1 / 49

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT. MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR. PENGURUSAN AM PEJABAT. Ketua Jabatan. Menyedia Visi, Objektif, Fungsi,Piagam Pelanggan, Carta Organisasi Menyedia SKT jabatan dan individu

Download Presentation

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

  2. PENGURUSAN AM PEJABAT

  3. Ketua Jabatan • Menyedia Visi, Objektif, Fungsi,Piagam Pelanggan, Carta Organisasi • Menyedia SKT jabatan dan individu • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai • Mengadakan program kebajikan • Mengguna aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

  4. Menyemak semula fungsi jabatan • Menilai semula aktiviti jabatan • Mengemaskini undang-undang dan peraturan • Mengadakan perhimpunan bulanan • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi • Menyedia senarai tugas

  5. Senarai tugas perlu dikemas kini jika berlaku: • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan • Penstrukturan semula organisasi • Pengurangan/penambahan fungsi jabatan • Pengurangan/penambahan jumlah kakitangan • Perubahan dalam sistem atau cara bekerja

  6. Kemudahan Komunikasi • Perkhidmatan Pos: setem, Mesin Franking, pos jelas, online, dll yg ditetapkan • Telegram • Telefon: talian tetap/ telefon bimbit • Faksimili • Persidangan video • Kaedah komunikasi manual • Kemudahan komunikasi lain cth: e-mel, SMS, FTP

  7. Kebersihan Pejabat • Asing bahan yang tidak dikehendaki—buang yang tidak perlu • Menyusun atur peralatan yang dibekalkan • Membersih peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas • Menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan

  8. Pencegahan Kebakaran • Pelan tindakan kebakaran • Sistem pencegahan • Pemeriksaan alat pemadam api • Latihan kebakaran • Bilik simpan rekod tahan api/bilik kebal untuk simpan rekod penting

  9. Khidmat Nasihat • Perundangan: Jabatan Peguam Negara • Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara • Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri, Polis Diraja Malaysia

  10. Keselamatan ICT/Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) • Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam • Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara

  11. PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

  12. Rekod Perkhidmatan Pegawai • Maklumat peribadi pegawai • Nama • Tarikh dan tempat lahir • Nombor kad pengenalan • Nombor KWSP • Agama • Kelayakan akademik • Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

  13. Maklumat Perkhidmatan • Nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf pencen/KWSP • Keputusan peperiksaan jabatan • Tindakan tatatertib • Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja • Kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)

  14. Cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai • Semua jenis pinjaman dari Kerajaan • Kurniaan dan anugerah yang diterima • Laporan pengistiharan harta • Kelayakan kemudahan lain berkala cth: pakaian panas/pakaian istiadat

  15. Penilaian Prestasi • Berdasarkan SKT • Penilaian secara berterusan • Tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai • Memberi peluang/mendengar pandangan pegawai yang dinilai berkaitan prestasinya • Mekanisma untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

  16. Pemupukan Budaya Kerja Positif • Mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan • Ciri kepimpinan yang baik dan berkesan • Tujuk ajar, kaunseling dan bimbingan • Tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai • Pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai

  17. Pembangunan Modal Insan • Latihan yang sesuai dalam/luar jabatan • Laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan) • Pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang • Pendedahan yang bersesuaian untuk pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain

  18. PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

  19. Utamakan Pelanggan • Layanan yang mesra dan adil • Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan • Memperluas mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan • Mengurangkan karenah birokrasi

  20. Kemudahan Pelanggan • Telefon awam—orang ramai mudah berurusan dengan jabatan • Alat siar raya—penyampaian maklumat dengan cepat dan berkesan • Kafeteria—untuk kemudahan pegawai dan pelanggan yang berurusan dengan jabatan • Galeri—untuk pamerkan aktiviti jabatan • Kemudahan sukan dan riadah

  21. Piagam Pelanggan • Semak/kaji semula jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan • Pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa • Sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan • Pamerkan piagam pelanggan ditempat strategik

  22. Pengurusan Aduan Awam • Melantik Pegawai Perhubungan Aduan • Pelbagai saluran untuk kemukakan masalah • Tempoh penyelesaian yang munasabah • Sistem aduan dipertingkat mengikut peraturan yang dikuatkuasa dari masa ke masa

  23. SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

  24. Perkhidmatan Kaunter • Jumlah kaunter yang mencukupi • Memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi • Menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter • Kaunter khas untuk OKU, warga emas dsb • Sistem giliran untuk keselesaan pelanggan • Buka pada masa yang ditentukan

  25. Borang maklumbalas pelanggan • Peti cadangan • Pegawai kaunter mesra pelanggan, senyum, berbudi bahasa • Melantik penyelia kaunter • Pemantauan perkhidmatan kaunter

  26. Sistem dan Prosedur Kerja • Semak/kaji semula sistem dan prosedur kerja—mudahkan urusan • Pusat Khidmat Setempat (One Stop Center) • Pamer carta aliran proses kerja • Pamer senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan • Surat akuan terima--permohonan yang diterima • Maklum pelanggan status permohonan dan jangkamasa untuk proses permohonan

  27. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja • MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan • Setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini • MPK dan Fail Meja perlu dikemas kini setiap masa

  28. Borang Permohonan • Kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu • Kaji penggabungan borang untuk sesuatu urusan • Borang untuk mengisi maklumat yang perlu sahaja • Borang mudah diperolehi dari pelbagai saluran termasuk di laman web

  29. URUSAN SURAT KERAJAAN

  30. Surat Rasmi Kerajaan • Alamat pengirim • Alamat penerima • Nombor rujukan • Tarikh surat • Tajuk surat • Pembukaan dan pengakhiran surat • Nombor perenggan, mukasurat dan lampiran • Sedia surat dalam 3 salinan—penerima (asal), fail berkenaan, fail timbul • Taraf keselamatan surat: Terbuka/Terperingkat

  31. Pendaftaran dan Pengedaran • Surat khusus kepada Ketua/Timbalan diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka) • Surat dialamat kepada Ketua Jabatan dan u.p. pegawai—serahkan kepada pegawai • Pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftar mengikut prosedur • Surat dimasukkan ke dalam fail berkenaan

  32. Semua surat diterima diambil tindakan segera. • Semua surat dihantar keluar adalah salinan asal lengkap dengan tarikh, no.rujukan fail, alamat yang betul, t.t. pegawai. • Penghantaran surat boleh melalui faks disusuli segera dengan surat asal

  33. PENGURUSAN FAIL

  34. Pembukaan Fail • Tajuk , nombor rujukan fail, tarikh pembukaan fail • Kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh • Dakwat merah bagi surat terima • Dakwat biru/hitam bagi surat keluar • Minit pendek dicatat atas kertas minit • Tutup fail—100 kandungan/tebal 4 sm

  35. Fail Sementara • Surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan • Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama

  36. Penyimpanan dan Pergerakan Fail • Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod—disusun mengikut no. rujukan fail • Pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail • Simpan dalam perhatian—memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa yang ditetapkan • Fail Timbul—untuk memaklumkan pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil

  37. PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

  38. Rekod awam • Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan dan Perkhidmatan Awam • Merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak/elektronik/AV • Ketua Jabatan—pewujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam

  39. Mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara • Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan bersesuaian • Pelupusan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) • Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27 ke atas)

  40. Pembaikan kecil rekod awam • Bahan perekat yang dibuat dari tepung ubi kayu • Rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan kipas angin • Rekod jangan dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai

  41. INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

  42. Inventori: Barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500 setiap satu. Cth: perabot, permaidani, langsir, pinggan • Bekalan Pejabat: Barang luak/tak luak yang bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya satu per satu. Cth: Alat tulis dan kelengkapan pejabat

  43. Perolehan Inventori dan Bekalan Pejabat • Perlu mendapat kelulusan pihak tertentu • Item yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui Kontrak Pusat • Pembelian di luar Kontrak Pusat—selaras dengan peraturan kewangan • Penerimaan bahan dari pembekal—diperiksa untuk memastikan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

  44. Kawalan Penggunaan • Merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan • Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan • Pengeluaran perlu dilulus dan direkod • Pengeluaran dilaksana secara MDKD • Sistem kawalan—aplikasi IT lebih sistematik • Penyalahgunaan/kecuaian—surcaj dan/atau tindakan tatatertib

  45. Penyimpanan: Tempat • Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset • Sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset • Aset dalam proses pelupusan-- tempat yang selamat bagi mengelak kehilangan

  46. Penyelenggaraan • Dibuat secara terancang mengikut jadual • Perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal • Disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa • Rekod aktiviti penyelenggaraan • Menilai program penyelenggaraan

  47. Pemeriksaan • Baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan • Berkeadaan sempurna • Tempoh penggunaan belum luput • Stok mencukupi mengikut had keperluan • Disimpan ditempat yang ditetapkan • Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat kepada Ketua S/U Kementerian

  48. Sekian SELAMAT MAJU JAYA

More Related