PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

2. PENGURUSAN AM PEJABAT

3. Ketua Jabatan • Menyedia Visi, Objektif, Fungsi,Piagam Pelanggan, Carta Organisasi • Menyedia SKT jabatan dan individu • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai • Mengadakan program kebajikan • Mengguna aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

4. Menyemak semula fungsi jabatan • Menilai semula aktiviti jabatan • Mengemaskini undang-undang dan peraturan • Mengadakan perhimpunan bulanan • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi • Menyedia senarai tugas

5. Senarai tugas perlu dikemas kini jika berlaku: • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan • Penstrukturan semula organisasi • Pengurangan/penambahan fungsi jabatan • Pengurangan/penambahan jumlah kakitangan • Perubahan dalam sistem atau cara bekerja

6. Kemudahan Komunikasi • Perkhidmatan Pos: setem, Mesin Franking, pos jelas, online, dll yg ditetapkan • Telegram • Telefon: talian tetap/ telefon bimbit • Faksimili • Persidangan video • Kaedah komunikasi manual • Kemudahan komunikasi lain cth: e-mel, SMS, FTP

7. Kebersihan Pejabat • Asing bahan yang tidak dikehendaki—buang yang tidak perlu • Menyusun atur peralatan yang dibekalkan • Membersih peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas • Menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan

8. Pencegahan Kebakaran • Pelan tindakan kebakaran • Sistem pencegahan • Pemeriksaan alat pemadam api • Latihan kebakaran • Bilik simpan rekod tahan api/bilik kebal untuk simpan rekod penting

9. Khidmat Nasihat • Perundangan: Jabatan Peguam Negara • Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara • Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri, Polis Diraja Malaysia

10. Keselamatan ICT/Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) • Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam • Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara

11. PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

12. Rekod Perkhidmatan Pegawai • Maklumat peribadi pegawai • Nama • Tarikh dan tempat lahir • Nombor kad pengenalan • Nombor KWSP • Agama • Kelayakan akademik • Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

13. Maklumat Perkhidmatan • Nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf pencen/KWSP • Keputusan peperiksaan jabatan • Tindakan tatatertib • Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja • Kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)

14. Cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai • Semua jenis pinjaman dari Kerajaan • Kurniaan dan anugerah yang diterima • Laporan pengistiharan harta • Kelayakan kemudahan lain berkala cth: pakaian panas/pakaian istiadat

15. Penilaian Prestasi • Berdasarkan SKT • Penilaian secara berterusan • Tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai • Memberi peluang/mendengar pandangan pegawai yang dinilai berkaitan prestasinya • Mekanisma untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

16. Pemupukan Budaya Kerja Positif • Mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan • Ciri kepimpinan yang baik dan berkesan • Tujuk ajar, kaunseling dan bimbingan • Tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai • Pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai

17. Pembangunan Modal Insan • Latihan yang sesuai dalam/luar jabatan • Laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan) • Pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang • Pendedahan yang bersesuaian untuk pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain

18. PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

19. Utamakan Pelanggan • Layanan yang mesra dan adil • Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan • Memperluas mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan • Mengurangkan karenah birokrasi

20. Kemudahan Pelanggan • Telefon awam—orang ramai mudah berurusan dengan jabatan • Alat siar raya—penyampaian maklumat dengan cepat dan berkesan • Kafeteria—untuk kemudahan pegawai dan pelanggan yang berurusan dengan jabatan • Galeri—untuk pamerkan aktiviti jabatan • Kemudahan sukan dan riadah

21. Piagam Pelanggan • Semak/kaji semula jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan • Pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa • Sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan • Pamerkan piagam pelanggan ditempat strategik

22. Pengurusan Aduan Awam • Melantik Pegawai Perhubungan Aduan • Pelbagai saluran untuk kemukakan masalah • Tempoh penyelesaian yang munasabah • Sistem aduan dipertingkat mengikut peraturan yang dikuatkuasa dari masa ke masa

23. SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

24. Perkhidmatan Kaunter • Jumlah kaunter yang mencukupi • Memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi • Menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter • Kaunter khas untuk OKU, warga emas dsb • Sistem giliran untuk keselesaan pelanggan • Buka pada masa yang ditentukan

25. Borang maklumbalas pelanggan • Peti cadangan • Pegawai kaunter mesra pelanggan, senyum, berbudi bahasa • Melantik penyelia kaunter • Pemantauan perkhidmatan kaunter

26. Sistem dan Prosedur Kerja • Semak/kaji semula sistem dan prosedur kerja—mudahkan urusan • Pusat Khidmat Setempat (One Stop Center) • Pamer carta aliran proses kerja • Pamer senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan • Surat akuan terima--permohonan yang diterima • Maklum pelanggan status permohonan dan jangkamasa untuk proses permohonan

27. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja • MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan • Setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini • MPK dan Fail Meja perlu dikemas kini setiap masa

28. Borang Permohonan • Kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu • Kaji penggabungan borang untuk sesuatu urusan • Borang untuk mengisi maklumat yang perlu sahaja • Borang mudah diperolehi dari pelbagai saluran termasuk di laman web

29. URUSAN SURAT KERAJAAN

30. Surat Rasmi Kerajaan • Alamat pengirim • Alamat penerima • Nombor rujukan • Tarikh surat • Tajuk surat • Pembukaan dan pengakhiran surat • Nombor perenggan, mukasurat dan lampiran • Sedia surat dalam 3 salinan—penerima (asal), fail berkenaan, fail timbul • Taraf keselamatan surat: Terbuka/Terperingkat

31. Pendaftaran dan Pengedaran • Surat khusus kepada Ketua/Timbalan diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka) • Surat dialamat kepada Ketua Jabatan dan u.p. pegawai—serahkan kepada pegawai • Pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftar mengikut prosedur • Surat dimasukkan ke dalam fail berkenaan

32. Semua surat diterima diambil tindakan segera. • Semua surat dihantar keluar adalah salinan asal lengkap dengan tarikh, no.rujukan fail, alamat yang betul, t.t. pegawai. • Penghantaran surat boleh melalui faks disusuli segera dengan surat asal

33. PENGURUSAN FAIL

34. Pembukaan Fail • Tajuk , nombor rujukan fail, tarikh pembukaan fail • Kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh • Dakwat merah bagi surat terima • Dakwat biru/hitam bagi surat keluar • Minit pendek dicatat atas kertas minit • Tutup fail—100 kandungan/tebal 4 sm

35. Fail Sementara • Surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan • Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama

36. Penyimpanan dan Pergerakan Fail • Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod—disusun mengikut no. rujukan fail • Pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail • Simpan dalam perhatian—memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa yang ditetapkan • Fail Timbul—untuk memaklumkan pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil

37. PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

38. Rekod awam • Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan dan Perkhidmatan Awam • Merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak/elektronik/AV • Ketua Jabatan—pewujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam

39. Mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara • Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan bersesuaian • Pelupusan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) • Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27 ke atas)

40. Pembaikan kecil rekod awam • Bahan perekat yang dibuat dari tepung ubi kayu • Rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan kipas angin • Rekod jangan dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai

41. INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

42. Inventori: Barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500 setiap satu. Cth: perabot, permaidani, langsir, pinggan • Bekalan Pejabat: Barang luak/tak luak yang bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya satu per satu. Cth: Alat tulis dan kelengkapan pejabat

43. Perolehan Inventori dan Bekalan Pejabat • Perlu mendapat kelulusan pihak tertentu • Item yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui Kontrak Pusat • Pembelian di luar Kontrak Pusat—selaras dengan peraturan kewangan • Penerimaan bahan dari pembekal—diperiksa untuk memastikan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

44. Kawalan Penggunaan • Merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan • Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan • Pengeluaran perlu dilulus dan direkod • Pengeluaran dilaksana secara MDKD • Sistem kawalan—aplikasi IT lebih sistematik • Penyalahgunaan/kecuaian—surcaj dan/atau tindakan tatatertib

45. Penyimpanan: Tempat • Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset • Sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset • Aset dalam proses pelupusan-- tempat yang selamat bagi mengelak kehilangan

46. Penyelenggaraan • Dibuat secara terancang mengikut jadual • Perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal • Disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa • Rekod aktiviti penyelenggaraan • Menilai program penyelenggaraan

47. Pemeriksaan • Baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan • Berkeadaan sempurna • Tempoh penggunaan belum luput • Stok mencukupi mengikut had keperluan • Disimpan ditempat yang ditetapkan • Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat kepada Ketua S/U Kementerian

48. Sekian SELAMAT MAJU JAYA