TEMUAN AUDIT DAN PERANCANGAN REKOMENDASI

1. TEMUAN AUDITDAN PERANCANGAN REKOMENDASI • Temuan Audit (Audit Findings) • Rekomendasi (Recommendation)

2. Temuan Audit. Temuan audit : hal-hal yang berkaitandenganpernyataantentangfaktabaik yang bersifatpositifmaupunnegatif. Temuan audit yang bersifatnegatif (eksepsi/defisiensi) merepresentasikan area yang memilikitingkatrisiko yang tinggi, sehingga auditor menyertakanrekomendasiuntukmemperbaikipengendalian/sistem/operasionalorganisasi. Dalampelaporanhasil audit, baiktemuan yang bersifatpositifmaupun yang bersifatnegatifharusdisajikansecaraberimbang/proporsional.

3. Temuan Negatif/eksepsi/defisiensi. Karakterisitiktemuandefisiensi/eksepsiyglayakutkdilaporkan : • Signifikandandidukungolehbukti audit (faktadanbukanopini), • Objektifdanrelevandenganmasalah yang dihadapi, • Mendukungkesimpulan yang logis, beralasan, dandapatmendorongmanajemenuntukmelakukantindaklanjutberdasarkanhasil audit. • Mungkintidaksignifikan, tetapimenunjukkangejalamasalah yang potensialterjadidimasadepan. Pelaporansecaralisan, diskusidenganmanajemenauditeedanmemastikantindaklanjutmanajemensebagailangkahpreventifataudetektif, merupakanbentukpenanganan yang dapatditerimaatastemuan audit yang dimaksud

4. Bagaimana Temuan Audit Dikembangkan ? Temuan audit dihasilkandariprosesperbandinganantarakriteria(praktek yang diharapkan) dengankondisi (fakta/keadaansebenarnya), berikutpenyebabterjadinyaperbedaan, danakibat yang mungkinditimbulkannya. Langkahterakhir yang dapatdiambiloleh auditor berkenaandenganhaltersebutadalahmenyusunrekomendasi yang akandiberikankepadamanajemenberdasarkantemuan audit tersebut.

5. Unsur Temuan Audit : 1) Kondisi 2) Kriteria 3) Penyebab 4) Akibat 5) Rekomendasi

6. Kondisi. Kondisi adalah : keadaan/kejadian sebenarnya yang ditemukan auditor selama proses audit dilaksanakan dan diselesaikan. Keadaan/kejadian yang dimaksud di atas dapat berupa pelaksanaan prosedur kerja secara aktual, situasi operasional, kondisi aset, jumlah yang sebenarnya tercatat, dll. Kondisi merupakan inti dari temuan audit, oleh karena itu harus didasarkan kepada bukti audit yang kompeten, relevan, lengkap, dan bermanfaat. Auditee mungkin dapat tidak setuju dengan kesimpulan dan interpretasi auditor, tetapi dia tidak dapat menyangkal fakta yang mendasari suatu kondisi.

7. Kriteria (Praktek Yg Diharapkan). Kriteria (Praktek Yg Diharapkan) : Kriteria menggambarkan kebijakan, prosedur, standar, hukum/regulasi yang ditetapkan dan harus dipatuhi oleh auditee. Kriteria yang digunakan harus menggambarkan (a) tujuan yang ingin dicapai manajemen, dan ; (b) kualitas pencapaiannya. Praktek yang diharapkan mengacu kepada prosedur kerja yang lengkap dan dirancang untuk mencapai tujuan, serta bersifat mengikat untuk dipatuhi.

8. Akibat. Akibat : dampak aktual atau potensial yang berkenaan dengan kondisi yang ditemukan (terutama kondisi yang tidak sesuai dengan kriteria). Unsur temuan audit ini diperlukan untuk meyakinkan manajemen bahwa bila kondisi yang tidak diinginkan dibiarkan akan mengakibatkan kerugian yang signifikan, sehingga manajemen terdorong/memiliki dasar untuk melakukan tindakan korektif.

9. Penyebab. Penyebab dari suatu kondisi mengindikasikan mengapa masalah tersebut terjadi (atau : alasan yang rasional atas terjadinya perbedaan antara kondisi dengan kriteria). Bila penyimpangan dapat diidentifikasi, dan penyebabnya ditetahui, maka solusi alternatif untuk mengatasi masalah yang dihadapi dapat disusun, sehingga tindakan korektif oleh manajemen terfokus kepada upaya mengatasi masalah tersebut.

10. Rekomendasi. Rekomendasi audit merupakan solusi atau saran alternatif untuk menyelesaikan/mengatasi masalah tertentu yang dideskripsikan dalam setiap unsur temuan audit. Rekomendasi harus bersifat : fisibel, operasional, spesifik, dan mengidentifikasi subjek yang bertanggungjawab untuk melakukan tidak lanjut. Kesimpulan/pendapat harus menempatkan berbagai temuan audit dalam perspektif yang didasarkan kepada implikasi dari temuan audit tersebut secara keseluruhan.

11. … lanjutan Rekomendasi. Manajemen dan auditee berkewajiban untuk memperhatikan/memberikan tanggapan atas temuan audit, tetapi tidak harus menerima setiap rekomendasi auditor. Faktor yang perlu dipertimbangkan oleh Auditor : • Berdasarkan pertimbangan profesional, rekomendasi tersebut dapat mengatasi masalah. • Manajemen atau auditee mampu mengimplementasikan rekomendasi yang diberikan oleh auditor. • Rekomendasi harus sesuai dengan sifat operasi auditee • Rekomendasi harus mempertimbangkan asas biaya – manfaat. • Rekomendasi harus merepresentasikan jangka waktu dalam menyelesaikan/ mengatasi masalah.

12. … lanjutan Rekomendasi. Sebelum laporan audit tertulis diterbitkan, auditor internal perlu mendiskusikan temuan audit termasuk rekomendasinya dengan tingkatan manajemen yang tepat. Diskusi tersebut dapat membantu untuk menghindari kesalahpahaman/ perbedaan interpretasi atas fakta, serta untuk memperkuat hubungan kemitraan.

13. Contoh Kasus Data di bawah ini dikumpulkan oleh auditor internal selama field work pada fungsi Piutang (Receivale) khususnya yang berkenaan dengan meningkatnya jumlah Beban Piutang Tidak Tertagih (Bad Debt Expenses). Guna penyusunan laporan atas temuan audit, data di bawah ini menggambarkan temuan audit yang meliputi kondisi, kriteria, penyebab dan akibat, yaitu : • Order Penjualan (yang dilakukan secara kredit) yang nilainya besar harus memperoleh persetujuan kredit dari Manajer Kredit. • Hasil pengujian audit menunjukkan bahwa Bag. Penjualan mengabaikan pedoman kredit pada saat melakukan transaksi dengan Pelanggan. • Laporan Bulanan mengenai penghapus-bukuan piutang tidak tertagih (write-off) selalu disiapkan tetapi hanya didistribusikan kepada Bag. Akuntansi saja.

14. …lanjutan Contoh. • Laporan Kredit hanya digunakan bila ada transaksi penjualan kredit yang baru. • Bag. Akuntansi mencatat bahwa piutang yang tidak tertagih meningkat sampai 7% untuk tahun berjalan. • Kerugian dari tidak tertagihnya piutang meningkat menjadi Rp 850.000.000,- selama tahun fiskal yang diaudit. • Meskipun terdapat perbaikan pada prosedur dan kriteria untuk mengurangi/menekan jumlah putang tak tertagih yang dihapus-bukukan, tetapi komisi penjualan yang diterima oleh beberapa petugas Bag. Penjualan justru meningkat, padahal sumber tagihan yang dihapusbukukan berasal dari petugas-petugas yang dimaksud. • Bag. Kredit menggunakan kebijakan Manajemen untuk melakukan review atas referensi kredit untuk semua tagihan yang ada.

15. …lanjutan Contoh. • Catatan mengenai pembayaran pada periode berjalan direview sebelum memberikan tambahan kredit kepada pelanggan dengan status open-account (pelanggan ybs masih memiliki utang kepada perusahaan atas transaksi sebelumnya). • Untuk mengurangi biaya, penggunaan laporan kredit dari pihak luar (sebagai alat penelusuran mengenai track record dankemampuan bayar calon pelanggan) dihentikan/ditiadakan. • Sejak dilakukannya pengurangan jumlah staf di Bag. Kredit (dengan alasan untuk mengurangi belanja pegawai), tagihan-tagihan yang baru hanya direview secara selintas (tidak rinci). • Manajer Kredit yang baru berpandangan bahwa kebijakan pemberian kredit tidak perlu ketat sebab akan menghambat kinerja penjualan.

16. …lanjutan Contoh. Diminta : • Klasifikasikan ke-12 (keduabelas) item data tersebut di atas ke dalam unsur-unsur Temuan Audit yang terdiri atas : Kondisi (3 item) ; Kriteria (3 item) ; Penyebab (3 item), dan ; Akibat (3 item) • Uraikan rekomendasi Anda berdasarkan temuan audit tersebut ! Jawaban ….

17. Kondisi : • Laporan Bulanan mengenai penghapus-bukuan piutang tidak tertagih (write-off) selalu disiapkan tetapi hanya didistribusikan kepada Bag. Akuntansi saja. • Laporan Kredit hanya digunakan bila ada transaksi penjualan kredit yang baru. • Manajer Kredit yang baru berpandangan bahwa kebijakan pemberian kredit tidak perlu ketat sebab akan menghambat kinerja penjualan.

18. Kriteria : • Order Penjualan (yang dilakukan secara kredit) yang nilainya besar harus memperoleh persetujuan kredit dari Manajer Kredit. • Bag. Kredit menggunakan kebijakan Manajemen untuk melakukan review atas referensi kredit untuk semua tagihan yang ada. • Catatan mengenai pembayaran pada periode berjalan direview sebelum memberikan tambahan kredit kepada pelanggan dengan status open-account (pelanggan ybs masih memiliki utang kepada perusahaan atas transaksi sebelumnya).

19. Penyebab : • Hasil pengujian audit menunjukkan bahwa Bag. Penjualan mengabaikan pedoman kredit pada saat melakukan transaksi dengan Pelanggan. • Untuk mengurangi biaya, penggunaan laporan kredit dari pihak luar (sebagai alat penelusuran mengenai track record dankemampuan bayar calon pelanggan) dihentikan/ditiadakan. • Sejak dilakukannya pengurangan jumlah staf di Bag. Kredit (dengan alasan untuk mengurangi belanja pegawai), tagihan-tagihan yang baru hanya direview secara selintas (tidak rinci).

20. Akibat : • Bag. Akuntansi mencatat bahwa piutang yang tidak tertagih meningkat sampai 7% untuk tahun berjalan. • Kerugian dari tidak tertagihnya piutang meningkat menjadi Rp 850.000.000,- selama tahun fiskal yang diaudit. • Meskipun terdapat perbaikan pada prosedur dan kriteria untuk mengurangi/menekan jumlah putang tak tertagih yang dihapus-bukukan, tetapi komisi penjualan yang diterima oleh beberapa petugas Bag. Penjualan justru meningkat, padahal sumber tagihan yang dihapusbukukan berasal dari petugas-petugas yang dimaksud.

21. Rekomendasi : • Tingkatkan supervisi terhadap proses transaksi untuk mendorong dipatuhinya kebijakan dan prosedur penjualan kredit. • Sejalan dengan kebijakan pengurangan jumlah staf pegawai di Bag. Kredit, Manajemen sebaiknya memberikan tangungjawab tambahan kepada Staf di Bag. Kredit untuk melakukan analisis umur piutang/kredit setiap pelanggan/debitur dengan status open-account (sebagai Pengendalian Pengganti dari mekanisme review atas catatan pembayaran debitur/pelanggan pada periode berjalan)