DUBU - organisatorisk implementering Gevinstrealisering

1. DUBU - organisatorisk implementering Gevinstrealisering

2. Indhold • Hvorfor gik vi i gang? • Hvordan greb vi det an? • Hvad kom der ud af det? • Hvad så nu?

3. Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at sikre, at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås • Hvorfor skal vi bruge tid på at fokusere på gevinstrealisering – det kommer vel af sig selv med et nyt system? • Nej, det gør det typisk ikke. IT systemet i sig selv giver minimalt – men det muliggør, at der kan arbejdes på en anden måde – og det giver noget! • Gevinsterne opnås ofte først efter projektets afslutning. Opfølgning og synliggørelse af gevinsterne er derfor en kontinuerlig opgave.

4. Der skal fokus på både gevinster og forandring for at sikre gevinstrealisering ifm. DUBU implementering i kommunerne Hvad vi læser i medierne ........ Computerworld 24/5-2011 Hvad vi gerne vil læse om DUBU i medierne ........ Kommunerne opnår synlige resultater af DUBU investeringen, som bidrager til succes og motivation til mere forandring • Gevinstrealisering kræver ledelse: • Tydelige mål • Tydelig angivelse af ønskede gevinster • Tydelig angivelse af nødvendig ændring i tankegang og arbejdsrutiner • Fokus på gennemførelse og kontinuerlig opfølgning 4

5. KOMBIT dannede et gevinstrealiseringsteam for at hjælpe kommunerne på vej med gevinstrealiseringsarbejdet Arbejdet blev styret af KOMBITs forandringsteam med deltagelse af: 5

6. Gevinstrealiseringsteamets formål • At udarbejde et praktisk arbejdsredskab til gevinstrealisering i relation til DUBU som kan danne udgangspunkt for kommunernes fastlæggelse og måling af egne ønskede gevinster • At definere forslag til de forandringsaktiviteter, der kræves for at realisere gevinsterne

7. Vi anvendte en metodik med 4 trin og tog udgangspunkt i materiale forberedt af de deltagende kommuner DUBU implementering MÅL De 6 DUBU mål 1 2 3 4 Overordnet gevinst ift. kommunens ambition og business case Forventede vigtigste fordele/gevinster Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger Formulering af metode/kilde til måling og baseline Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver Work-shop1 Work-shop2 Forberedende arbejde Forberedende arbejde 7

8. SLUT DUBU MÅL DUBU målene var givne Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

9. 1 Forventede vigtigste fordele/gevinster I trin 1 beskrev vi pr. DUBU mål de vigtigste fordele, som de vigtigste interessenter forventes at opleve Eksempel fra arbejdsredskabet

10. I trin 2 og 3 definerede vi gevinstindikatorer, forudsætninger, metode og mulig baseline for hvert DUBU mål Eksempel fra arbejdsredskabet 2 3 Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger Formulering af metode/kilde til måling og baseline

11. I trin 4 beskrev vi nødvendig ændret adfærd og forslag til forandringsaktiviteter pr. gevinstindikator Eksempel fra arbejdsredskabet 4 Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver KOMBIT / DUBU

12. Resultatet blev et arbejdsredskab med totalt 13 gevinstindikatorer, som kan synliggøre opnåelse af de ønskede DUBU mål KOMBIT / DUBU

13. Næste trin var, på tværs af kommunerne, at få valgt de 3 KPI’er, som kommunerne ønsker at arbejde med først

14. Da de 3 gevinstindikatorer var valgt, ønskede kommunerne hjælp til at udarbejde et spørgeskema og komme i gang DUBU mål Valgte gevinstindikatorer 1 1. Mere systematik i sagsbehandlingen X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0. 2 4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0. 3 6. Bedre ledelses- information til planlægning og styring af indsatsen M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning. KOMBIT vender tilbage med anvisning på, hvordan man i DUBU kan trække data ud af DUBU til måling af indikator nr. 3

15. Vi udarbejdede et spørgeskema til rådgiverne, som kan bruges til baselinemåling = spørgsmål til teamleder

16. Og et opsummeringsark for ledelsen Udfyldes f.eks. om morgenen den første dag på slutbrugerkurset F.eks maj 2014 F.eks maj 2013 F.eks sept. 2013 KOMBIT / DUBU

17. Spørgeskemaet kan anvendes på flere måder, så det passer til kommunens størrelse og behov • Spørgeskemaet gives til hver respondent • Spørgeskema udfyldes i fokusgruppe • Spørgeskema udfyldes vha. online målingsværktøj Et eksempel på et muligt værktøj • Gratis udgave: • 10 spørgsmål, 100 svar pr. undersøgelse • Betalbar udgave: • 3000 kr. /år, ubegrænset antal spørgsmål og svar, data overførsel til excel