TALLER DE CAPACITACION EN NORMAS DE ADQUISICION DE LUMINA

1. TALLER DE CAPACITACION EN NORMAS DE ADQUISICION DE LUMINA

2. CONCEPTOS GENERALES

3. Lumina es su etapa de proyecto debe tener en cuenta que: • Los requerimientos deben ser para fines específicos, esto significa que los fondos deben ser utilizados para lograr obtener el alcance del proyecto. • En la utilización de los fondos se conceda debida atención a los factores de economía y eficiencia. • Las adquisiciones se realicen mediante procedimientos que promuevan la competencia abierta. • Los procedimientos buscan la obtención de la calidad requerida y la oportunidad del caso POLITICAS GENERALES

4. PRINCIPIOS BASICOS DE LA POLITICA DE ADQUISICIONES DE LUMINA PRINCIPIO BASICO POLITICA DE LUMINA ECONOMIA Y EFICIENCIA A igualdad de condiciones técnicas, la Variable determinante es el precio. COMPETENCIA ABIERTA TRANSPARENCIA 3 Cotizaciones hábiles, invitaciones y Procesos competitivos y equitativos CALIDAD Y OPORTUNIDAD Especificaciones tecnicas o terminos de Referencia clara y precisamente Especificados, entregas de acuerdo al RAS

5. SON EL “MOTOR” DEL PROYECTO SU CORRECTA EJECUCIÓN, ASEGURA UNA OPORTUNA IMPLEMENTACIÓN. ESTAS SOPORTAN LA TRIPLE RESTRICCION DE UN PROYECTO Y SON DETERMINENTES EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS MISMAS, CON ENFASIS EN EL TIEMPO Y COSTO POR QUE SON IMPORTANTES LAS ADQUISICIONES

6. SUS PRESCRIPCIONES PERMITEN A LUMNINA PREDICTIBILIDAD Y POR ENDE CONFIANZA PERMITE QUE LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS TRABAJEN DE LA MISMA MANERA CONTIENEN PRACTICAS COMERCIALMENTE ACEPTADAS SON UN SOPORTE YA QUE SON PROCEDIMIENTOS AUDITABLES IMPORTANCIA DE LAS PROCEDIMIENTOS

7. Licitación Contratos Bienes entregados Servicios ejecutadas Productos y/o informes RESPONSABILIDADES Y RELACIONES EN LOS PROCESOS DE ADQUISICION APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS LOGISTICA LUMINA PROVEEDOR CONTRATISTA CONSULTOR

8. FRAUDE Y CORRUPCION • Practica fraudulenta:Significa la tergiversación de los hechos con el fin de influir en un proceso de adquisiciones o en la ejecución de un contrato en perjuicio del Prestatario. • Practica corrupta: Significa el ofrecimiento,suministro,aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor para influir en la actuación de un funcionario de Lumina

9. ¨SOBORNO (COHECHO)¨ significa todo acto u omisión que, en función de su cargo o investidura, realice un funcionario de Lumina o quien actúe en su lugar, postores o terceros, contrario a sus deberes y en especial el ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor que sea capaz de influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente. • “EXTORSION O COACCION” significa el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a un miembro de su familia, en su persona, honra o bienes, un mal que constituyera delito, para influir en las decisiones durante el proceso de compra o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado. • “FRAUDE” significa la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio de la empresa y de los participantes. • “COLUSION” significa las acciones entre los postores destinadas a que se obtenga precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar a Lumina de los beneficios de una competencia libre y abierta. FRAUDE Y CORRUPCION

10. Correspodera a la empresa: • Rechazar todo el proceso de Adjudicación si se determina la existencia de practicas fraudulentas o corruptas. • Despedir al funcionario de Lumina que corresponda, ademas de abrir las acciones judiciales correspondientes • Declarará que la firma es inelegible. FRAUDE Y CORRUPCION

11. Si bien en general no es tipificado directamente como fraude o corrupción el conflicto de intereses no es aceptado como una practica aceptable en Lumina • Hay conflictos de intereses cuando existe familiares involucrados • Cuando es consecuencia de trabajos anteriores. • Tengan conflicto de intereses por trabajos con terceros. CONFLICTO DE INTERESES

12. Normas de Lumina de Noviembre del 2008 ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS MENORES

13. Todo proceso de selección será eficiente a la medida que se parta de una base clara de las necesidades que tenemos. En este sentido la elaboración de los Tor, especificaciones o expedientes son un elemento clave para poder realizar un proceso de adquisición exitoso. Inicio de un proceso de selección

14. Inicio de una contratación Según el tipo de adquisición la fijación de nuestras necesidades esta definido como: OBRAS EXPEDIENTE TECNICO BIENES ESPECIFICACIONES TECNICAS CONSULTORIA TERMINOS DE REFERENCIA

15. C OMPARACION DE PRECIOS METODOS DE ADQUISICION

16. ADECUADA Y OPORTUNA NOTIFICACION • IGUALDAD DE ACCESO • PLAZO RAZONABLE PARA PREPARAR Y PRESENTAR LAS OFERTAS • CONDICINES CONTRACTUALES EQUITATIVAS • IGUALDAD DE TRATAMIENTO • CRITERIOS DE SELECCIÓN EXPLICITOS • ESPECICACIONES NO DISCRIMINATORIOS PRINCIPIOS GENERALES DE UNA COMPARACION DE PRECIOS

17. 1 2 5 3 4 ELABORACON DE ESPECIFICACIONES EXPEDIENTE TECNICO Y DOCUMENTOS DE LICITACION INVITACIONES PRESENTACION DE LAS OFERTAS CONSULTAS Y ABSOLUCION DE CONSULTAS CONSULTAS Y ABSOLUCION 7 8 EVALUACION DE LAS OFERTAS ADJUDICACION DEL CONTRATO 9 EJECUCION DEL CONTRATO PASOS DE UNA CPL

18. OBJETIVO: • DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE CADA OFERTA CON LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION • DETERMINAR EL PRECIO DE COMPARACION DE CADA OFERTA • SELECCIONAR PARA ADJUDICACION DEL CONTRATO A LA OFERTA QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS Y RESULTE SER LA DE PRECIO EVALUADO MAS BAJO. ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS

19. PROCEDIMIENTOS: • LA CONFIDENCIALIDADDEL PROCESO ES FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA EVALUACION • LASACLARACIONES SE PERMITEN SIEMPRE QUE NO MODIFIQUEN LA ESENCIA DE LA OFERTA NI SU PRECIO • EXAMEN PARA VERIFICAR: • OFERTA ESTE FIRMADA • GARANTIAS • PLAZO DE ENTREGA • CUMPLIMIENTO SUSTANCIAL Y OFERTA COMPLETA ANALISIS Y EVALUACION DE LAS OFERTAS

20. DEBE ADJUDICARSE, AL POSTOR CUYA OFERTA: • ES LA MAS BAJA EVALUADA • CUMPLE SUSTANCIALMENTE CON LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACION • ESTA CAPACITADO PARA EJECUTAR EL CONTRATO. ADJUDICACION DEL CONTRATO

21. Los términos de referencia indican que es lo que vamos a contratar, por tanto es la base por la cual deben los ofertantes elaborar sus propuestas, en ese sentido deben contar como mínimo con una definición clara de: • Objetivos • Alcances • Metodología • Informes/productos entregables • Cronograma • Personal mínimo requerido • Criterios de evaluación • Recursos a disposición del consultor Que es un Tor

22. Qué, Cuándo, Cuánto • La gestión de un proyecto implica necesariamente el realizarnos estas tres preguntas básicas, sin ellas no se puede realizar una gestión apropiada ni un control del proyecto. • Estas preguntas aunque parezcan muy primarias, están relacionadas con la triple restricción del proyecto. • El que: es la determinación del alcance • El cuando es la determinación del tiempo • El cuanto es la determinación del costo

23. El POA debe estar constituido por tres instrumentos operativos relacionados con la triple restricción. CONSTITUCION DEL POA Proyecto “El Galeno” con calidad PLAN DE DESEMBOLSOS PLAN DE ADQUISICIONES costo tiempo alcance PLAN ALCANCE

24. Carecer de una adecuada planificación de compras • No medir los resultados de la gestión de la procura • Recursos humanos sin las competencias necesarias • Documentos que inician la adquisición incompletos, con defectos o fuera de fecha (términos de referencia, especificaciones técnicas, o expedientes de obra) • Desconocimiento de las normas del Préstamo y/o de adquisiciones • Los usuarios no se involucran • Expectativas irreales por parte de los usuarios internos o externos • Falta del juicio de expertos sobre las ET (o TDR) Problemas comunes en la gestión de adquisiciones de proyectos

25. No se gestiona la relación con lo proveedores No se dispone de documentación estandarizada No hay archivo del proyecto. No comprenden la complejidad de la dirección de proyectos. Problemas comunes en la gestión de adquisiciones de proyectos

26. ¿Qué opción de adquisición tiene el proyecto? Planificación de las Adquisiciones Comprar Proveedor único Rentar ó Múltiples proveedores Hacer ó de Arrendamiento Financiero (Lease) Outsourcing elecciones…elecciones…elecciones….se deben considerar las condiciones actuales del mercado

27. Una vez que existe claridad sobre el alcance de las actividades del año y su relación con el diseño, es necesario poder tener en cuenta la siguiente restricción el tiempo, dado que las normas y políticas de contrataciones demandan procesos pre establecidos y los mismos tienen relación directa con la ejecución de las actividades, el mejor predictor del tiempo es el plan de adquisiciones, con la limitación que no muestra el cash flow mas si el tiempo desde la elaboración del termino de referencia, especificación técnica o expediente de obra hasta su contratación, esta limitación es cubierta con el plan de desembolsos. • Independiente de la herramienta que se utilice el plan necesariamente debe comprender los pasos por cada método que ya están pre establecidos en la norma • Finalmente se debe comprender que el plan de adquisiciones solo es valioso si es que se respeta su interacción con el Plan operativo y el plan de desembolsos, es una elaboración interactiva e iterativa Modelo de plan

28. Modelo de plan

29. Planificar la contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles proveedor(es) Selección de Proveedor(es): Convocatoria y propuesta Planificación de las Adquisiciones (qué, cómo, cuando y cuanto comprar) Administración del contrato Cierre del Contrato Gestión de las Adquisiciones (PMBOK) Plan de Adquisiciones Expediente técnico Tdr especificaciones , CP, LOA SS Pagos, cambios, garantía

30. planificación de las adquisiciones • Empaquetar las adquisiciones • Llevar ratios de control sobre los tiempos en cada fase del proceso logístico • Trabajar con el efecto de Pareto • Dar prioridad a la ruta critica • Evaluar los riesgos en procura • Seleccionar el método adecuado de contratación o adquisición Buenas Practicas