Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) – erfaringer med konvertering fra annen FDV-løsning

1. Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP)– erfaringer med konvertering fra annen FDV-løsning

2. Historikk • SOPPs første elektroniske FDV-system ble innført i 2003 • Behov for å systematisere, lagre og bruke bygginformasjon elektronisk • Har hatt god nytte av behovsmeldingsfunksjonen på web, tegninger og byggtekniske data i vårt forrige system • SOPP vurderte UNI FDV i 2009 • konkluderte den gang med at vi ønsket å avvente videre utvikling av systemet • SOPP inngikk kontrakt i april, og tok i bruk UNI FDV i juni 2011 • begynte med grunnkurs (1 dag), og tok deretter i bruk Web-funksjonen ”Melde feil” på Boligtorget • UNI FDV fases videre inn i løpet av året, mens forrige FDV-system fases ut og er oppsagt med virkning fra 31.12.11

3. Hvorfor nytt FDV-system fra UNI? • Utfordringer med det forrige systemet har vært relativt tungt brukergrensesnitt, manglende utvikling (hybridløsning med to versjoner i samme system) og manglende integrasjon med UNI Eiendom Bolig • UNI Eiendom Bolig og FDV er ett system (istedenfor tre systemer) • Mindre ressurskrevende, enklere å administrere, enklere opplæring etc. • Større brukermiljø • ”Inne”- og ”utefolka” snakker samme språk • Boligadministrasjon har innsyn i driften og omvendt • Feilmelding via Boligtorget med kundedata (navn, tlfnr, epost). Feilmelding i forrige FDV-system inneholdt kun byggdata • Muligheter for direkte kommunikasjon – både med beboerne og internt i SOPP - gjennom SMS og epost • Beboerne kan selv logge seg på og sjekke status på sitt boligforhold • Tegninger på både .pdf- og dwg.-format med mulighet for å bruke gratis Autodesk DWG Viewer • Hovedfunksjoner som passer godt til SOPPs boligportefølje: • Kunde • Bolig • Anlegg • Nøkkel • Leverandør/Serviceavtaler • Aktivitetsoversikt • Brann • Rapporter • etc. • Gode erfaringer med UNI som leverandør – driftsstabilt og god service

4. Hva må tenkes på ved implementering av nytt FDV-system? • Foreta en kartlegging og evaluering av eksisterende og nytt system mhp brukergrensesnitt, funksjonalitet, utviklingspotensiale og kostnader (se Excel-ark) • Få UNI til å demonstrere systemet, og dra gjerne på besøk hos andre samskipnader for å høre deres erfaringer (SOPP hadde stort utbytte av å besøke SiA) • Involver ledelse og ansatte i prosessen • Dersom beslutning om UNI FDV-system: • Tilbud/kontrakt UNI FDV • Kunde- og boligdata ligger i UNI Eiendom fra før • UNI installerer UNI FDV • Start med 1-dags enkel opplæring • Aktiver funksjonen ”Melde feil” på Boligtorget • Legg inn data i registre for fellesarealer (inngang, korridorer, fellesvaskerier, kjøkken, etc.) • Konverter/implementer tegninger og arealer/byggdata • Videre opplæring og utnyttelse av systemet ut fra samskipnadens ambisjoner

5. SOPPs erfaringer så langt … • UNI FDV godt mottatt blant brukerne • God oppfølging og dialog med UNI • Drar nytte av SOPPs egenkompetanse fra UNI Boligutleie (ikke et helt nytt og fremmed system) • Meget driftsstabilt • Opplever at UNI fokuserer på både drift og videre utvikling av systemet i fht studentsamskipnadenes behov

6. Veien videre for SOPP… • Ferdigstille tegninger • Videregående kurs • Innkjøringsperiode • Nøkkelregister? • Web-løsning på lesebrett? • Branndokumentasjon? • …