Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

1. UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Rozliczanie wydatków (wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków) Marek Rechnio Agnieszka Tomaszewska 01.04.2011, Tarnowo Podgórne Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

2. Przed rozpoczęciem wypełniania dokumentów rozliczeniowych należy zapoznać się z: Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ

3. Beneficjent NFOŚIGW Dokumentacja Rozliczeniowa Wniosek o płatność (zaliczkową / pośrednią lub końcową) Weryfikacja formalna Weryfikacja rachunkowa Weryfikacja merytoryczna

4. Kwalifikacja wydatków na podstawie: • kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej • wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem) • kopii dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie • płatności (potwierdzone za zgodność z oryginałem) • kopii dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac • dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze, • kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie itp.) • innych dokumentów wymienionych w instrukcji do wniosku beneficjenta • o płatność ( stanowiące załącznik do „Wytycznych w zakresie • sprawozdawczości w ramach POIiŚ”)

5. Kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów • rozliczeniowych • sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności • z obowiązującymi „ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach • POIiŚ’’ • sprawdzenie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów • sprawdzenie, czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej nie został • w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji z innego programu pomocowego • sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego realizacji projektu • sprawdzenie terminowości zdarzeń (data wpływu dokumentacji do NFOŚiGW, • data wystawienia dokumentów rozliczeniowych, zgodność wnioskowanej • wypłaty środków z załącznikami do Umowy o dofinansowanie: HRP, plan finansowania • projektu, plan wystąpień o środki płatności

6. Weryfikujemy właściwe udokumentowanie wydatków, • a w szczególności: • zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem: • terminowości, kosztów i rzeczowym, określonych w umowach • o dofinansowanie • zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań • cywilno-prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy) • wynikającymi z umowy o dofinansowanie • zasada zachowania stron w dokumentacji powykonawczej: • wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne -------- odbierający • zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie) • zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji • powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis • zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania • np. z uwagami / bez uwag)

7. ZLECASZ - ODBIERASZ - PŁACISZ (każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje)

8. Dokumentacja powykonawcza: • protokoły odbioru wykonanych robót • protokoły odbioru zakupionego sprzętu / urządzenia • protokoły odbioru instalacji • protokoły konieczności • protokoły przekazania • protokół z kolaudacji • protokół z rozruchu • kosztorys powykonawczy • dokumentacja potwierdzająca realizację „siłami własnymi” • przejściowe świadectwo płatności • sprawozdanie itp.

9. Prace budowlane realizowane siłami własnymi • koszty siły roboczej – „ROBOCIZNA” • koszty użytych materiałów - „MATERIAŁY” • koszty użycia sprzętu - „SPRZĘT” • R – M – S - elementy kosztorysu

10. ROBOCIZNA - R • jedynym dopuszczalnym sposobem rozliczania kosztów pracy • własnych pracowników przy realizacji „siłami własnymi” jest • rozliczanie za pomocą kart czasu pracy, • zakres czynności pracownika powinien być określony w opisie • stanowiska lub zakresie obowiązków, • przyjęta stawka roboczogodziny powinna być równa średniej • stawce roboczogodziny dla danego rodzaju robót i regionu, przyjęta • na podstawie biuletynów informacyjnych opracowanych dla celów • statystycznych. • Za niekwalifikowane w ramach POIiŚ uznane zostaną wydatki • poniesione w związkuz zawarciem umów cywilno-prawnych • przez daną instytucję z własnymi pracownikami. • (w wyjątkowych sytuacjach ww. wydatki mogą być uznane za • kwalifikowane, jeżeli dotyczą incydentalnego zaangażowania • pracowników)

11. SPRZĘT – S • koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych • beneficjenta nie zainstalowanych na stałe w projekcie mogą być • kwalifikowane - jeżeli są bezpośrednio niezbędne do realizacji • projektu – w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym • w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu • czas pracy sprzętu obcego wykorzystywanego przy realizacji zadania • „siłami własnymi”, powinien być kalkulowany według tej samej metodyki • jak dla nakładów rzeczowych

12. MATERIAŁY – M • wydatki poniesione na zakup materiałów niezbędnych dla realizacji • projektu i nie stanowiących środków trwałych mogą być uznane za • kwalifikowane • oznacza to w szczególności, że dostawy materiału zakupionego przez • beneficjenta i przekazanego do realizacji projektu, kwalifikują się do • dofinansowania na podstawie opłaconych przez beneficjenta faktur • wystawionych przez ich zbywcę oraz kosztorysu powykonawczego na • podstawie którego zostanie zweryfikowana ilość zakupionych materiałów • niezbędnych do realizacji projektu

13. KOSZTY OGÓLNE • Koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane • do konkretnego produktu lub usługi • Koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikowane do wsparcia w ramach • POIiŚ, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: • kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach • związanych z realizacją projektu • lub • koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów • ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją przedsięwzięcia, • zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią

14. Przykładowe koszty ogólne: • wynagrodzenia bezosobowe, które obciążają daną budowę, • koszty montażu i demontażu obiektów zaplecza tymczasowego • oraz koszty amortyzacji lub zużycia tych obiektów, • koszty wyposażenia zaplecza tymczasowego w urządzenia placu • budowy, obejmujące drogi tymczasowe, tymczasowe sieci elektryczne, • energetyczne, wodociągowe, kanalizacyjne, oświetlenie placu budowy, • zastępcze źródła ciepła do ogrzewania obiektów i robót, urządzenia • zabezpieczające materiały i roboty przed deszczem, słońcem i mrozem • i inne tego typu urządzenia, • koszty zużycia, konserwacji i remontów lekkiego sprzętu, • przedmiotów i narzędzi kwalifikowanych jako środki nietrwałe, • koszty bezpieczeństwa i higieny pracy, obejmujące koszty wykonania • niezbędnych zabezpieczeń stanowisk roboczych i miejsc wykonywania • robót, koszty odzieży i obuwia ochronnego, koszty środków • higienicznych, sanitarnych i leczniczych, • koszty zatrudnienia pracowników zamiejscowych, • koszty zużycia materiałów oraz energii na cele administracyjne • i nieprodukcyjne budowy, • koszty podróży służbowych personelu budowy, • itp.

15. UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI Rozliczanie wydatków c.d. (najczęściej występujące problemy /pytania przy kwalifikacji wydatków) Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

16. Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku • Brak potwierdzenia realizacji umów np. na wykonanie dokumentacji oraz potwierdzeń realizacji zleceń szkoleniowych … itp. • Dokument przekazania, a dokument odbioru • Brak operatów szacunkowych przy dokumentach potwierdzających zakup nieruchomości, brak spójności danych określonych w aktach notarialnych z danymi w dokumentach rozliczeniowych (np. numery działek, powierzchnie); • Brak umów dodatkowych na roboty dodatkowe oraz aneksów na zmiany; • Brak wyceny rzeczoznawcy przy fakturze do refundacji kosztów za zakup używanego sprzętu;

17. Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. • błędy w wypełnieniu tabeli nr 9 - Wniosku np. wpisywanie niewłaściwych dat dokonania przelewów, szczególnie tych dot. wynagrodzeń, • brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów będących podstawą rozliczenia, • nie są wypełnione wszystkie pola Wniosku o płatność, • niezgodność numeru rachunku wykonawcy na wyciągu bankowym z numerem rachunku wykonawcy wskazanym w umowie kontraktowej, • w opisie faktur, niezgodność kategorii wydatków z kategorią określoną w opisie projektu załączonym do umowy o dofinansowanie, • brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty, • brak na fakturach numerów księgowych lub ewidencyjnych, • brak podpisów pod opisami faktur, • brak numeru umowy o dofinansowanie na odwrocie faktury,

18. Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. • brak akceptacji PŚP przez Beneficjenta, • akceptacja protokołu odbioru robót przez Zamawiającego po dacie wystawienia faktury, • błędne kwalifikowanie wybranych elementów wynagrodzenia.

19. Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatkówProblem 1: • Czy w przypadku, gdy w ramach projektu realizowane są prace/roboty niekwalifikujące się do refundacji, a nadzór pełniony jest nad całym projektem (czyli nad częścią kwalifikowaną i niekwalifikowaną) koszty związane z pełnieniem nadzoru należy rozliczyć w całości? Czy może należy je proporcjonalnie pomniejszyć?

20. Problem 2: • Czy wydatki osobowe w ramach Zarządzania projektem poniesione na pracowników zatrudnionych u Beneficjenta na umowę o pracę obejmującą inny zakres niż przy projekcie realizowanym w ramach POIiŚ, ale czasowo oddelegowanych do realizacji zadań w ramach tego projektu mogą zostać uznane za kwalifikowane?

21. Problem 3: • Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za zakup gruntu o powierzchni dużo większej niż niezbędna do realizacji inwestycji (np. budowy przepompowni), tłumaczy to względami własnościowymi. Jaka część wydatku powinna zostać uznana za kwalifikowaną?

22. Problem 4: • Beneficjent przygotowując się do samodzielnej realizacji robót dokonuje zakupów np. sprzętów i urządzeń, których nie posiada na stanie, a które będą mu potrzebne do wykonywania poszczególnych prac, następnie przedstawia do refundacji faktury za zakup tych sprzętów. Czy można kwalifikować te wydatki?

23. Problem 5: • W przypadku gdy Beneficjent dokonał zakupu urządzenia oraz wpisał je w rejestr środków trwałych, które koszty związane z jego wykorzystaniem mogą zostać uznane za kwalifikowane?

24. Problem 6: • Beneficjent interpretując Prawo Budowlane dochodzi do wniosku, że jego projekt nie wymaga, ani pozwolenia na budowę, ani zgłoszenia i składa wniosek o płatność (po rozpoczęciu projektu). Czy postępowanie Beneficjenta jest właściwe?

25. Problem 7: • Beneficjent przedstawia do refundacji faktury za zakup używanego sprzętu wraz z wymaganymi oświadczeniami. Czy taki wydatek można uznać za kwalifikowany?

26. Problem 8: • Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za wykonanie robót dodatkowych. Kiedy można uznać te wydatki za kwalifikowane?

27. Problem 9: • Beneficjent przedstawia do refundacji wydatki na ekspertyzy wykonywane w celu pozyskania kredytu na finansowanie projektu.Czy można taki wydatek uznać za kwalifikowany?

28. Problem 10: • W Opisie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie, we właściwej kategorii wydatków nie zostały przewidziane np. koszty na systemy informatyczne lub na dokumentację przetargową. Czy takie wydatki można uznać za kwalifikowane?

29. Problem 11: • Jakie warunki muszą zostać spełnione, by wydatek za umieszczenie urządzeń w pasie drogi można uznać za kwalifikowany?

30. Problem 12: • Beneficjent przedstawia faktury za zaopatrywanie w każdym miesiącu pracowników JRP zaangażowanych w POIiŚ np. herbatę, cukier itp. Czy taki wydatek może zostać zakwalifikowany?

31. Problem 13: • Czy przedstawiona przez Beneficjenta w dokumentach rozliczeniowych ugoda sądowa z Wykonawcą na zapłacenie mu określonej kwoty za wykonanie robót jest wystarczająca do uznania wydatku za poniesiony i nie wymaga załączenia faktury wystawionej przez tego Wykonawcę?

32. Dziękujemy za uwagę Marek Rechnio / Agnieszka Tomaszewska Dyrektor / Starszy specjalista tel. (+4822) 4590459 / (+4822) 4590611 fax (+4822) 4590628 e-mail:m.rechnio@nfosigw.gov.pl / a.tomaszewska@nfosigw.gov.pl