Viestintä perusparannushankkeessa - putoaako kapula joka vaihdossa ?

1. Viestintä perusparannushankkeessa -putoaako kapula joka vaihdossa ? Juha Salmi | Suomen Asuntotietokeskus IKE-kehitys- ja verkottumisseminaari 22.9.2005

2. ASUKKAAT (= ASIAKKAAT) HALUAVAT TIETÄÄ • miksi perusparannus: mitä hyötyä, mitä haittaa? • miksi juuri nyt eikä joskus myöhemmin? • minkälaisia vaihtoehtoja on tarjolla ja miten niitä voi verrata? • mitä perusparantamiseen sisältyy, mikä on sen laajuus? • mitä, miten, koska ja kuinka kauan vaikuttaa lompakkoon? • koska hanke alkaa ja miten se etenee? • miten ja koska hanke vaikuttaa minun arkeeni? • miten voin vaikuttaa perusparannushanketta koskeviin päätöksiin? • koska ja miten voin tehdä hankkeeseen liittyviä omia valintojani ja miten ne toteutetaan? • keneen/keihin otan yhteyttä, jos kaikki ei mene niin kuin on sovittu? • mitä tarkoittaa valmis? • kenelle voin antaa palautetta? • mitä tapahtuu seuraavaksi, koska on seuraava remontti?

3. VIESTIKAPULA PUTOAA HERKÄSTI MONESSA VAIHDOSSA AsOy:n hallitus Urakoitsija Pääsuunnittelija Arkkiteht Talotekninensuunnittelu Rakenne- suunnittelu Isännöitsijä Valvoja Erikoissuunnittelijat Asukkaat Rakennuttaja- konsultti Tekninen prosessi Tiedonkulkuprosessi on työläs, tehoton ja hidas. Viesti muuttuu ja vääristyy matkalla: asioita hukkuu, henkilöitä vaihtuu. Viestintää ei ole resurssoitu eikä vastuutettu. Salailu- ja jurotuskulttuuri rehottavat.

4. VUOROVAIKUTUSHAASTEET KORJAUSRAKENTAMISESSA KRIITTISIÄ VIESTINTÄRAJAPINTOJA • hankkeen toteuttajaosapuolten välillä • tilaajan (AsOy) ja toteuttajien välillä • isännöitsijän ja AsOy:n hallituksen välillä • AsOy:n päättäjien (hallitus/isännöitsijä) ja asukkaiden välillä • toteuttajien ja asukkaiden välillä On kyettävä osoittamaan hankkeen kaikille osapuolille, mitä hyötyä kullekin on avoimesta vuorovaikutuksesta ja hyvin hoidetusta viestinnästä.

5. TIETO KULKEMAAN PERUSPARANTAMISESSA Perusparannushankkeita varten on kehitettävä ennakoivan ja vuorovaikutteisen viestinnän mallisuunnitelma käytännön ohjeinen ja työkaluineen. Käyttäjäkeskeisen perusparantamisen ohjejulkaisut, dvd:t ja verkkosivut. Tuotetaan ytimeltään yhtenäinen, kohderyhmittäin muunneltavissa oleva tietosisältö, jonka kustantamisesta ja jakelusta sovitaan mm. seuraavien kustannusyhtiöiden kanssa: • Kiinteistöalan Kustannus Oy > isännöitsijät, AsOy-hallitukset • Rakennustietosäätiö > suunnittelijat ja tuoteteollisuus • Rakennusteollisuuden Kustannus RTK Oy > urakoitsijat Kehitetään asukas- ja hankeviestinnän tarpeisiin helppokäyttöisiä sähköisiä monikanavaratkaisuja yhdistäen Internetin ja tv:n mahdollisuudet.

6. VIESTINTÄ SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHEESSA • Taustoittava ja motivoiva viestintä • perusparannuksen lisäarvo ja -vaiva asukkaille ja osakkaille • mitä on syytä tehdä, miksi ja koska > pts-ajattelu ja taloyhtiön strategia • Viestintä selkeästi vastuutetuksi osaksi perusparannushankkeen suunnittelua ja toteutusta • Vaihtoehtojen visualisointi ja realistinen kustannusinformaatio • suunnitelmat ymmärrettävässä ja havainnollisessa muodossa • 3-4D, tuotemallinnus, animointi, mallikylpyhuoneet

7. VIESTINTÄ TOTEUTUS- JA KÄYTTÖÖNOTTOVAIHEESSA • Tiedonsiirto suunnittelijoilta toteuttajaverkostolle • Viestintä ohjeistetuksi osaksi toteutusprosessia ja urakkasopimusta • Tiedotusvastuut taloyhtiön ja toteuttajien kesken • Asukasinformaatio hankkeen aikana • tiedotteet, tiedotuspisteet ja -tapahtumat • taloyhtiön sisäiset tietoverkot ja monikanavaratkaisut (tv + Internet) • huoneistokohtainen informaatio tehtävistä toimenpiteistä ja niiden ajoituksesta > ”huonetaulut” • asukkaiden kohtaaminen heidän arjessaan • Tiedottaminen tehdyistä toimenpiteistä • Huolto- ja käyttöohjeet • Palautetiedon kerääminen • kirjalliset kyselyt • sähköinen palautejärjestelmä

8. SÄHKÖISET MONIKANAVARATKAISUT VOIVAT TARJOTA ONLINE-TIETOA

9. TIETO KULKEMAAN PERUSPARANTAMISESSA • Paras mahdollinen viestintäkään ei auta, jos suunnittelu- ja toteutusprosessi ei ole muilta osin kunnossa. • Jos prosessi on kunnossa ja tieto kulkee ymmärrettävässä muodossa läpi hankkeen, asukkaiden asenteet voivat muuttua perusparantamiselle myönteisemmäksi > kustannusten minimoinnista lisäarvon maksimointiin. Kun perusparantamisen palvelu- ja yhteistoimintaprosessit ovat riittävän kehittyneitä, voidaan käynnistää valtakunnallisen, pitkäjänteiseen kiinteistönpitoon kannustavan viestintäohjelman suunnittelu ja toteutus - kohderyhminä keskeiset toimijat ja asukkaat.

10. HAASTEITA RIITTÄÄ Putki- ja muiden isojen remonttien kumuloituvasta haasteesta ei selvitä, ellei menetystarinoista päästä mahdollisimman pian menestystarinoihin, kauhukuvista hyviksi todettuihin käytäntöihin ja kokemuksiin.