Cíle kurzu

1. Cíle kurzu • získání reálné představy o smyslu, roli a všech aspektech řízení projektů informačních systémů • detailní seznámení s nejdůležitějšími technikami řízení projektu a procvičení těchto technik na modelových případech s použitím podpůrných nástrojů • vytvoření jasné představy o potřebách úspěšného řízení projektů IS • naplánování vlastní osobnosti ke zvládnutí profese manažera informačních systémů

2. Řízení projektů informačních systémů • projekt, smysl řízení projektu IS jako profese, profil manažera projektu • informační strategie • specifikace projektu • životní cyklus projektu, metodologie řízení IS • správa procesů a Proces Maturity Model • Process Engineer • vznik a použití plánu projektu • MS-Project • projektové metriky • smluvní vztahy • organizace projektu • sestavování a vedení týmů • základy komunikace, vedení lidí • dokumentace projektu • vedení pracovních seminářů a jednání • vypracování osobní strategie přípravy na pozici manažera projektu IS Osnova kurzu

3. Řízení projektů ISOto Hausmann • ohausman@app.cz • tel. 61143165 • APP Czech s.r.o. • Na Strži 63 • Praha 4 • 140 62

4. Literatura • povinná • Survival Guide For Project Managers (James Taylor)AMACOM 1998 • A Guide to the Project Management Body of Knowlade (PMI Standards Committee - W.R.Duncan, Director of Standards), 1996 Project Managemt Institut • následovník PMBOOK z roku 1987 • LBMS Process Engineer metodologie • Strategické řízení informačního systému a systémová integrace (Jiří Voříšek), Management Press 1997 • časopisy • Softwarové noviny • Inside - Trendy a strategie na ceskem trhu IT • Metodiky a řízení projektu, diplomové práce Světlany Hrdé, VŠE 1999

5. Literatura • doporučená • Řízení projektů informačních systémů - materiály ke kursu (Hausmann, Hojdar, Řepa), VŠE Praha 1997 • Fasilitace, materiály k semináři, TEAM Technologies spol. s.r.o. 1997 • Gardner Group sborník konfrence Restructuring IT Management: Aligning Business IT Strategies • Inspirátor úspěšného vedoucího (Ing. Stanislav Vácha, CSc.) Eurovia 1986 • Komunikační dovednosti manažera (Vladimíra Khelerová), Grada 1995 • Metodika strukturovaného vedení projektů PRINCE, překlad od Strenberg Management System 1997 • Minutový manažer (Kenneth Blanchard, Spencer Johnson), Pragma 1993 • WWW • http://www.sei.cmu.edu/cmm/ • http://www.pmi.org/

6. Literatura • doporučená • Moderační metoda (P.Beňo, L.Friedel, I.Sedláček) O.K. Centrum 1998 • Nauč se zvládat stres (Dr. Felix Irmiš) Alternativa 1996 • PDIT, firemní materiály ITC PragoData a.s. a VŠE Praha, 1995 • Počítačové právo (Smejkal/Sokol/Vlček) C.H. Beck Praha 1995 • Řízení projektů tvorby IS (Z.Staníček, J.Kosmáková), materiály ke kursu SHINE konsorium - 1995 • časopis Application Development Trends (www.adtmag.com) • ComputreWorld - týdeník • Tajná řeč těla (D.Lewis) Victoria Publishing 1995 • časopis Information Strategy (www.info-strategy.com) • nakladatelství • Starman Bohemia • Konviktská 24 • Praha 1 • (02)24239684

7. Projektové řízení • Project Management = Projektové řízení • umění a věda • vzniklo v 50. letech jako výzkumný úkol ministerstva obrany USA vymyslet metodu řízení vývoje složitých zbrojních systémů • účinnost projektového řízení roste spolu s délkou a složitostí projektu

8. Projekt - vlastnosti • projekt • má stanovené cíle • má definované výstupy • má začátek • má konec • je unikátní • má omezené zdroje • je živý • ovlivňuje své okolí • rozumná řiditelnost projektu v IS/IT • délka projektu • maximálně 12 měsíců • délka fáze • maximálně 4 měsíce • program • skupina souvisejících projektů • zpravidla dle cíle PROJECT

9. systémová integrace Význam řízení projektu • definice požadavků • analýza • programování • návrh HW a základního SW • programování • dodávky jiných komponent • testování • školení • migrace • instalace • konverze dat • rozvoj a údržba CÍLE FUNGUJÍCÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM PENÍZE (ZDROJE)

10. cíle zdroje čas řízení činnosti rozsah náklady Objekty řízení projektu • věcné (business) • finanční • individuální • milníky • zpoždění vnitřní • zpoždění vnější • nové časové požadavky • návaznosti • výstupy • organizace • lokalita • změny • rozšíření • zúžení • materiální • logistika • lidské • motivace • kvalita • produktivita • kvalita • spolehlivost • funkčnost • bezpečnost • technologie • rozpočet • zdroje • cena • penále • režie

11. 3 typy aktivit řízení projektu tvrdé techniky • Plánování • rozmýšlení a příprava činností a zdrojů k dosažení cíle (produktu) dle daných omezení • Řízení • správa průběhu činností a využití zdrojů a jejich přeplánovávání vzhledem k reálnému průběhu • Vedení • zajišťování optimálního výkonu zdrojů a udržování zaměření činností a zdrojů na platné cíle měkké techniky

12. Profil manažera projektu znalost věcné oblasti ideál vývojové prostředky/aplikace nadstavba základna techniky a dovednost řízení projektů RPISSUES

13. lze rozvíjet Profil manažera projektu • Talent, osobní předpoklady • logické myšlení • komunikativnost • odolnost proti stresům • pozitivní myšlení • vůdcovství • schopnost rozhodovat • Znalosti • techniky • metody • trendy • stav trhu informačních technologií (IT) • lidí v týmu • Dovednosti • obchodní • nástroje • plánování • komunikační • vyjednávání • techniky vedení týmu a lidí • technické (programování, analýza, HW, SW, komunikace) • věcné (“business”) • finanční • Zkušenosti lze se učit

14. Typy manažerů projektu IS v praxi • mix • administrátor • organizátor • obchodník • architekt • top projektant • analytik • vůdce • šampión • majitel (ředitel) • závisí na: • velikosti firmy • velikosti týmu • cílech týmu • požadavcích zákazníka • kvalitě týmu • osobnosti manažera Projektové řízení je profese !!

15. Důvody investic do informačních technologií • koníček • provize • kariéra, nástroj moci • náhoda • přínosy organizaci • finanční • věcné (image, ...) • komfort (pohodlí) 80 %

16. Křišťálová koule versus Informační strategie krátkodobá opatření mlha Křišťálová koule Idea Realizace a dosažení cíle Plán Strategická analýza Projekty dle Informační strategie IS týdny roky

17. Implementation Identification of “As-is” “As it should be” Realisation of Branch, environment Branch, environment Changes Business Strategy PROJECTS Changes Company Company PROJECTS IT/IS tools used in the company IT/IS tools used in the company Changes IT Strategy PROJECTS Methods and tools to record current stage Methods and tools to identify and realise CHANGES Methods and tools to predict required stage

18. Informační strategie jasně a přesně definovaná strategie společnosti v oblasti využití informační technologie přímo odvozená od strategických věcných cílů společnosti Jak poznáme, zda Informační strategie v organizaci je nebo není ?

19. Business reengineering • Business reengineering je oborem, který se zabývá optimalizací fungování organizace ve vztahu k jejím business cílům. • Business reengineering bývá úzce spojován s aplikací produktů procesního modelování a řízení prací tzv. WORKFLOW nástrojů a metod. • Business reenginering je však širším oborem, jehož aplikace také mimo jiné určuje způsob rozvoje informačního systému. • V rámci informační strategie lze odpovědně provádět, resp. navrhovat pouze dílčí reengineering v oblastech informatiky podniku. • Při poznání zásadních nesouladů v chodu firmy je nutné začít reengineering z úrovně Business strategie.

20. Informační strategie • Rekapitulace podnikatelské strategie Podnikatelská strategie prostředí, v němž organizace podniká, kde jsou šance, kde nebezpečí Specifikování předmětu ÚS - organizace, - organizační jednotka, - komodita Popis marketingového prostředí - odvětví, obor působnosti Trendy v marketingovém prostředí Charakteristika organizace - kultura, trendy, - poslání, vize, cíle, - KFÚ, SWOT, - finanční, hodnotová analýza. organizace samotná, co chce, jak toho dosáhnout, kde jsou šance, kde nebezpečí Konceptuální model - model organizační struktury, - model lokalit, - model činností, - informační model, - vazby mezi modely. jak musí organizace fungovat, aby dosáhla toho, co chce

21. aplikační software data organizace technologie 4 dimenze informační technologie = 4 dimenze informační strategie

22. data aplikace organizace technologie Popis stávající architektury IT - aplikace, - báze dat, - technologická infrastruktura, - organizační uspořádání zdrojů IT. Koncepční návrh IT Návrh budoucí architektury IT - aplikace, - báze dat, - technologická infrastruktura, - organizační uspořádání zdrojů IT. Strategie IT Informační strategie • Informační strategie • popis komponent • koncept, obrázek • seznam • detailní popis • zhodnocení • vazby • činnosti - aplikace • aplikace - báze dat • „informační potřeby - báze dat“ • aplikace - technologická infrastruktura • báze dat - technologická infrastruktura • aplikace - organizační jednotky • aplikace - lokality • báze dat - lokality • zdroje IT • jsou odvozeny od komponent (aplikace, báze dat, technologická infrastruktura) Rekapitulace Podnikatelská strategie Trendy v IT

23. Obsah informační strategie • Návrh cílového stavu informačních systémů v podniku pro období příštích 2 - 3 let může obsahovat: • návrh celkové architektury informačních systémů, • stručný popis navrhovaných informačních systémů (aplikací), včetně zhodnocení stávajícího zabezpečení informačními technologiemi, • návrh využití datových objektů a technologické architektury, • návrh úprav organizační struktury, vyhovující definované architektuře informačních systémů.

24. Informační strategie • Implementace strategie IT • Specifikace projektu • rozsah • cíl • účel změny • výstup • činnosti • měřítka a způsob měření • kriteria • náklady • nutné podmínky • Plány • doporučení krátkodobých opatření • akční • cca na jeden rok • podloženo návrhem smluv • výhledový Strategie IT Identifikace změn - specifikace potřebných změn, - přiřazení priorit, - seskupení do skupin. Specifikace projektů - formulace projektů metodou logického rámce, - sestavení do programů, - návrh dodavatelů. Finanční rozbor - analýza ekonomické výhodnosti projektů, - návrh financování. Stanovení plánů - výhledový plán, - akční plán, - doporučení krátkodobých opatření. Implementace strategie IT + Zásady práce s Informační strategií

25. Struktura výstupu Implementace strategie IT: • Identifikace projektů: • Specifikace potřebných změn • Analýza změn • Projekty • Programy projektů • Specifikace projektů: • Projekt <název> • Subdodavatelé • Stanovení plánů: • výhledový plán • akční plán • doporučení krátkodobých opatření • Finanční analýza projektů: • Projekt <název> Zásady práce s Informační strategií

26. A B C D cíl účel výstupy činnosti Specifikace projektumetodou logického rámce objektivně ověřitelné ukazatele popis projektu prostředky ověření předpoklady 1 (účel vůči cíli) 2 (výstupy vůči účelu) 3 (činnosti vůči výstupům) 4 vstupy a zdroje

28. Výstupy projektu zavedení informační strategie • revize firemní (celkové, business) strategie • vize pro využití informační technologie • definice politiky a principů pro implementaci a rozvoj Informační strategie • zvýšení kultury využívání informačních technologií v organizaci • podklady pro jasné definování odpovědností a pravomocí v oblasti informatiky • správné zařazení oddělení informatiky v rámci organizační struktury podniku

29. Náklady při využití/nevyužití informační strategie

30. Informační strategie - její tvůrci 1 Vlastní tým podniku, organizace Manažerem projektu a členy týmu jsou zaměstnanci podniku. • SILNÉ STRÁNKY • pracovníci vědí co chtějí • dobrá znalost situace v podniku • dobrá znalost informačních technologií specifických pro daný obor • méně náročné na cash-flow • RIZIKA • potíže s uvolněním pracovníků na projekt • malá zkušenost s vedením projektů tohoto typu • nebezpečí jednostranného pohledu na využití IT v podniku • chybí přehled o reálných možnostech jednotlivých dimenzí IT na trhu • menší autorita projektu a nebezpečí podcenění priority a kompromisy v kvalitě

31. Informační strategie - její tvůrci 2 Vlastní tým podniku s účastí externího poradce Manažerem projektu a členy týmu jsou zaměstnanci podniku, asistentem manažera projektu je externí konzultant. • SILNÉ STRÁNKY • pracovníci vědí co chtějí • dobrá znalost situace v podniku • dobrá znalost informačních technologií specifických pro daný obor • metodická podpora pro manažera • RIZIKA • potíže s uvolněním pracovníků na projekt • nebezpečí jednostranného pohledu na využití IT v podniku • neúplný přehled o reálných možnostech jednotlivých dimenzí IT na trhu • menší autorita projektu a nebezpečí podcenění priority a kompromisy v kvalitě

32. Informační strategie - její tvůrci 3 Externí dodavatel Manažerem projektu a členy týmu jsou externí konzultanti, zaměstnanci podniku působí v týmu jako specialisté na dílčí věcné oblasti. • SILNÉ STRÁNKY • znalost metodiky a zkušenosti z podobných projektů • rozhled v obecném využití informačních technologií • pevně definovaná pravidla tvorby projektu, zadání, termínů • menší nároky na vlastní lidské zdroje podniku • RIZIKA • může chybět znalost informačních technologií specifických pro daný obor • vysoké nároky na kooperaci a spolupráci dodavatele a objednatele

33. Informační strategie - kdo ji udržuje Informační strategii udržují vždy vlastní zaměstnanci podniku. Externí dodavatel může působit v roli konzultanta. Údržba informační strategie a dohled na její uplatňování musí být jednoznačně definovány. Obvykle tento úkol plní Informační manažer a jeho oddělení. Informační strategie je vytvořena k tomu, aby byla stále používána a doplňována / revidována.

34. Coaching • řídící styl 90.tých let • obsahuje • budování důvěry • podpora rozhledu • nasměrování • nabídka podpory • techniky • delegování • naslouchání (kdo se ptá ten řídí) • zpětná vazba

35. manažer, coach a tým řízení - hierarchické řízení - týmové týmové vedení

36. Vedení versus řízení coach, leader, vůdce manažer, učitel

37. Řídící styly zaměření na pocity poradenský styl rozvojový styl zaměření na úkoly schopný tým podpůrný styl návodný styl Ken Blanchard a Paul Hersey (University of Ohio, USA) Management of Organization Behavior (1968) motivovaný tým

38. Vedení lidí a týmů • Organizace lidských zdrojů: • dlouhodobých (firemních) • dočasných • ze zdrojů tvůrce • společný tým dodavatele a uživatele (JAD) • TÝM (nejefektivnější dynamická organizace) • má společný cíl • příslušnost k týmu je bez hierarchie • je hodnocen jako celek • je dočasný, účelově sestavený • má společný cíl

39. Profesní role Technika Nástroj wbs používá se Činnost Role používá se účastní se může působit v Roli vstup/výstup Produkt účastní se Zdroj

40. Týmové role - profesní a sociální • profesní role • znalosti • dovednosti • pravomoci • odpovědnosti • sociální role • vlastnosti • chování

41. Poznejte svůj tým • Poznejte navzájem své role v týmu. • Jeden člověk může sdílet více rolí. • V týmu by neměly dlouhodobě žádné role chybět. • Jsou jednotliví lidé se svými rolemi seznámeni a identifikováni ? • To zvyšuje autoritu a potažmo sebevědomí členů týmu.

42. R.M. Belbin, M.B. Milese, Benn a Scheatse, V. Khelerová, J.Holeyšovský Sociální role v týmu • Shánil • nadšený extrovert rozvíjející myšlenky ostatních a silně komunikuje s okolím • (podněty a kontakty zvenčí, zabraňuje stagnaci týmu, pozor na spolehlivost) • Rejža • soutěživý extrovert vyvolávající tlak na ostatní, tvrdohlavý, asertivní, emocionální, často hádavý, dobrý manažer zejména pro akci • (dává týmovému úsilí tvar, systematičnost, orientaci na řešení, pozor na podrážděnost a vytvoření nepříjemné atmosféry) • Rejpal • seriózní, kritický, rozvážný, „suchar“, dobří manažeři v prostředí malého množství závažných, kritických rozhodnutí • (věcné, spolehlivé hodnocení, pozor na negativismus a motivaci) • Chrlič • tvořivý introvert, předkládá až vnucuje své návrhy řešení • (originální nápady přinášející týmu jiskru a inovaci, pozor na soulad s cíly a povrchnost) • Předseda • směřuje ostatní ke společnému cíly, často konzultuje s členy týmu • (koordinuje role v týmu, usměrňuje přednosti a zápory, naslouchá, ale i stanovuje priority a rozhoduje, muž konsensu, pozor na alibismus a neočekávejte nápady)

43. Sociální role v týmu • Hasič • mírný, družný, vnímavý, diplomatický, jako vedoucí oblíbený, ale nebývá jím často • (citlivostí, nekonfliktností a komunikativností eliminuje nepříznivou, stresovou atmosféru v týmu) • Tahoun • prakticky a disciplinovaně řeší problémy, díky dobrým organizačním schopnostem často dosáhne vysokou manažerskou pozici • (metodicky a systematicky organizuje proměnu cílů v realitu, pozor na malou flexibilitu a zabíjení nových nápadů) • Dotahovač • horlivý, nedelegující, detailista, typický introvert • (zodpovědně a detailně si hlídá plnění povinností, pozor na ztrátu nadhledu a demotivaci členů týmu) • Specialista • expert v úzkém oboru, pyšní se zvládnutím technických dovedností, soustředí se na max. osobní profesionální znalost, problémy v komunikaci, nutno přizvat k rozhodnutím, hájí svou oblast

44. Tahoun 30 Specialista Předseda 20 10 Dotahovač Rejža 0 Hasič Chrlič Rejpal Shánil

45. Formujte svůj tým • Věnujte čas budování týmu. • Tvorba týmu má své zákonitosti a průběh • Jejich poznání umožní tým vybudovat.

46. Fáze budování týmu • formování • bouření • normování • výkon výkonnost čas

47. Etapy rozvoje týmu

48. zóna paniky tvůrčí zóna zóna bezpečí

49. Umožněte svému týmu pracovat • Existuje šest charakteristik efektivního týmu • Efektivní týmy mají: • Jasné cíle a záměry • Prostředí spolupráce • Standardy dokonalosti • Strukturu zaměřenou na výsledky • Externí podporu a uznání • Kompetentní členy týmu

50. Formování a vedení týmu • doporučení • sestavení týmu a sledování rolí • vůdcovství, neformální vedení (první mezi rovnými) • získejte lidi pro cíl • delegování • řízení tvořivosti (tolerantnost k chybám, princip 20:1) • průběžné pravidelné hodnocení • využít každou příležitost k pochvale • kritizovat racionálně a pozitivně • podporovat soutěživost, hodnotit tým jako celek • kdo se ptá ten řídí • řídit konflikty • dobrá, pozitivní atmosféra • delegujte a „koučujte“ vedení Vytvořte si vlastní styl řízení a vedení !