1 / 29

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD. PENCERAMAH: Encik Rabani Jais Encik Ibrahim Abd. Rahman -Jabatan Pelajaran Negeri Selangor- Anjuran: J/K Kerja Latihan dan Penghasilan PKG Ampang. ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 4- FAIL MEMFAIL. 2. DEFINISI:

aisling
Download Presentation

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGURUSAN FAIL DAN REKOD PENCERAMAH: Encik Rabani Jais Encik Ibrahim Abd. Rahman -Jabatan Pelajaran Negeri Selangor- Anjuran: J/K Kerja Latihan dan Penghasilan PKG Ampang

  2. ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 4- FAIL MEMFAIL 2 DEFINISI: PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

  3. TARAF KESELAMATAN FAIL 3 • TERBUKA • TERHAD • SULIT • RAHSIA • RAHSIA BESAR

  4. TARAF KESELAMATAN FAIL 4 • TERBUKA • TERHAD • SULIT • RAHSIA • RAHSIA BESAR

  5. WARNA KULIT FAIL 5 • TERBUKA - PUTIH • TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHAD • SULIT - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT • RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA • RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

  6. JENIS KUMPULAN FAIL 6 REKOD HOUSEKEEPING MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN.BIASANYA PERKARA DIBAWAH TAJUK BESAR: • PENTADBIRAN AM • HARTA DAN BANGUNAN • ALAT KELENGKAPAN • KEWANGAN • PERSONEL

  7. REKOD OPERATIONAL 7 REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

  8. KAEDAH PENDAFTARAN 8 • MENGIKUT SIRI • MENGIKUT TAHUN • MENGIKUT PENGKELASAN PERKARA • MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

  9. PENGKELASAN FAIL 9 MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT: • KURIKULUM • KO-KURIKULUM • HAL EHWAL PELAJAR • PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN • KEWANGAN DAN AKAUN • PENTADBIRAN AM SEKOLAH • PERHUBUNGAN MASYARAKAT • KEMUDAHAN FIZIKAL • ASRAMA • AUDIT

  10. KOD FAIL 10 01/01/001 Tajuk Besar Perkara Aktiviti Contoh: • Tajuk Besar - Kurikulum • Perkara - Peperiksaan • Aktiviti - PMR • Kod Fail - 01/01/001

  11. KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK 11 • KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG YANG MINIMA • ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK • EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA • KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN

  12. 12 • LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH • RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK • RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN • KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

  13. ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN 13 KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN • MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN • PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG STANDARD. • TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN • MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN BERTINDAN.

  14. KERTAS MINIT (BORANG AM 6) 14 MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK • KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH • KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

  15. MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL 15 CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN CONTOH: 1

  16. 16 CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH) CONTOH: TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP……. PERKARA................................................................ DIKANDUNGKAN PADA……………………… 1

  17. 17 BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM CONTOH: SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………… PADA……… 1

  18. 18 KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN CONTOH 1 PTR. Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan TK. PT.10

  19. 19 CONTOH 2 PPT (P) Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan TK. PT.10 CONTOH 3 NP/TT (2) Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah TK Pen.1

  20. SAMPUL KECIL (AM 435A) 20 • FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA • SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA • BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TERSEBUT.

  21. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN 21 • FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN • FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI ) KANDUNGAN • APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT: “ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

  22. PERINGKAT TINDAKAN FAIL 22 • SEGERA • SERTA MERTA

  23. MATLAMAT SISTEM FAIL 23 • MEMBERI FAIL YANG BETUL • TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN • TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN • KOS YANG TERENDAH • MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

  24. PERGERAKAN FAIL 24 • FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN • PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI • PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

  25. SLIP TRANSAKSI 25 Kepada: Unit Fail dan Rekod Fail No.JPS : Telah saya serahkan Kepada ............................ Nama Pagawai Unit / Bahagian : ..................................... Hari Ini Sekian. Tandatangan : ........................................ Nama : ........................................ Unit : ........................................

  26. SEKIAN TERIMA KASIH Jumpa Lagi........

  27. DIKENDALIKAN OLEH:IBRAHIM BIN ABDUL RAHMANJabatan Pelajaran Selangor BENGKEL PENGURUSAN FAIL

  28. -Fail Puteh-Kertas Minit-Tali Hijau-Makerpen-Pen Merah-Pen Biru-Surat Masuk-Surat Keluar PERALATAN

  29. 1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan Keluar.3-Tutup Fail TUGASAN

More Related