La mise en place du e-recruitment chez ESRF

1. La mise en place du e-recruitment chez ESRF BANDEIRA Lucilene BERTRAND Annabelle LAUX Ludivine LU Fei Supervisé par: IAE: Christian DEFELIX ESRF: Elisabeth MOULIN

2. INTRODUCTIONPrésentation de l’E.S.R.F L’E.S.R.F • Organisme privé de recherche scientifique à vocation européenne • Le fond européen de recherche alimenté par 18 pays, finance l’E.S.R.F LES METIERS E.S.R.F • Mise à disposition d’un synchrotron et de faisceaux de lumière auprès de scientifiques pour la réalisation d’expérience dans les domaines : biologie, physique, chimie et instrumentalisation CONTEXTE ESRF • Concurrence exacerbée des autres synchrotrons • Turn–over permanent

3. INTRODUCTIONPrésentation de l’E.S.R.F d’où : • acquérir une réelle visibilité internationale • démarcher des praticiens compétents • les fidéliser, et les recruter de manière optimale LA POPULATION ESRF 2 types de population : scientifique / administratif

4. INTRODUCTIONPrésentation du service R.H ENVIRONNEMENT SERVICE R.H • Existence d’un logiciel de gestion (1990), non opérationnel pour le recrutement • Format de candidatures sous format papier : nécessité de stockage, perte : de temps, d’efficacité NOTRE MISSION • Conduite d’une étude de faisabilité de la mise en ligne du processus de recrutement, en vue de traduire l’A.F en version électronique

5. INTRODUCTIONPrésentation des enjeux NOS ENJEUX • Attirer des candidats compétents • Élargir l’offre de diffusion • Augmenter l’interactivité entre les utilisateurs (RH, manager, candidat) • Faciliter la prospection grâce à des moteurs de recherche • Gérer et stocker électroniquement les C.V • Conduire le candidat à se positionner dans la liste de compétences • Enregistrer les profils de CVthèque • Utiliser les profils enregistrés pour pourvoir les offres publiées sur le moment • Gérer le processus de recrutement • numériser les informations et les données à la source • Automatiser la majorité des tâches

6. INTRODUCTIONLa méthodologie utilisée : 4 étapes - clés • Benchmarking • des sites de e-recrutement d’entreprise (CERN, INRIA, L’OREAL, SOITEC, SOLEIL, ST MICRO, TOTAL, VINCI) • recueil de deux retours d’expérience : INRIA, ST MICROELECTRONICS (conduite d’ entretiens auprès RRH) • Modification, réduction de l’A.F version papier actuelle • Conduite d’entretiens auprès de : chefs de division, gestionnaires en back office • Etude de l’architecture actuelle du site • Recueil des incompatibilités techniques • Recueil des différentes possibilités techniques de syst. De gestion des candidatures en ligne (conduite d’interviews auprès service info) • Emission de recommandations, de suggestions

7. Plan Introduction: Présentation ESRF Demande Méthodologie I Résultats • Benchmarking • Retour d’expérience • Étude de faisabilité technique II Préconisations • Application Form • Conduite du changement Conclusion : Bilan collectif

8. RESULTATSBenchmarking • Etude de sites d’entreprises du même secteur • Etude sur l’accès à l’application form, architecture et contenu

9. RESULTATSRetour d’expérience • ST MicroElectronics Société extérieure / Equipe de développement interne Maintenance interne Enjeux:Rendre le système plus moderne, souple et attractif Communication, publication et gestion • INRIA Location logiciel de gestion des candidatures Maintenance interne Enjeux:Décentralisation des candidatures Modernité, rapidité

10. RESULTATSRetour d’expérience • Avantages de chaque solution

11. RESULTATSRetour d’expérience • Inconvénients de chaque solution

12. RESULTATSFaisabilité technique La solution peut être réalisée soit : en interne : par le service informatique en externe : en ayant recours à la sous-traitance (ex : SOPRA) Au niveau technique, deux alternatives envisageables : un système indépendant du système actuel existant par ex : un système de Gestion Électronique de Document avec une possibilité d’indexation d’une recherche par critères. un système intégré au système existant SOPRA par ex : un module d’extension avec une interface avec PLEIADE Deux options offertes : achat / location

13. RESULTATSFaisabilité technique • L’expertise de SOPRA peut permettre de mieux gérer les compatibilités entre système existant et système futur. • Contraintes : • JURIDIQUES • SECURITE • ACCES

14. PRECONISATIONApplication Form • Accès à l ’Application Form • Catégorisation: Avantages: Adapter l ’application form: rubriques, compétences Faciliter la recherche Eviter les candidatures non pertinentes Sauvegarde des critères

15. PRECONISATIONApplication Form • Contenu de l ’Application Form Un point de vue externe... • Rubriques: Adapter au profil Garder les informations immédiatement utilisables 2 prototypes d ’application form

16. PRECONISATIONConduite du changement Chéri, on aurait dû mesurer le terrain avant de faire les plans !

17. Conduire le changement : c’est l’anticiper ! • Étudier les raisons profondesqui poussent, ou qui freinent le changement • Regarder tous les aspects favorables à ce projet • Communiquer avec les futurs utilisateurs • Utiliser les résistances • Informer • Laisser s’exprimer les résistances

18. CONCLUSIONLes sources d’enseignement • Gestion de projet • Incursion dans une entreprise internationale à caractère scientifique • Travail en équipe multiculturelle • Gestion des candidatures en ligne (candidat/ entreprise) • Rédaction et conduite d’entretiens de recherche

19. CONCLUSIONConseils • Prendre des initiatives • Avoir un esprit critique • Apporter de véritables conseils aux clients • Gérer son temps

20. MERCI POUR VOTRE ATTENTION!!! QUESTIONS ET REPONSES