Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt?

1. Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt? Kursus om de grundlæggende elementer i projektarbejde Roskilde Bibliotek 3. juni 2014 Projektmodel: Milepæle, faser og dokumentation Projekter: Initiere, fastholde, følge op, roller og ansvar Lavet af: Projektkoordinator Trine Bech, Aalborg Bibliotekerne Senest opdateret: 30-05-2014

2. Dagsorden • Hvem er Trine Bech fra Aalborg Bibliotekerne? • Aalborg Bibliotekernes Projektkontor • Aalborg Bibliotekernes Projektmodel • Definition af begreber • Fordele med en faseopdelt projektmodel • Dokumentation • Hvordan startes et projekt op? • Hvordan fastholdes målet og hvordan følges der løbende op? • Roller og ansvar for deltagerne • Spørgsmål Side 1 af12

3. 1) Hvem er Trine Bech? • Projektkoordinator hos Aalborg Bibliotekernes projektkontor siden 01-01-2014 • Uddannet civilingeniør indenfor stærkstrøm i 1995 fra Aalborg Universitet • Arbejdede med elektronikudvikling og hardware i mobiltelefoner indtil 2008. Fra 2009 – 2013 projektleder indenfor IT-udvikling hos KMD • Har siden 2003 arbejdet fuld tid som projektleder (altså i 11 år) • Har flere projektlederuddannelser (Projektleder uddannelsen fra Dieu, Den Amerikanske Project Management Professional og Prince 2 Foundation) • Jeg brænder for udvikle effektive metoder og skabeloner til styring af projekter/opgaver. • Motto: Projektledelse skal være en hjælp og ikke en byrde • Privat: Gift med Michael som jeg har kendt siden 1992. Sammen har vi 4 dejlige børn. Projektledelse kan også bruges til styre en travl familie  Side 2 af12

4. 2) Aalborg Bibliotekernes Projektkontor • Projektkontoret har 3 medarbejdere og har eksisteret siden januar 2014. Før havde man et Projektsekretariat med 5 medarbejdere • Vi har siden januar 2014 udviklet en faseopdelt projektmodel som er tilpasset biblioteksprojekter med 13 skabeloner til dokumentation af projektarbejdet (modellen er en simplificeret udgave af Prince 2´s projektmodel som har ca. 35 ledelsesprodukter = projektdokumenter) • Vi yder støtte til alle igangværende projekter (Kulturstyrelsen støttede projekter, It-projekter, Interne - indretningsprojekter og Interne – generelle projekter) • Vi underviser projektlederne og ledelsen i den nye model. Alle skal kende den og arbejde efter den på nye projekter der startes op • Vi får en status fra alle projekter i slutningen af hver måned. Den gennemgår vi sammen med projektledere på vores statusmøde i starten af hver måned (Årshjul) • Vi vedligeholder en oversigt over alle projekter som er afsluttet, i gang, på hold eller ikke startet. Farver bruges til at forbedre overblikket • Vi har lige nu 19 igangværende projekter hvoraf 7 kører efter den faseopdelte projektmodel • Projektlederne kommet primært ude fra organisationen, men vi er også selv projektledere på nogle af projekterne Side 3 af12

5. 3) Aalborg Bibliotekernes Projektmodel Side 4 af12

6. 4) Definition af begreber • Modellen har 7 milepæle (M1, M2, … , M7). Nogle projekter slutter efter M5 andre først efter M7 • Modellen har 6 faser: • Projektforslag (3 dokumenter) • Projektanalyse og –planlægning (5 dokumenter) • Projektgennemførelse (2 dokumenter) • Projektafslutning (1 dokument) • Drift (1 dokument) • Effektevaluering (1 dokument) • Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges – dem kender de fleste • Farver bruges til at signalere hvilken fase projektet er i Side 5 af12

7. 5) Fordele med en faseopdelt projektmodel • Sikre fokus på de enkelte elementer i udviklingsarbejdet. Definition af projektet afklares i starten. Herefter ændringshåndtering • Definition (i projektforslagsfasen) • Planlægning (i projektanalyse og –planlægningsfasen) • Eksekvering (i gennemførelsesfasen) • Opsamling/status (i projektafslutningsfasen) • Overlevering til drift (i driftsfasen) • Udbyttet (i effektevalueringsfasen) • Fokus på leverancer sikre fremdrift i projektarbejdet • Krav til statusrapportering sikre fokus på at afslutte lovede leverancer • Modellen kan skaleres i forhold til kompleksitet i det enkelte projekt Side 6 af12

8. 6) Dokumentation • Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges • Dok01: Projektkommissorium (se udleveret eksempel) • Dok02: Dokumentoversigten (se udleveret eksempel, farver) • Dok03: Projektbudget • Dok04: Projektaftale • Dok05: Projektplan (se udleveret eksempel) • Dok06: Kommunikationsplan • Dok07: Risikoanalyse • Dok08: Emnelog • Dok09: Opgaveliste • Dok10: Statusrapport (se udleveret eksempel , trafiklys) • Dok11: Afslutningsrapport • Dok12: Driftsoverlevering • Dok13: Effektevaluering • Alle skabeloner er bygget op efter samme princip for at skabe genkendelighed. Skabelon, vejledning, eksempel og projektmodellen • Gennemarbejdede skabeloner sikre, at den enkelte projektleder ikke skal bruge tid på at overveje, hvordan en projektaftale eller en projektplan skal se ud • For alle dokumenter er der defineret en ansvarlig person, tidspunktet for hvornår det udfyldes, hvornår det godkendes og af hvem Side 7 af12

9. 7) Hvordan startes et projekt op? • Projektejer eller projekt stiller udfylder Dok01: Projektkommissorium. Ingen projekter starter op uden et udfyldt projektkommissorium! • Projektleder stillingen annonceres og besættes • Projektkontoret indkalder til et første møde med projektejer og projektleder. På dette møde snakkes projektet igennem og Dok02: Dokumentoversigten udfyldes • Projektkontoret opretter alle de dokumenter som er relevante i projektet og overdrager dem til projektlederen • Projektlederen er herefter ansvarlig for at udfylde projektdokumentationen. De fleste dokumenter udfyldes i samarbejde med projektgruppen. Altid med støtte fra projektkontoret • Projektlederen indkalder projektgruppen til jævnlige projektmøder Side 8 af12

10. 8) Hvordan fastholdes målet? • ... Ja det er en af de svære ting i projektarbejde… når man er omgivet af mange kreative mennesker • Dok04: Projektaftalen godkendes af projektejeren og er projektlederens ”kontrakt” om hvad der skal leveres. Derfor er det vigtigt at fokusere på leverancer • Dok05: Projektplanen godkendes af projektejeren og viser hvornår leverancerne leveres • Dok06: Kommunikationsplanen godkendes af projektejeren og beskriver hvad og hvordan der kommunikeres om projektet og hvornår • Dok07: Risikoanalysen godkendes af projektejeren og viser hvordan vi håndtere når noget går ”galt” • Dok09: Opgavelisten bruges når en velbeskrevet opgave løses af eksterne samarbejdspartnere eller ressourcer som ikke er en del af projektgruppen • Dok12: Driftsoverlevering bruges når projektet er afsluttet og ansvaret skal overgives til en driftsorganisation. Hermed sikres det at projektlederen frigives fra projektet og kan komme i gang med nye spændende projekter Side 9 af12

11. 8) – og hvordan følges der løbende op? • Dok08: Emnelog holde styr på alle emner der behandles i projektet. Et emne er f.eks. Beslutninger, ændringsønsker, møder (dagsorden + referat) • Dok10: Statusrapporten er projektlederens værktøj til at vise hvad status på projektet er, hvilke opgaver der er afsluttet og hvad der er planlagt til næste periode • Dok11: Afslutningsrapporten gør status på om det planlagte mål er nået og hvilke erfaringer der er gjort undervejs • Dok13: Effektevaluering gør status på om projektets effekt er indfriet Side 10 af12

12. 9) Roller og ansvar for deltagerne Side 11 af12

13. 10) Spørgsmål • Hvad gør I på jeres bibliotek? • Hvad er jeres erfaringer med projektarbejde? • Hvad er det sværeste? Tror I denne model vil hjælpe? Hvordan? • …… • Er der noget I gerne vil jeg uddyber? Side 12 af12