PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

1. PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Progetto e-Procurement

2. Indice • Obiettivi procedurali • Il quadro normativo • Modello organizzativo • Principali funzionalità di SAP SRM attivate • Funzionalità aggiuntive individuate • Attività svolte e risultati conseguiti

3. Obiettivi procedurali • Il progetto di E-Procurement si è ispirato ai seguenti obiettivi: • Razionalizzare gli acquisti attraverso la costituzione di una struttura centralizzata di servizio per gli acquisti • Snellire il processo amministrativo di gestione delle trattative private, semplificando l’accesso e le tempistiche del procedimento, con benefici sia per le Pubbliche Amministrazioni sia per il mercato di fornitura. • preservare, per quanto possibile, il mercato locale; • migliorare la comunicazione tra P.A. e il mondo delle imprese. • realizzare aggregazione di enti di spesa decentrati per l'elaborazione di strategie comuni di acquisto; • Giungere, attraverso i predetti obiettivi, a risparmi di spesa per gli acquisti di beni e servizi.

4. Quadro normativo di riferimento • . Legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23, artt. 39 bis. • D.P.R. 4 aprile 2002 n. 101, che disciplina l’utilizzo di procedure digitali per gli acquisti pubblici • Regolamento DPGP 22 maggio 1991 10/40 leg) della Legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23 integrato con l’inserimento della normativa che disciplina lo svolgimento di gare telematiche per acquisti al di sotto della soglia comunitaria. • In corso di approvazione (entro il 31 dicembre 2005) • Regolamento che disciplina lo svolgimento di gare telematiche sopra soglia comunitaria • Convenzione con Informatica Trentina S.p.A. per la regolarizzazione dei rapporti con la Provincia Autonoma di Trento e gli enti pubblici operanti sul territorio provinciale.

5. CC CC SS SS CC Modello organizzativo Il modello organizzativo individuato prevede Informatica Trentina quale Struttura di servizio volta a favorire la razionalizzazione della spesa. Il modello di coordinamento con i vari enti prevede un differente modello/approccio a seconda dei diversi livelli di complessità delle caratteristiche del sistema prodotto MODELLO CENTRALIZZATO quanto più il sistema prodotto è semplice (es. carta, cancelleria, TLC ), tanto più può essere “conveniente” delegare le fasi del processo di acquisto ad un’unica struttura di servizio MODELLO DISTRIBUITO in situazioni intermedie viene proposto un modello che possa coniugare la valorizzazione delle competenze del sistema prodotto sviluppate nei singoli enti (Centri di Competenza) con le competenze del processo di acquisto proprie della struttura di servizio MODELLO AUTONOMO quanto più il sistema prodotto è complesso (es. protesi e materiali specialistici vari), tanto più può essere “conveniente” lasciare che lo svolgimento delle fasi del processo di acquisto sia in carico agli enti in cui il fabbisogno si manifesta (ad es. cottimi fid.)

6. Gare telematiche Mercato elettronico (Marketplace) Negozi elettronici Strumento per negoziazione e aggiudicazione di gare: Consiste in una procedura di selezione del fornitore basata su sistemi di negoziazione attraverso internet, applicabile ad acquisti di beni e/o servizi sotto e sopra alla soglia comunitaria, che possono essere valutati in base a criteri tecnico/economici di tipo quali/quantitativo Mercato virtuale: Consiste in un mercato virtuale, accessibile quindi mediante Internet, in cui le Pubbliche Amministrazioni possono acquistare beni e/o servizi, al di sotto della soglia comunitaria, offerti da più fornitori tramite i loro cataloghi di prodotti abilitati attraverso apposita procedura Strumento per effettuare acquisti sulla base di contratti predefiniti (convenzioni quadro): Consiste in una “vetrina su internet” in cui vi è la possibilità di ordinare direttamente prodotti e/o servizi sotto e sopra soglia, a condizioni economiche prestabilite e sulla base di contratti già stipulati (tradizionalmente o in via telematica) Modello organizzativo Componenti di e-Procurement

7. Servizi offerti dalla Centrale Acquisti I SERVIZI IN FASE DI ATTIVAZIONE 2° semestre 2006 I SERVIZI ATTIVI • PIANIFICAZIONE SPESA MERCATO ELETTRONICO • GARA TELEMATICA(Beni e servizi e Lavori pubblici) • NEGOZIO ELETTRONICO • ASSISTENZA E FORMAZIONE • PORTALE INFORMATIVO

8. Prima sperimentazione anno 2004

9. Scelta del Sistema Informativo

10. STRUTTURA DI SERVIZIO Assistente centrale FORNITORI Utente fornitore PAT IT APSS IASMA … G.A. … G.A. … G.A. … G.A. … Utente banditore Utente banditore Utente banditore Utente banditore Utente commissione Utente commissione Utente commissione Utente commissione Utente assistente Utente assistente Utente assistente Utente assistente Struttura impostata sul sistema SAP per la gestione di gare telematiche • La struttura organizzativa impostata sul sistema SAP da Informatica Trentina S.p.A.per l’espletamento di gare telematiche ed i ruoli associati a ciascun profilo: • Ruoli • Assistente centrale: • Preparazione di negoziazioni (senza pubblicazione) • Approvazione/rifiuto registrazione fornitori (su preventiva approvazione da parte dell’amministrazione che pubblica la gara) • Gestione Albo fornitori • Creazione utenti interni • Fornitori (legale rappresentante con potere di firma): • Richiesta di registrazione • Gestione offerte • Banditore ente: • Creazione, pubblicazione di negoziazioni • Aggiudicazione gare • Generazione ranking • Invalidazione offerte e singoli lotti/posizioni fino alla data di chiusura • Inserimento punteggio tecnico • Commissione di gara ente: • Visualizzazione gara • Autorizzazione all’apertura offerte economiche • Assistente banditore ente: • Preparazione di negoziazioni Gruppi acquisto

11. Principali funzionalità SAP attivate sul sistema Di seguito è rappresentato in modo sintetico il processo di gara telematica, con l’elenco delle attività di ciascuna fase Registrazioni e Qualifica fornitori Processo di gara Reportistica • Invito diretto alla registrazione o pubblicazione bando di gara • Candidatura dei fornitori attraverso la compilazione delle schermate a sistema e invio della documentazione richiesta • Valutazione ed approvazione o rifiuto della richiesta di registrazione del fornitore • Assegnazione del fornitore ad uno o più albi fornitori • Creazione ambiente di gara/asta • Pubblicazione della gara/asta • Gestione chiarimenti • Svolgimento della gara/asta • Analisi offerte ed eventuali invalidazioni • Aggiudicazione provvisoria • Aggiudicazione definitiva • Chiusura trattativa • Report di statistiche gare • Report per creazione verbale di gara/asta

12. Principali funzionalità SAP attivate sul sistema • La piattaforma eProcurement SAP SRM 4.0 presenta delle funzionalitàdi basealle quali ne sono state aggiunte di complementari per far fronte ad alcune necessità emerse in fase di sperimentazione - Funzionalità di base - - Funzionalità complementari - • Gare in due tempi con giudizio tecnico da parte di una commissione • Possibilità di invalidazione per singolo lotto/posizione e non solo per offerte complessive • Algoritmo di calcolo del giudizio tecnico personalizzato • Possibilità di aggiudicazione dei singoli lotti/posizioni per fornitore • Personalizzazione delle mail inviate dal sistema in automatico • Possibilità di migliori controlli automatici del sistema sulla sottomissione delle offerte (es. controllo sull’inserimento dell’allegato) • Possibilità di pubblicare trattative create da altri • Reportistica ad hoc (cronologia delle offerte, elenco fornitori invitati, offerte per fornitore, graduatoria per lotto, migliori offerte per lotto, …) • Registrazione fornitori a sistema mediante autocandidatura • Gara busta chiusa con aggiudicazione al prezzo più ribasso • Gara busta chiusa con aggiudicazione all’offerta economicamente vantaggiosa • Asta al rilancio sia asta al ribasso che asta al rialzo • Gestione dei chiarimenti • Reportistica di base

13. Gare telematiche bandite dalla P.A.T. anno 2005

14. Le attività svolte e i risultati conseguiti da Informatica Trentina S.p.A.: • la sperimentazione del Negozio elettronico per la Convenzione PC Avviata nel mese di luglio 2004 con l’obiettivo di gestire con modalità telematiche gli ordini relativi alla Convenzione PC stipulata da Informatica Trentina • 11 Enti hanno richiesto la fornitura dei PC in Convenzione • 3.728 PC ordinati (di cui 2.200 rientranti nel minimo garantito a Convenzione da parte della PAT e dell’APSS) rispetto ad un massimale di 3.000 PC, per un importo complessivo di 2,9 milioni di euro • 27 ordini totali emessi di cui 13 tramite piattaforma e-Procurement

15. Le attività svolte e i risultati conseguiti da Informatica Trentina S.p.A. : 3.216 Valori in migliaia di euro Le gare sottosoglia n. 11 iniziative • Toner APSS 80* • Autovetture PAT 120* • Autovetture APSS 150* • Gasolio risc. PAT 150* • Gasolio auto PAT 130* • Kerosene avio PAT 150* • Cancelleria APSS 150* • PC monitor UNITN 85* • Gara portineria IT 140* • PC IASMA 45* • Stampanti PAT 52* + sperimentazioni cottimi da settembre 2004 a novembre 2005 465 138 80 116 129 126 157 35 157° 1.600 86 78 128 135 142° 110 n. 16 iniziative • PC portatili 1 PAT • PC portatili 2 PAT • Toner PAT • Carta/cancelleria 1 PAT • Stampanti PAT • Carta/cancelleria 2 PAT • Gasolio PAT • Vaccini APSS • Carta PAT • Pc port/Stampanti PAT • Server APSS • Trasporto IASMA • Gasolio IASMA • Poltrone/Arredi PAT • Telefax PAT 14 • Vigilanza IT 429 1.114 327 4.330 440 AGGIUDICAZ.2005 IN ALLESTIMENTO2005 INIZIATIVE 2004 TOTALE A NOVEMBRE 2005 347 3.216 1.114 4.330 Valori transati al netto dei risparmi n. cumulato di iniziative 5 16 11 27 (°): importo stimato in base a valori medi di riferimento (*): valore stimato di base d’asta da finalizzare Risparmio Valore transato netto