzi si comunica? Il comunicato stampa (I) • Che cos’è?

10. Il comunicato stampa: i tempi quando si ha qualcosa di importante da comunicare. Attenzione a non farne abuso! Si disperdono le informazioni e si perde credibilità. Tuttavia si possono cogliere delle occasioni per trasformare un “fatto” in notizia. Quando è necessario? Quando si spedisce?

11. Il comunicato stampa (II) • Struttura: • luogo e data • eventuali loghi di istituzioni e sponsor • un titolo e un sommario (non più di 3-4 righe) • un testo che sia chiaro ed essenziale suddiviso in più paragrafi • eventuale breve biografia degli artisti coinvolti • numero e recapiti per informazioni e biglietti da fornire al fruitore • frase convenzionale: «con cortese invito alla diffusione e/o pubblicazione» • firma/recapito dell’addetto stampa che la testata può contattare per ulteriori informazioni e necessità. Lunghezza consigliata: una o due cartelle

12. Il comunicato stampa (III): stile e contenuti • informazioni basilari nelle prime righe del comunicato con chiarezza e concisione: le 5 “W” (who?, where? when?, what?, why?) • capacità di individuare gli elementi più interessanti che possano “solleticare” l’interesse del giornalista • usare uno stile accattivante che conferisca al cs la struttura di un “semilavorato” pronto per essere trasformato in un articolo giornalistico. Importantissimo l’uso dei “virgolettati”. Perché? • aggettivazione efficace, ma sobria • focalizzare il cs sull’evento che si vuole presentare senza perdersi in giri di parole e informazioni superflue

15. Il comunicato stampa: III • ... diamoci un taglio

16. comunicato stampa 20/2009 I segreti della musica: Riccardo Muti e la Camerata Strumentale «Città di Prato» in dvd La Camerata Strumentale «Città di Prato» protagonista del dvd con Riccardo Muti in edicola con La Repubblica-L’Espresso il prossimo 11 maggio Un altro importante traguardo raggiunto dalla Camerata Strumentale «Città di Prato». L’orchestra pratese è stata infatti selezionata dal M° Riccardo Muti per prendere parte al grande progetto editoriale lanciato proprio in questi giorni dall’editore Repubblica-L’Espresso: una serie di lezioni-concerto raccolte in otto dvd in edicola per otto settimane consecutive. Ogni dvd sarà anche accompagnato da un cd con l’esecuzione integrale dell’opera. Nel dvd in uscita l’11 maggio ritroveremo le immagini di Riccardo Muti al Teatro Politeama Pratese dove diresse, nel settembre del 2006, la Camerata Strumentale «Città di Prato» in una affollatissima lezione-concerto sulla Sinfonia n. 8 Incompiuta di Franz Schubert. Un grande segno di riconoscimento per l’orchestra, un caloroso segno di affetto e di stima che risale al 1997, quando lo stesso Muti fu l’ispiratore e il promotore della nascita del complesso sinfonico pratese. Quattro anni dopo, nel 2001, Muti e la Camerata Strumentale Città di Prato si incontrano nuovamente, questa volta al Festival di Ravenna, nel corso del quale il celebre direttore diresse due esecuzioni della Camerata definendola “un esempio luminoso per la musica italiana”. Un rapporto privilegiato tra Muti e la formazione pratese, dunque, che si concretizza ora in questo progetto editoriale destinato a sancire un ulteriore riconoscimento, a livello locale e nazionale, di quanto l’orchestra ha realizzato dal 1998 ad oggi con professionalità e determinazione. Queste le parole di Riccardo Muti pronunciate in occasione della lezione-concerto che tenne nel 2006 al Politeama Pratese con la Camerata Strumentale «Città di Prato»: “Il fatto che questa orchestra esista e che possa fare musica per voi e anche per la nostra nazione è un dato di estrema rilevanza.” “Sono bravissimi, quindi abbiatene cura, perché altrimenti diventa semplicemente che ci vediamo una volta ogni tanto!...questa orchestra va sostenuta, non solamente per Prato, ma per il nostro paese …” Con cortese preghiera di pubblicazione Ufficio Stampa: Pinco Pallino; mail: pincopallo@pincopallo.it, cell.: 333.333333

17. Il recall... sorrisi e pazienza! L’operazione definita in gergo “recall” serve per verificare l’effettivo interesse di una testata a pubblicare la notizia che abbiamo comunicato. Consiste, dunque, nel chiamare, dopo l’invio del comunicato stampa, le redazioni per sapere se hanno ricevuto il materiale, se intendono pubblicare qualcosa e, in caso negativo, provare a “conquistare” l’attenzione del giornalista con ulteriori dettagli.

18. un incontro con i giornalisti in cui vengono comunicati ai mezzi di informazione cose importanti legate all’attività dell’ente, dell’associazione, del festival, etc... La conferenza stampa Che cos’è? presentazione di una nuova stagione concertistica o di un festival, evento particolare ospitato nel cartellone, il lancio di un nuovo progetto, la presenza di un grande artista oppure di uno spettacolo in prima reg./naz, incontri con artisti, registi, cantanti. ad esempio Quando? Solo in casi particolari quando si deve effettivamente comunicare una notizia importante.

19. La conferenza stampa: come si organizza • va preparata con molta cura e con largo anticipo. • una volta prescelta una data, accertarsi che lo stesso giorno in città non ci siano altre conferenze stampa che possano sovrapporsi per orario o per interesse a quella da noi organizzata. • si convoca solitamente in tarda mattinata (dalle 11 in poi). • attenzione alla scelta del luogo! Perché? • l’invito, solitamente via mail, va spedito almeno una settimana di anticipo. Il giorno prima della conferenza si fa il classico giro di telefonate (recall) per accertarsi della presenza dei giornalisti e per farsi un’idea di quante persone saranno presenti. • l’invito è rivolto primariamente alla stampa locale (e nazionale), ma può essere allargato anche ad altre “categorie” (gli abbonati, i partners, autorità, benemeriti). • non deve durare, per essere efficace, più di un’ora. • se i mezzi lo consentono, prevedere a fine conferenza un buffet o, in alternativa, almeno un aperitivo.

20. loghi degli enti /partner che convocano la conferenza stampa luogo e data Come si struttura l’invito per una conferenza stampa oggetto della conferenza nomi e incarico di coloro che interverranno recapito dell’ufficio stampa

21. dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale tutto il materiale necessario per illustrare alla stampa i contenuti della conferenza. La cartella stampa (press kit) va distribuita ai giornalisti all’inizio della conferenza stampa dopo che ciascuno di essi si sarà accreditato, ovvero avrà segnato il proprio nome, cognome, testata di riferimento, recapiti in un apposito elenco preparato dall’addetto stampa.

22. La cartella stampa: contenuti • comunicato stampa generale (2-3 cartelle al massimo) che presenta l’iniziativa (il progetto, lo spettacolo) nella sua globalità. Sottolineare, se è il caso, il sostegno di partner istituzionali e degli sponsor, mettere in evidenza le collaborazioni con altri soggetti. • eventuali dichiarazioni di taglio “politico-manageriale” di figure istituzionali (assessore, sovrintendente, etc). • testi di presentazione di taglio artistico-culturale a firma dei più rappresentativi referenti artistici (solitamente il direttore artistico, oppure il regista/ideatore di uno spettacolo). • calendario succinto e completo di tutti gli appuntamenti previsti (con cast e locandina). • biografie essenziali, ma aggiornate degli artisti coinvolti. • cd con immagini/fotografie (importante inseire i credits) e con copia digitale dei testi stampati. • eventuale materiale promozionale già pronto (depliant, cartoline, locandine, etc.).

23. Dopo la conferenza stampa... • si può rivedere il comunicato stampa generale in base a quello che è stato detto (soprattutto precisazioni in caso di polemiche) e arricchirlo con eventuali dichiarazioni di coloro che sono intervenuti. • spedire via mail tutta la cartella stampa ai giornalisti e alle redazioni (entro le 15) • recall

24. strumento importante di comunicazione sia a complemento della conferenza stampa, sia come elemento aggiuntivo che completa la notizia trasmessa con il comunicato stampa. L’intervista • compito dell’ufficio stampa è sollecitare l’intervista presso la redazione • 2-3 giorni prima della data fissata è necessario spedire al giornalista una cartella stampa ad hoc che contiene un breve comunicato stampa, una biografia aggiornata, alcune foto, una breve rassegna stampa, preferibilmente un’altra intervista.

25. La sera della prima • arrivare in teatro o nel luogo deputato per lo spettacolo con congruo anticipo (almeno un’ora prima). • rivedere l’elenco dei giornalisti accreditati che hanno preventivamente chiesto un accredito (x2) e accertarsi che ognuno abbia un buon posto. Riservare loro una corsia preferenziale per il ritiro dei biglietti. • in caso di ingresso gratuito o di biglietti non numerati, se si attendono dei giornalisti, preoccuparsi di occupare dei posti appositi per la stampa. • prepararsi ad accogliere critici e giornalisti salutandoli, consegnando loro la cartella stampa, cercando discretamente di capire quando uscirà l’eventuale recensione.

26. La rassegna stampa Strumento fondamentale per monitorare il lavoro svolto e valutare l’impatto della nostra strategia comunicativa

27. Che cos’è? la raccolta di tutte le notizie pubblicate su carta stampata, mensili specializzati, settimanali e internet che riguardano le iniziative e gli eventi da noi comunicati. Si ritaglia l’articolo che interessa e si incolla su un altro foglio bianco accanto ad un’immagine della testata in cui è comparso. In una seconda fase è consigliabile utilizzare lo scanner, in modo tale da trasformare il supporto cartaceo in digitale.

28. A cosa serve una accurata rassegna stampa • strumento di riscontro di partner e sostenitori istituzionali che hanno finanziato la nostra inziatiativa . • documentazione per gli sponsor. • documenta le reazioni della stampa specializzata nei confronti degli artisti ospitati e quindi permette di valutare anche l’impatto delle scelte artistiche. • ha valore istituzionale • strumento indispensabile per acquisire visibilità e credibilità.

29. Alcune risorse on line e strumenti di lavoro • www.medias.it • www.agendadelgiornalista.it • www.ecostampa.it • www.datastampa.it

30. Suggerimenti bibliografici per approfondimenti • Mauro De Vincentiis, Teoria e pratica degli uffici stampa. Pianificare, valutare, decidere e gestire: obiettivi, strumenti e modelli della comunicazione con i mass media, Milano, Franco Angeli, 2005. • Paola Stringa, Che cos’è un ufficio stampa, Roma, Carocci, 2007. • Sergio Veneziani, Organizzare l'ufficio stampa. Nuove regole e nuovi strumenti di comunicazione con i media, MIlano, Il Sole 24 ore Pirola, 2007. • [Comunicare spettacolo. Teatro, musica, danza, cinema. Tecniche e strategie per l'ufficio stampa, a cura di Roberto Canziani, Milano, Franco Angeli, 2008 (2° ristampa) – già indicato nella bibliografia d’esame].