1 / 7

ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI Priporočila za arhiviranje projektne dokumentacije Urška Trojar Ljubljana, 29. 5. 2012

ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI Priporočila za arhiviranje projektne dokumentacije Urška Trojar Ljubljana, 29. 5. 2012. Kaj je revizijska sled ?.

apu
Download Presentation

ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI Priporočila za arhiviranje projektne dokumentacije Urška Trojar Ljubljana, 29. 5. 2012

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI • Priporočila za arhiviranje • projektne dokumentacije • Urška Trojar • Ljubljana, 29. 5. 2012

  2. Kaj je revizijska sled? Revizijska sled je podroben dokumentiran popis kateregakoli procesa od sprožitve pobude začetka procesa do njegovega zaključka. V primeru operacij omogoča sledljivost in vidni pregled nad celotnim procesom izvedbe ter omogoči projektnim partnerjem, da zadostijo potrebam nadzora in revidiranja, ko s shranjenimi dokumenti dokazujejo potek izvajanja operacije ter pravilnost in celovitost evidenc. Arhiviranje dokumentov: bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je v ohranjanju vsebine dokumentov (podatkov in informacij), ki morajo biti dostopni, razumljivi ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Hkrati mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe.

  3. Kateri dokumenti? • Pravne podlage (prijavnica z dopolnitvami, pogodba o sofinanciranju ESRR z dodatki, sporazum o partnerstvu, pogodba o nacionalnem sofinanciranju ipd.) • Poročila o operaciji skupaj z zahtevki za izplačilo, dokazila o prejetih sredstvih in dokazila o plačilih partnerjem • Finančne listine in podporni dokumenti (računi in druge listine enake dokazne vrednosti), dokazila o plačilih, vključno z računovodskimi evidencami • Nastali izdelki operacije oz. dokazila o nastalih izdelkih/storitvah operacije • Dokazila o izvedbi postopkov javnega naročanja • Dokazila o spoštovanju zahtev glede informiranja in obveščanja • Druga ustrezna korespondenca v zvezi z operacijo • Podroben seznam je na voljo v poglavju 4.3.4. Programskega priročnika, vzorec projektne mape pa na spletni strani MGRT.

  4. Oblika hrambe • Dokumenti v izvirniku ali v obliki overjenih kopij, ki ustrezajo izvirniku (za račune in pogodbe) ter kopije ostalih dokumentov, shranjeni v splošno uporabljenem sredstvu za hranjenje podatkov. • V papirni/tiskani različici in/ali na splošno sprejetih elektronskih nosilcih podatkov (CD-ROM, USB ključ ipd.)

  5. Roki hrambe • Projektni partnerji morajo predstavnikom vseh pristojnih institucij in od njih pooblaščenih subjektov iz Slovenije omogočiti dostop do vseh spisov, dokumentov in podatkov v zvezi z operacijo najmanj  do 31. 12. 2020 oz. najmanj 3 leta po zadnjem izplačilu programu INTERREG IVC s strani Evropske komisije. • Najmanj  do 31. 12. 2020 tudi: • MGRT ter drugim pristojnim in pooblaščenim organom omogočiti dostop do: • vseh evidenc, dokumentov in rezultatov v sklopu posameznih dejavnosti operacije, vključno za pregled na kraju samem, z zagotavljanjem prostora in s sodelovanjem vseh odgovornih oseb operacije, • zgradb in prostorov ter jim dovoliti izvajanje meritev in pregledov, povezanih z operacijo. Spletno stran operacije mora vodilni partner vzdrževati še najmanj 5 let po zaključku operacije na svoje stroške. • Morebitni daljši roki hranjenja, kot lahko določa nacionalna zakonodaja, ostanejo nespremenjeni.

  6. Obveznosti upravičenca • Vzpostaviti sistem zbiranja, hranjenja in vzdrževanja celotne projektne dokumentacije ter ustreznega vodenja ločene računovodske evidence za operacijo • Izdelati sistem hranjenja – projektno mapo, ki bo omogočala hitro najti prave informacije in dokazila • Zagotoviti, da bo v vsakem trenutku arhiv pripravljen za potrebe morebitne revizije (kontrole in revizije države članice, revizorji EU) • 4. Ob zaključku operacije preveriti, da projektna mapa vsebuje vso potrebno dokumentacijo ter jo ustrezno hraniti do roka hrambe

  7. Projektna mapa • Imenujte odgovorno osebo za vzdrževanje projektne mape • Izdelajte seznam dokumentov (krovni list), ki jih vsebuje projektna mapa in ga sprotno ažurirajte • Na krovnem seznamu navedite tudi natančno lokacijo, kjer se hranijo originali oz. kopije posameznih dokumentov (ne pozabite na partnerje) • Označite posamezne registratorje in njihovo vsebino skladno z izdelanim seznamom dokumentov • Hranite tudi e-različice dokumentov namenjene vaši operaciji (računalnik, drugi mediji za e-zapis) • Tudi e-pošta, v kolikor lahko pojasni posamezne dogodke v okviru operacije, se obravnava kot vsak drug dokument • V kolikor za posamezen poslovni dogodek ne boste uspeli predložiti ustreznih dokazil, bodo revizorji lahko sprožili zahtevo za vračilo neupravičeno izplačanih zneskov

More Related