KORRALDAJA- KOOLITUS

1. KORRALDAJA-KOOLITUS Kuidas kõik algab... ehk miks korraldada? Mis teeb sessiooni eriliseks? Korraldajatetiimi kokkupanemine ja vastutusvaldkondade jagamine. Tegevuskava koostamine.

2. Miks korraldada sessiooni? • Andmistahe, mis on tekkinud suurest saamisrõõmust • Huvi • Kogemused • Suurepärane idee! • ... • ... • ...

3. Mis on oluline ja mis teeb sessiooni eriliseks? • Tõeline tahe korraldada, MOTIVATSIOON!!! • Korraldajate-, rühmajuhtide-, meediatiimi sünergia • Karismaatiline president • Paeluv läbiv teema • Uus väljund (nt projektid – mis järgmiseks?) • Asupaik (midagi nostalgilist, lihtsalt ilusat – oluline, et oleks ligipääsetav! Mõni külakoolimaja võib küll armas olla, aga kui kohale ei pääse...) • Toimumisaeg (et delegaadid ka kohale tuleksid, on oluline, et samal ajal ei toimuks mõnda teist üritust samale sihtgrupile – Väitlusliit, noortekonverentsid, pidu vallamajas...) • Patroon • Mingi sessiooniraames toimuv üritus • Korraldajate energia ja vaimustus oma tööst :) • ... • ... • ...

4. KORRALDAJATETIIM. Kuidas saadakse peakorraldajaks? • Juhatus saadab listi üleskutse – kandideerimine • Omaalgatus!!! • Juhatus teeb kellelegi konkreetse ettepaneku Peakorraldaja puhul on oluline, et ta oleks võimeline hoomama kogu sessiooni tervikuna, st tuleb kasuks mitmekordne delegaadina osalemine, samuti arusaamine ja osalemine meedia- ja chairitimmi töös. VÄGA raske kui mitte võimatu on olla peakorraldaja ilma varem korraldaja olemata!!! Kasuks tulevad ka koolitused!

5. Kuidas korraldamismeeskond kokku pannakse? • Peakorraldaja esitab juhatusele juba valmis tiimi, konkurssi pole (nt Tallinn 2006) • Toimub avalik konkurss (suurem osa sessioonidest)

6. Tiimi peab kinnitama TENi juhatus! Tiim ei tohiks olla liiga suur! Kõigil peab olema roll. Osaliselt kuulub meeskonda ka juhatuse vastutav isik, kes hoiab asjadel silma peal. Temaga suhtleb peamiselt peakorraldaja. Vastutav isik peab andma korraldajatele kogu vajaliku info: ressursid, kokkulepped, juhatuse nägemus jms. Tavaliselt soovib ta võimalikult kiiresti näha TEGEVUSKAVA ja ESIALGSET EELARVET! (tuleb juttu hiljem) Juhatusepoolne vastutav isik tuleks kindlasti lisada ka korraldajate maililisti!

7. Mis saab edasi kui meeskond on koos? Kohe tuleks luua ühine maililist, et kontakti hoida ja korraldada esimene koosolek. Kui tiim ei tunne üksteist (st kui on kas või üks selline inimene) tuleb teha team-building! Selle saab organiseerida peakorraldaja koostöös juhatusepoolse kontaktisiku või kellegi kolmandaga. Toores tiim ei tööta hästi! Esimeseks koosolekuks peaks peakorraldajal juba mingi visioon asjast olema, tema viib ka koosoleku läbi. Koos saab otsustada lahtisi kohti ning hakata jagama vastutusvaldkondi.

8. Vastutusvaldkonnad. • Projekti kirjutamine ja rahastuse leidmine • Sponsorid • Koostöö linna/maa/vallavalitsusega • Patroon • Kooli leidmine ja suhtlus kooliga • Toitlustus • Delegaadid ja kutsed • Teemad • Eksperdid • Kodulehekülg • Tehnika • Õhtune programm • Vahendite hankimine (hiljem) • ... • ... • ... • ...

9. + kes saab sessiooni presidendiks? Tuleb teha ettepanek juhatusele, kes teeb otsuse ning ettepaneku vastavale inimesele. • Kõige olulisem on ehitada valmis sessiooni põhi! St projekt, rahastus, sponsorid, koolimaja jms!!! Ent paralleelselt ei tohi unustada ja teisi asju, sest sageli on nii, et rahastus jms selgub vahetult enne seda, kui kutsed on tarvis välja saata jne. ALATI tuleb olla üks samm ees!!! Parem teha rohkem kui vähem :) • Oluline on, et vastutusvaldkonnad saaksid võrdsed! Hea on ka huvi asja vastu, st kui keegi tõesti tahab tegeleda kutsetega ning sponsoritega suhtlemine teda ei huvita, siis mõttekam on mitte sundida, võib kaotada motivatsiooni. Samas on peakorraldajal sõnaõigus – tema peab vaatama, et kõik oleksid võimalikult rahul, aga et samas saaksid asjad tehtud. • Delegeerimisvõime!!! Sageli tegeleb küll just peakorraldaja projekti ja eelarvega, ent muu puhul on oluline ülevaade ja delegeerimine. • Ülevaate andmiseks oma tööst sobib hästi ühine maililist! Samuti MSN-i, Skype’i koosolekud. Ei tohiks unustada ka näost-näkku kokkusaamisi! NB! Koosolekuid tuleb teha vaid siis, kui on, mida arutada!!! Alati peab olemas olema ka päevakava ja protokoll, mis tuleb saata kohe pärast koosolekut listi, et ka need, kes mingil põhjusel ei saanud kohal viibida, saaksid ülevaate. • Hea tiimi tunnus on see, et kõigil on VÕIMALUS saada ülevaadet kõigest, kui huvitab! Infosulg on kõige hullem asi.

10. Tegevuskava koostamine. Sessiooni tuleks korraldama hakata vähemalt 3 kuud enne planeeritud algust. Tegevuskava on kõige lihtsam koostada tagurpidi planeerimise nippi kasutades, st liikudes sessiooni alguspäevast tagapoole.

11. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 Kronoloogiliselt • Jaanuari algus – 1. Patroon; 2. Osalevate koolide nimekiri • Jaanuari keskpaik – teemad teada • 13.01 – koolikandidaatidega räägitud • 14.01 – Martinile oma eelarve-asjad edastada • 29.01 - päevakava valmis • 31.01 – 1. kooliga leping sõlmitud; 2. eelarve valmis • veebruari algus – workshopid ja eksperdid kindlad; KUULUTAME SESSIOONI VÄLJA KA • 01.02 – 1. kodulehekülje põhi valmis; 2. teemade lõplik sõnastus + läbiv teema teada • 03.02 – kutsed ja plakatid postitatud • 10.02 – sessiooni formaat paika • 17.02 – 1. koolidelt kinnitus (mitu kohta vaja); 2. algab kodulehekülgel registreerimine

12. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • 14. 02 – 24. 02 – editoride konkurss • 14.02 – 24.02 – chairi- journokonkurss • 26.02 – editor olemas, kinnitatud • 28.02 – koolidelt raha üle kantud • 05. 03 – chairid-journod valitud • 06.03 – 1. kõik tegelased teada, kodukale kirja; 2. kaustade sisu valmis • 10.03 – 1. charide temavalikud teada, kodukale üles + pildid; 2. registreerimine kinni • 12.03 – kontoritarbed + esmaabitarbed ostetud • 14.03 – delegaadid saavad teada oma teemavaliku • 15.03 – nimesildid ja kaustad ja tänukirjad korras • Millalgi enne sessiooni peaorgade, presidendi, editori kokkusaamine

13. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 Teemade kaupa • Kool • 13.01 – koolikandidaatidega räägitud • 31.01 – kooliga leping sõlmitud • Edaspidi aktiivne suhtlus kooli kontaktisikuga!

14. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • Sessiooni sisu • Jaanuari algus – patroon • Jaanuari keskpaik – teemad teada • 29.01 - päevakava valmis • veebruari algus – workshopid ja eksperdid kindlad • 01.02 – teemade lõplik sõnastus (samuti ka kodukale) + ametlik läbiv teema teada • 10. 02 – sessiooni formaat jms täpselt paika

15. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • Asjapulgad • 14. 02 – 24. 02 – editoride konkurss • 14.02 – 24.02 – chairi- journokonkurss • 26.02 – editor olemas, kinnitatud • 05. 03 – chairid-journod valitud • 06.03 – kõik tegelased teada, kodukale kirja • 10.03 – chairide teemavalikud teada, kodukale üles • Enne sessiooni peaorgade, presidendi, editori kokkusaamine.

16. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • Delegaadid • Jaanuari algus – koolide nimekiri • 03.02 – kutsed + plakatid postitatud • 17.02 – koolidelt kinnitus (mitu kohta vaja); algab kodukal registreerimine • 28.02 – koolidelt raha üle • 10.03 – registreerimine KINNI • 10.03 – delegaadid saavad oma teemavaliku teada

17. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • Veeeel! • 14.01 – Martinile oma soovid raha suhtes edastada • 31.01 – eelarve valmis! • 01.02- kodulehekülje põhi valmis • 06.03 – kaustade sisu valmis • 12.03 – kontoritarbed + esmaabitarbed ostetud • 15.03 – nimesildid ja kaustad ja tänukirjad korras

18. Näide: Tegevusplaan Tallinna sessioon 17.03.06-20.03.06 • Organisaatorite tööjaotus (mis pole täielik) • Helen – delegaadid ja registreerimised • Martin – eelarve jms • Mari-Liis O. – chairid-journod, patroon • Klairi – toitlustus (k.a. kohvipausid) • Ellen – toitlustus (k.a. kohvipausid), delegaadid • Karl – tehnika (rahuldab ka meediatiimi tehnilisi vajadusi) • Olga – õhtune programm

19. Aitäh :)