KONYA KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ

1. KONYA KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENELSEKRETERLİĞİ “MUHASEBE BİRİMİ”

2. DEVİR SÜRECİ İTİBARİYLE KARŞILAŞILAN EKSİKLİKLER HARCAMA EVRAKLARINDA ORTAK PROBLEMLER • Ödeme Emri Belgeleri (ÖEB) sisteme girilirken ödeme türüne ait bilgiler TDMS tarafından istenilmektedir, bu nedenle ilgili belge üzerinde ödemenin türü (İhale, Doğrudan Temin veya Diğer) belirtilmelidir. • Firma ödemelerine ilişkin ÖEB 3 nüsha, kalan ödemelere ait ÖEB ise (özlük, icra, sgk ödemeleri vb.) 2 nüsha düzenlenmeli ve bunlara ait muhasebe işlem fişleride (MİF) ayrıca teslim edilmelidir.

3. ÖEB ve ekli belgeler üzerinde manuel değişiklik yapılması halinde değişiklik yapan yetkiliye ait paraf ve isim / kaşe bilgileri olmalıdır. • Sayıştaya gönderilecek nüshalar Asıl olmalı ya da yetkili kişiler tarafından “Aslı Gibidir” şeklinde onaylanmalıdır. • Düzenlenen faturalarda kaşe / imza bilgilerinin tam olmasına, düzeltme ya da kaybolma durumunda ise ilgili mevzuat hükümlerine uygun davranılması önem arz etmektedir.

4. Tahsilat genel tebliği gereği 2.000 TL ve üzeri ödemelerde güncel tarihli vergi borcu sorgusu yapılarak ÖEB’ nin 3. nüshasına eklenmelidir. • 2008 / 88 sayılı SGK Genel Tebliği uyarınca da 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen ihale usulleri kapsamında yapılan mal, hizmet ve yapım işleri ile doğrudan temin kapsamında personel çalıştırılmasına dayalı alımlarda güncel tarihli SGK borç sorgusu yapılarak ÖEB’ nin 3. nüshasına eklenmelidir. • Öeb ve mif’ lerinin saymanlık isim / kod numaraları ile imza alanlarının doğru şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. • Taşınır işlem fişlerinin alıma esas bilgileri (fatura tarihi, sıra no ile muayene komisyon rapor tarih ve sayısı) doğru şekilde yazılmalıdır.

5. Özellikle firma ödemelerinde fatura üzerinde gösterilen iban numarası ile (varsa) firma tarafından imzalanmış faturaya ekli dilekçe de gösterilen iban numarasına ödeme yapılmalıdır.

6. ÖZLÜK ÖDEMELERİNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR • SGK’ ya gönderilmesi gereken prim tahakkuk kayıtlarının TDMS’ de tanımlanmış doğru ekonomik kodlardan yapılması gerekmektedir. • SGK, İcra vb. ödemelerde düzenlenen MİF eklerine onaylı kanıtlayıcı belgelerin (kesenek bildirgesi, icra kesinti listesi vb.) eklenmesi gerekmektedir.

7. HİZMET ÖDEMELERİNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR • Hizmet işleri kabul belgesi, hak ediş raporu ile firma ismi açılmış yerlerde firmanın kaşe / imza bilgilerinin tam olması gerekir. (Renkli yazıcı çıktısı kabul edilmemektedir.) • Firma tarafından temin edilen belgelerin firmaca onaylanmış olmasına dikkat edilmelidir. • Hak ediş ödemelerinde aşağıda tabloda yer verilen belgelerin tamamının ÖEB’ ne eklenmesi gerekmektedir.

8. FATURAHİZMET İŞLERİ TEKLİF – KABUL BELGESİHAKEDİŞİLGİLİ DÖNEM FİRMA ONAYLI PERSONEL BORDROSUÖNCEKİ DÖNEM PERSONEL ÜCRETLERİNİN ÖDENDİĞİNE DAİR ONAYLI LİSTEVERGİ (MUHTASAR) TAHAKKUK VE TAHSİL BELGELERİVERGİ (KDV) TAHAKKUK VE TAHSİL BELGELERİSGK TAHAKKUK VE TAHSİL BELGELERİGÜNCEL SGK BORCU YOKTUR BELGESİGÜNCEL VERGİ BORCU YOKTUR BELGESİ

9. SGK tahakkuk ve tahsilat belgeleri ile borç sorgularının doğru işyeri sicil numarası üzerinden yapılması gerekmektedir. • Fiyat farkı hesabında 29.11.2013 (fiyat farkı hesaplamasına ilişkin usul ve esasların yürürlük tarihi) göz önüne alınarak hesaplamaların yapılması gerekmektedir. • Asgari ücretten kaynaklanan fiyat farkı ile sözleşme kapsamında gerçekleştirilen iş artışlarının sözleşmeye getirdiği ek yük tutarı doğru hesaplanarak hak edişte gösterilmeli ve bu artışlardan kaynaklanan Ek Kesin Teminatın alınması gerektiği unutulmamalıdır.

10. Düzenlenen muayene komisyon raporları ile hizmet alımlarında hizmet işleri kabul belgesinde fatura bilgileri ile alıma ilişkin bilgilere yer verilmelidir. • Hak ediş raporunda gösterilen tahakkuka esas rakamların aynı şekilde öeb üzerinde de gösterilmelidir.

11. DOĞRUDAN TEMİN ALIMLARINDA KARŞILAŞILAN SORUNLAR • Doğrudan temin alımlarında belge düzenleme tarih sıralaması şu şekilde olmalıdır: • * onay * piyasa fiyat araştırma tutanağı * fatura * muayene komisyon raporu * depoya girmesi halinde tif • Alımın tek kaynaktan yapılması halinde; Tek kaynaktan temin formu ile kanıtlayıcı belgelerin de ayrıca eklenmesi gerekir.

12. Vezne ve banka işlemleri • İlçe Hastaneleri Vezne ücretlerini yatırdığı gün akşamında khb42.muhasebe@saglik.gov.tr adresine Ödemeler ve Tahsilatlar Defteri icmal sayfasını mail atarak en geç 3 gün içinde belge aslını Muhasebe Birimi Veznesine ulaştırmaları gerekmektedir. • Merkez Hastaneleri Vezne ücretlerini yatırdıklarında khb42.muhasebe@saglik.gov.tr adresine Ödemeler ve Tahsilatlar Defteri icmal sayfasını mail atarak ertesi iş günü mesai bitimine kadar belge aslını Muhasebe Birimi Veznesine ulaştırmaları gerekmektedir. • Aynı işlemler kredi kartı tahsilatları içinde geçerlidir. Kredi Kartı ile tahsilat yapıldığı gün Ödemeler ve Tahsilatlar Defteri ile birlikte Gün Sonu Raporu khb42.muhasebe@saglik.gov.tradresine mail atarak ilçe hastaneleri en geç üç gün, merkez hastaneler ise takip eden iş günü belge asıllarını Muhasebe Birimi Veznesine ulaştırmaları gerekmektedir. • Vezne evrakları imzalayan veya düzenleyen tarafından kontrol edilmeden gelmekte ve yanlışlıklar çıkmaktadır. • Vezne evrakları standart haline getirilecek tek form kullanılacaktır.

13. Vezne ve banka işlemleri • Vezne personeli vezne işlemleriyle ilgili olarak yetkili amir tarafından denetlenip kontrol edilmekle (15 günde bir) sorumludur. Mutemet alındılarının arkası 15 günde bir kontrol edilmiştir olarak imzalanıp kaşelenecektir. • Maliye Bakanlığının 2014/1 sayılı Parasal Sınırlar Ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğine ekli Tablonun B bendi 1. fıkrasında Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 7 nci maddesi uyarınca, muhasebe birimleri dışında görev yapan muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından yedi günlük süre beklenilmeksizin muhasebe birimi veznesine teslim edilmesi gereken tahsilat tutarı 2300 TL olarak belirlenmiştir. Diğer yandan Döner Sermayeli işletmeler Bütçe ve Muhasebe 1Yönetmeliğinin 67. maddesinin I bendi 3. fıkrasında “Muhasebe yetkilisi mutemetlerince yapılan tahsilat tutarı, miktarına bakılmaksızın her onbeş günde bir ve her hâlükârda malî yılın son iş gününde muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırılır. Tahsilat tutarının Bakanlıkça belirlenen miktarın dört katına ulaşması hâlinde paranın, onbeş günlük süre beklenmeksizin, tahsilatın yapıldığı günü takip eden günün mesai saati bitimine kadar muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırılması zorunludur. Ancak, banka şubesi bulunmayan ilçe, belde ve köylerde muhasebe yetkilisi mutemetlerince tahsil edilen paralar, miktara bakılmaksızın, en geç izleyen ayın üçüncü günü akşamına kadar yatırılır.” denilmektedir. Bu nedenle günlük Kasa limiti 9.200.00 TL ve üzeri tahsilatlarda en geç ertesi gün mesai bitimine kadar yatırılması gerekmektedir. Tahsilat tutarı 9.200 TL altında kalması durumlarında en geç 15. gün banka hesaplarına yatırılmalıdır.

14. Vezne ve banka işlemleri • Veznelerden yapılan Teminat , Kira ve benzeri tahsilatlarda Firma Bilgileri (Firma Ünvanı, Vergi Numarası, ) Ne için Tahsil Edildiği (ihale numarası, açıklama) eksik gönderilmesi nedeni ile hatalı kayıtlara meydan vermemek açısından bilgilerin sağlıklı olarak girilmesi gerekmektedir. • Görevlendirmesi yapılan Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin imza örnekleri alınması gerekmektedir. İmza Örneklerinin en az üç tane imza alınarak Muhasebe birimimize gönderilmesi gerekmektedir. (Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi Ve Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik; 5. Madde 3. Fıkra: “Muhasebe yetkilisi mutemedi olarak seçilen görevlinin adı, soyadı, görev yeri, unvanı ve imza örneği ile görev ve yetkileri ilk görevlendirmede muhasebe yetkilisine yazılı olarak bildirilir.”)

15. Vezne ve banka işlemleri • Teminat Mektubunu düzenleyen şubeye ait Teyitler gönderilmemektedir. • Firma ve ihale bilgileri (Firma vergi no, ihale kayıt no v.b.) eksik gelmekte, üst yazıda belirtilmemektedir. • Kargo ile iadesi istenen teminat mektuplarında Firma dilekçelerinde “Kargo gönderiminde oluşabilecek her türlü sorumluluk firmamıza aittir” ibaresi yer alması gerekmektedir. • Günü yaklaşan teminat mektupları kontrol edilmemekte, iade işlemleri zamanında yapılmadığından SGK ile sorunlar yaşanmaktadır.

16. Personelin maaş ve ek ödemelerini gerçekleştirmek için hastanelerin vergi numaralarının son 4 rakamını 0 yazarak cari kart oluşturması

25. 1- FARKI KURUMLARDAN GELEN GEÇİCİ GÖREVLİ PERSONELLER İÇİN AYRI ÖDEME EMRİ VE MUHASEBE İŞLEM FİŞİ KESİLECEK 2- HASTANE MAAŞ HESABI YERİNE HASTANE İBAN VE VERGİ NUMARALARI YAZILACAK

32. 369.01 İCRA KESİNTİLERİNDE HER BİR İCRA KESİNTİSİ İÇİN AYRI AYRI MUHASEBE İŞLEM FİŞİ KESİLECEK

34. 369.03 SENDİKA KESİNTİLERİNDE DİĞER SENDİKA KESİNTİLERİ İÇİN AYRI AYRI MUHASEBE İŞLEM FİŞİ KESİLECEK

35. KONYA NUMUNE HASTANESİNDE ÇALIŞAN PERSONELİN GEÇİCİ GÖREV PERFORMANS EK ÖDEMENİN MUHASEBE KAYDI (EĞT.ARŞ.HAST. YAPACAĞI KAYIT)