1 / 59

DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

ALAS 2000. DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. POR: JOSE ANTONIO RIASCOS GONZALEZ. DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Necesidad de evidenciar la planificación del SGC Complejidad de los procesos y actividades de la organización

alisa
Download Presentation

DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ALAS 2000 DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD POR: JOSE ANTONIO RIASCOS GONZALEZ Asesorías estratégicas

  2. DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD • Necesidad de evidenciar la planificación del SGC • Complejidad de los procesos y actividades de la organización • Necesidad de definir y comunicar las Interacciones de los procesos • Garantizar una adecuada comunicación de las disposiciones del SGC • Cambios y rotación del personal • Falencias en la competencia del personal • Herramienta de entrenamiento Asesorías estratégicas

  3. DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD • Apoya el cumplimiento y la evidencia de requisitos obligatorios • Necesidad de definir los criterios de la auditoría interna • Preservación del saber y hacer de la organización • Unificación en el enfoque y la ejecución de las actividades y procesos • No lo hago porque no sabía................ • Si con documentos se presentan problemas de dispersión, como será sin ellos? Asesorías estratégicas

  4. LA EMPRESA Etapa1 Etapa 2 X SALIDAS ENTRADAS Asesorías estratégicas

  5. Sistema de Administración de la Calidad Mejoramiento Continuo Sa t i s f acc i ón C L I E N T E S C L I E N T E S 5. Responsabilidad gerencial Requisitos 8. Mediciones, análisis, mejoramiento 6. Administración de recursos 7. Elaboración del producto y/o servicio Entradas Salidas Productos servicios Sistema de Administración de la Calidad Figura1- Modelo de proceso de Administración de la Calidad Asesorías estratégicas ISO/CD2 9001:2000

  6. LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000 • 4.2.3 Control de documentos • 4.2.4 Control de registros • 8.2.2 Auditoría de calidad • 8.3 Control pdto no conforme • 8.5.2 Acciones correctivas • 8.5.3 Acciones preventivas • 4.2 Manual de calidad • 4.2 Política de calidad y Objetivos de calidad Asesorías estratégicas

  7. MANUAL DE CALIDAD • Alcance del sistema de gestión de la calidad • Detalles y justificación de exclusiones • Referencia o procedimientos del sistema de gestión de la calidad • Descripción de la interacción entre los procesos Asesorías estratégicas

  8. POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIÓN • Algunas “POSIBILIDADES” para las actividades de adecuación puede ser: • Integración del comité gerencial. • Validar las metas organizacionales • Validar la identificación de requisitos y expectativas de los clientes • Validar la identificación de requisitos legales asociados al producto • Validación de la política de calidad • Validar o definir objetivos de calidad • Entrenamiento en ISO 9000:2000 en la organización Asesorías estratégicas

  9. POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIÓN • Evaluación del SGC respecto a la norma ISO 9001:2000 • Validar la identificación de los procesos necesarios para suministrar el producto a sus clientes Actualizar la documentación del SGC • Implementar las nuevas disposiciones para el SGC • Auditoría interna con los requisitos de la norma ISO 9001 • Definición e implementación de acciones correctivas en el SGC • Revisión gerencia del SGC con los requisitos ISO 9001:2000. • Solicitar la actualización de la Certificación Asesorías estratégicas

  10. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.2 Auditoria de calidad 8.3 Control de producto no conforme 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas 4.2 Manual de calidad 4.2 Política y objetivos de caidad Asesorías estratégicas

  11. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000 Alcance Exclusiones Diseño Propiedad del cliente TITULO DEL MANUAL ASESTRA Asesorías Estratégicas Control Asesorías estratégicas

  12. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000 MAPA DE LOS PROCESOS DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Asesorías estratégicas

  13. MERCADEO Y VENTAS LOGISTICA INVESTIGACION Y DESARROLLO ADMINISTRACION FINANCIERO PROCESOS EN LA EMPRESA DESARROLLO HUMANO CLIENTES CALIDAD PROVEEDOR COMPRAS Asesorías estratégicas

  14. MANAGEMENT MANAGEMENT MANAGEMENT MANAGEMENT MANAGEMENT MANAGEMENT PROCESS A PROCESS B PROCESS C PROCESS C PROCESS D PROCESS E SUPPORT SUPPORT SUPPORT SUPPORT SUPPORT SUPPORT Internal Customer Internal Customer A A A A A A P P P P P P A P C C C C C D D D D D C D C D Input E Output E Output A Input A Output D Input D Input C EXTERNAL CUSTOMER EXTERNAL CUSTOMER Output C Input B Output B Input F Output F Feedback Asesorías estratégicas

  15. Caracterización de los procesos Proceso:_________________________________ Objetivo:________________________ Que hace/subprocesos Entrada Salida DONDE EMPIEZADONDE TERMINA Responsables: responsabilidad/autoridad Identificación de procesos de soporte Requisitos por cumplir Cliente Legislación Organización Documentación aplicable Recursos: Físicos/software hardware Humanos/competencia Medición/seguimiento indicadores Asesorías estratégicas

  16. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Asesorías estratégicas

  17. Política de Calidad Manual Un Documento Un Documento para cada función Referencia en Manual de Calidad Procedimientos Un Documento para cada actividad Instruccionesde Trabajo Referencia en Procedimientos Registros externos (especificaciones y normas de clientes, especificaciones y normas técnicas de la industria, requerimientos legales) Registros internos (formatos,informes listas) Estándares Formularios, y Registros, Códigos Archivos, etc. PIRAMIDE DE LA DOCUMENTACION Asesorías estratégicas

  18. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD POLITICA DE CALIDAD DIFUNDIBLES MANUAL Y OBJETIVOS DE CALIDAD CONSULTABLES PROCEDIMIENTOS Y FICHAS TECNICAS INSTRUCCIONES CONFIDENCIALES REGISTROS Asesorías estratégicas

  19. ¿QUÉ ES UN PROCESO? Es un conjunto de actividades mutuamnete relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Norma ISO 9000 Asesorías estratégicas

  20. ELEMENTOS A IDENTIFICAR • Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto o servicio final. • Cliente Final: Son aquellos que reciben un producto o servicio al final. • Fronteras o Limites: Define los siguientes aspectos que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados etc. Asesorías estratégicas

  21. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS • Según su jerarquía • Según su función • Por la combinación de ambos Asesorías estratégicas

  22. SEGÚN SU JERARQUÍA Primer Nivel: Macroproceso Segundo Nivel: Procesos y Subprocesos. Tercer Nivel: Procedimientos (Actividades, Tareas) Asesorías estratégicas

  23. N1. Macroproceso: Conjunto de procesos, relacionados y enfocados hacia el cumplimiento de la misión. N2. Proceso: Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o productos) utilizando recursos y aplicando controles. N2. Subprocesos: Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede tener un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Asesorías estratégicas

  24. SEGÚN SU JERARQUÍA N3. Procedimiento: Forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos. N3. Actividad: Es la suma de tareas o acciones que se deben desarrollar para lograr los productos. normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función. Asesorías estratégicas

  25. SEGÚN SU FUNCIÓN OPERACIÓN CONTROL CONTINGENCIA APOYO/SOPORTE Asesorías estratégicas

  26. Operación: Procesos involucrados directamente en la transformación para la realización del producto o servicio que el cliente desea. Ej: • Procesos relacionados con el cliente. • Diseño y desarrollo de productos. • Compras • Producción y prestación del servicio • Preservación del producto • Control: Proceso cuyo objetivo es verificar los resultados de los procesos operativos y de soporte. Ej: • Medición y Seguimiento del producto • Auditoría • Revisión por la Dirección • Evaluación del servicio Asesorías estratégicas

  27. Apoyo/Soporte: Proceso cuyo objetivo es orientar los resultados del Sistema de Gestión y procurar los recursos requeridos. Ej: • Control Documentos • Gestión de Recursos (Humanos, financieros, infraestructura) • Comunicación Interna • Mejora continua • Contingencia: Procesos cuyo objetivo es actuar para dar el tratamiento a las desviaciones y para tomar acciones que propendan por el mejoramiento del sistema y la eliminación de fallas inesperadas Ej: • Atención de quejas y reclamos • Control de productos no conformes Asesorías estratégicas

  28. CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS: • Se pueden describir las entradas y las salidas. • El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales.  • Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO". • El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización. Asesorías estratégicas

  29. CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS: • El  nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo. • Tienen un responsable • Tienen limites bien definidos • Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas • Tienen procedimientos documentados y requisitos de entrenamiento. Asesorías estratégicas

  30. 2. ELABORACIÓN DE LA RED DE PROCESOS Asesorías estratégicas

  31. GERENCIA DE PROCESOS D.E G.P T.C JERARQUIA DE LOS PROCESOS SISTEMA MACROPROCESO CADENA DE VALOR CICLO PHVA ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROCESOS MÉTODO Y ANÁLISIS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ESTANDARIZACIÓN PROCESO TAREA ACTIVIDAD Asesorías estratégicas

  32. La Cadena de Valor Herramienta para el reconocimiento de los procesos de la empresa Asesorías estratégicas

  33. Servicio Margen Cadena de Valor Genérica Actividades de Apoyo Infraestructura Administración de Recursos Humanos Margen Desarrollo Tecnológico Abastecimiento Logística Interna Operacio- nes Logística Externa Mercado- tecnia y Ventas Asesorías estratégicas Actividades Primarias

  34. Identificar los procesos a través de la Cadena de Valor (cont.) Procesos Subprocesos Actividades Asesorías estratégicas

  35. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS DIRECCIÓN AGREGAR VALOR AGREGAR VALOR APOYO APOYO APOYO APOYO Asesorías estratégicas

  36. Procesos Generales o de conducción Planeación estratégica y del Sistema de Gestión de la calidad Control de la gestión y revisión gerencial Planifica-ción y/o diseño de producto Compras, Recepción técnica inspección y Almacén Gestión Comercial Mercadeo y ventas Realización producto o servicio Entrega del producto o servicio Cliente Cliente Procesos y actividades de apoyo Gestión humana Mantenimiento & metrología Control de documentos Auditorías internas Gestión de la mejora Asesorías estratégicas

  37. G. Inscripción G. Selección G. Curricular G. Titulación G. Profesionales G. Insc. Asignaturas G. Matrícula G. Docencia G. Evaluación Identificar los procesos a través de la Cadena de Valor (cont.) Docencia Macroproceso Procesos Subprocesos Generación Turnos Entrega de Turnos ... Actividades Asesorías estratégicas

  38. . JERARQUIA DE LOS PROCESOS MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Asesorías estratégicas

  39. Bases para Documentar los Procesos Asesorías estratégicas

  40. Caracterización de los procesos Proceso:_________________________________ Objetivo:________________________ Que hace/subprocesos Entrada Salida DONDE EMPIEZADONDE TERMINA Responsables: responsabilidad/autoridad Identificación de procesos de soporte Requisitos por cumplir Cliente Legislación Organización Documentación aplicable Recursos: Físicos/software hardware Humanos/competencia Medición/seguimiento indicadores Asesorías estratégicas

  41. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS. • Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer el trabajo. Asesorías estratégicas

  42. CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN. • Actualidad de la información. • Integridad de la información. Principio a fin del proceso • Claridad y simplicidad. Fácilmente comprendidos por todos en la organización • Flexibilidad: Adaptables a cambios. • Responsables. • Cumplir el ciclo PHVA Asesorías estratégicas

  43. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO • Describe en forma resumida las actividades, entradas y salidas, clientes y proveedores de un proceso. Asesorías estratégicas

  44. Entradas Proveedor Actividades Entradas Proveedor RECURSO Personas Maquinaria Información Controles al Proceso Caracterización del Proceso Nombre del Proceso________________________________________ Responsable______________________________________________ Objetivo y alcance__________________________________________ _________________________________________________________ Asesorías estratégicas

  45. FORMATOS • Son documentos donde se consignan los datos obtenidos en el desarrollo de una actividad, convirtiéndose en registros que dan evidencia de una actividad ejecutada. Asesorías estratégicas

  46. Solicitud de Facturación FECHA______________- Asesorías estratégicas

  47. PROCEDIMIENTOS • Conjunto de pasos que explican la forma de llevar a cabo una actividad. • Debe especificar el QUE se hace, el COMO se hace y quien es el RESPONSABLE. Asesorías estratégicas

  48. PROCEDIMIENTO Fecha __________________________________________________ Macroproceso _____________________________________________ Proceso __________________________________________________ Subproceso _______________________________________________ Objetivo __________________________________________________ __________________________________________________________ Alcance ___________________________________________________ Definiciones________________________________________________ Asesorías estratégicas

  49. INSTRUCTIVOS Son documentos que amplían y detallan la información de una actividad. Asesorías estratégicas

  50. PROCESO COMPRAS OBJETIVO: Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos requeridos con las especificaciones solicitadas, de4 manera oportuna, en la cantidad pedida y manteniendo los niveles de inventario estipulados. Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente Política, objetivos y metas Gerencia Órdenes de compra Proveedores Almacén Ingeniería de producto Proveedores Fichas técnicas de materiales Base de datos de proveedores, Precios y cotizaciones, Especificación de producto. Proveedores Almacén Facturas COMPRAS Producto comprado Almacén Referencia a los documentos que describen métodos de operación y control del proceso Informes de desempeño Gerencia Logística Niveles de inventario y puntos de re orden Manufactura. Mantenimiento y servicios generales Requisiciones DUEÑO: SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: (Indicadores) Jefe de compras -Cumplimiento en requisiciones -Índice de rotación de inventarios -Devoluciones a proveedores -Órdenes de compra completas Asesorías estratégicas

More Related