Ortaöğretim Okulları e-Okul Sistemi

1. Ortaöğretim Okulları e-Okul Sistemi

2. GENELGE 2008 / 76 T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü 05/11/2008 Sayı: B.08.0.ETG.0.21.01.01.000.2/19638 Konu: e-Okul Sisteminin Ortaöğretim Okullarında da Uygulanması

3. e-Dönüşüm Projesi Kapsamında Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatının iş-işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan Millî Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemi (MEBBİS) ile bütünlük oluşturan, bilgi güvenliği olgusunu dikkate alarak web tabanlı birçok modül üretilmiş ve üretilmeye devam edilmektedir. Bu kapsamda nihai hedef; Bakanlığımızın öğrenci, personel, taşınır ve taşınmaz mallardan oluşan genel yapısı içerisindeki bütün iş-işlemlerin gerçek e-dönüşümünü yaşatarak elektronik ortama aktaracak yapının kurulmasıdır.

4. Elektronik Ortamdan İzleme 2005 yılında kurgusu yapılıp İlgi Bakanlık Makamı onayı uyarınca çalışmalarına başlanılan e-Okul Projesi; öğrenci kayıtlarının internet ortamından alınması; velilere çocuklarıyla ilgili devam-devamsızlık, karne notları gibi verileri izleme olanağı sunarken, okullarımıza da iş ve işlemlerini bürokrasiden uzak halde daha hızlı yerine getirme imkânları sağlamıştır.

5. Anlık ve Gerçek Veriler Okul öncesi ve ilköğretim okullarında uygulanmasına 2007-2008 eğitim öğretim yılı başında geçilen proje ile; okul öncesi ve ilköğretim öğrencilerinin bütün iş-İşlemlerinin elektronik ortamda yapılmaya başlanılmasıyla, öğrencilerle ilgili (kimlik, adres, velî, not, puan, devam-devamsızlık, okuduğu kitap, haftalık ders programı, öğretmen, davranış puanları, duyuru, alınan belge bilgileri gibi) bütün bilgilerin fonksiyonel, anlık ve gerçek veriler olarak oluşması temin edilmiştir.

6. Standartlaşma e-Okul Sistemi tüm ilköğretim okullarında standart bir yapı oluşturarak uygulamalardan kaynaklanan hataları büyük oranda ortadan kaldırmış, ders çizelgelerinin oluşturulmasından, karne ve diploma düzenlemeye kadar her alanda standart bir yapı kurulmuştur.

7. OGES için Alt Yapı Ortaöğretime Geçiş Sistemi için alt yapı da oluşmuş ve elektronik ortamın avantajları yaşanır hale gelmiştir.

8. Yeni Sistemlere Temel Eğitim portali ve fonksiyonel güncel bilgilere göre raporlar türetecek olan Karar Destek Sistemi (KDS) için önemli bir unsur olan, birçok yeniliğe de temel oluşturması hedeflenen e-Okul Sisteminin orta öğretim okullarında uygulanması ekte belirtilenlere göre gerçekleştirilerek, resmî ve özel tüm orta öğretim kurumları öğrenci bilgilerinin tamamı sisteme girilecek, günlük bilgiler de düzenli olarak sisteme işlenecektir.

9. Ortaöğretim e-Okulİşlem Basamakları(İlk Aşama)

10. Okul Bilgileri Güncelleyiniz Açık alanlardaki bilgileri güncelleyebilirsiniz, Kapalı alanlar güncellenemez.

11. Öğretim Şekli Belirleme Güncelleyiniz ve kaydediniz, istatistiki amaçlıdır.

12. Müdür Yardımcısı Belirleme Birden fazla alt türü bulunan okullar içindir. Alt türü bulunmayan okullarda bu ekran yoktur.

13. Alan Tanımlama Alan silme işlemi yapılamaz. İptal edilmek istenen alanın “Alan Hizmet Bitiş Yılı” doldurulmalıdır. Deneme kayıtları yapmayınız.

14. Şube Ekleme Şube silme işlemi yoktur, ancak KAPALI duruma getirilebilir. Öğrenci yoksa Şube kapatılmalıdır. Deneme kayıtları yapmayınız.

15. Aday Kayıt Ekranınız Hazır 9. Sınıf kayıtları Aday Kayıt ekranından yapılmalıdır. Aday kayıtlarınız hazırdır, öğrenciniz bu listede yoksa yeniden aday kayıt yapınız.

16. Kesin Kayıt Kesin kayıt yapılmayacak aday kayıtlarınızı, Aday Kayıt İptal ekranında iptal ediniz.

17. Ara Sınıflara Kayıt 10, 11 ve 12. Sınıflara kayıt için kullanılır. Bilgi Giriş İşlemleri-Öğrenci Ekle ekranı kullanınız.

18. Ortaöğretim e-OkulGenel Kullanım

19. ÖNEMLİ UYARI Program içinde bulunan bölümler dinamik bir yapıya sahiptir. Bakanlık tarafından yıllık çalışma takvimine göre ekranlar açılıp kapatılabilir. Raporlar kullanım ihtiyacı olan dönemlere göre değişebilir. Bu nedenle sistemde yapılacak işlerin zamanında tamamlanması gerekir. Kapatılan bir ekranla ya da yetkisi kısıtlanan bir işlemle ilgili geriye yönelik değişiklik yapılamaz. e-Okul sistemi dönemlik olarak çalışır. Yeni bir döneme geçildiğinde önceki dönemle ilgili hiçbir işlem yapılamaz. Yapılması gerekirken yapılmayan ya da sehven hatalı yapılan işlemler için dönem geçişlerinde sistem 2 hafta daha açık tutulur. Yapılan hatalar varsa bu süre içinde mutlaka düzeltilmelidir.

20. Diğer Sistemlerden Bilgi Alır Sistem, Bakanlığımızda bulunan Kurumlar, Personel gibi modüllerle etkileşimli çalışmaktadır. Yani okulda bulunan personel bilgileri özlük modülünden, okullarla ilgili bilgiler devlet kurumları ve özel okullar modüllerinden alınmaktadır. Okulda görev yapan yönetici bilgileri özlük ve atama modüllerine işlenmediği takdirde bilgiler sistemde görünmeyecektir. Ya da başka bir kuruma atanan öğretmenin görev ayrılma ve yeni kurumunda başlama bilgileri işlenmediğinde öğretmen sistemde kayıtlı olduğu okulda görünmeye devam edecektir.

21. Diğer Sistemlere Bilgi Verir e-Okul mevcut sistemlerden bilgi alırken bazı sistemlere de bilgi sağlamaktadır. Bundan böyle sistemde bulunan bilgiler için istatistik toplanmayacak, diploma bilgileri sistem üzerinden alınacak, il başarı grafikleri ve il karneleri sistemden oluşturulacaktır. Sisteme dahil olmayan okul türleri de zaman içinde eklenecektir.

22. Ortaöğretim e-OkulYönetici Modülü

23. KULLANICI TİPLERİ Sistemde; • Bakanlık Sistem Yöneticisi, • Bakanlık Kullanıcısı, • Genel Müdürlük, • İl Yöneticisi, • Milli Eğitim Müdürlüğü Kullanıcısı, • İlçe Yöneticisi, • Okul Sistem Yöneticisi, • Öğretmen Kullanıcısı • Veli Kullanıcısı tipleri bulunmaktadır.

24. Bakanlık Sistem Yöneticisi Sistemde zamana bağlı yürütülen (sınav başvurusu, aday kayıt, karne, …, vb.) işleri planlar gerekli ekranları yetkilendirir. İhtiyaca göre raporları kullanıma açar, kapatır. Şifre sorunu yaşayan Bakanlık, Genel Müdürlük ve İl Sistem Yöneticilerinin şiflerini değiştirir. İhtiyaca göre Genel Müdürlük kullanıcısı ya da yurtdışı kurumlarla ilgili Okul Sistem Yöneticisi kullanıcısını oluşturur.

25. Müdür Yardımcıları ve Öğretmen Kullanıcıları Okul Sistem Yöneticisi tarafından oluşturulur. Her öğretmen ve müdür yardımcısı kadrolu/görevlendirme bulunduğu okulda tanımlanabilir. Ataması başka bir okula yapıldığında eski okulundaki kullanıcısı iptal edilir. Birden fazla okulda derse giren öğretmenler için farklı kullanıcı kodları verilmelidir. Öğretmen ve müdür yardımcısı kullanıcısı, tanımlama sırasında verilen T.C. Kimlik Numarası kısıtlamasıyla ayırt edilir. Eğer Okul Sistem Yöneticisi oluşturduğu kullanıcıyı T.C. Kimlik Numarası ile kısıtlamazsa Yöneticiyle aynı yetki seviyesinde bulunur. Müdür yardımcısı kullanıcısı yetkili olduğu türlerdeki sınıf/şubelerde bulunan öğrenciler için işlem yapabilir. Öğretmen kullanıcıları ders programında tanımlı sınıf ve şubelerde bulunan öğrenciler için işlem yapabilir.

26. Veli Kullanıcıları Öğrenci velileri, öğrencinin T.C. Kimlik Numarası ve öğrencinin kayıtlı olduğu okuldaki okul numarası ile Veli Bilgilendirme Sistemi’ ne girerek okul tarafından yapılan duyuruları, devamsızlık bilgilerini, not bilgilerini, sınav başvuru/yer/sonuç bilgilerini sınıflar bazında görebilirler. Ayrıca okul tarafından kullanıcı oluşturulmasına ve yetki verilmesine gerek yoktur.

27. Yönetici Modülü Güvenlik Grupları ve Kullanıcı İşlemleri olmak üzere 2 menüden oluşur.

28. Güvenlik Grubu Oluşturma • Açılan gruplar menüsünde, yeni grup oluşturulur. • Grubun yetkileri menüsünde, grubun yetkileri belirlenir.

29. Güvenlik Grubunun Yetkileri Güvenlik Grubu oluşturduktan sonra yetkileri belirlenir.

30. Kullanıcı Tanımlama Bilgileri Bilgiler ve kısıtlamalar girilip kaydedilir.

31. İletişim

32. Soru veya Sorunlar İçin İlsis ve e-Okul sistemleriyle ilgili soru veya sorunlar için; Tel : (222) 239 72 00 – 406 e-Posta1 : eskisehirmem@meb.gov.tr e-Posta2 : 148477@meb.k12.tr

33. e_Posta ve Web Sayfası ile İletişimin hızlı olabilmesi için web sayfası yayınları ile tüm okullarımızda bulunan kurumkodu@meb.k12.tr e-posta adresi kullanılmaktadır. Web sayfası duyuruları ile e-posta iletileri resmi yazı niteliğindedir. Resmi yazının gecikmesi veya acil durumlarda resmi yazı beklenmeden gerekli işlemler yapılmalıdır. Web adresi : http://eskisehir.meb.gov.tr e-Posta1 : eskisehirmem@meb.gov.tr e-Posta1 : 148477@meb.k12.tr

34. İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerinin de e-Okul sisteminde yetkileri ve görevleri vardır. • Devamsız Öğrenci Takip ekranını takip etmek. Devamsız öğrenciler hakkında gerekli işlemleri yapmak. • Nakil İşlemi Tamamlamayanlar ekranını kontrol etmek ve ilgili okulu uyarmak. Gerekli durumlarda Nakil İsteklerini silmek. Bu konularda İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile iletişim kurunuz.

35. Merkez İlçeler İletişim Adresleri

36. Web Sayfası Takibi İl Milli Eğitim Müdürlüğü web sayfası, acil duyurular olma ihtimaline karşı sık sık ziyaret edilmelidir.

37. e-Posta hesapları sürekli açık olmalıdır Bakanlığımızca tüm kurumlarımıza kurumkodu@meb.k12.tr e-posta hesabı açılmıştı. Outlook gibi bir e-posta istemci programla kullanılmadığında sık sık kota aşımı problemi ile karşılaşırsınız. Bakanlığımız da e-posta adreslerini sürekli açık olmasını, kurumların e-posta istemci program kullanmasını istemektedir.

38. e-Posta Hesapları e-Posta hesabı kullanmakla; İletişim giderleri azalacak, Hızlı iletişim sağlanacak, Kağıt sarfiyatı önlenecektir.

39. e-Posta İstemci Program e-Posta istemci program kullanmakla; Kota aşımı önlenecek ve posta kutunuz sürekli boş kalacaktır. e-Posta iletileri bilgisayarınıza indirilmiş olacak, geçmiş tüm iletileriniz yedeklenmiş olacaktır. Veri dosyanızı (yedeklerinizi) yanınızda taşıyabileceksiniz. Geçmiş (yedek) e-posta iletilerinizi internete bağlı değilken bile gözden geçirebileceksiniz. Bilgisayarınız hasar gördüğünde veya yeniden kurulduğunda yedeklerinizden tekrar geçmiş e-posta arşivinize ulaşabileceksiniz.

40. e-Posta İstemci Program Kurulumu En çok kullanılan e-Posta istemci program MS Outlook’tur. Hesabınızın nasıl kurulacağı http://mail.meb.k12.tr adresi ve web sayfamızda da açıklanmıştır. Web sayfamızda tüm duyurular bölümünde arama yapabilirsiniz.

41. Soru veya Sorunlar İçin İlsis ve e-Okul sistemleriyle ilgili soru veya sorunlar için; Tel : (222) 239 72 00 – 406 e-Posta1 : eskisehirmem@meb.gov.tr e-Posta2 : 148477@meb.k12.tr

42. Toplantı Sonu