Formation en situation d’urgence

1. Formation en situation d’urgence Briefing général – [nom de l’urgence]

2. Sommaire • Objectifs de la formation • Qu’est-ce qu’ACF • Organigramme • Gestion de la sécurité en mission • Responsabilités des chauffeurs ACF • Communication • Avances de trésorerie • Gestion des stocks • Cotations • GPS

3. Objectifs de la formation • L’objectif de cette formation est de présenter aux personnes recrutées par ACF dans un contexte d’urgence les principes opérationnels de base de l’organisation • Ces diapositives peuvent être utilisées pour la préparation d’enquête ou d’évaluation (incluant toutes les catégories de personnel) et/ou pour des personnels spécifiques (assistant logistique, chauffeur…) • En résumé, le but de cette présentation est de diffuser les informations principales permettant aux nouveaux employés de connaître les règles et principes d’intervention d’ACF

4. Qu’est-ce qu’ACF? • ACF est une organisation humanitaire, professionnelle et non gouvernementale • Cette organisation est privée, apolitique, non confessionnelle et sans but lucratif • ACF a été fondée en 1979 • Mandat: lutter contre la faim et la malnutrition • Secteurs d’intervention: sécurité alimentaire, eau- assainissement et hygiène, santé et nutrition • Implication dans la défense des droits fondamentaux des personnes en détresse

5. Nutrition et santé Sauver des vies en réduisant les risques de mortalité liés à la malnutrition sévère. Prévenir et traiter les maladies infectieuses avec prise en charge médicale dans le cadre de la lutte contre la malnutrition Sécurité alimentaire Préserver, renforcer/restaurer l’autosuffisance alimentaire des personnes vulnérables Eau, assainissement et hygiène (EAH) Faciliter l’accès à une eau propre et à un environnement sanitaire permettant la survie et le développement des personnes Secteurs d’intervention d’ACF

7. Organigramme

8. Gestion de la sécurité en mission: pourquoi ? • Objectifs des règles de sécurité: • Garantir des conditions de sécurité pour les membres de l’équipe et le projet • Réduire les risques liés à la mise en place du projet • Risques: • Problème médical, accident de transport… • Attaque sur les personnes, vol de matériel… • Morsure d’animaux… • Zone de conflit, dommages collatéraux… OBJECTIF DES REGLES DE SECURITE = REDUIRE/ETRE PREPARE AUX RISQUES RESPECT ABSOLU DES REGLES = OBLIGATOIRE POUR LA SECURITE DE CHACUN

9. Sécurité en mission – règles de base • Plannification/suivi des mouvements: • Qui est où et quand ? • Plannification quotidienne: gérée par la base, 1 responsable • Chaque jour: planning des mouvements pour le lendemain • Communication: • Communication quand arrivée ou départ d’un lieu (SMS) • Communication sur la situation dans la zone si nécessaire • 1 responsable par équipe • Toujours avoir la liste de contacts et/ou le constant companion • Gestion du temps: • Respect des horaires • Mouvements autorisés uniquement de jour • Information sur tout retard ou changement d’itinéraire, explication des raisons du retard/changement • Point téléphonique obligatoire: 7:00 am/ 12:00 midi/ 7:00 pm

10. Sécurité en mission – règles de base • Comportement et visibilité: • Nous représentons ACF et ses valeurs: non confessionnelle, apolitique et indépendante • Nous respectons les lois du pays • Nous portons toujours une carte d’identité ACF et de la visibilité ACF • Si un incident survient: • Identification: nature de l’incident, personnes impliquées, incident clos ou encore en cours, mesures de sauvegarde prises • Rapport immédiat au responsable

11. Sécurité en mission - responsabilités La gestion de la sécurité est une responsabilité partagée par TOUS les membres de l’équipe. • Chef de mission: responsabilité d’ensemble • Coordinateur logistique: en charge du suivi des équipes, du respect des règles de sécurité… • Responsable d’équipe: en charge des contacts téléphoniques, de la communication sur les potentiels changements d’itinéraire… • Chaque membre de l’équipe: responsabilité individuelle (bon sens) En cas d’évacuation: toujours se conformer aux ordres, ne jamais les discuter sur le moment.

12. Transport – responsabilités des chauffeurs • Passagers: • Nombre de places = nombre de passagers • Ceinture de sécurité obligatoire pour tous les passagers • Passagers uniquement ACF (pas de police ou de militaire, pas d’arme à bord…) • Vitesse: • Vitesse adaptée au contexte (village, asphalte…) • Vitesse en ville/village: 50 km/h, route goudronnée: 90km/h • Respect des règles du pays

13. Transport – responsabilités des chauffeurs • Chargement: • Le chauffeur est en charge de la sécurité du matériel transporté (chargement/déchargement) • Pas de surpoids • Toujours avoir les documents de transport requis (bon de livraison) • Véhicule: • En charge du contrôle technique quotidien du véhicule et de l’équipement embarqué • Toujours avoir les documents administratifs requis (assurance, permis de conduire, ordre de mission…) • S’assure que le kit de premiers secours/malle d’urgence/ réserve d’eau/réserve de carburant sont à bord • S’assure que le plein de carburant est effectué/ que les documents concernant l’itinéraire sont à bord

14. Communication • Communication par téléphone cellulaire: • ACF assure la fourniture de crédits téléphoniques si nécessaire • Les crédits téléphoniques sont à usage professionnel uniquement • S’assurer que votre téléphone contient toujours le nombre minimale de crédits permettant d’appeler/ d’envoyer un SMS en cas d’urgence • S’assurer que votre batterie de téléphone est suffisamment chargée • Communication par téléphone satellite: • 1 téléphone satellite par équipe avec 1 responsable • Vérification quotidienne de la batterie et rapport quotidien d’utilisation pour le coordinateur logistique • S’assurer de toujours capter un réseau (via une antenne de toit par exemple) • Utiliser de manière discrète, à l’abri des regards, surtout ceux des autorités • Utiliser en cas d’urgence ou lorsque le réseau cellulaire n’est pas couvert

15. Communication Toujours être dans un espace ouvert pour passer ou recevoir un appel ! SATELLITE ARBRES CONSTRUCTIONS TELEPHONE SATELLITE

16. Avances de trésorerie • Pour les achats, les déplacements… ACF effectue des avances de trésorerie pour ses employés • Votre supérieur hiérarchique doit valider votre demande d’avance • Les avances de trésorerie sont effectuées par l’administrateur • Les avances de trésorerie sont justifiées à l’administrateur en contrepartie de facture et/ou de reçu de paiement

17. Avances de trésorerie • Qu’est-ce qu’une bonne facture ? • Papier à entête du fournisseur avec mention du nom, de l’adresse, du n° de téléphone, du n° fiscal… • Nom de l’acheteur: Action Contre la Faim • Détail des produits achetés (description, quantité, prix unitaire) • Prix total à payer et devise • Tampon du fournisseur

19. Gestion des stocks • Pourquoi faut-il assurer un suivi des stocks ? • Pour être réactif quant à la mise en place des programmes • Pour éviter pertes et vols • Sélection d’un entrepôt: • Accessibilité (voiture et camion…) • Proximité d’infrastructures routières, port… • Ventilation: endroit sec et bien ventilé • Sécurité: pas de vitre brisé, porte fermant parfaitement, toit en bon état, sol plat et solide • Maintenance: espace sain et facile à nettoyer

20. Gestion des stocks - formats • Fiche de stock: • c’est la carte d’identité de chaque produit stocké • 1 fiche de stock par type de produit (huile en bidon de 5L, sac de riz 25kg…) • 1 responsable des fiches de stock, en charge de l’actualisation • Demande de Sortie de Stock: • c’est l’autorisation de sortir un produit du stock • 1 Demande de Sortie de Stock peut concerner la décharge de plusieurs produits différents • 1 responsable des Demande de Sortie de Stock : le responsable logistique

21. Gestion des stocks – fiche de stock

22. Gestion des stocks – Demande de Sortie de Stock

23. Gestion des stocks – bon de livraison

24. Cotations • Les cotations sont nécessaires AVANT un achat de quelque sorte que ce soit • Qu’est-ce qu’une bonne cotation ? • Feuille originale à entête du fournisseur (nom, adresse, n° de téléphone, n° fiscal…) • Nom de l’acheteur: Action Contre la Faim • Date/ validité de la cotation • Description des produits et quantité • Prix unitaire des produits et prix total hors taxe • Disponibilité des produits et/ou date de livraison • Conditions de paiement • Signature et tampon du fournisseur

26. Cotations Lorsque le fournisseur ne peut fournir de cotation en bonne et due forme, le format de cotation ACF est utilisé:

27. GPS – identification des coordonnées Comment fonctionne un récepteur GPS ? • Un minimum de 4 signaux satellites doivent être reçus par le GPS pour déterminer une position • Le GPS peut déterminer la latitude, la longitude et l’altitude • Le GPS ne transmet pas de signal satellite, il ne fait que les recevoir • Le GPS mesure la distance entre le récepteur et les satellites

28. Présentation du GPS Garmin Etrex CONNECTEUR RECHARGE ET ECHANGE DE DONNEES PAGE HAUT COQUE ETANCHE BAS RECHERCHE MARCHE/ ARRET COMPARTIMENT BATTERIE ECRAN

29. Présentation du GPS Garmin Etrex • Les boutons HAUT/BAS: • sélectionnent les options des pages et menus • ajustent les contrastes d’affichage en mode satellite • permettent les zoom avant et arrière en mode carte • sélectionnent les données de voyage en mode navigation • Le bouton ENTREE: • confirme l’entrée des données ou la sélection des menus • affiche les options sur les pages principales • Presser et maintenir appuyer ce bouton active le mode de marquage des points GPS

30. Présentation du GPS Garmin Etrex Le bouton PAGE: - Permet de changer de page et de sortir d’une page. Si vous commencez à effectuer une opération et que vous souhaitez l’interrompre, il suffit de presser ce bouton • Le bouton MARCHE/ARRET: • met en route et stoppe l’unité GPS • met en route et stoppe le rétro-éclairage de l’écran

31. Présentation du GPS Garmin Etrex Le bouton PAGE permet d’accéder aux fonctions suivantes: Mode satellite Mode carte Mode navigation Ordinateur de voyage Menu principal

32. Présentation du GPS Garmin Etrex • Mode satellite: • Fournit un visuel des satellites en recherche • Indique de quel satellite le signal est reçu • Les barres en bas de l’écran indiquent la force du signal

33. Introduction GPS Garmin Etrex • Menu carte: • Montre vos mouvements, points de passage, latitude et longitude • La flèche noire indique votre emplacement • Presser les boutons haut et bas pour zoomer en avant ou en arrière

34. Acquérir un point GPS Principales étapes pour acquérir un point: 1- Sélectionner l’emplacement 2- Activer le GPS 3- Identifier et marquer l’emplacement 4- Enregistrer l’emplacement

35. 1- Sélectionner l’emplacement • Trouver un emplacement avec une vue dégagée sur le ciel: • Centre de la zone d’habitation • Zone dégagée près du centre ou près d’un bâtiment dans le centre • Tenir le GPS à plat et loin de soi

36. 2 – Activer la réception GPS • 2.1 - Mettre le GPS en route • 2.2 – Chercher les satellites • 2.3 – Menu page Le GPS se met en connexion avec les satellites Presser le bouton MARCHE pour mettre le récepteur en route

37. 3 – Marquer un lieu • 3.1 – Marquer un lieu à l’aide du menu principal: • Utiliser le bouton PAGE pour aller au menu principal • Sélectionner le marquage

38. 3 – Marquer un lieu • 3.2 – Marquer un lieu à partir du menu CARTE Presser et maintenir pendant deux seconde pour marquer le lieu en cours en tant que point de passage

39. 3 – Marquer un lieu Le point de passage marqué est enregistré comme point de passage n°6

40. 3 – Marquer un lieu Confirmer l’enregistrement en appuyant sur le joystick jusqu’à ce que le message « OK » apparaisse surligné

41. 4 – Enregistrer un lieu sur le suivi L’écran permet la lecture des coordonnées afin de remplir le suivi : latitude et longitude

42. 4 – Enregistrer un lieu sur le suivi